采购过程控制程序

采购控制程序目的对采购过程进行控制，以保证所采购的物料和服务符合规定的要求。范围本程序适用于生产经营所需物资（设备、备品备件、材料等）及服务的采购。职责3.1采购申请3.1.1需求部门申请人负责将《项目物资需求计划表》交送该部门经理、部门管理负责人及总经理审批同意。3.1.2经过该项目物资需求计划表所列物资询价比价后，采购主管负责将《物资采购订单》报送商务部经理、财务总监、副总经理和总经理审批同意，并根据相关领导提出的采购意见进行采购。3.1.3当《项目物资需求计划表》与《物资采购订单》在数量上出现不一致时，相关负责人应在订单中作出书面备注说明，并签名。3.2商务部职责3.2.1负责公司生产经营所需物资的采购管理工作。3.2.2负责组织物资采购管理制度的制定、检查、监督及考核。3.2.3负责物资需求计划的接收、平衡库存。3.2.4负责组织物资采购的询比价、合同谈判、拟订合同及跟踪合同执行。3.2.5负责采购物资的付款、结算及合同归档。3.2.6负责供应商的管理工作。3.3需求部门：指物资或服务的直接使用部门（生产管理部、项目部、安全技术部、财务综合部等部门）。3.3.1负责填制生产需求物资计划，确定需求物资品种、规格要求、估价和数量，物资到货时，负责物资的质量检验，若是首次采购的有一定技术含量的物资，并有卖方提供技术人员上门服务时，需求部门必须有一人在场。3.3.2负责落实需求物资的技术条件并向商务部提供采购技术支持，根据需要签订技术协议。3.3.3参与询价供应商名单推荐及供应商考察、评价。3.3.4必要时参与合同谈判。3.4财务综合部负责物资采购款项的承付，必要时参与合同谈判。程序要求4.1采购过程4.1.1供方的选择4.1.1.1商务部对现有供方的质量保证能力、交货质量、信誉进行调查，表现良好的供方参加供方评价。4.1.1.2对因生产经营需要新增加的供方，由需求部门建议，报商务部经理、财务总监、副总经理、总经理同意后进行试用，经试用合格且需继续使用的供方，可参加供方评价。4.1.2供方的评价4.1.2.1评价原则必须是在工商行政管理部门注册并已取得正式营业执照，具有法人和一般纳税人或小规模纳税人资格,具有独立承担民事责任的能力。具有履行合同所需的相关资质。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。在经营活动中没有违法记录。符合相关法律、法规规定的其它条件。h)对与公司有经常性业务往来，信誉较好，可根据其以往为公司提供产品的质量、价格、交货、服务、信誉等历史绩效来评价。i)对一次性购买或购买量很少的一般产品，可采用使用前对产品检验或验证办法，对供方做出评定。4.1.2.2评价内容评价内容分为供应商整体实力考核评分和合同执行考核评分两部分：供应商整体实力考核评分包括：财务资信状况、质量管理、市场竞争程度。合同执行考核评分包括：质量、价格、交货期、服务。4.1.2.3供方评价商务部每年组织需求部门等相关部门对供方进行一次复评。4.1.3物资采购计划表的提交及审批权限需求部门应根据实际需求及在明确公司实际库存物资数量之后填写《物资采购计划表》，经该部门经理、部门管理负责人审批同意后，再报商务部进行采购。评价等级分为甲、乙级。甲级：价格合理、服务周到交货及时，能满足质量要求，按时交货的供方；乙级：不能满足质量要求的供方。甲级供方为优先采购方，乙级沟通后改进合格为补充供方，否则为撤点采购方。4.1.4记录保存紧急采购程序及审批权限4.2.5.1采购人员根据紧急需求落实能满足现场需求的货源及价格，填写《紧急采购申请表》，经审批后通知供应商发货,并于5个工作日内完成后续工作：a)采购人员组织合同谈判，形成合同谈判纪录。b)采购人员作出《物资采购报告》并报批。c)采购人员补签合同及后续工作。4.2.5.2如果情况特别紧急，采购人员落实货源后先向有关领导口头汇报，征得领导同意后通知供应商发货与填报《紧急采购申请表》同时进行。4.2.5.3审批权限。《紧急采购申请表》由采购人员签名，部门经理、商务部经理、财务总监审核，最后由总经理审批。4.3.56采购文件和资料由商务部负责保管和贮存。4.3验收和入库4.3.1由仓库管理人员和需求部门根据采购合同中质量要求对入库物料进行验收，合格后入库、登记，填写《入库单》。4.3.2仓库管理人员负责物资的验收、入库、标识、发放等工作，商务部进行监督协调。附1：询比价采购流程图询比价采购流程图确定询价供应商：采购人员填报《询价方案审批表》确定询价供应商：采购人员填报《询价方案审批表》商务部经理审批采购主管审核财务总监审批总经理审批财务总监审批总经理审批NOYES询价：分别向供应商发出询价信函，限定报价日期、指定报价邮箱询价：分别向供应商发出询价信函，限定报价日期、指定报价邮箱供应商报价供应商报价保密邮箱开标：主责采购人员参与开标并做《开标记录》保密邮箱开标：主责采购人员参与开标并做《开标记录》采购主管审核；需求部门、商务部经理、财务总监、总经理审批采购主管审核；需求部门、商务部经理、财务总监、总经理审批确定中标供应商及价格，采购人员编写确定中标供应商及价格，采购人员编写《物资采购报告》与中标供应商进行相关合同内容的谈判，并填写《合同谈判记录》YES与中标供应商进行相关合同内容的谈判，并填写《合同谈判记录》NO总经理审批采购主管、需求部门、商务部、财务总监会审总经理审批采购主管、需求部门、商务部、财务总监会审合同审批表YESNO签订合同/协议签订合同/协议附2：零星采购流程图零星采购流程图采购人员通过实地或网上寻找两家以上供应商进行询价作出《采购对比报告》，采购人员通过实地或网上寻找两家以上供应商进行询价作出《采购对比报告》，比质比价确定供应商及价格预估金额≤1万元的采购采购主管根据采购主管根据《零星物资采购申请表》填写《项目采购订单》商务部、财务总监、副总经理签批审核意见商务部、财务总监、副总经理签批审核意见最后由总经理审批采购人员填写采购人员填写《零星物资采购申请表》部门经理、部门经理、商务部经理、财务总监审核总经理审批附3：紧急采购流程图紧急采购流程图部门经理、商务部经理、财务总监审核总经理审批采购人员落实货源及价格，填写《紧急采购申请表》部门经理、商务部经理、财务总监审核总经理审批采购人员落实货源及价格，填写《紧急采购申请表》需求部门提出采购申请（电话、邮件或申请单）通知供应商制造/发货通知供应商制