某学院数字档案室系统建设需求

某学院数字档案室系统建设需求一、项目服务清单项目名称功能模块功能说明数字档案室系统建设项目1.电子公文归档系统1.接收各个业务系统归档的数据以及各部门人员提交的数据，经过检验整理后提交归档审核，同时嵌入学校归档范围、保管期限表以辅助归档范围、保管期限划分，系统嵌入学校保管期限表，并根据规则对接收到的电子文件在预归档阶段进行保管期限以及归档范围的判断。2.数字档案管理平台2.按照国家档案局《数字档案室建设指南》的要求，基于网络开展电子文件的鉴定、归档、移交/接收、整理、分类、管理、划控、查询、检索、统计、利用、销毁等全过程规范化现代化档案管理的业务环节，逐步拓展、滚动建设、持续发展。实现多门类档案（文书、科研、财会、教学、基建、设备、声像、实物等传统档案和部分专题档案）的集中管理，提高档案业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求，并面向全校师生提供方便快捷的档案查阅利用及对外服务，包括查档预约、自助查档、档案查阅服务等功能，提升我校档案信息服务水平。同时集成OCR全文识别技术实现对系统内电子文件内容的识别提取，以提高电子档案检索应用的效率，提供方便的档案检索模式。3.业务系统数据归档接口3.与OA系统或门户系统实现组织机构用户同步、单点登录，实现OA系统、教务系统、财务系统重要数据归档。二、项目建设标准（1）项目建设目标：数字档案室建设是一项系统工程，包括应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要由学校档案部门牵头，并协调信息部门、业务部门共同参与实施。借助学校现有的信息网络，按照《数字档案室建设指南》、《数字档案室评价办法》、《档案检查工作办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《机关电子公文归档规范》、《电子档案管理系统通用功能要求》等文件规范，实现数字档案室系统与OA系统、教务系统、财务系统等业务系统的对接，提取各业务系统中各门类、各种载体档案的电子文件信息，并对提取的电子文件信息进行四性（真实、完整、有效、可用）验证，数字档案室系统进行收集、审核、固化、安全存储、管理和利用，实现全校的档案信息资源共享。（2）系统框架要求：数字档案室系统基于开放档案信息系统参考模型（ISO14721-2012Spacedataandinformationtransfersystems-Openarchivalinformationsystem(OAIS)-Referencemodel）设计功能架构，集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。（3）系统功能要求：1.电子公文归档功能电子公文归档是档案预归档功能的重要组成部分，本项目需与办公自动化OA系统、教务系统、财务系统的对接，及时收集待归档的电子公文，实现对公文进行接收采集、整理编目、预归档数据移交，整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，共12个步骤。即捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。其中，接收方面的功能由数字档案管理端实现，其它需有前置的业务归档端实现。功能名称子功能名称功能描述电子公文归档捕获在电子公文形成和办理过程中捕获需归档电子公文，按照电子公文归档元数据方案规范获取对应的元数据信息和相关的内容数据信息。录入对于部分未进入电子公文系统进行流转的公文或相关无法直接在线归档的电子公文，可通过著录元数据、上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。转换对在线归档接收、人工上传挂接、数据包导入的各类待归档电子文件进行格式校验，对于不符合归档格式要求的电子文件自动进行版式格式转换，转换成符合归档长期保管格式要求的电子文件一并归档。