活动执行范例手册(同样适用展会)

活动执行范例手册(同样适用展会)公关活动策划与执行培训第3页共31页选择要求选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容说在前面的话来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件公关活动策划与执行培训说在前面的话前期准备－目的前期准备－确立目标的程序前期准备－预算前期准备－构思是否有“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？车辆安排－活动班车来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆车辆安排－特殊来宾接待特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒来宾接待当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：航班延误个别来宾迟到来宾接待当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理：班车损坏部分来宾延误班车迷路来宾接待当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来宾人数剧增来宾接待来宾登记时应了解什么？活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？来宾接待当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢迎卡确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图现场布置来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？现场布置搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一切施工痕迹确保用电线路安全隐秘现场布置舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台现场布置来宾区域贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否需要架高？来宾取用饮料位置是否方便？当来宾退场时是否可能发生拥挤？后勤安排安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料媒体接待基础文件媒体接待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆安排）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）其他事项活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件根据确定流程AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后衔接、人员补位现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量六一儿童节庆典活动目录公司简介和六一儿童节庆典活动介绍-活动执行手册执行委员会架构项目执行标准活动前期准备标准执行流程附件公司内部人员联络表执行相关人员联络表活动安排日程表活动道具一览表活动志愿者招聘细则培训会细则各项活动比赛细则现场效果图公司简介。。。。。公司是由一群热爱广告，年轻富有朝气，又在各自领域中有不同专长的年轻人创办。公司创办人经过在中国本土多年的经营探索与磨练整合，形成了"客户为本（Client-focused）、活力维新（Vibrant）、先行是金（Proactive）"的经营理念。目前已在上海、杭州（制作工厂）、南京、北京设立了4个办事处。。。是以品牌策划、平面设计、影视制作、广告制作代理、网站开发、及广告公关策划为主的综合性广告设计传播服务机构。一直以高度专业化的精神，严谨的工作态度，在广告领域辛勤耕耘。我们总是不断的思考思索，期望为客户的品牌提供更强大有力的能量来源，我们致力于为客户的互动沟通领域提供全面解决方案，提供给客户完善整合的沟通方案。通过完美的创意表现，全新的平面技术处理，有效的媒体执行，可度量的数据监测并将之完美融合，从而给用户带来最具价值的广告宣传体验。。。。以“感性本土文化，理性国际潮流”为企业理念，人性化的管理，坚持策略性创意导向，视“给消费者带来利益，为企业带来市场”为己任，树立本土广告公司的形象，力求在国际竞争中发展壮大。我们的定位：品牌传播的个性化解决之道六一儿童节庆典活动介绍活动背景：“大白兔”品牌在今年年初举办了“我心中的大白兔”小学生绘画大赛，在小学生中建立并巩固了我们良好的品牌形象。此次活动将广场路演和绘画大赛颁奖仪式结合起来，进一步增强品牌的市场号召力。本次活动旨在通过六一活动，以推出全新“FamilyDay”的概念，扩大“大白兔”品牌在目标受众中的影响力。