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文档简介
跟单员岗位认识Merchandiser/Orderfollower企业怎么说??员工怎么说??招聘!跟单员的工作内容产品资料收集、寻找新客户、客户来访接待、客户及订单档案管理、外贸函电的回复、接单、审单、协助工厂或生产部门安排生产、产品生产进度跟进、协助品质监管、不同阶段样品的确认跟进、货物出运的跟踪、报检报关的跟进、保险的落实、信用证审核、催款、制单结汇的办理等等。。。。。跟单员工作部门关联图对跟单员的要求人际关系处理的能力谈判营销的能力沟通协调能力忍气吞声的能力泼辣的性格吵架的能力自我缓解压力的能力“要做老板,先做业务员;要做总经理,先做跟单员。”
什么是跟单员??跟单员是围绕订单工作,并对订单负责的人。跟单员的基本工作就是货物进出口的业务跟进和生产跟踪。跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质的不同而有所区别,但总的来说是作为外贸跟单与生
产跟单而存在的。外贸(业务)跟单与生产(采购)跟单外贸跟单:又叫业务跟单,就是对准客户进行跟进,以缔结业务合同为目的进行一系列活动,并协助有关部门完成合同履行过程中的相关事宜。生产跟单:有些企业叫采购跟单,对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、品质等进行跟进,以确保如期出货的目标。课程设计简介课程性质课程总体目标在不同跟单工作任务的引领下,通过完成各种预设的具体跟单工作项目,使国际经济与贸易专业的学生了解并掌握进出口贸易方面的基础知识,能初步掌握订单处理与订单跟踪所涉及的基本知识和基本技能,培养学生对外贸企业操作流程的认识,并树立职业意识,为后续下企业顶岗实习奠定基础,并在毕业之后能够胜任外贸企业中跟单员岗位的工作。技能目标1、能较熟练地用英文同客户进行良好的沟通2、能准确地分析外贸订单的要约条款3、能具有良好的产品专业分析能力4、能熟练使用外贸软件制作订单及相关文件5、能熟练操作办公软件6、能对订单生产做出合理安排7、能与业务员、工厂就生产问题进行有效沟通8、能对产品质量问题做出正确的分析和判断9、能对订单履行过程中出现的各种问题做出有效分析和正确判断10、能根据产品性质来合理安排相应的出运方案11、能运用合适的生产管理工具进行订单生产跟踪管理12、能选择适当的方式向客户提供单据13、能熟练对跟单员岗位的相关材料进行统计和归档课程内容设计实训项目名称工作任务名称学时第一次课跟单员岗位认识与课程设计简介1打样跟单工作任务一:分析原样2工作任务二:安排回样3工作任务三:确认成交样3项目一小计9订单审核工作任务一:审核订单条款3工作任务二:拟订外销合同3项目二小计6大货跟单工作任务一:选择供应商6工作任务二:落实大货生产3工作任务三:生产进度与质量跟3工作任务四:外包加工跟单3项目三小计15结算跟单工作任务一:客户结算跟单6工作任务二:工厂结算跟单3项目四小计9出运跟单工作任务一:确认产品包装3工作任务二:落实产品检验3工作任务三:协助办理订舱3工作任务四:提交清关资料3项目五小计12共计:51教材外贸跟单主编:王一名西安电子科技大学出版社参考教材《外贸跟单实务》上海财经大学出版社《外贸跟单理论与实务》暨南大学出版社《杰出跟单员工作手册》中华工商联合出版社考核方式60%终结性考核:闭卷笔试(机考?)40%过程性考核出勤情况10%
平时作业10%日常测验10%课堂表现10%预习工作任务一:观看项目一视频资料“打样”,体会打样环节的工作重点和要求。打样跟单Sample教学目标了解产品质量方面的基础知识,掌握不同种类样品的功能及应用情况,能够根据客户的要求提供样品进行确认,能够正确理解客户的评语,完成样品的反复确认过程。掌握样品方面的专业术语,样品编号方面的技巧。要求学生具备较好的时间观念,沟通技巧,团队协作精神,严谨的工作态度。凭卖方样品买卖
(SalesbySeller’sSample)参加展会公司样品间公司样品册Seller’ssample+Customer'scomments“pleasemakesamplewithcolorasC-037andwidthasEWC3222B”凭买方样品买卖
(SalesbyBuyer’sSample)customermeetingdesignColor1Color2Color3pinkPT7424PT0002PT5616bluePT5619PT0002PT9947yellowPT3544PT0002PT2659Color1Color2Color3Customer'ssample+comments
潘通色卡客户来样----分析客户打样要求收到客户来样后,跟单员要结合客户邮件内容进行仔细分析,必要时会同公司技术研发部门(或制样部门)共同进行分析,全面掌握客户对打样的要求。尤其要确认的是:打样的数量、打样的时间、工艺指标是否完整、客户所需的工艺是否能满足、打样所需原材料是否有库存、技术部门是否有更好的打样建议等等。工作任务实施分析客户原样的全部内容,理解客户关于打样要求的邮件,归纳客户的打样要求。客户来样分析客户打样要求HiBilly,
PlsnotewearesendingyousamplesofART.20065today,plsarrangehandlooms(面料手织样)accordingly,tks.-plsnotethattherequestedconstructionis144x80/50x50LAF(Liquidammoniafinishing液氨整理)D.P.rating(洗后外观等级)3.5,customerwouldliketokeepthedesignasoriginalcutting(布片).inthiscase,plsadvisebyreturnthemostsimilarconstructionandpriceofferwiththeadvisedconstructionaswell,tks.-plskindlyconfirmwecanreceivehandloomslateston15/12,tks.Regards,Anthony客户来样要求统计表