组件对电子公文按件进行整理，提供对组件类型的动态维护功能，实现不同类型的电子公文可根据自身特点进行组件类型的定义维护，符合行标归档文件整理规则的相关要求。编号对各类组件完成的电子公文进行编制档号，可对不同类型的电子公文进行编号规则的动态维护定义。封装对各类电子公文已预编好档号后，需按归档信息包的规范要求进行打包成归档信息包。移交检测对封装形成的归档信息包按文书类电子档案检测一般要求结合公文归档信息包归档规范要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测检测，检测全部通过的可进行移交正式归档。移交登记电子公文归档信息包移交正式归档过程中，电子公文形成办理部门应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后填写《电子文件归档登记表》。可线上自动获取或手动填写相关信息形成归档登记表，提供登记表的下载打印等操作。提交移交登记完成后，档案管理端系统提供在线的归档信息包接收接口，移交的归档信息包通过在线接口等方式推送到档案管理端接收正式归档。接收检测在档案管理端接收移交的归档信息包进行接收检测，按文书类电子档案检测一般要求结合公文归档信息包归档规范要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测检测，检测全部通过的可进行正式接收，对检测不通过的预归档数据可直接在线退回或进行相在的修正处置。接收登记对接收通过检测后的预归档电子公文进行清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后填写移交过来的《电子文件归档登记表》，提供归档登记表的打印下载等操作，对签字后的登记表可扫描关联到系统。确认接收对接收检测通过，人工清点核实通过后的归档电子公文进行正式接收入库，提供自动确认接收与手动确认接收等操作。2.数字档案管理数字档案管理平台是实现对单位内部符合档案管理规范的各类档案的统一收集、管理、存储、利用等功能的操作简便、功能完善、性能高效的档案数据资源管理系统，满足档案数据管理的需要，满足档案数据的管理规范。该系统是整个电子档案管理系统的核心系统，包含了数字档案资源总库，实现对数字档案资源进行分类的收集、管理、存储、利用。包括对数字档案的目录及文件的管理、数据移交、数据接收、导入导出等管理、档案的开放鉴定、元数据管理、资源统计、档案文件格式转化、备份恢复等。系统名称模块名称二级模块功能描述数字档案管理收集预归档接收实现对预归档移交的归档信息包进行接收检测、接收登记、确认接收、正式归档等功能：接收检测：在档案管理端接收移交的归档信息包进行接收检测，按文书类电子档案检测一般要求结合公文归档信息包归档规范要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测检测，检测全部通过的可进行正式接收，对检测不通过的预归档数据可直接在线退回或进行相在的修正处置。2、接收登记：对接收通过检测后的预归档电子公文进行清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后填写移交过来的《电子文件归档登记表》，提供归档登记表的打印下载等操作，对签字后的登记表可扫描关联到系统。3、确认接收：对接收检测通过，人工清点核实通过后的归档电子公文进行正式接收入库，提供自动确认接收与手动确认接收等操作。4、正式归档对正式接收的预归档数据进行确认归档，支持按已有档案管理库的编号连续性要求按需调整相关预编档号，支持归成资料或档案保管。文件收集实现对历史已有的存量未归档文件、无需归档文件等数据进行存放管理，需提供：目录数据著录、编辑、删除、鉴定、归档、导出、打印、批量操作、检索等日常管理操作。