用友医药流通行业解决方案样本

用友ERP-U8医药流通行业处理方案用友软件股份目录TOC\o"1-3"\h\z第一部分医药流通行业分析 2第一章医药流通行业概况 21、序言 22、医药流通行业四个发展阶段 23、医药流通行业发展趋势 2第二章医药商业企业经营环境分析 21、医药商业企业近阶段压力 22、医药商业企业机遇 23、医药商业企业发展趋势 2第三章医药流通行业信息化建设现实状况 21、医药商业企业信息化问题 22、医药商业企业系统建设要求 2第四章企业管理难点 2第二部分处理方案价值表现 2第一章、系统应用目标 2第二章、方案整体架构 2第三章U8医药流通行业处理方案概述 21、采购业务 22、销售业务 23、库存业务 24、GSP管理 2第四部分处理方案布署方法 21、集中管理模式 2完全集中 2分布式集中 22、分布模式 2第一部分医药流通行业分析第一章医药流通行业概况1、序言医药行业是中国国民经济关键组成部分，对于保护和促进人民健康、提升生活质量、计划生育、救灾防疫、军需战备和促进经济发展和生活进步均含有十分关键作用。新中国成立以来，尤其是改革开放20多年来，中国已经形成了比较完备医药工业体系和医药流通网络，发展成为世界医药大国。伴随人民生活水平不停提升和对医疗保健需求不停增加，医药行业一直保持着较快发展速度，1978年至，医药行业产值年均递增16.6％，成为国民经济中发展最快行业之一。中国医药行业总产值已达成3300亿元，在连续20年高增加后，作为朝阳产业，医药行业在未来十几年增加速度仍会高于全国各行业平均增加速度。然而相比之下，中国现在年人均药品消费不到10美元，而美国人均药品消费已达300美元，日本400美元，中等发达国家人均药品消费也有40－50美元。中国人口已达成13亿，加之城镇每十二个月新增就业人员，和人员逐步老龄化和医疗卫生事业快速发展等方面原因，使医药商品社会需求将呈连续快速增加势头。据分析，中国医药市场总值将达成600亿美元，达成1200亿美元，成为全球第一大市场。由此可见，中国医药行业有着宽广发展前景。2、医药流通行业四个发展阶段建国以来，中国医药流通领域大致经历了以下四个大发展阶段：第一阶段：从五十年代初至七十年代末，实施是计划经济体制下高度集中医药流通体制。医药商品采购供给体系由中央一级医药采购供给站、省（地、市）二级医药采购批发站和县级医药企业组成。医药商业对工业产品包购包销，全国医药商品供给按一、二、三级批发层次逐层调拨，医药批发企业依据行政区划分设置，实施条条为主、条块结合、统一管理计划、统一核实财务、统一管理价格、统一安排网点高度集中管理体制。第二阶段：从八十年代初至九十年代初，中国医药流通格局实现了由封闭到开放、集中到分散转变，医药商业得到了极大发展。伴伴随改革开放，中国医药流通领域也打破了计划经济体制下形成一、二、三级批发层次流通格局和计划调拨供给模式，医药工业企业开始自主选择销售对象、工业自销现象逐步增多，形成了多渠道、少步骤医药流通体制。从整体上来说，八十年代中国医药市场需求增加快速，医药市场属于卖方市场，医药商业企业数量开始增加，药品流通秩序很好，市场竞争程度较低，医药流通效率较高，促进了中国医药工业和医药商业繁荣和发展。第三阶段：从九十年代初到二十一世纪初，因为这一阶段中国药品市场环境很多方面发生了巨大根本性改变，如中国药品产量大大增加，国外药品开始进入中国，药品市场由以前卖方市场变为买方市场；同时药品批发企业和网点急剧增加，商业企业由八十年代2500家增加到到16000多家，造成医药商业企业经营成本高，整体经济效益低下；同时医药流通领域市场法制弱化。最终造成中国医药流通领域出现了严重“多、小、散、低、乱”和药品市场机制畸形问题，在九十年代行业无序发展形成恶性循环，行业整体销售收入利润率不停下降，是0.7%左右，是0.59%，而医药商业企业平均流通费用率高达12.56%，。成为制约中国医药产业快速发展瓶颈之一。第四阶段是最近三年，伴随国家“三改一加强”等对应宏观调控方法推进、GSP换证验收工作进行、医保改革正式推行，和加入WTO后市场竞争加剧，在行业规范和市场竞争优胜劣汰中，企业间不停发生收购、吞并，使商业批发企业数量急剧降低，从原来16000多家到前年9302家锐减至现在6819家，连锁企业500多家，连锁门店达18000多个。3、医药流通行业发展趋势在医药流通体制改革、GSP实施、医药企业本身发展、市场猛烈竞争、加入WTO等多种原因影响下，未来医药流通行业发展将展现以下趋势：3.1行业逐步进行“聚焦”，医药商业企业向规模化、集团化、集约化方向发展国家提倡企业进行产权制度改革，提倡产权多元化。许可并激励各行各业、多种经济成份以吞并、重组、联合等多个方法参资入股医药商业企业。经过市场来形成一批跨地域、跨行业、跨全部制和跨国经营集团企业。并提出，利用5年左右时间，扶持建立5至10个面向中国外市场、多元化经营、年销售额达成50亿元左右、含有现代营销领先水平和高度文化内涵特大型医药商业企业集团；建立40个左右面向中国市场或中国区域性市场、年销售额达成20亿元左右大型医药商业企业集团。