问责管理制度

XX公司问责管理制度一级制度三级制度流程人力资源部二级制度四级制度文件编号版本号V1.0制订日期生效日期审批(中文)评审(中文名)审核(中文名)制订(中文名)文件修订记录序号 版本变更 修订页次 所修订内容的摘要 修订日期 修订者1.目的为明确业务违规行为定义、问责原则、问责措施和问责程序等，加强业务违规问责相关作的规范性，特制定本问责指引。2.适用范围本文件适用XX有限公司及其控股的中国境内子公司、分公司员工。海外子办事处按照该指引要求，在符合当地法律规定前提下拟制签发办事处相应文件，事处文件签发前可参照此文件执行，参照执行过程中，若本文件中的某一项或几项规定与当法律、法规的强制性规定冲突，以当地强制性规定为准。各业务单元应在该文件基础上制定与业务管理有关的问责制度，但应以此文件为准则，通过人力资源部审核后方可发布使用。3.定义业务违规行为：是指员工违反公司及公司内部各业务领域、业务部门制定的有效的政策制度、业务流程等规定。4.问责原则4.1 法律遵从原则：对业务违规行为的问责程序和处分措施均不应违反当地国家的法律、规的规定。4.2 疑则从无原则：违规责任认定要有充分的证据支撑，证据不足时不能认定违规。4.3 责权对应原则：除违规责任人应当承担相应责任外，主管和相应团队应对自己的决策果负责。4.4 查处分离原则：程Owner等负责业务违规事件的调查，HR按分层分级授权原则对违规事件进行问责处理。4.5 宽严相济原则：对于产生违规行为后主动报告，积极采取补救措施以减少影响和损失的可酌情考虑减轻处分直至免于问责；对于公司已三令五申、普遍宣传教育后仍违规的，对于发现违规行为隐瞒不报或因不及时上报而导致违规行为的影响扩大的应加重处分5.问责对象5.1 违规责任人 直接实施业务违规行为的员工，或者由于间接行为造成违规的员工。 对于主管指使授意员工违反公司业务规定流程规范等要求实施的业务违规行为，1该主管应被认定为违规直接责任人。对于按照团队讨论决策实施的违反公司业务规定、流程规范等要求的违规行为。制团队情况下，全体团队成员均为违规直接责任人。5.2相关管理责任人：承担管理责任的主管违规当事人的直接主管和间接主管都是承担管理责任的主管应被问责。流程监控执行人：承担流程执行监控责任的员工是流程监控执行人，如其未能按职责要求对流程执行进行监控，导致监控环节失效，违规未被及时发现的，应被问责。 流程Owner流程Owner应被问责。6.对违规直接责任人的问责措施6.1对于违反已定义的红线行为的，不区分行为动机和损害结果，都要解除动合同，对于反法律的，移送司法处理。6.2对于主观故意实施违规行为或违规行为给公司造成损失和负面影响的，对照下述表格定的等级进行问责处理；对于无意违规且造成损失较小或未造成损失的，纳入绩效管理综合考虑处理。注①：行为动机 故意违规：明知/知悉有规定而违反规定实施业务违规行为，属于故意违规。商业为准则和业务领域的政策、规定、操作流程等有效文件，默认员工知悉。 无意违规：本身无违规意愿，但由于工作失误等原因导致。注②：损害结果包括但不限于：给公司造成的经济损失、给公司造成的合规风险、对司声誉造成的负面影响等。注③：各流Owner和业务Owner应在相应的领域中明确红线行为、违规行为等级、明确2界定损害结果。6.3 加重或减轻处理标准：在对违规直接责任人问责处理过程中，根据以下情形，可对问责定级结果予以加重或减轻。6.3.1有下列情形之一的，应当加重或从重处分： 对于公司已三令五申、普遍宣传教育后仍违规的，加重处分。 手段恶劣，包括但不限于：串通违规，胁迫他人违规，手段违法，加重处分。 在2人以上的共同违规事件中起主要作用，从重处分。 重或从重处分。 员的，包庇其他违规人员，加重或从重处分。 其他不诚信行为。6.3.2有下列情形之一的，可以减轻或从轻处分： 主动申报，坦白全部违规事实的，酌情减轻直至免于问责。 积极配合调查，主动采取措施减少公司损失的，酌情减轻直至免于问责。 举报其他违规人，情况属实的，酌情减轻或从轻处分。6.4 不同等级对应的具体问责措施违规等级与问责措施对照示意图：6.4.1违规行为累积记分制：是指依据违反规章制度情节的轻重，分别记以分值，并按照有效累积记分分值给予相应处罚的制度。具体处分等级分值对照表如下：1/1/2/3/4/5/分1075316.4.3撤职：撤销员工原职务并视情况转至其他职务。6.4.4扣减奖金作表现，扣减公司自主决定发放给员工的有关奖金。6.4.5停职反省：是指员工出现违反公司的规章制度、标准工作流程或安全规程等情形时，暂过2可视情况安排培训等，停职反省期间公司按当地最低工资标准发放工资。6.4.6停职调查：暂时停止其履行的职务接受调查或者审查。当事员工应配合接受停职调查，时间最长不超过30天，以便公司调查取证后作出处理决定，员工在停职调查期间，不提供劳动，但需要配合公司的调查行为，公司按当地最低工资标准发放工资。6.4.7赔偿经济损失：程或安全规程等情形，给公司造成经济损失的，应当承担赔偿责任。6.4.8检讨并且改正的行为。属可减轻问责的行为。6.4.9影响绩效考核结果：违规行为将6.4.10影响时效自违规处（记分告知违规员工的次日起计算，该次处罚在有效期满的次日失效。7.对受益主管和相关管理责任人的问责7.1对受益主管的问责：在违反红线的违规事件中获得受益的主管，在监管、教育缺失的况下发生的违规事件中获得受益的主管，需将违规期间受益部分退回。原则上个人职级降至收益前的起点值，并退回相应奖金；原则上，对违规期间因与违规无关的荣誉受益应予以保留。7.2对相关管理责任人的问责：注：△为可采用的问责措施7.3 加重或减轻处理标准：在以上问责的基础上，根据以下情形，可对问责结果予以加重减轻。7.3.1有下列情形之一的，应当加重处分： 在知道违规事件发生的情况下，未及时管理并采取相应补救措施，导致违规事件造成损失影响扩大，应加重处分。 阻碍违规事件调查，应加重处分。7.3.2有下列情形之一的，可以减轻处分： 管理过程中发现违规情形主动及时报告积极配合调查的若个人职级降至受益前的起点值并退回相应奖金的，酌情减轻直至免于问责。 积极参与违规事件调查协助组织或参与与违规当事人的沟通配合调查部门取证积极采取措施减少公司损失，对违规事件调查起到重大作用的，酌情减轻直至免于问责。58.问责程序8.1流程图问责程序s:人力资源管理中心备注：虚线部分表示非必经程序主管、审计、业务/流程等

