商务接待标准

商务接待手册( 新 标 准 )第一条：总则．为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加商务接待费用控制，特制订本手册。．商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。．本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。第二条：管理职能行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐均由行政部统一安排。第三条：商务接待工作原则．对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。．规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。．统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算由总经理另行审批。第四条：接待职责分工．接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。．接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及待服务等。分工如下：①行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接服务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。②前台：负责来客引入及会议室的环境保持。．接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。第五条：商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、业务接待、贵宾接待、政府接待。普通接待项目名适合人交通标住宿标餐饮标

说明供应商、外协单位、中间商、普通商务类考察人员技术人员等；按对方人员要求协助订购，公司不负担费用按对方人员要求，公司不负担住宿费用；简餐消费控制在?0元人以下，宴请消费控制在?元人以下；接待陪同人员 接口业务人员、部门主管；接待车辆其他接备注．业务接待项目名适合人交通标住宿标餐饮标准

商务车或出租车；．公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水茶、咖啡）。说明普通客户、地方机关一般工作人员按对方人员要求协助订购，公司不负担费用按对方人员要求，公司不负担住宿费用；简餐消费控制在?0元人以下，宴请消费控制在?元人以下；接待陪同人员 接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车其他接

公司轿车、商务车或出租车；．必要时制作来宾接待手册．公司会议室布置公司介绍T、宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）。备注袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）。备注项目名称适合人员交通标住宿标餐饮标准接待陪同人

说明公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机的负责人等；按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用简餐便消费控制在?0元人以下，宴请消费控制在?0元人以下；接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁必要时安排董事长、股东；接待车辆 公司轿车或租用专车；．制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布迎宾卡、鲜花、水果；．公司显着位置布置迎宾条幅等；．公司会议室布置公司介绍T、宣传资料、文件（笔记本、笔、饮（瓶装饮用水、茶、咖啡其他接备注

鲜花、水果、香烟、烟具等；．安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时排会谈记录、录音、摄影、摄像；．安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；．必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控在?0元人以下。.政府接待：依照政府所属部门及级别，按照业务接待及高级接待标准.第六条：商务接待流程．商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待；②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待请》，并作为接待负责人；④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填《接待行程安排表，反馈至接待申请部门确认；⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批审批层级如下：接待标普通接行政审核√部门负人审批√总经理业务接待√√√贵宾接待√√√⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待《接待行程安排表应按照相应接待标准进行审批；⑦接待负责人应将获批后《接待行程安排表报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。．商务接待的实施①接待负责人依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排责任人及物品置办；②部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间；③行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车的时间安排；④贵宾客户要制作《来宾接待手册》，由接待负责人，送至来宾；⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；⑥如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责人责；⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序接；⑧公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成相框，交由接待责人送达来宾，留作纪念；⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进．商务接待行程的变更①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行整；③如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后《接待行程安排④如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换《接待行程安排表正、副本；⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待册》，并送至来宾。第七条：费用报销．商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至行政部，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；．实际发生费用在已获批预算额度内的，由行政部持发票至财务部报销；．实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；第八条：商务接待过程要求．接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；．接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。．接待环境标准①物品摆放整齐，且表面无灰尘；②地面干净无脏物，空气流通清新；③室温适度，灯光合适，电视调好；④备品齐全。．公司参观规①安排来宾参观公司，须报行政部批准；②参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后；③参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。．接待礼仪要求①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前0分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾取行李；④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提李送至房间；⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；九、附则．本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行．本手册由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；．本手册由行政部附则最终解释；．本手册于2014年1月1日起执行。备注除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照行。子公司与集团公司发生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行则。商务接待申请表申请部门： 负责人：姓名单位姓名单位职务电话2．接待时间年月日至年月日共日3．接待事由：4．洽谈参加人员：5．陪同人员：6．招待项目：□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：7、其它要求：接待部人签字：日期：行政部签字：日期：接待部人签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：日期日期时间第一天（月日）接待事项主讲同其它参加门地点第二天（月日）第三天（月日）配合内容清单：配合项目时间配合项目时间配合内容责任人部门□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等合计：接待部门接待部门认行政部签字：日期：签字：日期：总经理签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门： 负责人：1．招待对象：姓名姓名单位职务2．招待时间年月日至年月日3．招待事由：4．获批招待费用预算：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等合计：5．实际招待费用情况：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等合计：超额：超额原因说明：接待部门接待部门认签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：来访接待总结报告接待项目：一、来访目的：□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它（）二、接待总结：、接待情况：．效果总结：．后续工作：．费用总结：预算预算实际超标*备注交通住宿餐饮游览其它合计情况说注：超标是指