到时这些企业销售额达成全国销售额70％以上。3.2连锁经营成为医药零售企业关键经营模式据分析，在未来2—3年以后，将会有70％以上药房纳入医药连锁经营轨道。区域化及跨区域连锁成为医药零售企业发展方向。发展医药商业连锁经营,是提升经营水平、降低经营成本、确保药品质量、提升服务水平、合理布局网点、方便群众购药有效组织方法。医药连锁零售企业将实施进货、储运、价格、企业形象、内部管理及经营核实六统一。国家政策激励经过GSP认证药品零售连锁企业跨地域创办连锁店，推进中心城市医药零售企业走连锁化道路并主动发展小区药店，促进医药零售集中化，改变医药零售企业“多、小、散、低、乱”情况。3.3代理配送制代理配送制是现代流通发展产物,实施代理配送制是流通体制改革一项关键内容,是中国流通体制一项方向性改革。在国家《“九五”计划和远景目标纲要》中,已经明确提出要主动发展配送中心、代理制和连锁经营等新营销方法。代理配送制能够使工商企业间根据合理分工、风险共担、利益共享标准建立起稳定协作关系，从而确保医药商品快速、高效地流通。现在，美国商品批发总额80%以上是经过代理制实现。代理配送制实施统一进货、统一市场营销策略、统一核实和批、零一体化，规模化经营优势显著。它以新方法,将商贸代理企业和生产企业、配送中心和中小零售商和用户联结起来,形成网络,改变了传统商业企业组织形式,有利于建立大型商贸企业,发挥大中型国有商业在流通中骨干作用；代理配送制使商贸代理企业面对多个生产厂家,使配送中心为众多生产企业、超市、连锁店服务。3.4医药分业医药分业是医疗单位医疗服务和药品经销从管理和经营上完全分开一个医药流通新体制。中国“医药合一”体制是历史造成。在这种体制下，医疗服务费用被定得很低。医院收入关键来自药品销售利润，造成以药补医，以药养医，甚至靠药创收。这种体制弊端突出表现在“小病大处方”和“高回扣让利”。前者使医药费用大幅度提升，使医药资源浪费；后者使假冒伪劣商品进入有了可束之机。更为严重是，它败坏了医风医德，直接给患者健康带来不利影响。长久以来，医药分业呼声日益高涨。这一变革因为牵涉到多种利益分配，再加上中国医药管理体制“机构归口，分类管理”局面，进行难度比较大。现在，中国正在循序渐进推进医药分业工作。3.5WTO影响医药行业分销业务对外全方面开放时间是２００４年１２月１１日。国外多种资本及经营巨头进入将全方面加剧医药流通行业竞争。3.6OTC制度和医药流通体制改革亲密相关就是药品分类管理制度（OTC制度）建立。今年1月1日，《处方药和非处方药分类管理措施》（试行）正式施行，这标志着中国药品分类管理制度初步确立。它对中国医药工业和医药商业全部将产生重大而深远影响，尤其是将为传统医药零售业带来难得发展机遇。第二章医药商业企业经营环境分析1、医药商业企业近阶段压力来自国家政策方法压力做为对加入WTO反应，国家实施了一系列药品降价方法、GSP质量体系认证方法、环境保护治理方法和流通改革和广告规范方法。这些方法从长远来看当然是要促进中国医药企业健康发展，经过整理和规范，使中国医药企业逐步含有和国外企业竞争能力，并最终进入国际市场。但就现在来讲，中国企业则必需对企业改造进行投入。来自生存危机压力，即使中国医药行业总产值达成2779亿元，但全国医药商业企业利润总额只有8.2亿元，1.6万家批发零售企业中有40％出现亏损状态，年销售额过10亿元不足10家。流通步骤竞争猛烈，利润空间还在逐步减弱。来自加入WTO承诺压力依据中国加入WTO承诺：“中国1月1日起放开医药分销服务业务，外商能够在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、零售和售后服务，开放领域将根据先零售、后批发次序，同时取消每个地方对医药商业企业数量限制。”医药行业分销业务对外全方面开放时间是２００４年１２月１１日，这就意味着加入WTO带来不仅仅是产品竞争，还有医药流通等服务竞争，使得本已十分脆弱医药商业企业，在资产质量、资本规模、经营理念、运行效率、管理能力、人才素质等方面又面临实施全球战略、全球连锁配送跨国企业冲击。2、医药商业企业机遇固有优势挑战之下肯定存在机遇，做为医药产业链上中间步骤，医药商业企业拥有最大资本就是多年经营中形成销售网络及终端用户，若能在快速响应和服务能力上进行改造，则必将形成自己关键竞争力。抢占了竞争或合作先机。医药需求连续增加伴随经济发展和大家生活水平提升，大家对健康产品（包含药品）需求会愈加强烈。由中国人口和发展确定了，在不远未来中国肯定要成为医药消费头号大国。所以中国医药企业应努力争取在规范、整理、吞并中脱颖而出。政策扶持，扶大扶优“十五”计划中谈到，国家将用5年左右时间，着力培育5－10个面向中国外市场、多元化经营、年销售额达成50亿元左右、含有现代营销领先水平和高度文化内涵特大型医药商业企业集团；建立40个面向中国市场或中国区域市场、年销售额达成20亿元左右大型医药商业企业集团。扶持建立10个中国外著名医药零售连锁企业，每家企业拥有分店达成1000个以上；建立一批区域性医药零售连锁企业，每个企业拥有分店达成100个左右。