来样日期(Date):客户名称(Buyer):客户编号(BuyerRef):花型名称(Pattern):组织规格(Structure):印染要求(P.D./Y.D.)整理方式(Finishing)打样时间要求(Date)其他要求(Remark)工作任务实施分析技术部门的反馈,给客户回封邮件,提出技术部的建议供客户参考确认。参考:TO:(寄给)给直接相关人员,如果希望对方回复的,或表明“此信就是明摆着要这个对方知道的”,那么一定要把他放在TO一栏里。C.C.:(CarbonCopyto…抄送)给间接相关人员,并不希望对方回复,但希望对方知道、了解此信内容。对新人来说,最好处理一些事务时,将自己的直接领导放在CC里,主动接受领导的监督的意思,也表明对领导的尊重。B.C.C.:(BlindCarbonCopyto…暗送)一般由于抄送地址太多,或不想让别人知道此信发给了谁,或者特意保密某地址,那么这类地址放在BCC里。安排回样在实际贸易业务中,如卖方认为按买方来样供货没有切实把握,卖方可根据买方来样仿制或从现有货物中选择品质相近的样品提交买方。这种样品称“对等样品(countersample)”或称“回样(returnsample)”。根据客户原样进行打样的过程,是由客户、跟单和研发(技术)部门相互协调配合共同完成的。作为跟单员,在安排打样过程中需注意做好以下工作:1、正确下达打样通知单(作业)打样通知单客户名称(Buyer):来样日期(Date):客户编号(BuyerRef):来样编号(Labno.):成分要求(Contents):测试标准(Test):印染要求(dying):P.D.□Y.D.□免烫等级(D.P.rating):整理方式(Finishing):花型名称(Pattern):组织规格(Structure):尺寸要求(size):每色小样数量色样(labdip):需要□不需要□送样时间要求(Date):附件:后附客户原样资料
份,共
个颜色。其他要求(Remark):跟单员:主管签字:制单日期:技术部签收:打样通知单客户名称(Buyer):TAA-mosgen来样日期(Date):2005.12.7客户编号(BuyerRef):ART.20065来样编号(Labno.):F0512-379成分要求(Contents):100%cotton测试标准(Test):TAA客户标准印染要求(dying):P.D.□Y.D.□√免烫等级(D.P.rating):3.5整理方式(Finishing):LAF花型名称(Pattern):组织规格(Structure):尺寸要求(size):每色小样数量Bluecheck144x86/50x5020cmx15cm1Londonstripe144x86/50x5020cmx15cm1Blue/whitestripe144x86/50x5020cmx15cm1White/bluestripe144x86/50x5020cmx15cm1色样(labdip):需要□√不需要□送样时间要求(Date):2005.12.14附件:后附客户原样资料
1
份,共
3
个颜色。其他要求(Remark):花型跟回客户原样,color4的花型与color3一致,颜色翻转跟单员:Jenny主管签字:Billy制单日期:2005.12.7技术部签收:王英打样过程跟单员主要工作:2、实时跟踪打样进程,抓紧时间,提高工作效率,力争在最短时间内打出合格的样品以争取客户的信任和更多的订单。这就要求跟单员与研发(技术)部门或合作工厂保持密切联系和有效沟通。如果时间上有困难,应及时与客户沟通,争取客户的谅解后,适当延长时间。3、在将制作好的回样寄交客户时,应注意正确填制送样通知书,通知书的表述内容通常包括所送样品的客户名称、单号、样品编号(色号)、送样时间等,随同样品一起送交客户。4、做好送样通知书的备份工作,在条件允许情况下应留存一份(或一部分)样品,作为日后与客户沟通时比对分析用。回样returnsample留样keep
sample
在实际工作中,由于产品性质不同,成本不同,同色不同样或同样不同色的产品很多,可根据客户的需求等实际情况,具体分析决定打样的数量。
基本原则就是:留好参考标准!打样过程跟单员主要工作:5、做好寄样与通知寄样方式一般采用快递,常见的国际快递公司有FEDEX、DHL、UPS、TNT、EMS等。使用公司约定的快递公司可以得到及时殷切的服务,并且方便结账,一般采用签单月结的方式。寄送快递后要保留底单,作为出现意外情况时跟快递公司理赔的依据和查询物品运送情况的依据。寄送后应及时通知客户,将快递单号和寄送时间告知客户,以确保客户及时查收并且及早给予确认意见。寄送后通知邮件To:AnthonyC.C.:BillySubject:sampleofArt.20065DearAnthony,PlskindlynotewehavesentthesamplesofArt.20065toyoujustnow,detailsasfollowing:BluecheckHL05-81982ALondonstripeHL05-81984ABlue/whitestripeHL05-81983AWhite/bluestripeHL05-81985ATheAWB#isFEDEX:867734911035.Plshaveacheckandissueyourcommentsasap.Regards,Jenny打样过程跟单员主要工作:6、处理好样品费用问题样品制作寄送都会产生费用,其一般由客户或厂家或外贸公司承担,也可通过协商由多方共同分担。基本对策是:①根据样品价值决定。通常对于价值小的样品可采取客人付运费(采用到付寄送),样品免费;如果样品价值大,通常要坚持收费。②根据是否为目标市场进行择取。通常对于非目标市场的客人,可采取收样品费和运费;对于符合目标市场的客人,如样品价值不高可仅收运费,或者为进一步开拓市场而全部免费。关于样品费用③对于信誉好的老客户可考虑样品费和运费全免;对于新客户,在寄样品之前要从多方面了解客人索要样品的目的,判断其诚信度有多大,对于那些避而不谈样品费和运费或一张嘴就要免费的客人可不必太理会;如果一时难以确定,又怕丢掉订单,可与对方商谈由客户先行支付,等双方确认签订了大货订单后可将样品费用从订金或货款中扣除。总之在保护公司利益前提下最大化体现对客户的诚意。样品费用问题确定成交样----样品的反复确认客户在批核样品过程中要及时跟进,如果客户批复样品时间过长,可能会影响到后续大货生产的交货时间,所以跟单员必须与客户有效沟通,及时掌握情况,促使客户及时回复,尽早给出确认意见,争取获得充足的大货生产时间,保证交货期。打样和确认过程,是一个反复的过程,最终目的是使客户满意,认可所有样品,为下一步的大货生产在时间和质量上打好基础。