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文档简介

如何正确理解与运用不相容职务分离一、引言不相容职务分离是企业内部控制体系的一项重要控制措施,是防范企业内部错误和舞弊的主要手段。我国多个法规中都强调了不相容职务分离的重要性。《内部会计控制规范》第十九条指出:不相容职务相互分离控制要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。《企业内部控制基本规范》第二十九条指出:不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。然而在很多企业,内部控制的实施人员对不相容职务分离存在很多理解上的困惑。这些困惑源自于内部控制实施人员对不相容职务的教条化认识和外延理解的误区,并制约了对内部控制方案的实施推进。虽然在多个法规中都提到了不相容职务分离的要求,但是对于到底什么是不相容职务分离,财政部、国资委等各部委却没有给出一个完整统一的定义。法规都只强调不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。相关文献可以发现:在朱荣恩编著的《内部控制评价》一书中,“所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能弄虚作假,又能够自己掩盖其错弊行为的职务”。在阿尔文?A?阿伦斯(AlvinA.Arens)《审计学:一种整合方法》一书中,提出了恰当的职责分离提法,强调企业必须要建立合适的职责分离来防范有意或无意的错弊。二、不相容职务分离认知要点不相容职务分离是指企业内部在岗位职责分配时,对于不同属性的职责建立分人操作的要求,实现业务信息在不同岗位之间的一致性,从而防范企业内部的各种错弊。本文特别强调以下方面。1.不相容职务分离针对的对象是岗位,而不是部门。企业管理的组织架构采用的是从部门到岗位的两层次划分,即先明确部门的定位和功能,再设定部门内岗位的职责和操作要求。不相容职务分离作为具体事项操作动作的相互制约,针对的是岗位职责,而不是部门权责。即使一个流程的所有属性动作都在一个部门内完成,只要这个部门内不相容职责交由了不同的岗位人员操作,那么也就实现了内控中的制约原则。如在有些企业的采购流程中,采购申请、询比价、供应商选择和确定、采购合同拟定和签署、采购价格的商谈和确定等都是在采购部门完成的,那么只要采购中的执行、审批、记录、监督由部门内不同的人来执行,就可以认为不相容职务是分离的。至于采购部门是否会出现系统性舞弊而不式以及业务规模的不同而产生变化,所以这一原则的具体运用会遇到一些问题,同时教条的对照法规文本和书本知识来识别不相容职务可能会僵化而不全面。不相容职务分离的核心本质是“信息的跨岗位一致”,在识别和分析哪些职责是不相容职务时,较好的做法是首先对公司的各职能部门的重要业务信息进行识别,并分析其是否只是在单独的岗位进行流传和沉淀,以此判断不相容职务未分离在企业实际的存在情况。2.对不相容职务未分离的岗位进行定期的评估和监督。当我们发现企业因为考虑了成本效益原则,对一些不相容职务存在未分离情况时,我们应该做好完整的记录,并定期对这些不相容职务未分离的环境和原因进行评价,一旦发现环境和原因发生改变时要及时进行措施的调整。3.关注和建立职务代理中的不相容职务分离。很多企业在日常的经营管理中对不相容职务的分离做了严格的规定,然而当有些岗位因为临时性的请假,需要进行职务代理时,很多企业却没有严格规定代理的程序和要求。这时企业的请假人员往往会根据自己和同事的熟悉程度以及以往的操作惯例来选择交接的岗位,从而出现不相容职务由一个人来操作的情形,而且由于是临时性的交接,这种情况常常得不到管理人员的足够重视,从而出现特定环境和时间下错弊行为的发生。所以良性运转的企业应该对职务代理时各个岗位的交接要求进行规范,明确哪些岗位可以临时性的接手哪些职责,防止临时性的不相容职务未分离情况的出现。4.不相容职务与岗位说明书的有机融合。不相容职务针对的是特定岗位的具体操作要求,为了让每个岗位能够更好地意识到自己的操作禁区,在整理不相容职务分离的说明时,最好与人力资源部门编制的岗位说明书进行融合,即

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