有条件企业自然应想到要充足争取得到国家扶持。乡镇市场大有可为现在，伴随农村乡镇经济快速崛起，农民文化水平不停提升，农村乡镇药品需求也在快速增加，而传统农村药品供给体系已不能满足其需求。农村乡镇药品供给主渠道出现断层、脱节，相对于城市局部市场因为前期圈地而引发过热竞争现象，进军乡镇市场不失为一条低成本扩张之路。3、医药商业企业发展趋势现在企业数量多、规模小、费用高、效益低医药流通局面将在市场竞争和优胜劣汰过程中，经过联合、吞并、关闭、破产，逐步形成以区域关键批发企业为物流配送中心医药商品流通主渠道，这是医药流通领域企业发展基础趋势。行业整合，大势所趋起“跑马圈地”式医药零售连锁经营和工业企业和商业企业相互收购，将继续发展成为大规模行业整合。不管是工业企业还是商业企业，国际资本还是中国资本，全部将出现融合交叉趋势，市场最终将形成少数大型连锁经营企业垄断格局。垄断格局形成后，医药连锁将由现在低成本圈地建店转向高技术投入、标准化发展，从而在组织机构、经营机制、管理能力、信息技术、商品别类、网点布局、服务方法、竞争手段等方面进行全方位创新。物流建设，投资热点物流领域已被认为是继资源领域、人力领域以后“第三个利润源”。医药商业企业销售特殊性决定了一个大型医药商业企业，假如没有区域型配送中心，就不可能实现跨地域连锁经营。假如没有较强仓储、运输和配送能力，就不可能使所拥有庞大销售网络低成本运作，所以建设企业自己现代化物流系统是大型医药企业发展大趋势。多业态、多元化经营医药商业企业将逐步形成“专业药房、小区便利店、超市店中店、一站购足式健康漂亮产品专卖店、综合型仓储大卖场”多元化经营业态。另外假如建立起现代物流系统，还将介入所处区域物流社会化服务。以信息化为手段逐步走向规范管理对于一个大型医药商业企业，拥有数十家分子企业，成百上千家连锁门店，其管理是极其复杂。假如不进行信息化，建设自己高效管理系统。将不可想象能怎样运作，怎样去面对猛烈市场，怎样去和中国外竞争对手竞争。所以现在中国大中型医药商业企业全部在考虑怎样进行信息化建设，怎样经过信息化建设逐步走向规范管理，ERP已经成为医药商业企业提升竞争力必需手段。第三章医药流通行业信息化建设现实状况现在现有多数医药商业企业因为经历过专营机制保护，致使企业信息化管理进程相对缓慢，管理水平跟国外医药商业企业相比显著落后。管理基础微弱带来业务运作效率低下及经营成本浪费，造成企业赢利能力差，客观上限制了医药商业企业发展。1、医药商业企业信息化问题中国部分医药商业企业信息化建设缺乏统一计划，信息化程度不高。各系统由不一样开发商开发，没有建成统一基础数据库，而且各应用系统之间集成性很差，形成了严重“信息孤岛”，如财务、业务管理软件全部已使用，但不能实现数据交换和信息共享；有些企业使用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至在部分连锁零售店还没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。医药商业企业使用早期管理软件缺乏统一布署，难以满足需求改变，数据流动不畅，利用价值低。伴随数据积累，无法有效创建企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决议支持缺乏个性化，针对性不高。医药商业企业使用医药管理软件多是对实际业务步骤模拟，缺乏统一计划，扩展性、科学性较差，无法满足医药商业企业不停改变调整需要。现在很多医药管理软件未严格根据GSP规范进行设计，给医药商业企业GSP达标认证增加了不少困难。2、医药商业企业系统建设要求满足企业实施GSP要求要求系统完全遵照国家药品质量管理规范标准及相关政策，并必需结合药品经营企业实际业务运作特点和管理需要，帮助医药经营企业GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范高效业务运做。要充足适应医药流通行业特征管理及业务处理细节问题上不停变迁医药商业企业全部有部分很细节管理和控制模式及对应业务处理措施，伴随企业本身发展和外部市场变动，为了适应新竞争要求，这些细节肯定会发生调整甚至增加，这就要求系统含有高度灵活性（如赠样、报溢、错误修改）和可扩展性。要能满足大量业务高效工作因为医药商业企业经营品种多，业务量大，怎样对庞大而错综复杂信息进行立即、正确、有效分析、处理，各岗位怎样能够高效协同工作，这就对系统自动化（如预警系统、采购成本自动计算、复核拼箱、运输计划、应收应付）和智能化提出了很高要求。同时，大型医药商业企业存在企业规模大，经营范围广，而且每十二个月业务数据膨胀得很快问题，这就对系统数据承受能力和运行速度提出了挑战。业务和财务无缝衔接因为业务和财务属于不一样部门，看问题时间和角度不一样，各自关心点也不一样，不过她们数据基础必需是统一。这就要求系统能够实现业务财务一体化，而且能够从不一样口径统计数据，以满足不一样部门要求，达成财务监控业务目标。能够进行远程业务处理大多数医药企业全部存在远程仓库管理需求，对于集团型经营企企业来说，下属众多分企业及部门所处地域广，而业务级联络又比较紧密，数据量又大，如：远程库房管理、配送业务管理、门店管理。