Comments意见、评语正确理解客户的评语正确理解客户的评语客户收到样品后无回复:客户是贸易商,他不是最终客户,他需要时间来获得最终客户的反馈–(定期跟踪)客户是零售店,样品他用来展示,有订单的时候会找你–(定期跟踪样品情况,新产品推荐)样品不满意-(尽量去了解情况,并考虑重新送样)客户拿样品去测试,测试时间比较久-(了解测试的时间,再追踪)客户只是收集样品,有类似的替代品-(成交希望比较小)确认成交样品凡经买方确认的样品都被称为“确认样品”(Approval/confirmedSample),一旦其被纳入合同条款中,便成为“成交样”,是买卖双方交货与验货的唯一依据。跟单员对出口商品的成交样品要慎重把握,成交样必须具有代表性,应当能够代表今后交货的实际质量,不能偏高或偏低。偏高会增加成本、提高价格,减弱价格的竞争力,又可能造成生产企业加工的困难,容易引起客商的索赔;偏低会丧失市场竞争力,又不能在成交时达到合理的卖价。样品的反复确认过程作业样品反复确认的往来邮件两人一组内容要求见P11邮件中书写,再拷贝出至word样品包装问题样品的保管问题很多公司都有建立样品资料库/样品间的规章制度,即对于客户确认的样品,应建立样品资料库,将客户的原样及打出的所有样品,包括被客户reject和最后经客户确认的样品,集中统一存放,可以建立资料夹,按客户、订单号、样品编号(色号、版号)进行汇集保管,同时将客户和样品确认书附在每一个订单的样品资料中,以方便查询检索。样品资料库的建立,可以有多方面的作用。样品的保管问题防止样品丢失、损失,达到安全保存的目的。方便有关人员随时查阅,帮助研发人员研发、改进产品,解决技术问题,提高跟单员的工作效率和准确性。样品间/库是外贸企业接单生产实践积累的成果,是企业实力展现,可以提升企业形象。建立样品间/库,是客户在追加订单或者下订单时,方便查找以往的生产经验,敦促下单,从而节省时间、提高生产效率,提升了企业竞争力。专业单词Originalsample原样、初始样品Representativesample代表性样品Referencesample参考样品Duplicatesample复样Keepsample留样Countersample对等样品Returnsample回样Approvalsample确认样confirmedsample确认样专业单词developmentsample开发样advertisingsample广告样\宣传样salesmansample销售样Pre-productionsample(ppsample)产前样Production/bulksample大货样GoldsealsampleGSS金封样(同大货样)Shipping/shipmentsample船样Testsample测试样Sampleroom样品间交易磋商出口交易磋商的程序和主要内容
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询盘enquiry
发盘offer
还盘counter-offer
接受acceptance交易磋商主要内容:货物的品质quality、description数量quantity包装packing价格price交货delivery支付条件payment订单审核常见书面合同的形式:销售合同salescontract,S/C销售确认书salesconfirmation,SC订单order形式发票proformainvoice,PI采购订单Purchaseorder,PO审核订单条款跟单员应严格审单,既要与双方之前交易磋商过程中确认的信息一致,又要符合合同条款的订立要求.工作任务实施(P24)翻译分析交易磋商邮件,审核订单内容并与客户沟通。重点审核以下条款:品质\数量\价格\支付\装运\必要的补充条款。上交沟通邮件(个人)订单审核重点品质条款数量条款价格条款装运条款支付条款包装条款品名问题商品描述部分成交样品编号质量机动条款品质公差度量衡制度明确毛/净重溢短装条款作价方法计价货币贸易术语交货期分批装运转运支付金额支付方式定金时间包装材料和方式装箱方式运输标志文字说明拟订外销合同Todrawthecontract正式贸易合同内容约首
合同名称、合同编号、订约日期和地点、买卖双方的名称地址联系方式等正文
各项交易条款约尾
法律惯例等、有效期、份数、效力、双方代表签字等其他交易条款保险条款(InsuranceClause)质量检验、测试(
InspectionClause)索赔条款(ClaimClause)罚金条款(PenaltyClause)仲裁条款(ArbitrationClause)不可抗力条款(ForceMajeureClause)其他条款:如船样、测试报告等工作任务实施(作业)两人一组,模拟Anthony和Jenny就双方签订正式合同一事进行沟通,并拟定TAA公司与Slann公司之间的正式合同。上交往来邮件及正式合同。Word形式,合同附在邮件后。合同内容要求补充以下几点:(1)卖方应于出货前一星期寄送4码船样(shippingsample)到买方香港办公室进行确认,买方确认之前不得出货;(2)由买方TAA公司提供测试标准,卖方有义务在出货前提供面料商品常规测试报告(testreport);(3)双方协商一致采用±3%溢短装条款;(4)买方必须于装运日期前一星期向卖方提供准确唛头;(5)买方不允许分批装运,如果卖方延期交货在10天内,买方将收取迟交部分金额的10%作为罚金,超过10天或以上的,买方有权决定是否取消合同,并收取迟交部分金额的20%作为罚金,卖方不得有异议;(6)双方协商采取仲裁方式解决一切有关合同的争议。错误的表达(溢短装条款)不当表述参考:迟交罚款
思考:影片中的跟单员犯了哪些错误?文件没有正确放入文件夹保管文件夹的标签没有标注清楚文件没有及时录入电子文档工作时间淘宝不懂还不主动问怎么连这么简单的事情都做不好!!资料的归档与管理纸质文件电子文件工作邮件实物样品技能目标能够正确分类及保管订单各类资料;能够正确使用编号、标签等方法归档文件及检索文件;能够正确分类处理各种电子文档。能够有效管理自己的工作邮箱文件的归档与保存对于交易结束的订单,应将此笔交易所涉及的所有资料,按照时间的顺序一并整理,做好备注后放入相应的文件夹进行归档。订单全套资料客户来样、我方回样、最终确认样品客户提供的各种说明文件、工艺单等签订好的外贸订单生产订单、工厂大货订单、采购订单各种验货报告、测试报告等信用证全套资料(包括修改件,通知书等)全套单据(副本)文件的归档与保存文件的版式(横\竖);资料的分类方式:按客户分;按时间顺序排列;按订单编号;按产品类别分;按供应商;按外包加工厂等等;文件夹的标签问题,应便于查询;小标签的应用。注意!电子文档及邮件的保存资料的分类(同前);电子文件夹的建立及命名;必要的保密设置;一些重要的往来函电可以打印出来与相关文件放在一起保存,以便日后查询起来有据可循;注意!注意!往来邮件分类保存周记案例分析实物样品的保存样品的编号问题;特殊材质样品的保存问题;样品间/库的设置;定期清理;注意!SampleNo.:Customer:PO#:Style#:Description:Date:Remark:样品保存工作任务实施(小组)将各组杂乱的纸质版资料进行分类整理,放入文件夹进行存档;说出你们组的资料内容及分类标准;快速找到文件夹中的一份文件;将所有资料录入电子文档。快速找到以下文件,看谁快!!2016年依美佳公司出口日本服装的SC自由港有限公司出口纽扣的CI宁波艾科电子科技有限公司出口太阳能板报关单力众实业有限公司出口沙滩车的BL
