活动方案之会务安排工作方案

活动方案之会务安排工作方案会务安排工作方案【篇一：会务工作安排表】20120523邮保战略合作现场推进会会务工作安排表“自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表【篇二：大型会务安排方案(通用)】xx地区第xx届xxx研讨会会议实施方案一、主办单位、承办单位：1、主办单位：2、承办单位：3、协办单位：二、机构及人员：1、会议领导小组：组长：副组长：成员：2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等组长：成员：3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。组长：成员：4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。组长：成员：5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。组长：成员：三、研讨会日程（共三天）。第一天：11月16日。1、全天参会代表报到（后勤保障组）（1）负责报到登记。责任人：（2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人：（3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人：（4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员安排负责人：刘芳三、会务准备（一）场景布置（协助广告公司）：1.（1）40周年华诞展及各专科展牌；（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；（3）音响的调配；（4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）；（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作；（6）“千人宣言”仪式的准备工作；（7）颁奖证书的准备；（8）院庆工作牌的统一制作。2.会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分abcd区，方3.摆放主席台；4.准备嘉宾名牌；5.准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；6.摆放矿泉水；7.准备会议资料及礼品装袋；8.在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；9.会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。▲资料袋内物品：（1）产品介绍（2）座谈会专题片dvd（3）座谈会活动手册（4）纪念品（二）嘉宾接待刘芳姜芳榕1.庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席；2.迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；3.协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）；4.所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；5.庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。（三）嘉宾签到刘芳1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）；2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）；3.准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字；4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）（四）应急工作刘芳1.负责因天气等原因主会场转移工作；2.在附院礼堂做好备用会场的准备工作；3.突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）；4.现场保健医生及常用药品的准备；5.由附院员工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。四、时间安排及分工根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表：注：把握细节规范办会会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握