这就对系统远程业务高效处理上提出了要求。经营决议分析企业制订经营战略计划，进行企业资源统筹安排，这就需要对企业多种经营信息进行整合，全方面掌握经营情况（包含历史和现实状况），方便能够进行各项经营统计分析，而且利用已经有数据进行市场估计、市场分析、财务分析。能够满足对决议数据管理及报表制作高要求集团管理规模和复杂性决定了对各分子企业数据统计和数据分析要求很高，而且各企业报表形式多变，内容上要求各个方面数据能够快速综合。这就对系统决议数据管理和报表快速灵活制作及展现形式多样性提出了很高要求。第四章企业管理难点1、难以做到批号全过程跟踪，GSP要求企业对业务运作全过程进行全方面质量管理，在计划、采购、验收、储存养护、销售、配送、退调、售后服务等全部业务处理步骤形成一个“闭路循环”,环环相连，首尾相连，任何开口式管理，全部是不完善。业务步骤不规范和不科学造成现在很多医药商业企业药品质量管理无法达成GSP标准，企业现有手段难以实现批号全过程动态监控，问题更多是事后发觉和处理，难以做到事前预防、实时控制和过程统计，从而给企业带来重大损失。2、GSP批号跟踪造成医药商业企业无法和其它类型商业企业一样灵活处理习惯性商业操作方法，比如赠样、报溢。3、采购和市场脱节，同时因为采购协议多样化，药品采购成本极难真实计算。4、储存养护流于形式，药品效期管理效率不高。5、、没有标准药品编码，使进货验收、出库存在瓶颈，且轻易犯错。6、逆向业务步骤处理轻易出现问题，如退货、不合格品种处理。7、怎样对应收用户进行信誉额度管理，建立合理指标体系，考评销售、利润及应收、应付款，怎样达成正确实时了解销售资金回笼、利润实现情况并和销售人员业绩直接挂钩，对医药商业企业而言，也是一个难题。8、集团总部难以立即掌握分企业、连锁药店药品销售和库存情况，以建立合理库存，并无法做到正确、立即有效进行药品物流调度达成对门店补货自动配送。9、药店在进行零售业务处理时，手工轻易在中药饮片十八反、十九畏（配伍禁忌）出现失误。10、对于连锁药店或拥有分子企业企业来说，怎样达成终端业务、财务数据立即汇总上传，及总部多种基础信息、价格调整信息，促销信息、停售信息等多种决议信息正确、立即传输，实现对市场快速反应，是一个很困难而迫切处理问题。第二部分处理方案价值表现用友软件股份集多年ERP管理软件开发经验，对医药流通行业进行长久深入调研、研究，结合多年来大量医药商业企业基于用友产品应用实践，在完全遵照国家药品质量管理规范标准及相关政策基础上充足结合药品经营企业实际业务运作特点和管理需要，推出基于U8ERP产品医药流通行业处理方案，为医药商业企业提供完整处理方案，帮助企业实现医药流通行业最好业务实践，对医药商业企业GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范高效业务运做产生巨大作用。处理方案由批发管理系统、门店管理系统、物流配送管理系统、财务管理系统、管理驾驶舱、会员管理系统、人力资源管理系统、用户关系管理系统和专业接口模块（航天金税系统接口、银行接口、医保社保接口、POS接口）组成。处理方案目标应用对象，为全部医药商业企业（批发、连锁零售），以下图：医药流通结构生产厂家生产厂家批发企业连锁零售医院、诊所最终用户处理方案能为用户带来以下价值：增加收入◆帮助企业形成完善而富有弹性“闭路循环”质量管理程序，使企业对用户不停提升质量需求含有很高敏感性，并能立即调整自己运作，快速响应用户需求，提升用户满足度和忠诚度，并带来更多用户。◆加紧资金周转速度，提升资金使用效益。降低成本◆提升库存周转率，降低库存成本◆采购和销售、库存形成良好闭环，可达成正确订货，降低采购成本。◆确保进货质量◆降低销售成本费用◆对业务步骤进行全方面优化，堵塞经营漏洞，避免无须要损失◆降低配送发运成本◆提升工作效率帮助企业顺利达标和降低GSP实施成本◆经过科学质量管理思想体系规范医药商业企业管理，实现质量管理工作制度化、规范化、程序化，使企业根据GSP管理规范进行日常运作管理，从而提升医药商业企业药品质量管理水平，帮助企业进行GSP认证达标。◆系统可自动生成药品经营质量管理相关统计、文档、单据、表格和GSP质量管理文件等，有利于促进企业在日常工作中严格根据GSP要求进行业务运作，降低企业实施GSP难度，并极大降低了实施GSP工作量，使工作效率得到显著提升。科学决议◆提供多角度、全方位统计分析汇报，为企业管理层提供立即有效信息，方便决议◆多层次协同机制，即使适应市场改变提升管理水平◆企业制度和系统有机结合，规范工作步骤，规范管理◆有效风险控制机制，帮助企业规避经营风险◆建立高效物流体系◆实现企业统一管理，合理进行企业资源调配建立竞争优势◆充足考虑医药商业企业业务运作特点，并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员操作范围，形成全过程质量管理，使企业在符合GSP标准同时实现业务步骤优化和机构职能设置合理化、规范化，经过强化岗位责任和工作规范利于企业实现科学化激励机制，提升企业业务运作效率，最终达成提升企业质量管理水平和增加企业经济效益同时并举，使医药商业企业有限资源取得最大发挥和增值。