宁波优而雅电器有限公司彩盒采购单宁波佰特日用品有限公司吸管杯完整验货资料【实训项目三】大货跟单近期Slann公司接到了许多订单,为了缓解自身工厂生产能力的不足,保证各订单都能保质保量按时交货,Jenny带领她的团队开始通过各种渠道寻找供应商并进行比较分析,确定优质的供应商后落实几张大货生产订单,明确大货生产的要求。同时手头的几个新客户的订单,在大货生产过程中分别出现了拖延交期的征兆以及质量问题,Jenny需要做好工厂生产部门与客户间的沟通工作,以征求客户的谅解,采取补救措施,确保顺利出货。供应商选择Tochoosethesupplierormanufacturer工作任务一教学目标能力目标:能够根据产品及订单特点\客户的要求选择合适的供应商。知识目标:掌握供应商选择的标准和方法以及常见的途径。周记案例分析周记案例分析供应商选择的重要性外贸公司
(商品/包装)生产工厂、制造商工贸企业
原、辅料供应商供应商选择的重要性对于任何企业而言,保证原辅料或大货成品,按质、按量、及时、稳定的交货是维持正常生产经营活动的重要环节,拥有及维持一个优质的供应商体系,可以使企业的采购业务事半功倍。供应商管理涉及到对供应商的选择、考核、维系、交易乃至淘汰等多个环节。工作任务实施:分析客户来函,总结客户对供应商的要求。DearJenny,Aswetalkedlasttime,we’regoingtomeetsomecustomersofhigh-endmarketinEuropeanUnion,soplshelptofindseveralmanufacturesoffabric,whichhasobtainedcertificatesofISO9001,ISO14001,andallthefabricsneedthecertificateofOeko-TexStandard100.weneedscanfileofthecertificatesforchecking.Yourearlyreplywillbeappreciated.Bestregards,TomItisthefirsttimethatwearegoingtoworktogetherandevenwetrustinyourproducts,wedonotknowitsquality.WealsoneedtoknowifyourproductshaveCEqualitycertification,ifsodothey,pleasesenditwiththegoods.
RegardingtheCEcertificationforthevalve,wehaveit,pleasecheckthescanfileofCEattached,(YoucouldfindtheCEmarkonthe4WEvalveinthebelowphoto)
常见各类标准认证图标实训任务:3人一组,选择特定的产品,通过B2B平台搜集三家供应商,填写供应商调查表,并完成最终的供应商调查报告。填写供应商调查表:获取供应商信息的基本途径B2B商务网站国内外展会国内外有关出版物国内外各种商联或同业协会客户指定、原供应商推荐利用B2B商务网站获取供应商信息环球资源(globalsource)中国制造网(made-in-china)阿里巴巴(alibaba)
试试这几个好用的平台吧!B2B平台搜索专业英语ProductionLinesCapacity
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FactorySizeinSquareFeet生产线产能月产量认证员工营业登记已认证的类别(产品、样品)宣传册工厂面积(平方英尺)常见缩写B2Bbusinesstobusiness企业--企业O2Oonline--offlineFTYfactory工厂MOQminimumorderquantity最小订单量R&DResearchandDevelopment研发QCqualitycontrol质检Co.,Ltdcorporationwithlimitedresponsibilities有限(责任)公司RFQRequestforQuotation询盘、询价OEMOriginalequipmentmanufacturer原始设备制造商ODMOriginalDesignManufacturer原始设计制造商获取供应商信息的基本途径B2B商务网站国内外展会国内外有关出版物国内外各种商联或同业协会客户指定、原供应商推荐获取供应商信息的基本途径利用B2B商务网站对有关产品生产企业进行搜索,获取相关产品和企业的信息;环球资源(globalsource)中国制造网(made-in-china)阿里巴巴(alibaba)
获取供应商信息的基本途径参加国内外产品展销会或政府/行业组织的各类商品订货会,直接了解产品和企业的有关信息.例如宁波国际会展中心每年春秋两季,都会举办“外贸工厂展览会”,为周边外贸公司提供了很好的寻找供应商的渠道。
获取供应商信息的基本途径查阅国内外采购指南、各类出版物品的厂商名录和电信黄页等;通过国内外各种商联或同业协会,掌握相关产品和企业的信息。如:温州商会选择供应商的一般程序对供应商进行初步调查
了解供应商基本情况,获取供应商调查表,建立供应商基础档案。核查供应商的基本信息向供应商提出样品(sample)需求,看样品的尺寸、规格、交样周期以及其他参数是否符合需求;同时可与供应商进行初期的商业谈判(如价格、大货交期等)通过小批量试样单(trialorder),掌握供应商在产品质量控制、逾期率等方面的具体情况。选择供应商的一般程序对重点供应商进行深入调查可通过实地观看生产企业的规模、生产企业的机器设备、工厂的管理、厂房的面积及安全情况等,判断其是否达到出口商品的生产能力,是否符合外国客商的评估要求。实际情况与他们提供的基础资料是否一致也是一个很关键的问题。周记案例分析