数据导入实现对单位内数字化成果目录数据、历史存量目录数据、接收的零散目录数据按批次导入等功能，需提供：1、批次信息的建立和动态维护；2、数据包格式类型支持EXCEL、XML、TXT等常用类型；2、数据包需支持页面上传、后台引用等便捷操作方式；3、预导入数据文件需支持与系统模板的映射配置；4、预导入数据需支持编号规则的配置、重新生成；5、预导入数据需支持导入查重、查重规则的动态维护；6、对预导入的数据需支持预导入、查阅导入明细、正式导入、撤销导入等操作；文件挂接实现对数字化扫描形成的电子文件、历史存量电子文件、零散接收的电子文件等进行挂接，需提供：1、批次信息的建立和动态维护；2、挂接匹配方式需支持按文件名和文件夹名批量匹配，匹配规则的动态维护；3、文件格式类型支持Excel、Word、WPS、PDF、OFD、JPG等常用类型；4、挂接的电子文件需支持页面打包上传或后台引用；5、挂接方式需支持预挂接、撤销挂接、正式挂接；6、对挂接过程情况，需提供挂接的预览查看、挂接日志浏览等；管理件级管理件级管理提供管理功能管理所有默认按国家档案局《归档文件整理规则》进行按件归档的档案（即通常所说的一文一件方式归档），包括从收发文管理里归档、直接人工录入的档案、指定格式批量数据包导入三种方式采集到的归档文书档案，统一归档文书管理功能进行分类管理。卷级管理卷级管理提供功能管理所有默认按国家档案局《文件整理规则》进行按卷归档的档案（即通常所说的传统立卷方式归档），包括从收发文管理里归档、直接人工录入的档案、指定格式批量数据包导入三种方式采集到的案卷记录，统计、案卷文书管理功能进行分类管理。资料管理提供对无需进行归档、移交、开放等鉴定业务的单位资料进行管理的功能。包括常规的著录、编辑、删除、打印、查看、导出、批量操作等功能，各具体功能与文件管理雷同。此模块的数据来源方式有二，一是利用本模块的著录功能直接著录到本系统中，二是从收集模块中通过归档鉴定，鉴定为资料后数据进入本模块。进入资料管理的数据，可以和档案数据一样，具备目录检索、分类检索、提供借阅等功能。档案鉴定用于批量添加档案鉴定数据，以批次任务的形式添加鉴定任务，鉴定的任务类型包括销毁鉴定和开放鉴定。档案移交档案移交提供功能以批次的方式管理档案室往上级档案馆移交档案。参照了国家颁发的《电子档案移交接收办法》的要求进行设计的。能按批次生成办法中要求的组织格式的数据包，以及辅助用户生成移交接收凭证信息。主要功能:增加、删除、修改、打印、管理目录、下载、查看移交。辅助实体辅助对实体档案保管存储进行管理，可编辑备考表、操作（上架、下架、出库、入库）、查看（目录、日志）、打印，支持按件级排盒、按卷级排盒。保存电子库区用于设置电子文件原文的磁盘存储位置。电子库房的主要信息包括：名称、存储位置、总空间、剩余空间、已存量等。“存储位置”用于指定电子原文的存储根目录，“总空间”用于标记本存储区域的最大可存电子文件容量。备份与恢复用于对系统数据进行备份及管理。本模块分为“在线备份”和“离线备份”分别实现对应模块的管理，“在线备份”表示通过本系统中的操作指令进行相应的数据备份，系统收到备份指令后，记录备份时间、备份类型等信息，并在后端执行相应的备份操作。“离线备份”表示通过了本系统外的手段备份后，将这些备份信息登记到本系统中。格式转换对档案系统的电子文件进行PDF格式转换、对档案系统的声视频文件进行格式转换，以满足电子档案长期保存要求。长期保存对以进行格式转换的电子文件进行封装（生成封装包、撤销封装包、配置自动封装），可查看（查看文件、查看封装包、查看检测结果），此环节需对数据四性检测，并打印清单。文字识别设置文字识别计划、规则，对内容数据进行维护，可重新识别、重新同步、撤销识别、查看日志等。利用综合检索提供以档号、题名、年度、保管期限等常用目录项作为检索条件，在系统中的全部档案目录范围内进行检索，并将符合条件的数据结果分页呈现。每次检索后，在系统中会显示该次检索匹配的结果条数及所耗时间。可以查看检索结果详细信息并打印输出报表。以图搜图图片检索是一种基于图像识别技术的检索方式，用户上传图像后，系统提取特征并与数据库中的图像进行相似度计算，结果按照相似度排序展示给用户。界面友好，包括缩略图、标签等信息。优化方面，可采用索引、缓存等技术，提高搜索和响应速度。全文检索系统集成全文识别软件后可对电子文件内容进行识别，识别出来的文字可作为检索条件，用户检索后将符合条件的数据结果分页呈现。