◆全方位提升医药商业企业关键竞争力，使企业得到良性连续发展，愈加好面对国际竞争。第三部分用友U8医药流通行业处理方案第一章、系统应用目标总体目标建立以信息化为基础经营管理平台，经过信息技术进行步骤优化，达成业务运作高效和实时监控，以提升业务运作效率和降低运作成本，在实现内部财务业务一体化运作基础上，逐步扩展至供给链上下游，和上下游伙伴协同运作，帮助企业整合上下游资源，统筹信息、货物和资金管理，以增强企业关键竞争力。具体目标◆实现财务业务一体化，在业务发生同时，自动生成实时凭证、会计凭证，使财务对业务进行事前、事中控制及正确核实，实时监控业务进展，达成财务、业务数据实时共享、无缝集成，充足满足企业动态管理需求。◆经过业务集成实现步骤优化，经过加紧商流、物流、资金流周转，全方面提升业务运作效率。◆提供多角度、全方位统计分析，立即、正确描述企业经济运行情况，从而帮助企业快速做出正确经营决议。◆全方面预防、实时监控业务运作过程中不符合GSP规范操作，并对出现问题进行立即处理。充足考虑医药商业企业业务运作特点，在计划、采购、验收、存放养护、销售、配送售后服务等各业务步骤步骤设置控制点，并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员操作范围，形成全过程质量管理。◆提供完善质量管理统计、文档、单据、表格和GSP质量管理文件，极大提升效率。◆实现数据共享，做到部门之间、总部和分子企业、配送中心和连锁药店之间数据传输立即、正确。◆建立全方面预算管理和控制体系，有效控制企业成本。◆随时掌控销售部门、销售员工业绩，完善员工考评体系。◆强大远程处理能力，可立即、正确地了解各层次分支机构销售情况和库存情况，并实现对异地分支机构销售业务、远程仓库业务进行动态监控。◆建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避采购风险，并动态掌握采购业务付款和应付情况,随时掌握存货现存量信息，从而降低盲目采购，避免库存积压.提供采购入库成本，便于财务部门立即掌握存货采购成本。◆基础杜绝库存积压和缺货情况，实现动态效期管理，避免无须要过期损失。第二章、方案整体架构为满足医药流通行业批发、连锁零售及批发、零售一体化等多个经营模式管理需要，U8提供了功效强大、全方面集成医药流通供给链处理方案，所提供完善功效可满足医药商业企业全方位管理需要，实现总部、配送中心、批发业务、门店零售一体化管理。处理方案架构◆管理驾驶舱为企业决议层提供决议支持；供给链管理（批发业务、连锁零售处理）包含以下系统：包含GSP质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核实、WEB购销存、配送调度、运输管理、门店管理。◆财务部分：总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO报表、WEB财务。◆组合模块：人力资源管理、用户关系管理、会员管理、◆专业接口：航天金税系统、银行接口、医保社保接口、POS接口。以上系统功效共同组成了完整医药流通行业处理方案。第三章U8医药流通行业处理方案概述U8医药流通行业处理方案表现行业最好业务实践，采取信息技术对步骤进行优化，经过业务集成，实现完全符合GSP规范高效业务运作。以下就U8医药流通行业处理方案进行概要叙述。1、采购业务整个采购业务处理步骤关键包含：◆采购计划步骤◆首营企业、品种审批步骤◆采购协议制订步骤◆采购协议步骤◆采购验收步骤◆采购入库步骤◆采购发票管理步骤◆采购退货步骤◆进货结算付款步骤◆购进退货结算步骤◆预付款步骤◆集中采购步骤(集团应用)◆投标步骤以下以采购计划、采购协议、采购退货步骤为例，进行说明。1.1采购计划步骤步骤图业务说明：医药商业企业对于采购计划，一个是为满足GSP要求制订，分年度、季度、月度采购计划，对实际业务没多大实际意义。医药批发企业采购业务通常直接从采购协议开始采购。一个是为企业采购业务进行指导，避免盲目采购业务发生，企业进行采购计划通常分为三种：例行采购计划、大型会议或招标采购计划、临时采购计划。对于连锁零售企业，因采购品种多、数量相对少，轻易造成盲目采购，所以通常从采购计划开始采购业务。步骤说明：采购计划员每十二个月、每三个月、每个月要依据销售、目前库存和供给商资信情况、季节性估计等原因制订初始采购计划，采购部经理审批经过后，提交质量管理部门依据质量情况进行审批，经过后交分管领导审批，生成正式季度采购计划，同时将此计划反馈给财务、质量、采购和销售四部门共享。管理控制点：◆采购计划单审批权限：采购计划需要采购部门经理、质量管理部门、运行管理层进行审批，符合企业权职划分。◆系统中对进货计划制订时参考数据提供了丰富数据，如药品、供货商、销售统计、库存台账等。效益：◆系统使企业动态掌握存货现存量信息，从而降低盲目采购，避免库存积压。◆系统提供强大、正确数据资料信息，便于业务部门综合性分析，提升了效率。