学分制下高校学籍档案管理的规范和优化探讨

高校学籍档案是学生“大学生身份”的客观记录,学籍档案管理则是高校教学管理工作的重要内容和组成部分。规范和优化高校学籍档案管理,对加强高校教学管理工作、保证人才培养质量有重大意义。在当前高校教学管理过程中,随着以“自主设计、自我选择”为主要特征的学分制的广泛实施,高校教学管理的模式和内容有了很大的变化,传统的学籍档案管理的模式和方法亟待规范和优化。一、高校学籍档案管理的主要内容所谓学籍档案,是学生从入学报到直至完成学业的整个过程中进行管理和质量考核所产生的多种载体的原始记录[1],是高校教学管理档案的重要组成部分。具体包括招生档案信息、学籍档案信息(狭义)、学习过程档案信息、考试档案信息、毕业档案信息等方面的内容,涵盖学生的专业特长、奖惩情况、学习成绩、个人特点、学业水平等基本信息。(一)招生档案信息,是学生由高中升入大学时产生的有关信息。包括当年的招生文件、招生计划、招生简章、专业;学生的高中档案(纸质档案和电子档案)等。(二)学籍档案信息(狭义),是指新生进入大学后产生的有关大学身份的信息,包括:新生报到信息;专业、年级、班级及每个学生的身份信息(包括学生所属专业、年级、班级、身份证号、性别、学号等);学生登记表(即大学阶段的学籍卡);学籍注册和变更材料(学校有关的学籍文件、学生转学、转专业、休学、复学、升本、留级);学生的各种奖励和处分材料等。(三)学习过程档案信息,是评价学生学习质量的重要凭据。包括:专业教学计划、课程安排、任课教师名单;学生选课记录;学生所修课程的成绩登记;学生的各种实践材料:如实习报告及指导老师的评价、毕业设计(毕业论文);修读双学位或辅修其他专业的课程成绩等。(四)考试档案信息,包括考试课程、考试方式、考试安排;考试成绩的登记;考试试卷的存放以及补考、重修等记录。(五)毕业档案信息,主要包括毕业资格审查、毕业证的登记和发放;辅修专业、修读第二学位的资格审查及毕业证书登记等。二、学分制对高校学籍档案管理的影响学分制是指以学分作为课程学习的计量单位,以选课为核心,在高校学习期间只要完成一定的学分就可以向学校申请毕业的一种教学管理制度[2]。在学分制下,学生可以根据自己的专业兴趣、个性特长、发展目标在一定范围内选择要学习的课程内容,同一专业、同一班级的学生不再拥有统一的上课时间、教室与教师,传统的班级课表、班级成绩等概念逐步淡化,学生的课程、学制都有一定的弹性。自1990年《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》要求高等学校创造条件实行弹性的学习制度,放宽招生和入学年龄限制,允许分阶段完成学业[3]。以来,学分制在各高校得到广泛实施。高校学籍档案作为高校学生学习活动的客观记录,虽然内容的构成没有大的变动,但是其管理理念和管理手段不可避免地受到学分制的影响和挑战,高校学籍档案管理亟待进一步规范和优化。(一)教学管理以课程管理为主,是学籍档案管理规范和优化的前提条件。传统的高校教学管理模式实行的是学年制为主导的教学管理模式,学生的培养规格、教学要求相对统一。即同一年级同一专业同一班级的学生学制完全相同,上课使用同样的教室与课程表,学生管理也实行“院管系、系管年级、年级管班级”的管理模式。在相应的学籍档案中,诸如班级学生名单、学籍卡登记和存放、学籍的变更记录、课程安排、考试成绩管理、毕业资格审查等,都是以班级为单位进行管理的。实施学分制后,学生的学习时限不再有严格的限制,学生对课程的选择也更有自主权。如《浙江大学学分制管理暂行规定》指出:1.学生可自主安排学习进程,提前或延迟修读有关课程;2.自主选择课程层次;3.自主选择听课方式[4]。因此,在学分制下传统的班级概念逐步弱化,学生的管理转向了“流动管理”为主,这就导致传统的以班级管理为单位的学籍档案管理模式与学分制的变化不相匹配。因此,学籍档案管理要改变传统的班级管理为主的观念,以课程管理为主,让班级管理仅仅体现在学籍注册中,即学生升入大学后学籍档案信息中所分的专业、年级、班级。(二)实行个性化管理,是学籍档案管理规范和优化的关键。学分制作为一种新型的教学管理制度,以学生为主体,尊重学生的个性差异是其重要特征。在学分制下,学生可以自主选择课程、自主选择教师、自主选择上课时间、自主选择学习进程,学习的灵活性和弹性大大增强。例如选课,每学期学生都要按照自己的学习计划进行选课,同一年级、同一专业、同一班级的不同学生选课内容大相径庭。显然,传统的班级课程表不再存在,取而代之的是每个学生都要有自己的课程表。同样,由于选课的不同,每个学生考试的课程、考试的时间及考试成绩都有很大的区别,传统的以学期为区间,以班级、专业为单位的考试成绩登记有了很大的难度。学分制下弹性学制的实行,使同一年级的学生毕业的时间也会有所不同。