每次检索后，在系统中会显示该次检索匹配的结果条数，可以查看检索结果详细信息并打印输出报表。档案发布开放的目的是为了利用，未开放的数据存储在管理库中，经过开放操作之后，会将数据同步产生一份供开放利用的数据保存在利用库中。其中在利用平台中，用户可查档的数据范围就是经过开放的数据。档案编研系统可以在线编辑年鉴、校史和专题等，可以实现在线收集资料。实现编研资料库的在线管理、编研模版管理、专题审定等管理功能，同时提供在线文档编撰处理功能，可以自动整合来自不同档案资料的文字、图片信息，形成编研文档。查档管理对档案的借阅进行管理，包括档案借出登记、现场借阅登记、档案归还、档案到期催还、用户在线预约查档的审批、用户通过利用平台申请文件的处理等功能。光盘导出提供按批次将档案或者文件目录及其电子文件打包输出成光盘ISO格式文件。统计管理提供对系统内各类数据的统计，以图形或表格等形式展现统计结果。常规统计类型有：案卷及件级文书统计、保管期限统计、电子文件数量统计、借阅统计、年度统计、文件格式统计等。统计报表可以灵活扩展，支持按用户需求定制报表。我的待办包括待审核信息，包括借阅审核、移交归档审核、鉴定审核、专题发布审核等。用户申请借阅的档案，都可以在此处看到，纸质档案可以查看借阅的审批流程、到期时间等。电子档案审核通过之后可以直接查看电子文件。设置基础设置对系统内各项参数和配置进行统一管理和维护，为管理员提供了灵活的管理功能，使其能够根据不同场景和需求对系统进行个性化配置，提高系统的适应性和易用性，为用户提供更加高效、安全、便捷的服务。1、对系统的界面模板进行配置和管理，管理员可以对系统的界面进行美化和定制，以满足不同用户和管理员的需求。2、对系统内各模块的报表进行管理，根据需要对报表进行定制，持续改进和优化，提高系统的报表管理功能。3、对系统内鉴定、查档、发布等各项流程进行管理，可以根据实际情况进行流程的创建、修改和删除，以适应不同业务场景的需求。4、对系统后台定时执行的任务，提供可视化界面进行管理，更加高效地配置和监控系统的定时任务，提高系统的稳定性和可靠性。安全设置系统提供全方位的安全配置和管理功能，以保障系统的安全性和可靠性。管理员可以对系统进行安全监控和管理，采取各种措施来防止非法用户的访问和攻击。1、系统提供对全宗机构进行有效管理和维护的功能。通过全宗实现档案的有序组织、高效检索和安全保管。2、系统通过用户管理和权限管理控制用户对系统资源的访问限制和操作权限，同时，通过密码复杂度和登录限制等系统策略控制账号登录，并通过日志记录监控和分析所有用户活动，以增强系统安全性。3、对系统内被删除的档案数据进行临时存储和管理，在需要的时候对数据还原或永久删除，以便管理员更好地管理和维护档案数据。业务设置业务设置允许管理员根据不同的业务需求和操作场景，对系统进行个性化的设置。1、定义数据的元数据述信息，包括各种属性、标签等，以便于数据的组织、检索和管理。2、通过档案分类方便档案管理中用于区分和组织不同类型档案的类别，有助于档案的系统化管理。3、系统管理员可以根据不同门类的特点和需求，设计和维护对应的分类方案，以便后续的档案管理和利用。4、系统对数据字典进行管理，集中存储和定义系统中使用的各种数据元素和术语，确保数据的一致性和准确性。5、提供系统水印维护功能，用于在电子文档上添加水印，以提高文件安全性和内容保护。检测设置主要是针对档案四性（真实性、完整性、可用性和可信赖性）的检测工作，确保档案资料的质量和可靠性。包括创建检测方案、制定具体的检测流程，以及管理检测时所依据的标准等，对于保证档案的合法性和有效性至关重要。帮助管理帮助管理系统是为了向用户提供使用指南和支持资源，以便更好地理解和使用系统。包括使用手册、档案标准规范文件、视频教程、常见问题解答等共同构成了用户支持的框架，旨在提高用户满意度和系统的易用性。数字档案利用为查档人员提供完整的档案利用过程。通过快捷的检索和搜索功能，用户可以方便地找到已开放档案信息，系统支持在线查看和下载档案，对于原文开放的档案，查档人员可以通过系统获得所需档案，对于感兴趣的档案，系统提供档案收藏功能，用于收藏档案。