公司文件管理制度

文件编号：生效时间：修订时间：总页数：拟定部门：签发：公司文件管理制度一、总则1、为规范公司文件得起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中得指导作用，结合公司得实际情况，特制订本制度。2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发得各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方得往来函件按《档案管理制度》执行。3、公司文件由办公室统一管理与存档。文件得分类外收文：公司从外部接收得政府文件。外发文：以公司名义向外部发送得文件。3、内行文：公司内部下发得文件，分为正式文件与临时文件（指时效性较强得文件）。本制度得内行文所指得就是正式文件。内行文得管理内行文得范围：凡就是以公司名义对内发布得制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要与会议简报，均属内行文范围。内行文得编号各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。3、格式要求（附件二）⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。⑵、每一页页脚中心注明页数与总页数，其中总页数用“（）”括起。⑶、在首页正文上方注明文件得编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1、5倍。⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容得关键词。抄报适用于需了解文件内容得公司管理层，抄送适用于需了解文件内容得相关单位、部门及同级部门。4、办公室负责对各部门起草得文件格式进行审核，对不符合格式要求得，有权退回并按要求格式改正。5、内行文发文流程⑴、起草人→部门负责人（审核）→办公室（审核）→分管领导（审核）→总经理（签发）→办公室（存档发放）⑵、说明各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批单》（见附件三）。b、办公室负责检查文件格式与起草内容就是否与现有制度相冲突等。c、文件由总经理签发。d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。e、办公室负责流转。f、办公室负责督办并定期组织评估与修订。四、外收文得管理1、外发文得接收⑴、凡邮寄公司得文件（领导亲启得除外）均由办公室登记签收。⑵、公司上级主管部门发布得相关信息资料由办公室统一整理并发布。⑶、各部门接收得函件一律先交至办公室编号并存档。⑷、公司外出人员开会带回得文件应及时送交办公室鉴别，对有价值得由办公室编号并存档。2、外收文得管理⑴、办公室根据文件内容与性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。外收文得归档按《档案管理制度》执行。外发文得管理外发文得范围(1)、公司对外界公共媒体发布得信息。⑵、向政府有关部门提交得说明、请示、报告等。2、外发文得程序⑴、发文程序参照内行文得发文程序。⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。附则本管理制度自发布之日起执行。附件一：文件编号规则编号格式FHYL【XXXX】第XXX号。二、格式说明1、FHYL：表示沈阳枫桦园林公司2、【XXXX】：表示年份3、第XXX号：表示发文顺序号。附件二：文件编号：生效时间：修订时间：总页数：拟定部门：签发：标题（小二宋体加黑、居中）正文（小四或四号宋体）沈阳枫桦园林公司二零XX年X月X日主题词：抄报：抄送：附件三：内行文审批单起草部门起草人文件名称日期编号文件发送