如《北京师范大学本科生学籍管理规定》规定:学生提前完成主修专业教育教学计划规定的课程和各种教育环节可以申请提前毕业。另外,由于允许修读第二学位和辅修专业,每个学生的情况千差万别。学分制下这种“因人而异、因材施教”的教学管理模式要求在学籍档案管理上突出学生的主体地位,实行个性化管理。(三)实施科学管理,是学籍档案管理规范和优化的重要手段。学籍档案作为专门档案,既反映了学生的学习过程,又反映了教学过程,因此与教学档案具有一定的交叉性。同时,由于档案的服务性功能,学籍档案要随时满足学生本人对各个环节的查询。传统的学籍档案管理主要以档案的实体管理为主,教学管理人员要花费大量的时间对有关的原始记录进行收集、整理、保管、移交等,任务繁重。同时,学生的具体原始记录来自各个二级学院,学籍管理档案的管理规范上标准不统一,学籍档案材料的收集、整理和立卷等质量不高。这些因素都要求学籍档案管理规范和优化。在学分制下,学生自主选课,课程设置、课表安排、考试、重修、学籍管理等各个环节都打破传统的班级管理的模式,出现许多变数,教学管理的难度和复杂程度都大大提高,学籍档案管理的环境也发生变化。因此,变革高校学籍档案管理的方法和手段,实行科学的档案管理的方法,是学分制下学籍档案管理规范和优化的重要手段。三、高校学籍档案管理规范和优化的重要途径在学分制下,要有效解决学籍档案管理中存在的不确定因素,达到高质高效的管理目的,就要采用现代信息技术,实行档案信息化管理,即通过现代信息技术,建立标准化、规范化和可共享的目录数据库。笔者认为,采用综合信息管理系统(或称为管理系统等),实行文档一体化管理是规范和优化高校学籍档案的重要途径。综合信息管理系统是先进的教育管理理念和现代技术手段结合的产物,它面向多个部门(教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门)和多种用户(管理人员、教师和学生),通过设置“学生操作平台”、“教师操作平台”、“管理人员操作平台”,使整个管理过程实现动态化、即时化,彻底颠覆传统的手工操作的学籍档案管理模式,使信息查询和维护变得方便和快捷,能达到高质有效的档案管理目的。(一)管理人员平台。管理人员操作平台面向教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门,主要由教学管理部门负责,通过科学课程设置、优化教学计划,完善学籍管理制度,为学分制的推行提供有利条件。具体包括以下功能:管理人员平台功能结构图1.学籍管理(狭义),主要包括学生的基本信息、学籍注册、变更等内容,具体分为几个部分:建立学籍档案、维护学籍档案、学期注册、学籍异动。建立学籍档案包括录入招生时间、录入学生基本信息、设置新生年级、班级、新生报到情况、生成新生学号等。维护学籍档案包括增改个人信息、登记学生奖励、处分、撤销处分等信息。学期注册包括学期报到、学期注册。学籍异动包括学籍异动规定、学籍异动申请、异动审核、异动处理等。学生学籍档案有两个作用:生成档案,可打印学籍卡、毕业生档案、在校学生名册、学生证、考试证等;统计分析各种数据等。2.教学安排与选课。教学安排主要是教学管理人员设置学期开课计划,安排任课教师、上课教室、上课时间,然后由学生根据人才培养方案,自主选择学习的课程。具体包括以下内容:教学安排板块的结构图学生通过该板块,根据自己的学习计划选择课程,生成自己的个人课程表。这一板块充分反映了学分制下教学管理的特色――差异性和自主性。3.学生成绩。由教务处设置参数和成绩录入时间、要求等,按课程由任课教师设置课程成绩构成,录入学生成绩,生成学生的成绩表。4.毕业处理。设置毕业规定,对毕业生进行审核,生成毕业生名册、获得学位学生名册、获得双学位学生名册。(二)教师操作平台。教师是课程教学的主要责任人,其水平的高低直接影响到教学质量的高低。利用该平台,教师可以随时了解学校的教学、科研动态,看到学生的教学评价和建议。同时,及时在讲授课程考试结束后录入考试成绩,供学生查询。(三)学生操作平台。学生操作平台主要体现学生自我设计、自我选择的原则,目的在于给予学生更多自主学习的权利,为学生的能力发展提供个性化发展的空间。该平台的作用如下。1.选择功能。学生可运用该平台自主选择课程,包括修读课程的选择、课程考试时间的选择、课程的重修免修,申请各种奖励等。2.查询功能。利用该平台,学生可以随时查询自己的基本信息、学业目标、应修课程与学分、课程安排、考试成绩、奖惩信息等。3.参与沟通功能。利用该平台学生可以随时提出反馈意见,并对教学进行评价综合信息管理系统的应用,实现了信息的动态化管理,达到了以下效果:1.解决了学分制下学生自主选课带来的课程设置、课表、考试、重修等个性化的难题;2.实现了学籍档案管理由“