此外，档案系统提供严格、快捷、高效的审批流程，以满足查档人员对于打印、下载、借阅查看实体等需求，对于已过期的申请可以在历史借阅中进行查看。功能名称子功能名称功能描述数字档案利用开放档案检索提供强大的检索和筛选工具，使用户能够根据关键词、档案分类、文件日期、归档年度、保管期限等不同条件，快速查阅所需的档案，用户可以依权限在线查阅档案的详细内容。对于感兴趣的档案，系统提供档案收藏功能，用于收藏档案。查档申请系统提供查档申请功能，对于未开放或者未授权的档案，用户可以填写查档利用申请单并提交给领导审批。用户可以查看单据状态和审批记录，了解单据的流转情况，用户可以方便地申请查档，上级领导能及时审批，管理员可以监控查档流程，提高查档工作效率。历史借阅系统提供已过期借阅的历史记录功能，用户可以通过该功能查看借阅人、借阅日期、借阅内容等信息。此外，用户可以对已过期的借阅记录进行续借操作，并可以对借阅的档案进行评价，提高档案借阅的效率和用户体验。我的收藏用户收藏的档案保存在用户的个人收藏夹中，用户可以随时查看已收藏的档案，无需重复搜索或浏览，节省时间和精力，用户可以根据需要管理不同的收藏夹，通过不同的标签区分收藏的档案，对于不想收藏的档案可以随时从收藏夹中删除。通过灵活的收藏夹功能管理用户真正感兴趣的档案。编研成果档案管理员制作的编研专题数据包，通过流程进行发布后，用户可以在这里查看，深入了解特定主题或领域的档案信息。对于感兴趣的档案，用户可以填写查档利用申请单并提交给领导审批，通过审批流程确保合规和数据安全。（4）接口开发要求：一、本项目需要与学校OA办公系统、教务系统、财务系统对接，上述系统均已在运行或正在升级改造中，系统对接工作由采购人负责提供对接所需的原系统相关技术资料（如各需对接系统的源代码、数据字典、说明书等技术资料）及相关协调工作，对接相关费用由服务单位承担。二、各需对接系统情况如下：1.OA办公系统：技术架构：正方办公系统采用的是B/S架构，B/S架构是目前主流协同办公广泛采用的架构，能够最好的支持分布式办公。并且通过服务器/浏览器的方式，实现了客户端零安装、零维护，可以用浏览器(IE，chrome，firefox..)直接实现远程访问。主体功能：公文管理、会议管理、通知公告、值班管理、电子邮件等。运行环境：中间件tomcat，数据库oracle11g,服务器操作系统linux。2.教务系统：技术架构：教务管理系统采用的是B/S架构，B/S架构是目前主流广泛采用的架构，能够最好的支持分布式教学业务管理。并且通过服务器/浏览器的方式，实现了客户端零安装、零维护，可以用浏览器(IE，chrome，firefox..)直接实现远程访问。主体功能：日常教学管理：学籍、计划、排课、选课、成绩、考务，毕业等模块。运行环境：校内服务器安装部署，中间件tomcat，数据库oracle11g,服务器操作系统linux。3.财务系统：(1)开发商：天津神州浩天科技有限公司；(2)中间件：tomcat，采用tomcat部署；(3)操作系统：windows；(4)数据库：Oracle、SQLServer；(5)主要功能：从会计资料的接收、传递、存储和利用，进行全流程无纸化、电子化管理，充分利用各种会计核算系统数据，实现电子会计档案自动分类归档，集成多类硬件采集设备，保证会计资料完整性，采用先进的多重技术保证数据的可靠性防篡改。三、具体对接要求如下:1.与学校OA办公系统对接目前学校使用的是正方OA系统，OA系统正在升级改造，需要与升级后的OA系统对接，通过接口实现OA系统中公文（包含拟稿、修改稿、正文、定稿、附件、文件审批流转痕迹信息、签发单、阅办单等）、行政审批事项、OA通告、合同和纪要等需要归档的电子文件以及电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据的自动化采集，并确保其完整性、准确性。文件格式支持常用的Excel、Word、WPS、PDF、OFD、JPG、ceb等办文格式。