合同归档制度

合同归档制度合同编号：__________合同各方信息：甲方：（全称名称）乙方：（全称名称）一、归档范围：1.1本合同项下的归档文件包括但不限于：合同文本、合同附件、合同履行过程中的往来函件、电子邮件、传真、电话录音等文件。1.2甲方应确保归档文件的完整性、真实性和有效性，对于归档文件中的重要信息，应注明出处并加盖公章。1.3乙方应对甲方提供的归档文件进行妥善保管，不得泄露、损毁或遗失。二、归档时间：2.1甲方应在合同签订后七个工作日内，将合同文本及其附件等相关文件提交给乙方归档。2.2乙方应在收到归档文件后的三个工作日内，完成文件的接收和归档工作。三、归档方式：3.1甲方应采用纸质文件和电子文件两种形式提交归档文件。纸质文件一式两份，双方各执一份；电子文件应以可编辑的电子文档形式提交，并确保文件的完整性和可读性。3.2乙方应建立合同归档数据库，对归档文件进行统一编号、分类和管理。四、归档保管：4.1乙方应保证归档文件的安全、保密，防止文件被盗、毁损、丢失。4.2乙方应定期对归档文件进行查阅、清理，对于不再有效的文件，应按照相关规定进行销毁，并保留销毁记录。4.3乙方应对归档文件的查阅、使用进行严格限制，仅限于履行合同所需，并确保查阅过程不会泄露甲方商业秘密。五、违约责任：5.1任何一方未履行本合同项下的义务，导致合同归档工作不能正常进行，应承担违约责任，向守约方支付违约金，违约金为本合同项下归档文件总价值的____%。5.2因一方的原因导致归档文件泄露、损毁或遗失，责任方应承担相应的赔偿责任。六、争议解决：6.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。6.2双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他约定：7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：____年____月____日一、附件列表：1.合同文本2.合同附件3.合同履行过程中的往来函件4.电子邮件5.传真6.电话录音7.归档文件清单8.归档文件保管规定9.归档文件查阅申请表10.违约金计算公式二、违约行为及认定：1.未按约定时间提交归档文件2.归档文件不完整、不真实、无效3.归档文件泄露、损毁、遗失4.未按约定方式进行归档保管5.未按约定处理无效归档文件6.未按约定处理查阅、使用归档文件7.其他违反本合同的行为三、法律名词及解释：1.合同归档制度：指合同各方按照约定，对合同文件进行收集、整理、归档、保管、查阅和使用的一套制度。2.归档文件：指合同文本、附件、履行过程中的往来函件、电子邮件、传真、电话录音等与合同有关的文件。3.违约金：指一方未履行合同义务，向守约方支付的赔偿金。4.合同履行地：指合同各方在履行合同过程中进行业务往来的地点。5.争议解决：指合同各方在履行合同过程中发生的争议，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.归档文件不完整：及时补充缺失的文件，确保归档完整性。2.归档文件泄露、损毁、遗失：加强文件保管措施，定期进行文件检查，发现问题及时处理。3.未按约定时间提交归档文件：双方协商调整提交时间，确保归档工作顺利进行。4.未按约定方式进行归档保管：双方协商调整归档方式，确保文件安全保密。5.查阅申请未被批准：向负责人咨询原因，按规定的程序进行查阅申请。6.其他问题：及时与合同各方沟通，寻求解决方案，确保合同归档工作的正常进行。五、所有应用场景：1.企业间的商业合作2.工程