展会管理制度

展会管理制度1.前言本制度是为了规范和管理企业参加各类展览会及展览活动而订立的，旨在确保展会的成功举办以及有效利用资源，提升企业形象和市场竞争力。本制度适用于全部参加展会管理的部门和员工。2.申请与筛选2.1展会筛选展会筛选由市场营销部门负责，依据企业的发展战略和市场需求，订立展会参展计划。具体筛选标准包含参展主题与企业业务相关性、展会声誉与影响力、估计参展费用等因素。2.2展会申请部门经理依据筛选结果，提出展会申请并提交给上级部门负责人审批。申请料子应包含展会基本信息、估计参展本钱、展位需求、展品及展台布置方案等内容。2.3展会参展计划展会申请通过后，市场营销部门会订立展会参展计划，包含展会目标、展台设计、展品准备、人员配备等内容，并进行相关预算布置。3.费用管理3.1参展费用预算展会参展计划确定后，市场营销部门负责编制参展费用预算，并上报财务部门审核。参展费用包含展位费、展品制作费、搬运费用、人员差旅费等。3.2费用审批财务部门依据参展费用预算进行审核，并提交给企业负责人进行最终审批。全部参展费用必需经过审批并在预算范围内执行。3.3费用结算展会结束后，市场营销部门应及时完善费用结算单，包含实际参展费用、差旅费用、展品费用等，并自动与财务部门对账。4.展位布置与展品管理4.1展位规划与设计市场营销部门负责展位规划和设计，确保充分利用展位空间，体现企业形象和产品亮点。展位设计应提前与相关部门、供应商协商并确定。4.2展品准备参展前，市场营销部门应提前订立展品清单，并与对应部门合作，确保展品的制作、搬运和安装等工作顺利进行，同时确保展品的数量、质量和呈现效果。4.3展位布置展位布置由相关部门负责，依据展位设计方案进行展品摆放、背景装饰等工作。展位布置应注意整齐、美观、符合企业形象要求。4.4展品安全与保护展品安全与保护是紧要环节，参展期间，相关人员需注意展品的安全防护，并加强巡查。禁止未经允许的人员接触展品，减少损坏和丢失的风险。5.人员管理5.1参展人员确定市场营销部门负责确定参展人员名单和配备需求，并提前通知相关部门和人员。参展人员需具备相关产品知识和呈现技巧，具备良好的沟通本领和形象。5.2差旅布置负责参展的部门应及时布置参展人员的差旅事宜，包含机票、酒店、交通等，并供应必需的费用报销标准和相关规定。5.3展会培训参展前，市场营销部门或相关部门应组织培训，提高参展人员的产品知识和销售技巧，使其更好地呈现企业形象和产品特点。6.展会后续管理6.1展会总结展会结束后，参展的部门应及时总结展会情况，包含展会成效、客户反馈、问题与改进看法等，并提交给企业负责人和市场营销部门。6.2潜在客户跟进市场营销部门负责对潜在客户进行跟进，及时联系并了解客户需求，推动进一步合作。6.3展品清理与归档展会结束后，相关部门应及时对展品进行清理、检查和维护，并进行归档管理，确保下次展会的准备工作更加高效。7.附则7.1本制度的修订与解释权归企业负责人7.2本制度自颁布之日起执行7.3未尽事宜依照相关规章制度及企业要求执行以上规章制度是为确保企业参