采集后数据进入电子公文预归档系统，在电子公文预归档系统进行归档整理、审核、检测、移交等工作。2.与学校教务系统对接与学校教务系统对接，通过接口实现学生基本信息、学籍表实体信息、成绩单实体信息等需要归档的电子文件以及电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据的自动化采集，并确保其完整性、准确性。采集后数据进入电子公文预归档系统，在电子公文预归档系统进行归档整理、审核、检测、移交等工作。3.与学校财务系统对接与学校财务系统对接，通过接口实现电子凭证、账簿、报表等需要归档的电子文件以及电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据的自动化采集，并确保其完整性、准确性。4.单点登录与机构用户同步与学校统一门户系统或OA系统实现单点登录，并自动同步其机构用户信息。5.与上级档案主管部门移交接口需要预留与上级档案主管部门电子档案移交接口。接口包括校验和和数据完整性验证过程，并遵循国家颁发的《电子档案移交接收办法》的要求进行设计，能按批次生成办法中要求的组织格式的数据包，以及辅助用户生成移交接收凭证信息。6.查档审批接口当用户提交档案审批请求时，OA系统中配置的审批流程将触发，审批人按规定进行审批。一旦审批流程完成，OA系统将审批结果传递给档案系统。档案系统根据审批结果进行处理，用户可通过档案系统查询已审批的档案，并进行查阅、下载等操作。（5）历史数据迁移：对现有档案系统的数据进行迁移和转换，保证原档案数据能在新的档案系统中正常使用。数据迁移要求包括准确评估源和目标系统，确保数据质量，进行彻底的数据清洗和标准化，设计详细的迁移计划，包括数据映射、迁移策略和回退方案，选择合适的迁移工具，执行仿真测试以验证数据的完整性和性能，实施迁移时要最小化业务中断，并确保数据安全性，迁移后需进行详尽的测试，验证数据准确性。（6）系统安全设计要求：1.身份验证有自己完善的认证机制，不经认证的用户无法登录服务器。认证信息通过国密算法加密，具有足够的安全性。每个用户单独分配一个登录账号，密码使用加密保存在数据库中，首次登录系统需修改密码，系统会定期提醒用户修密码。提供用户同步功能，避免用户需要重新录入。用户登录后通过用户信息自动产生一个唯一标识符作为用户凭证，用户凭证信息会保留在用户凭证表，同时根据唯一标识符把用户信息对象缓存到web应用的session里。系统自动把用户拥有的权限保存在用户登录信息对象中，当用户请求后台资源时，则通过过滤器监控，用户是否含有资源的对应权限，有则允许访问，无则记录用户试图的越权访问的异常操作，达到用户的系统权限控制。当用户登录系统输错密码三次就短时间内不再允许登录系统，防止通过暴力破解密码登录系统。2.权限设计：用户登录以后会通过ip地址作为用户唯一标识作为用户凭证，用户凭证信息会保留在用户凭证表，也会缓存到web应用的session里。同时把用户拥有权限id保存在用户登录信息对象中去。当用户请求后台资源的时候，会通过过滤器监控，会先校验用户是否登录过期，如果登录过期，则提示返回到登录页面，如登录信息正常则再校验用户是否含有资源的对应权限id，有则允许访问，无则记录用户试图的越权访问的异常操作。达到用户的系统权限控制。系统的页面加载前先获取用户的拥有的功能权限，从而加载对应的按钮和功能。当用户使用功能时，再通过权限id校验一次用户是否有该功能的权限。3.数据安全数据安全权限控制是确保数据仅对授权用户可用的关键过程。采用基于角色的访问控制（RBAC）系统，根据用户的角色分配相应权限，确保按需访问原则，即用户仅获得其职责所需的最小权限。将数据按照敏感度和重要性分级，从而设定不同级别的访问权限，如部分校内的内部档案，是不宜公开的，那么系统可根据权限来进行控制。防止未授权访问和数据泄露，确保组织内部和敏感数据的完整性和保密性得到维护。4.web请求参数加密传输的信息采用国密加密算法加密，防止信息内容被篡改。系统前后台之间的请求参数通过加密，一定程度可以避免被抓包分析然后进行资源窃取方面的系统攻击，和通过参数加密可以避免敏感信