1.2采购协议步骤步骤图业务说明：采购业务能够直接从协议开始，协议和订单能够是一个概念，对于品种、供给商签有采购协议，协议也可从采购协议开始，对于大部分医药企业来说，购进统计通常是由采购协议（订单）生成。步骤说明：采购员依据中标信息、采购申请单、市场信息、缺货信息等采购需求进行综合，制订要货计划，假如是首营品种，则转入首营企业或首营品种审核步骤，假如不是首营品种，则判定检验未实施协议情况，修正采购计划。若价格变动、购进数量波动大、供给商变动，提交采购经理审核，其它自动生成采购协议。企业可依据采购协议生成购进统计。管理控制点：◆协议可依据库存上下限自动生成。◆针对供给商未立即或疏漏发货，向其发送催货函。◆依据不一样要求确定是否生成到货通知单还是验收单，若需要生成则由相关协议生成到货通知单，再由到货单生成验收单。◆系统对于协议实施情况进行监控。◆最高进价控制：进行最高进价控制，则录入订单时，假如价格超出设置价格，则无法经过，必需进行修改。◆采购协议审批权限：对于不一样签单金额会有不一样权限人员进行审批，当发生大宗采购时，采购员工录入订单后，需要采购部门经理、运行管理层进行审批，符合企业权职划分。◆毛利分析、畅适滞分析、销售统计表、销售统计，依据销售情况进行采购。收益：◆强大进价查询功效，经过比价挑选适宜供货商，经过采购比价能够降低采购成本。◆业务协同，部门间协同工作，提升采购效率。1.3采购退货步骤步骤图业务说明：对于多种原因产生进货退货业务。采购员和供给商协商退货事宜，假如供给商不一样意退货，有质量原因则按报损步骤进行。步骤说明：采购员提出药品退货请求，填写采购退货通知单，依据采购退货通知单，仓库生成退货出库单，实物按销售出库步骤进行。需要销毁药品，保管员交仓库主管放待销毁库区，集中销毁。仓库确定出库，减库存，此信息反馈给财务，同时仓库打印采购退货单，移交给财务部门进行账务处理。管理控制点：仓储部发觉质量问题或近销期药品向采购部提供具体信息，具体退货处理由采购部负责。效益：对多种近效期药品，系统可立即、正确给采购人员信息，方便其立即采取方法，避免企业损失。2、销售业务面对当今医药商业企业处于一个空前猛烈竞争环境，全方面整合销售资源、加强销售管理，快速对市场需求做出反应，全方面满足用户个性化需求，以赢得用户满意，是在竞争中胜出关键原因。销售关键步骤：◆销售计划步骤◆销售协议步骤（订单处理）◆委托代销步骤◆销售退货步骤◆售后服务步骤◆销售结算步骤◆调整发票步骤◆销售收款步骤◆销售预收款步骤◆绩效考评步骤◆用户管理步骤◆抢救单步骤◆直调品种销售步骤◆销售价格管理以下以对用户管理、销售计划、销售价格管理、一般销售业务、委托代销业务、为例，进行说明。2.1用户管理医药流通企业中用户资源是企业生存命脉，经过系统能够完整统计用户信息，而且能够依据实际交易信息进行更新。新增用户步骤说明：在销售中，假如用户是新用户，则必需经过开户步骤。用户提出开户申请时须提供相关证件复印件，并加盖本单位原印章。1.经营性企业，须提供药品经营许可证、营业执照、税务登记证；2.非盈利性医疗单位，须提供医疗机构执业许可证；3.盈利性医疗单位，须提供医疗机构执业许可证、营业执照。员工对证件审核经过，经过购置权限提醒后填写开户申请表（一式两份），由销售经理审批确定后，由员工一份交物价部门开户，一份交营业部划入分管员工名下，相关文件交销售部门存档。联络人提供身份证复印件，员工签字确定。管理控制点：◆系统提供了用户分类，分类能够设置多级；◆能够设置用户所在地域目录和行业目录；◆录入用户信息，包含基础情况、联络信息、信用信息、其它信息，而且能够设置16个自定义项。◆假如根据员工分管不一样用户，则利用系统权限设置，确保数据保密和使用安全。◆对于不再交易用户能够进行停用。2.2销售计划企业销售计划缺乏有效估计和良好实施监控，不能随市场改变进行调整，常常流于形式。而经过销售管理销售计划帮助企业完成销售计划制订、计划指针分配、计划实施情况跟踪等工作。经过系统反馈资料进行销售计划实施情况跟踪。这么，企业能够方便地针对跟踪结果进行销售计划调整，实现部门、员工业绩考评。系统提供了三种编制方法：根据部门、根据员工、根据货物编制。其中相关业绩考评部门和员工计划，能够设置计划额和销售定额，并支持根据年度计划分摊至各个月度，而且能够依据设置在部门或员工上分摊百分比，自动将整年计划分摊至每个部门或员工。货物销售计划能够根据产品类向下进行分摊，也能够根据明细产品自动汇总得出产品类计划数，此计划能够依据市场估计信息，作为向供给商订货依据。销售计划实施汇报如实反应了计划实施资料、定额完成百分比、计划比率。管理控制点：◆计划实施情况收益：◆随时掌握计划实施情况，进行业绩考评。◆依据产品销售计划实施情况，分析市场改变，进行适时调整。2.3销售价格体系价格体系无疑是销售业务中重中之重，首先合理价格体系能够确保企业合适利润同时，扩大销售；其次对于采取渠道进行产品销售企业，价格体系必需严格有效实施，以避免恶性价格竞争，损坏品牌美誉度，从而提升企业整体竞争力。操作步骤◆设置价格相关控制参数。◆设置价格信息。