活动简介：时间：2006年5月27日地点：上海世纪公园银杏大道草坪活动信息：活动主办：冠生园（集团）有限公司品牌冠名：大白兔活动承办：上海诺泰广告有限公司活动介绍：本活动引进全新“FamilyDay”的理念，通过举办在世纪公园的大型户外“嘉年华”活动，在少年儿童心目中树立年轻的品牌形象，同时又勾起家长对“大白兔”的美好回忆，达到活动目的。游艺区咨询热线艺区活动网站：执行手册一、活动执行项目组架构大白兔活动执行大白兔活动执行项目小组构架图项目总监项目助理派发组：活动宣传及推广（25人）游戏组：游戏区互动游戏（25人）演出组：舞台区所有演出（10人）物流组：物资管理及运输（15人）信息组：信息采集（10人）保安组：现场秩序控制（15人）活动前期的宣传及活动当天的DM派发，20人派发，10人机动游戏区域的人员协调及管理，负责小项目，分10组，每组3人各类活动物资的仓储及管理，运输等负责整台演出，活动现场布置，安排演员及舞台搭建等各类数据的收集及整理，安排媒体拍照及发稿控制活动现场秩序，维护活动安全志愿者甄选、培训及管理工作人员要求：身着统一服饰，挂统一胸牌，统一口号，组长及项目负责人以胸牌颜色区分，颜色越深，级别越高小组负责人：红色吊牌志愿者小组长：黄色吊牌大学生志愿者：蓝色吊牌派发组（志愿者30名）Leader：活动资料派发人员安排表日期地点数量志愿者负责人志愿者电话备注5月1日—5月7日市中心热闹商圈8人5月13日、14日各区少年宫4人5月20日、21日各区少年宫4人5月10日—5月12日各区学校5人5月15日—5月19日各区学校5人5月20日—5月26日各区学校5人5月27日活动现场30人派发人员工作内容：活动前期——派发活动宣传DM，向路人告知本次活动内容活动现场——身着统一兔子服，向游客派发DM，小旗帜，气球，将路人引至活动现场等物资领用清单 序号派发点负责人小旗帜小气球DM领用人备注2、游戏组（志愿者20人）：组织游客 游玩，参与比赛，赢大奖Leader：志愿者安排及联系方式活动区域负责人志愿者联系电话备注休息区展示区手工坊推铁环民间表演放风筝二手义卖摄影棚活动物品义卖及捐赠套圈圈亲子游戏1亲子游戏2许愿树才艺宝宝家庭报名及初赛游戏组分为三块——休息区（志愿者3人）：负责接待小朋友及家长休息等展示区（志愿者3人）：负责绘画比赛优秀作品展示及讲解，参与本次活动小朋友签名游艺区（志愿者12人）：负责各项游戏及亲子活动公平开展等游艺区区域管理手工DIY（水粉画、小植物）时间：10：00——16：00内容：以5元低价购买游戏材料，跟爸爸妈妈一起完成，作品可带回家推铁环比赛时间：10：00——16：00（半小时一次）内容：以家庭为单位，每报名5组比赛一场，跟爸爸妈妈一起合作赢奖品奖品：大白兔毛绒大玩具12个小奖品48份民间艺人绝活表演（剪纸、捏面粉人等）时间：10：00——16：00内容：低价销售，5-10元，可现场教小朋友制作，收入所得归艺人所有放风筝时间：10：00——16：00内容：风筝5-10元低价销售，跟爸爸妈妈一起放风筝二手义卖时间：10：00——16：00内容：小朋友将自己收藏的小玩意拿出来义卖，义卖所得款捐赠儿童医院白血病患儿摄影棚时间：10：00——16：00内容：跟兔宝宝一起合影，或穿着兔宝宝的衣服拍照，或造型板露脸，背景有企业活动宣传背板，照片可等活动结束后上网站存取活动物品义卖及现场捐赠时间：10：00——16：00内容：本次活动产品无偿义卖及捐赠，活动T-shirt、气球、帽子1-10元不等，定点捐赠，所得款项全部捐赠给白血病儿套圈圈时间：10：00——16：00内容：2元10次，套中任何奖品，奖品归小朋友所有奖品：大白兔奶糖、大白兔毛绒玩具、活动物品等亲子游戏（踩气球、一二一踏步走等2个）时间：10：00——16：00（半小时一次）内容：以家庭为单位，5组一比，根据游戏规则开展比赛，赢取丰富礼品奖品：大白兔毛绒大玩具24个小奖品96份愿望树时间：10：00——16：00内容：一元一张小卡片，绑着红色绸带，由小朋友写好愿望，爸爸妈妈抱起小朋友一起将愿望卡片挂在树上才艺宝宝家庭报名及初赛时间：10：00——11：0013：00——15：00内容：凭活动DM后的调查问卷，领取纪念品一份，并可参加宝宝才艺大比拼活动，赢奖品奖品：大白兔明星宝宝、大白兔天才宝宝、大白兔快乐宝宝、大白兔快乐家庭等10个奖项，有纪念证书及价值300元大白兔大礼包等物资领用清单 序号活动区域负责人领用物数量领用人备注3、演出组（志愿者10人）Leader：现场布置及舞台搭建：空飘气球及指引标志固定方位，活动海报张贴舞台演出流程配合及演员安排人员联系方式及安排岗位负责人志愿者联系电话备注演出流程10：00-10：05主持人介绍本次活动10：05-10：15少儿武术10：15-10：35杂技表演10：35-10：45少儿拉丁10：45-11：05魔术表演11：05-12：00互动游戏，少儿才艺表演13：00-13：05主持人介绍本次活动13：05-13：15少儿杂技武术13：15-13：35变脸表演13：35-14：00颁奖活动14：00-14：10少儿拉丁14：00-15：00