提前去工厂准备
周记案例分析
陪客户验厂开展实质性交易通过大货订单履行过程考核供应商定期考核与复核供应商
主要是从价格、品质、交货、协调等方面对供应商进行定性与定量的考核评估,其中比较关键的指标有:退货率与逾期率。选择供应商的标准生产专业性生产设备生产能力质量控制能力资金保障能力工厂管理能力选择供应商应注意的问题从采购商的角度来看供应商,诚信问题是重中之中。当前,生产企业良莠不齐。找规模大的生产企业做外贸单子,虽然质量有保证,但往往排单紧张,价格偏高;与规模小的生产企业合作,其积极热情,接单顺利,就是质量很难保证,交货时有拖期,信誉也不是很好。因此跟单员一定要关注供应商的诚信及信誉问题。网站链接//落实大货生产
------下达采购订单/生产订单/大货单/生产制造单外贸公司
供应商出口企业外贸部
生产部技能目标:能够熟练的将外贸订单转换成给生产商(生产部门)的生产订单/大货单(生产制造单);会判断哪些与外贸订单有关的资料可以或必须提供给工厂,哪些是需要隐藏或修改的。知识目标:掌握各种采购合同(生产通知单)条款的表达方式和制定要求;掌握制定生产订单(生产通知单)的方法及主要内容要求;掌握成品检验、包装、仓储、货运、投保方面的基础知识。态度目标具有较强的与人沟通及团队协作能力;具有较强的时间观念;具有严谨细心的工作态度。任务一:分析讨论以下真实的公司订单资料,理解客户订单和工厂订单之间的关系:宁波自由港有限公司纽扣工厂采购单重点关注一下:删掉了什么内容?修改了什么内容?补充了什么内容?以上变动的原因是什么?外贸公司
供应商外贸公司一般不会把客户的外贸订单直接发到所选择的供应商处,跟单员须把客户订单转化为工厂加工合同/采购合同再下达给工厂。产品名称、规格型号、数量、包装要求等,并且在转化过程中不得有误;必要的补充资料要正确及时转达给供应商,如:客户的原样/确认样/参考样等sample
客户的工艺单artwork,设计图稿layout
生产指示书instructions(翻译好的)
客户中途提出的箱唛要求marking在转化客户订单时,必须明确客户订单中的以下信息:工艺单Artwork设计图稿LayoutSizechartincmdescription9298104110116½waistwidth2222.52323.524½waiststretched31.532.533.534.535.5½hipwidth2122232425½thighatcrotch1818191920½kneewidth1010.51111.512½legopening1717.51818.519Hippositionincl.waistband1011121314Inseamlength3437.5414448Waistbandheight33333Frontriseincl.waistband1920212223Backriseincl.waistband2526272829Pocketinlength999.59.510Pocketopening121212.512.513尺寸表单位:厘米description位置(如图)92½waistwidth½腰围22½waiststretched½腰围松紧带拉伸长31.5½hipwidth½臀围21½thighatcrotch½横档18½kneewidth½膝围10½legopening½脚口17Hippositionincl.waistband臀围连腰10Inseamlength内厂34Waistbandheight腰高3Frontriseincl.waistband前浪连腰19Backriseincl.waistband后浪连腰25Pocketinlength袋长9Pocketopening袋口12出货前的箱唛要求:中间商外贸公司需特别注意:价格的转换(货币、金额)贸易术语的转换(如:CIF/CFRFOB)客户的交期(适当提前)测试样品的需求(如有)验货的时间要求(如有)根据供应商自身情况采用中/英文(作业)任务二:站在slann公司外贸部跟单员Jenny的角度,根据现有材料拟定slann公司与远大公司之间的采购订单purchaseorder。要求excel格式,嵌入产品图片内容要完整,考虑要全面中文
跟单写错采购合同自己负责!任务一:分析讨论以下真实的公司订单资料,理解外贸部订单和生产制造单之间的关系:绿洲旅游用品有限公司阳光房产品重点关注一下:删掉了什么内容?修改了什么内容?补充了什么内容?以上变动的原因是什么?出口企业外贸部
生产部
外贸部跟单员收到客户订单,不会把客户的外贸订单直接发到本公司生产部进行生产,必须把客户订单转化为(全中文的)工厂生产通知单/大货制造单,再移交至生产部来落实大货的生产。跟单员的主要工作去掉价格有关信息,增加公司内部编号;将客户的工艺单和确认的样品交至加工生产部门,并明确品质和包装要求;根据工厂的实际生产能力,确定合理的交货期。订单评审这是一张公司内部流转的单据!工厂交货期可以保守显示,如客户交期为12日,给工厂可以显示为10日,留多一两天给自己以防生产安排有什么不测,或为出货前成品检验、船样批复等事宜争取多一点时间,以保证最终按照客户要求出货。订单评审:做好的生产通知单/大货制造单须呈相关部门主管审核,签字。(外贸部、技术部、生产部、质检部、成品部等)如遇某些不确定因素或较难满足的特殊要求,跟单员可随时同客户联系,反馈工厂意见,沟通合同修改事宜。就是找领导签字的意思!(作业)任务二:制作远大公司的生产制造单格式不限、内容要完整下单后跟单员的工作将新订单列入《订单追踪一览表中》(订单统计表),登记相关信息,进行跟踪。生产进度跟踪生产质量跟踪生产跟单认识产品生产订单型生产(Make–To-Order,MTO)是一种依客户订单所要求的式样、品质、规格等进行组织、安排生产,能够制造多种产品,但只保持少量制成品库存的产品生产方法。预估型生产(Make–To-Stock,MTS)是指在接受订单之前,根据事先所做的市场调查,对产品的式样、品质、规格等先作预估并开始组织生产,能提供多种产品,具有多个地点的产成品库存以供客户选择。生产跟单的基本内容及要求产品生产跟单是订单型企业跟单员的工作中心,主要就了解企业的生产进度是否能满足订单的交货期,产品是否按订单生产。产品生产跟单的基本要求是使企业能按订单及时交货以及按订单约定的品质交货。生产进度与品质跟踪的业务流程PPsample排单员跟踪生产进度跟单员通过企业ERP系统或生产管理部门每日的“生产日报表”统计,调查每天的成品数量及累计完成数量,以了解生产进度并加以跟踪控制,以确保能按订单要求准时交货。跟单员可以利用每日实际生产的数字同预定生产数字加以比较,看是否有差异,以追踪记录每日的生产量。企业系统与流程-OA
