物资采购及出入库管理制度（三篇）

第5页共5页物资采购及出入库管理制度说明。本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理。相关管理制度。生产物料管理制度、办公用品管理规定等。制度中涉及到的附件内容，例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具。1、总则1.1为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本制度。1.2本制度是公司物资采购管理的基本规范，适用于公司物资的采购以及出入库管理。1.3采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。2、采购部职责以及工作原则2.1采购部岗位职责（1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；（2）负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；（3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；（4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价；（5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；（6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。（7）负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；（8）负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。2.2物资采购原则（1）未经审批的物资一律不得采购；（2）仓库内的库存物资应优先使用；（3）建立合格供应商____时，采购远近搭配的原则；（4）采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；（5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；（6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。（7）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。3、物资采购管理3.1物资采购一般规定采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。3.2物资请购具体流程如下：部门采购员编制《生产物资采购计划单》→部门负责人→财务科→总经理→部门采购员→交财务科和办公室统计→采购。非生产物资的申领与采购流程如下：部门人员编制《非生产物资申领计划单》→部门负责人→财务科→总经理→办公室统计→采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采购计划单》→财务科→总经理→交办公室统计→采购。如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，如实逐项填写“物资采购计划单”，并在"备注栏"注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在____天内补办审批手续。具体流程如下：部门采购员编制《生产物资采购计划单》→部门负责人电话请示总经理同意后→部门采购员→____天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。3.3采购程序（此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单）4、物资验收入库管理4.1物资验收入库一般规定物资入库时，采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。4.2物资验收入库程序库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程：采购员或供应商送货到库→库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》→部门负责人核实《入库单》签字→库管员入账。4.3采购物资的____入账流程____→库管员将《入库单》附在____后→部门负责人在____上签字→财务部→总经理→财务入账。5、物资出库管理（本部分也可以单独列出，企业根据实际需求拟定）5.1物资出库一般规定各部门在领用办公用品时，一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细，由办公室主任审批，办理领用登记手续。退库时，物资必须完好，物资退库单与原领料单内容要相同，物资退库时保管员要认真进行验收，因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货。5.2物资出库程序领用流程如下：使用部门填制领料单→部门负责人签字→库管员核实→开出库单发货→台账登记。6、附则6.1本制度解释权归属本公司，由部门具体负责解释与修订。6.2本制度自动列入公司规章制度序列中。6.3本制度自总经理签字后即生效。物资采购及出入库管理制度（二）第一条采购单处理仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。第二条物资标签物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。热点栏目：____年个人总结第三条内购物资入库1.材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和____等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。2.如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。第四条外购物资入库1.材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。2.开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在____元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过____元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。4.受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。第五条交货数量超额处理交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在____%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。第六条交货数量短缺处理交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条急用品入库紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到“请购单”，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。第八条验收与退货1.为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。2.属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后一日内完成。3.属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后三日内完成。4.对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”（表12-11）中注明预定完成日期，一般不得超过____天。5.检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。6.检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“材料检验报告表”上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。7.对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，作为出厂凭证。第九条实施与修订规定呈总经理核准后实施，修订时亦同。物资采购及出入库管理制度（三）为了使公司物资出入工作规范化、制度化，做到数据准确、质量完好、收发迅速、降低费用、有效使用公司资金，特制定本管理规定。一、物资采购公司根据业务需求（合同及生产要求），填写采购计划，包括采购规格、名称、数量、单位、用途、预计价格、使用时间，以及可供选择的厂商等信息，经公司审批后交由采购人员负责询价并采购。二、物资入库物资验收入库时，库房管理员根据入库单检验实物。入库单及几种具体入库情况的要求：1、入库单一式三联，一联采购人员留存，一联库管员记账备查，一联同____帐单交财务部。入库单要严格按材料分类分开填写。2、入库单由采购人员填写，填写内容包括。入库时间，货物规格、名称、数量、单位、单价、金额（开增值税____时，应填写不含税单价和金额），入库票由采购员，质检员，库管员三人签字后生效。3、外购后直接发往现场的材料或配套产品物资，入库单由采购人员填写（同时办理出库手续），入库单由质检员、生产或使用部门负责人、库管员三人签字。4、入库后，库管人员需对入库货物进行登记造册，详细填写每一入库货物的相关明细。三、物资出库材料物资出库时，库管员根据出库单发放实物，对出库单及几种具体出库情况的要求为：1、出库单一式三联，一联领用部门留存，红联和绿联交库管员，库管员统计核实，红联记账留存备查，绿联按物资类别，统计后每月月底前交会计（入出库单统计截止日期为每月____日）。2、物资出库时要统一填写出库单。填写内容包括。出库时间、货物名称、单位、数量、具体项目，出库单由领用人，领用部门主要负责人，库管员三方签字。3、出库物品要逐一登记，与出库单保持一致，且形成流水记录明细。四、物资退库和盘存1、余料退库。施工或使用部门所剩余料退库应填写《退料单》，在对应的栏目中详细填写品名、规格、数量及退料原因等。2、质量不良退库。如果是因为质量方面引起的退料，必须经过检验员检验，并注明原因（生产或____过程损坏、来料本身不良等）后方可退料。五、