◆日常业务处理系统自动携带对应设置信息。管理控制及特色：◆灵活价格体系设置提供设置三种方法：1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。而价格政策中分为商品价格、用户价格，支持促销价格，能够依据企业实际需要设置取价方法，而且能够选择自由项是否影响价格。同时支持设置批量折扣。价格调整提供批量调整功效，而且能够对价格进行微调。◆最低售价控制在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功效，能够设置最低售价密码。在处理业务中假如价格低于最低售价，只有输入了正确密码方可继续进行，从而确保了价格体系严密性。◆快速报价系统提供报价参考功效，从而在实际录入多种交易单据时方便查询价格，能够选择参考历次售价（起源为：报价单、订单、发货单、发票，任选其一）和是否根据用户过滤、显示历史统计数，或取自价格政策。◆价格政策严格实施2.4一般销售步骤步骤图步骤说明：首先由用户向员工提出要货申请（要货单），由员工检验是否为新用户，是否为监控药品，是否为直调品种，“是”则进入对应步骤，“不是”则进入常规步骤：进入信用审核提醒后，员工在计算机中填写销售计划单（注明品规、价格），查询库存情况，满足（或部分满足）时，经用户确定，库存冻结，生成正式销售单，同时填写销售回款方法、送货方法；若库存不满足，和用户再次确定后进入缺货步骤。仓库接收销售清单，由专员复核、点单，安排出库并将信息反馈员工，收款员在查对仓库开出出库单后，经确定打印正式发票，进行收款或产生应收款（对信用用户）。配送部门依据员工提出配送要求进行配送，立即给员工相关进度信息反馈。用户收到货物后给员工书面确定。对于现款现货用户无需进入信用审核，由接待员进行资质审核，营业部查询库存，满足后开票，不满足则通知用户。出库分为配送或自提两种。对于由员工分管现金用户，业绩考评应纳入对应员工名下，而不在营业部。注：对于监控药品，将交由专员负责，检验其是否含有当地省医药管理局印鉴卡，并保留其复印件，同时应在计算机中生成统计（购置人身份、购置数量），进入开票步骤。进入销售步骤，假如没有印鉴卡，则不予开票。控制点说明：◆可用量控制：以订单保留时点检验可用量为例，发货单中控制不许可超可用量发货。对于不能交付货物，经过企业内部主动配合，组织货源，能够避免出现到期不能交付情况。◆发货单进行超订单发货信息检验。◆信用检验：审核时检验，信用控制层次为审批经过。◆信用报警：在系统应收管理中，对于超出信用用户进行报警。◆遵照“优异先出，近期先出，零头批号先出”开票标准。◆经理能看到每张发票利润。◆每个业务步骤有严格时间控制。◆对于分类发送商品，员工分类开票。◆在报价过程中，用户会要求更大折扣，假如超出了员工权限，则需要销售部门经理或更高层次人员进行审批；◆订单处理时，系统会自动判定是否超出用户信用，当超出时，则需要根据设置信用管理审批程序，进行审批。假如审批不能经过，即管理层不许可超信用订货，则需要员工进行催款；系统支持发出催款函，要求用户支付款项，此时订单仍处于待审核状态。有效实现了信用控制。2.5委托代销步骤步骤图步骤说明：委托代销和一般销售部分业务相类似，关键区分在于：◆销售发货后形成库存销售出库单，直接经过销售结算，对委托代销商品进行记账；◆销售结算是依据代理商销货清单进行结算，形成销售发票，确定销售收入及销售成本3、库存业务整个库存管理步骤关键包含：◆收货步骤◆入库步骤◆出库步骤◆养护步骤◆盘点步骤（动盘、静盘）◆报损步骤◆报溢步骤◆报警处理步骤（最低库存和效期管理）以下以入库步骤、出库步骤为例，进行说明，并把盘点业务、货位管理、预警等进行介绍。3.1入库步骤业务说明：◆入库业务分为采购入库、销售退货入库（见退货入库步骤）、报溢入库（见报溢步骤）和其它入库。采购入库是采购部门和供货商建立供货协议，当供货商推行供货协议而到货时，由验收部门对到货进行验收，验收合格品种进行入库操作。◆入库处理（增加库存）只是修改对应库存台账、流水账、库存明细，计算库存药品平均价格。入库处理操作会引发库存上限检验动作。3.2出库步骤步骤说明：◆出库包含销售出库、报损出库（见报损步骤）、采购退厂出库（见采购退货步骤）和其它出库。销售出库是销售部门依据用户需求进行销售开票，保管员依据销售开票信息生成出库单，进行实物出库。出库实物由复核员依据出库单进行复核配货，用户能够自提或送交配送中心，进行统一配送。◆其它出库和销售出库一样处理，只是销售价格为零。◆出库操作需要修改库存台账、明细、流水，同时检验是否低于最低库存，假如低于最低库存则调用采购订货申请操作，而且通知采购员。3.3盘点业务业务说明：◆盘点方法灵活，1）能够选择根据仓库、批次、产品大类盘点；2）对于保质期产品能够选择对应失效日期、临近天数、失效天数信息；3）能够选择根据盘点周期进行盘点，对于账面为零产品可选择是否盘点。◆实用性：盘点期间实际出入库信息作为调整数，从而能够根据账面调整数和实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。