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下工厂看流程很重要!必须跟工厂保持密切联系关键词------催!工厂有时不讲理的!跟踪生产进度发生各种生产异常,其影响最终体现于生产进度无法按计划进行。跟单员在生产过程中要掌握生产异常情况,及时进行跟踪工作。如发现实际进度与计划进度产生差异,应及时查找原因。如属进度发生延误导致影响交货期,除追究责任外,应要求企业尽快采取各种补救措施,如外包或加班等。生产异常对策表跟踪生产进度及品质产品生产过程中经常会出现各种异常情况和大大小小的质量问题,一旦发现有质量问题生产部门会及时通知外贸部门,联合讨论解决方案,因为业务部门的人员会更清楚客户的要求程度,了解客户的脾气秉性,掌握客户之前对于同类或类似质量问题的容忍度和处理方式等,因此跟单员承担着巨大的衔接、沟通的责任。总体的目的就是:第一不要影响整个生产过程,第二保证不会影响产品的数量,第三还要在正常完成订单数量的同时保证质量,也就是所谓的按时、按质、按量地确保订单顺利完成。案例讨论P58工作任务实施
步骤二
客户要求提前交货这个订单的情况是:原定交期12月15日。现在客户要求其中一款的1500pcs在11月底之前空运出货。一部分产品提前半个月交货。看到这个客户的要求,需要思考的有2个问题:1.生产物料能否提前15天到?2.工厂的生产计划能否允许提前15天?带着这2个问题,同以下部门来确认:同采购部确认过,所有物料供应商有把握提前10天。同厂里的生产计划部门协商,如果生产提前10天,可以安排订单正常生产,有档期。那么最后给客户的信息是:有把握的是提前10天,至于15天,会尽最大努力去实现。客户也接受这个建议。跟踪生产进度及品质企业采取补救措施后,跟单员应调查其结果是否有效,如效果不佳,跟单员应要求企业再采取其他补救措施,一直到问题得到解决。补救措施无效,仍无法如期交货时,跟单员应及时联络并争取取得境外客户谅解,并征求延迟交货日期。售后服务重在沟通!!!客户投诉或是退货时:对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产,补单生产再出货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是想法如何让公司同客户达到双赢。工作任务实施
Slann公司的跟单员Jenny收到F工厂的消息,车间由于部分机器出现故障,导致一条生产线停滞,与该工厂生产部负责人沟通后,发觉No.SER1609订单大货交期肯定会受影响,预计至少延迟5天。请站在Jenny的角度,给此订单客户Tom发一封邮件,沟通一下关于推迟交期的问题,寻求客户的谅解。工作任务实施两人一组,模拟工厂跟单员Jenny与客户Anthony之间沟通订单短量、是否需要补单和延期交货的问题。内容要求:说明产品短量的具体数量及原因(XX工序、品质、操作不当等),表明工厂(车间)的实际情况及态度,给客户提出解决方案(安排补单),预估补单的出货时间,征求客户的谅解。客户提出空运的要求,甚至索赔,Jenny通过与客户的耐心沟通,使客户接受补单,并推迟交期15天。错误的示范错误的示范跟踪质量不仅包括商品本身跟踪质量不仅包括商品本身别跟工厂真的动气!没必要!订单统计及跟踪知识目标:了解外贸公司的例会制度;熟悉常见订单统计表的格式、内容、表达方式等;掌握订单跟踪和统计的相关操作要求。技能目标:能够对EXCEL版本的订单统计表进行常规操作,包括各类统计、筛选、排序、隐藏、冻结、公式应用等等;能够根据给定的要求制作会议报告。态度目标:具备较强的时间观念具备积极主动的做事态度具备细心严谨的工作作风项目背景外贸部召开例会(每周、每月、每季度、半年、全年),各跟单员需统计自己手头的订单情况(如近期出货情况、与客户间货款结算情况等),在例会上进行汇报。Excel很重要!!!
实训项目:对slann公司业务三部订单统计总表进行操作并记录结果,汇总后制作会议报告(meetingreport)。
实训项目:制作会议报告任务1:认识订单统计表找到以下信息并抢答:1、表格有几行几列?77行29列
实训项目:制作会议报告任务1:认识订单统计表找到以下信息并抢答:2、业务三部有几个跟单员?Jenny、Kelly、Emmy
实训项目:制作会议报告任务1:认识订单统计表找到以下信息并抢答:3、表中体现了几个客户?1个玩具反斗城
实训项目:制作会议报告任务1:认识订单统计表找到以下信息并抢答:4、表中金额最大的产品是什么?NBR防撞条
实训项目:制作会议报告任务1:认识订单统计表找到以下信息并抢答:5、如果说该表是从一个更大的总表里节选出来的,你觉得是按照什么条件进行节选的?4月份出货的订单信息EXCEL的以下基本操作你都会了吗?工作表(新建、删除、重命名)隐藏/取消隐藏(行、列)筛选、排序冻结窗口/取消冻结标注不同颜色
实训项目:制作会议报告任务2:统计整个部门4月份的出货数据(必要信息:日期、数量、金额、箱数、毛净重、体积)
实训项目:制作会议报告任务3:统计6个月内三个跟单员的各自接单情况(金额/数量),考核业务三部人员的业绩。实训项目:制作会议报告任务4:找出统计表中的“问题订单”,至少一笔,说明问题所在。提示:交期问题?货款问题?相关实训任务统计某客户全年内下单情况,分析订单量的变化趋势,找出重点月份;按照供应商(工厂)进行分类筛选,统计跟不同供应商合作的情况;按照产品型号分类统计,分析主要产品销售情况;按照成品验货情况进行统计,分析不同工厂的产品质量控制情况;。。。。。。。。。。。。。。。。。。。作业完成任务2、任务3及任务4,汇总操作结果,制作会议报告并上传。Word版本外包加工跟单Outsourcingorderfollowingup理解并掌握外包的含义及评估要素熟悉寻找外包加工厂的主要途径和方法掌握外包合同的常见形式及内容知识目标
Knowledgeobjectives能够根据订单的特点判断某些环节是否外包能够通过网络平台寻找合适的外包加工厂能够独立制作外包加工合同技能目标
Skillobjectives具有较强的时间观念具有严谨细心的工作态度具有积极主动的工作态度具有较强的与人沟通及团队协作能力态度目标
