档案管理制度及流程

档案管理制度及流程公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。术语和定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。职责行政人事部：负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。工作程序档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。相关记录《文件（合同）管理记录目录》《文件档案移交目录》《档案移交清单表》《档案借阅审批单》《档案分类编号表》《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期：移交性质

□离职□调岗□归档档案所属年度

档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号:日期：借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案分类编号表TYYK+部门+类别+年份+编号文件部门类别行政中心XZ财务采购部CW市场运营中心SC客服部KF质管部ZG食品技术部SP环境技术部HJ放射卫生技术部FW职业卫生技术部ZW检测中心外发公文WFXZWF——————————————————收到公文SDXZSD——————————————————会议资料HYXZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHY发展计划JHXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJH制度文件ZDXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZD合同协议HTXZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHTZWHTJCHT月度文件YDXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDSPYDHJYDFWYDZWYDJCYD财务档案CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如成本——CWCB档案管理流程：相关部门/部门负责人行政人事部分管总监/总经理配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整