◆对于部分存在自然损耗商品，能够依据直观反应合理损耗率和实际损耗率，从而区分不一样情况进行账务处理。3.4货位管理满足对存放地点货位管理要求。货位能够分级，能够管理固定货位和动态货位。3.5库存管理报表及预警体系使用期报警能够设置报警时间，比如，设置在失效前30天报警，在失效期当日写入失效表。依据销售策略将符合销售策略药品写入销售策略表。依据库存量产生库存量报警。由库存量报警产生药品采购计划单。◆使用期和库存量报警天天开机时先提醒相关人员。◆安全库存预警：对低于安全库存商品进行报警。◆超储短缺报警：对于超储和短缺商品进行报警。◆呆滞积压分析：能够依据商品呆滞积压标准进行分析。◆灵活多样账簿和统计报表：库存台账、批次台账、收发存汇总表、存货分布表、库龄分析、缺料统计表等。3.6库存展望利用库存展望能够提前针对多种商品库存情况，进行对应安排。提供展望日商品估计库存情况，方便于提前了解以后某一时点结存，此期段内估计入库、估计出库情况。其中估计入、估计出能够依据业务需要自行定义。◆估计入库包含以下内容，能够自由选择——已请购量、采购在途量、调拨在途量、到货在建量；◆估计出库包含：已订购量、调拨待发量、待发货量。3.7其它应用批次管理满足对于药品批次管理需求，提供了批次台账、批次汇总表，从而掌握批次管理商品收发存情况。实际业务处理时系统能够根据批号优异先出或近效期现出方法自动确定批号。保质期管理药品全部有一定保质期，经过保质期管理功效能够实现药品效期管理。对药品失效日期进行监控。对过期商品进行报警提醒，对于立即到期商品进行预警，便于企业采取有效手段，从而避免产品过期损失。出库追踪入库对出库进行跟踪，可实现对存货质量、供给商进行跟踪。从而满足业务追溯需要。比如：能够针对问题产品，进行原因分析，首先能够经过系统查出对应供货信息，从而深入追查原因，立即处理问题。出库单跟踪入库单提供两种跟踪方法，第一个由用户手工跟踪，如在多种出库单表体增加入库单号、供给商两项内容，由用户选择出库对应入库单。第二种方法由系统自动跟踪，自动跟踪提供优异先出、优异后出两种方法。条形码应用条形码技术现在广泛应用于医药流通企业，系统提供了条形码管理功效，对入库、出库、盘点等库存业务，利用条形码技术进行扫描采集资料，提升库存正确性、提升企业作业效率。4、GSP管理4.1概念U8.50GSP系统面向中国医药商业企业应用，涵盖了GSP标准所要求全部业务统计、文档、单据、表格，并实现了质量管理程序、企业管理制度及文件管理规范化、无纸化，系统在功效架构、业务处理、业务步骤设计上完全遵照国家药品质量管理规范标准及相关政策，并充足结合药品经营企业实际业务运作特点和管理需要，将GSP标准全方面融入整个系统功效模块之中，有机贯穿于整个业务步骤之中，贯穿于整个组织机构每个岗位之中，完美有效地达成提升药品质量管理水平和增加企业经济效益同时并举，对帮助医药经营企业GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范高效业务运做产生巨大作用。4.2系统优势1、全方面性U8.50GSP系统包含了药品经营质量管理规范中各项业务统计、质量管理程序、企业管理制度及文件系统，充足满足GSP标准全方面质量管理需要。2、权威性用友软件股份在医药领域含有丰富行业经验，在同国家药品监督管理局、各省市药监局在GSP方面进行广泛交流和合作同时，也和权威机构共同进行GSP研究。U8.50GSP系统多种统计、单据、表格、文字资料均参考GSP标准设计，各项业务处理也严格根据GSP要求要求程序进行操作。过程统计、三三制检验、优异先出标准、批号全程跟踪管理等关键思想集成于系统各个部分，有机地融合在企业日常业务管理之中。3、实用性充足考虑药品经营企业实际业务运作特点和管理需要，利于企业在业务运作中根据GSP要求进行运作。系统可自动生成并保留GSP标准所要求各项统计、文档、单据、表格等，有效避免因手工反复誊录资料或任意删补修改带来多种问题。4、集成性GSP系统和U8.50供给链系统无缝集成，数据共享，可实时进行多种数据交换达成协同工作。5、灵活性灵活轻松自由设置：系统为单据设置了十个自定义项，灵活系统设置功效：自定义单据屏幕格式及打印格式，自定义输出账表格式。灵活统计分析功效：可按单据自定义项目和自由项进行统计分析。4.3GSP关键业务步骤以下对GSP关键业务步骤做一介绍：采购到货质量检验业务步骤、销售退货质量检验业务步骤、库存药品质量养护检验业务步骤、不合格药品处理步骤、出库质量复核业务步骤、在库养护检验质量复检业务步骤、首营企业首营品种审批步骤、特殊药品管理、日常办公管理等业务操作步骤。1、采购到货检验业务步骤步骤图步骤描述：采购到货步骤检验以采购系统到货单做为报检点，参考到货单生成药品质量验收统计单，库存系统参考合格数量生成入库单，参考不合格数量生成不合格品统计单。对于外观验收不合格药品，参考到货单生成药品拒收汇报进行拒收退货处理。2、销售退货质量检验业务步骤步骤图步骤描述：销售退货质量验收以销售系统退货单做为报检点，参考销售系统退货单生成退货质量验收统计单，库存系统参考合格数量