AttitudeobjectivesJenny手头有一张女装订单正在慈溪颖光制衣厂进行生产,由于衣服大襟上有大量复杂印花,Jenny给工厂指定了一个之前合作愉快的印花厂QER,希望慈溪颖光制衣厂尽快安排将印花环节外包给该工厂加工。【情境描述】外包(Outsourcing)外包是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务,并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务。我们习惯上又称之为“代工”,就是企业将原本在企业内部完成的生产制造活动、职能或流程交给企业外部的另一方来完成。发包企业VS代工企业包工包料将整个成品的生产任务外包至其他生产企业,生产企业不仅负责采购原辅材料,而且要按照发包方的工艺要求组织生产加工,发包企业按事先商定的标准进行验收并支付货款。包工不包料由发包企业提供原材料、辅料、模具等生产要素,其他生产企业只负责生产加工,收取加工费。从外包的原材料供应类型来分:分析slann公司与义乌冬宝织造公司之间的采购订单,进行外包评估,寻找加工厂,订立外包合同。工作任务实施外包的一般流程外包评估外包申请外包加工企业选择外包合同签订外包合同履行与跟单本次外包总结产能:企业某段时间内接单量较大,生产负荷大于实际产能。成本:企业自制的成本大于外包的成本。品质:外包可以获得较佳的品质。技术:依本企业现有的技术水平无法解决。设备:依本企业现有的设备无法解决或要求特殊设备时。能源动力:企业无法获得持续外部能源供应,如遇断电等,导致生产时间耽搁,无法按时完成生产。知识产权:接包企业具有生产某一商品的专利技术。客商指定:如有些订单中客商要求将某些环节交给指定的外包企业完成。企业选择外包常见原因:原材料较为贵重,不宜进行外包;原材料或成品在运输过程中,极易破损或变质;原材料或成品的体积(重量)过大,会产生大额运费;外包数量较少,金额过小,管理成本反而过高;外包的成本与自制成本相差无几,甚至大于本企业生产成本;有可能泄露自己的技术与机密;对方交货期不能满足本企业要求;外包品质达不到本企业要求;成品无法检验,品质不能保证。以下情况避免外包:选择外包生产企业与前面提到的选择供应商大同小异,除了加工生产能力、加工生产设备、员工素质、质量意识和控制手段、信用度外,还要考虑:1、价格2、数量3、交货期4、交易条件5、地域外包加工企业的选择:订立外包合同:分析slann公司与义乌冬宝织造公司之间的采购订单,进行外包评估,寻找加工厂,订立外包合同。工作任务实施实训项目四结算跟单实习周记分享【实训项目】在货款的结算方面,对于合同中明确需要预付定金的客户,要掌握好催款的时间和方式,以免耽误大货的生产进行。对于初次交易的新客户,slann公司有明确的规定需要采用信用证结算方式,作为跟单员,Jenny需要掌握好时间,及时催促客户申请开立信用证,收到信用证后也要负责进行审核,尤其是与交易订单相关的一些主要条款,如果有问题还要同客户沟通及时进行修改,这些工作都要保证在出货之前完成,以免延误交期。对于工厂方面,也要根据合同规定在恰当的时间完成相关款项的支付工作。客户结算跟单电汇T/T方式下知识目标掌握T/T电汇的业务流程掌握买卖合同中支付条款的表达方式熟悉定金的催缴时间掌握催缴定金函电的基本内容和要求掌握常见银行水单的形式和内容技能目标能够口述T/T电汇的业务流程能够正确选择和订立买卖合同中的支付条款会书写催缴定金的函电能够根据合同条款审核银行水单态度目标具有较强的时间观念具备积极主动地工作态度具有细心严谨的工作态度具有较强的谈判能力任务一:复习T/T的业务流程任务二:催定金站在Jenny的角度给客户发一封邮件,阐述公司在定金结算方面的相关规定,提醒客户尽快支付定金,以免耽误大货的生产进而影响交货期。作业反馈注意阐述理由注意专业词组的使用任务三:审核银行水单
(remittancereceipt)跟单员主要工作:尽量选择对本公司有利的支付交易条件;认真审核订单中的支付条款;跟踪不同阶段定金或余款的结算情况;仔细审核“水单”(银行汇款底单),确认款项到帐。客户结算跟单信用证L/C方式思考信用证这块工作不是单证员的么?跟单员与单证员的工作侧重点?项目说明在采用信用证结算方式的情况下,作为跟单员,需要掌握好时间,及时催促客户申请开立信用证,收到信用证后也要负责进行审核,尤其是与订单相关的一些主要条款,如果有问题还要同客户及时沟通进行修改,这些工作都要保证在出货之前完成,以免延误交期。知识目标熟悉信用证的整体操作流程;掌握买卖合同中信用证方式支付条款的表达;掌握信用证的修改操作流程;掌握催证、审证、改证各环节的操作要点。技能目标能够在适当的时间向客户催证;能够根据合同及具体交易情况审核客户开来的信用证,找出不当之处;能够同客户沟通修改信用证事宜;能够读懂特殊形式的信用证修改件。态度目标具有较强的时间观念具备积极主动地工作态度具有细心严谨的工作态度具有较强的谈判能力复习信用证操作流程任务一:确定催证时间催证的时间如何掌握?结合汉商公司真实案例,讨论分析催证的时间。根据汉商公司真实资料,找出以下时间信息:合同开证通知修改修改通知装运汉商公司LC操作时间合同开证通知修改修改通知装运8.28.289.19.39.79.15在正常情况下,买方信用证最少应在货物装运期前15天开到卖方手中。对于资信情况不是很了解的新客户,原则上坚持在装运期前30天或45天甚至更长的期限,并且配合生产加工期限和客户的要求灵活掌握信用证的开证日期。催证?8.26之前任务二:书写催证函站在出口商跟单员的角度,给客户写一封E-mail,提醒客户尽快开立信用证。内容要求:假设该客户是第一次合作的;说明我公司对信用证种类的要求(不可撤销、即期、保兑);阐述公司的相关规定。常见表达Applyforopening/issuingtheLCAstherulesinourcompany,bulkordercannotbearranged(deliverycan’tbeeffected)untilreceivingtherelativeLC.Wecan’tputintoproductionifwedon’treceiveyourLC.WeusuallyneedanirrevocableandconfirmedLC(payableatsight)forthenewcustomer.任务三:审证翻译分析汉商公司真实案例信用证找出信用证中不合理的地方,填写“LC存在问题统计表”参考资料:PI、往来邮件审证要点信用证的性质“不可撤销”“是否保兑”信用证规定的产品品质、型号、数量、包装等信用证的货币、金额信用证的兑付方式“付款、承兑、议付”信用证的付款时间“即期、远期”信用证有关时间:最迟装运期、交单期限、到期日信用证规定的单据有无限制任务四:与客户沟通改证给客户发一封E-mail,跟客户沟通关于信用证修改的问题,上传至课堂派。