浅议小城镇建设档案管理

作为城市化发展中的重点，小城市的档案必须进行及时有效地记录。小城市的界定是县、乡、镇等级别的城市，小城镇建设指的是小城镇由贫困、经济来源少的面貌发展到经济多元化的过程。因此，小城镇档案管理至关重要。记录好小城镇发展期间产业结构的多元化、小城镇进行面貌改造的规划方案、修路时的用料、小城镇居民的收入变化等，意义重大。这不仅能直观地记录小城镇建设的过程，更能及时还原小城镇的历史面貌，更对小城镇未来的发展战略有着重大意义。此外档案除了记录和见证历史的变迁以外，还能有效地保障小城镇居民的合法权益。例如，当小城镇出现国家拆迁等项目时，个别土地可能会出现争议，这时如果能调出划分土地时的居民土地所有档案，就能明确和落实每一块土地的所有情况，妥善解决问题。一来解决了居民的纠纷，二来保证了居民的经济利益，同时，保证国家和小城镇的项目顺利进行。小城镇建设档案管理还能为小城镇节省资金，当小城镇需要重新铺设路面，修理或重建下水系统时，由于小城镇路面情况和地下结构复杂，再次耗费时间和人力去测量会浪费大量成本，如果直接从档案中调出以往的记录，则可以省略测量环节，节约成本。本文浅议小城镇建设档案管理的策略，对全面保存小城镇建设期间的文字、图片等记录出谋划策[1]。一、建设完善的管理体系小城镇的档案不仅仅需要汇总城镇资金的流动，对城镇每日的经济交易进行数据统计，这些只是资金问题。档案应当细致地把城镇建设过程中的每一处细节记录到位，包括图片资源、音频记录、建筑的施工细节等等都有条理地归入档案中。小城镇建设档案绝不只是起到对城镇工作的记录、监督、对上级部门的交代作用，这些档案会在紧急情况派上用场。比如，有的城镇在自然灾害之后，流传许久的物质文化遗产、建筑等都受到了不同程度的毁灭。在修缮文物时，使用现代化的手段会让前人留下来的宝贵财富失去传承的意义和厚重的文化气息。但如果当时对于这些建筑等的设计、施工环节、用料等都被妥善存档，当地就可以调出档案，按照以前的记录去修缮这些物质。可见，花费人工的力量去存档留档并不是一件无用的、形式主义的事，在关键时刻可以起到难以估量的用处[2]。然而，城镇的建设过程漫长而繁杂，需要记录的内容琐碎而杂乱，有些档案不好保存，要想将所有资源留存档案，是一件耗时耗力又很棘手的事情。因此，为档案管理建设一支工作高效、一丝不苟的工作队伍是一个重要的因素。而如今档案管理虽然一直作为城镇发展的一项工作，却并没有被重视起来，部分城镇直接将资金流动与档案画等号，让会计人员顺便管理档案，这是非常不专业的，在这样的工作方式下，档案管理起不到该有的作用。这样的工作方式看起来省事，实则绊住了城镇未来的发展脚步。小城镇应当构建一套固定的业务流程，组建一支精悍而有组织的工作队伍，并建设完善的管理体制，这样才能化繁为简，将繁杂的档案存储工作有效地运转起来。在工作流程上，也要提前制定一套标准，如档案的分类标准、保密分级。每一项工程建设完成后，都要严格按照统计、收集等流程整理档案，每一项工作都要明确责任主体，以防一些保密档案的泄露。为了保证工作队伍的工作效率，还应该对员工进行奖惩制度，以规范他们的行为。同时，档案还应该有定期抽检等环节，以确保档案的完整性、真实度。这样才能全面而准确地对各类信息归档。二、融入新兴科技手段传统的档案管理方式耗时耗力，从方案设计到建设流程，产品用料，负责人员等都得一一记录，在整理档案的过程中需要下发任务，各自整理，收取资源，质量检查等流程，很难做到高效完成，由于基层人员缺乏档案管理的经验，很难按照管理人员的要求将各种资料收集全面，这会进一步影响档案的分类和管理，从而影响未来档案的使用。所以，在档案管理工作中，要及时使用工具来辅助人的工作，把高科技产品融入档案管理中，合理地利用起来。投入科技产品可以提高档案管理的效率，减少人力成本，同时把所有的资源有效利用。所以，有必要把新兴科技引进档案管理中，并不断改革，在科技上适时改进。与以往的传统档案相比，科技档案本身就是一种能代表时代意义的宝贵资产，更应该引起重视。可见，科技档案是一种非常重要的档案，是当今时代的信息资源，这些档案在一定时机能够为小城镇带来意想不到的价值。当今小城镇建设档案管理的科技水平还有一定的局限，对于档案的收集、整理等方面还存在着许多问题，因此，档案管理机制还应该向先进的行业学习，多多培养技术人才，大力开发技术。例如，在查找档案时，为了高效查找，可以省去人工查找的时间，建立搜索引擎。更进一步的，可以添加折半查找等算法，优化查找时间，真正做到快速寻找档案。另外，纯技术人员在开发档案系统时可能不能完全考虑到系统的实用性，小城镇可以多多培养一些交叉人才，同时拥有档案管理知识和精通技术的人员可以为小城镇建设档案管理贡献许多新的解决方案[3]。总之，在小城镇不断建设的过程中，档案管理工作必须齐头并进，记录好小城镇的历史性变化和重大变化，维护居民的经济权益，记录小城镇的资金流动和发展。随着小城镇对国家的经济发展日益成为一个重点，小城镇