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文档简介

公司合同档案管理制度1.前言本制度旨在规范和管理公司的合同档案，确保合同的存档、查阅和销毁等工作能够有效进行，保证合同文件的完整性、安全性和可追溯性，提高公司合同管理水平，确保公司合规运营。2.适用范围本制度适用于公司的全部部门和员工。3.定义合同：指公司与客户、供应商、合作伙伴等形成的书面协议。合同档案：指合同的存储、归档、销毁等一系列管理活动。4.合同档案管理流程4.1合同存档4.1.1合同签订当公司与相关方签订合同时，合同需经双方签字盖章确认。公司工作人员应将合同及相关附件归档为合同文件。4.1.2合同登记公司工作人员应将合同的相关信息登记入合同登记册，包含合同编号、合同名称、签订日期、生效日期、合同期限、合同金额等。合同登记册由公司档案管理部门负责维护。4.1.3合同存储合同应存储在公司指定的档案库或安全的电子档案管理系统中，确保合同文件的安全。合同电子档案应备份并进行定期检查，以防数据丢失。合同存储应依照合同的类别、时间、编号等进行分类，方便日后的查阅和管理。4.2合同查阅4.2.1查阅权限合同的查阅权限应按岗位和业务需求进行划分，确保合同信息的保密性。只有经授权的员工在合同信息的查阅过程中才会得到相应权限。4.2.2合同查阅流程员工需要查阅合同时，应向公司档案管理部门提交查阅申请，明确查阅目的和范围。档案管理部门在收到申请后，核实权限并供应相应的合同文件或电子档案。员工查阅完毕后，应立刻归还合同文件或电子档案，确保合同信息的安全性。4.3合同销毁4.3.1销毁时机合同的销毁时间应依据合同商定的有效期限和业务需要而定。合同到期后，经相关部门确认无需保存的合同，可进行销毁。4.3.2销毁程序公司档案管理部门应编制合同销毁计划，并报批相关部门。档案管理部门应依照销毁计划，对合同文件或电子档案进行销毁。销毁过程应将销毁文件或档案记录及时登记，并留存备案。4.4合同档案保管责任4.4.1公司档案管理部门责任公司档案管理部门负责订立并更新合同档案管理制度，引导公司全员合同档案的管理工作。档案管理部门应进行定期检查和档案审计，确保合同档案管理制度的执行情况和合同文件的完整性。4.4.2部门负责人责任各部门负责人应负责各自部门合同的管理，并确保合同档案依照制度规定进行存储和查阅。部门负责人应指派专人负责合同的存储、归档和查阅工作，并做好相应记录。4.4.3员工责任公司全员应遵守合同档案管理制度的相关规定，对合同文件的存储、归档、查阅和销毁等工作负责。员工不得私自查阅、转移、窜改或销毁合同文件，如发现问题应及时报告档案管理部门。5.监督与改进公司档案管理部门应定期对合同档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时引导和矫正。档案管理部门应依据实际工作情况，不绝总结经验，优化合同档案管理流程，提升管理效率和安全性。6.附则本制度的解释权归公司档案管理部门全部，并可依据需要进行修订和增补。任何违反本制度规定的行为

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