内容要求:指出信用证中存在的异议问题;提出修改的理由和意见;提醒客户修改信用证的时间。参考邮件:任务五:审核信用证修改件确认改证结果对于修改内容要么全部接受,要么全部拒绝,部分接受修改中的内容是无效的。有关信用证修改必须通过原信用证通知行才具真实,有效;通过客人直接寄送的修改申请书或修改书复印件不是有效的修改。明确修改费用由谁承担,一般按照责任归属来确定修改费用由谁承担。思考:买方申请开立的信用证本身没有错,还有没有其他需要修改信用证的可能性?情况1:卖方提出修改在交期延迟已不可避免的情况下,出口商跟单员应及时联系进口商去申请修改信用证,推迟“最迟装运期”,同时延长信用证的“到期日”。以避免出货后交单出现明显不符点,导致银行拒付。情况2:特殊形式的信用证修改关注以下信息:信用证开证日期?信用证号码?信用证被修改了几次?第二次修改日期?第四次修改日期?信用证因为什么“错误”而被修改吗?订单No.356990/1是第几次修改时添加进该信用证的?该客户的订单有什么特点?工厂结算跟单跟单员的主要工作
目前,外贸公司在国内向工厂采购多以人民币支付,并要求开增值税发票。作为跟单员要根据合同的具体规定,掌握好时间与财务部门沟通,完成相关定金或余款的支付工作。国内汇款后,会有相应的底单或回单,跟单员可第一时间发给工厂接洽人员确认。跟单员的主要工作跟单员要提前将正确完整的开票资料发给工厂,并确认好相应的金额。跟单员最好自行扫描留存一份电子版归档,或者以统计表格的形式记录每次的发票号码和金额。确认收到发票的回执知识拓展:关于信用证修改对于长期稳定合作的客户,有持续稳定的订单量,客户可不必每次都新开信用证,可在原信用证基础上进行修改,添加新的订单。修改内容包括:新订单的具体信息、增加金额、修改最迟装运期、延长信用证有效期、特殊条款(如有)实训项目五出运跟单工作任务一
确认产品包装包装采购跟单包装采购跟单包装采购跟单常见运输包装分
类用
途箱不能压紧的货物通常装入箱内。有木箱、板条箱、纸箱、瓦楞纸箱、漏孔箱等捆包凡可以压紧的商品,如羽毛、羊毛、棉花、布匹等,可以先经机压打包,压缩体积,然后再以棉布、麻布包裹,外加箍铁或塑料带。袋粉状、颗粒状和块状的农产品及化学原料,常用袋装。又可分为麻袋、布袋、塑料袋、纸袋等。为加强包装牢固度,近年来多采用纸塑复合、多层塑料复合和编织袋等。桶、瓶、罐、坛、篓、钢瓶等液体、半液体以及粉状、粒状货物可用桶装。有木桶、铁桶、塑料桶等。木质包装木质包装具有来源广泛、机械强度高、加工性能好、耐腐蚀、不生锈、可回收重复利用等优点,在国际贸易中被广泛使用。分析以下信用证中的所需单据条款:IPPC(internationalplantprotectionconvention)——《国际植物保护公约》根据国际组织和我国的相关规定,凡是采用“原木”材料(如木质托盘、木箱)的,必须经过热处理或“熏蒸”并加贴“IPPC”标识。凡是采用人工复合或经加热、加压等深度加工的木质包装材料(如胶合板、纤维板),则一般不需热处理或“熏蒸”。纸箱包装出口包装纸箱最常见的就是瓦楞纸箱,如图所示,是瓦楞纸板经过模切、压痕、钉箱或粘箱制成纸箱后把物品包裹起来,主要用于产品的运输包装。定制采购纸箱确认箱唛的正确方式确认箱唛的正确方式唛头shippingmark周记案例分析常见销售包装不干胶(sticker)吊牌(hangtag)卡头+塑料袋(headercard+polybag)(开窗)彩盒(colorboxwith/withoutwindow)展示盒(displaybox)衬纸(paperinlay)裹卡(wrappedcard)吸卡(blistercard)绑卡(tie-oncard)PVC盒(筒)(PVCbox)(聚氯乙烯)双泡壳(doubleblister)网袋+吊牌(netbag+hangtag)OPP袋(聚丙烯)PE袋(聚乙烯)包装方式,瓶子要采用覆膜格挡,衬板,倒放,要套袋子。玻璃滴管的包装方式也一样,因为滴管很容易碎,要用泡沫凹槽板。实习周记分享智能发光镜
LEDMIRROR最终包装图包装步骤图最终出货效果案例分析--包装确认(老客户的包装变更要求)DearAliceDuetocustomerrequest,weneedtoaddhookhangofbelowitemsimmediatelyofyouropenPOs.36513Plssendmeasamplephototocheckbeforemass.AndprovidemePONo.of1stbatchwhichaddblisterhook.Wewilldorollingchangeinthefutureofgraphicwithhookhang,soplscontrolyourpkgstock.Anyquestionsplscontactme.ThanksFairy处理过程:看到客户的这个邮件,说是所有OpenPO中,型号36513的彩盒都要增加飞机孔。那么需要思考几个问题:是否已经有某些OPENPO有36513这个型号,并且已经做了没带飞机孔的包装?增加飞机孔的成本需要增加多少?我们的包装是不是有备库存?有没有这款36513的彩盒库存?带着这3个问题,我询问几个部门来确定这些问题的答案。查询所有订单记录,发现有一份openpo
有36513这个型号,
数量是1100pcs。此采购订单是7天以前。经过生产部确认,
如果1周之内提供更改设计稿,还来得及改变,不影响交货期。问包装部,得知客户此款彩盒加飞机孔增加大约1毛钱。问采购部,得知客户包装不备库存,下多少订单采购多少包装。有了这些信息,给客户的答复是:如果要不影响交期,则需要1周内提供新的设计稿。其他无影响。(1毛的成本增加忽略不计了)背卡大小为18*18的正方形白卡纸,2面印刷,正面彩色印刷,背面黑色印刷。背卡的正上方打一个0.8CM的挂孔。背卡背面通常写着注意事项并且印有条形码。内包装OPP袋大小为3.8丝19*19+3.5CM;中包装的PE袋大小为:4丝25*25+3.5CM。客户要求OPP袋与PE中袋的自粘口在底部,并在PE中袋上要打安全气孔,在OPP袋正上方打挂孔,孔型为U形孔。包装:迷你款横幅的包装方式是12/144的包装率,即为12个单包装装一个中包,并且2色混装(红色,蓝色款);144个单独包装装一个外箱(即12个中袋装一
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