1违规发现业务或流程

收集证据，违规定级违规情况调查申诉单

6问责通知（开具通知单/邮件通知有异议

无异议

8问责结果公布被问责人（机构）

a 申诉 签字/邮件确认问结果

存档并备案5问责审批评议小组复议小组4 问责建议 复议人力资源部 3定级结果复核

结果应用

存档并备案8.2流程说明编号 子流程 承担角色 操作指引业主管审计业务/流程Owner等发现违规事件对违1 违规发现收集证据，

务/流程等业务Owner或

规事件情况予以描述记录。1、违规发生所在模块业务Owner或流程Owner负责违规事件予以定级，并提交人力资源部。2a/2b

规定级

程Owner

2、员工出现违规行为后，公司有权通过《违规情调查申诉单向员工本人进行调查申诉是公司赋6员工的权利，调查与申诉非违规处罚的必经程序。3定级结果复核人力资源部人力资源部对定级结果予以复核4问责建议评议小组根据分层分级授权原则相应层级的组织对违规事件相关责任人的问责进行评议。根据分层分级授权原则相应层级的组织对问责建议进行审批，形成问责决议。问责处理分层分级授权规则 总裁对被问责人员拥有特赦权人力资源总监和CFO拥有最终否决权。 人力资源部组织审批针对业务违规事件根据员一级部门主管/工个人职级和违规等级分层分级授权规则进行5问责审批人力资源总监审批。/CFO/CEO 人力资源部对所有的问责过程和问责结果有复核权。 内审部对所有问责内容有建议权。 问责审批授权如下：1级违规2级违规3级违规4级、5级违规CEOCFO人力资源总监一级部门CFO人力资源总监一级部门主管主管人力资源总监一级部门主管一级部门主管6 问责通7a 申诉

模块业务或流程Owner被问责任人/构

原则上所有问责均需填写纸质处罚通知单，简述事由适用的规章制度条款处罚意见签署名字和期。1、被问责人若对问责有疑义或争议，包括对违规件定级或问责措施有疑义或争议可以在收到问责知的三天内向人力资源部提出申诉。2如员工在收到问责通知之日起3日内未签字可亦未提出书面申诉视为认可违规事实及拟处结果。7b复议人力资源部人力资源管理部收到申诉组织管理团队和内审部进行复议，复议结论为最终决定。1、送达被问责人并要求被问责任人及其上级主管签字确认。2、若被问责人拒签，请旁证人签署名字和日期。3依据规章制度公司决定与员工解除劳动合同的，应向员工送达解除劳动合同通知书。7c签字/邮件认问责结果被问责任人/构4、公司解除劳动合同仅以盖有公司公章的书面解除劳动合同通知书为准其他任何个（含法定代表人对员工的任何口头辞退的表述或言辞均不属于公司最终的解除劳动合同决定。5、对于保管或可以接触公司公章的员工，或有可能接触公司相关文件的员工解除劳动合同通知书在盖有公司公章的前提下还需有法定代表人或总裁签字方才有效。1、需要发布的处罚结果，由模块业务Owner或流程模块业务OwnerOwner拟好后统一提交人力资源部进行发布；8问责结果公布或流程Owner/2、其他不需要发布的处罚结果，以知会应知管理机人力资源部构为基本要求模块业务Owner或流程Owner根据制度规定的形式和范围进行公布。9a/9b存档并备案模块业务或流程Owner/人力资源部处罚通知单由模块业务Owner或流程Owner存档1份人力资源部存