接待作业流程及统一标准

XXXX企业用户接待步骤及标准一、目标为树立XXXX企业良好形象，扩大XXXX企业对外联络和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，严格标准，统一管理”标准。二、适用范围本标准适适用于XXXX企业多种商务接待。三、职责XXXX企业行政办公室为接待工作归口管理部门，负责接待工作安排和管理，确定关键贵宾接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障服务；各部门在接到关键来访预约后，应立即汇报总经理及行政办公室，并帮助确定接待计划，须集团领导出面关键接待应提前2天通知行政办公室。四、步骤1、接待部门在接到来访预约时，立即了解贵宾具体情况，包含贵宾职务、贵宾宗信仰、来访具体时间、人数、当地逗留日期、目标和要求等，填写《接待安排（审批）表》（附后），排出日程安排表，酌情安排接待标准，报事业部总裁审批。2、依据贵宾情况按计划通知参与见面领导、陪同人员、后勤保障人员，落实见面时间及场所。3、依据贵宾情况，确定接待标准，提前按接待标准预约好贵宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。按标准预定好贵宾就餐酒店（贵宾标准上安排在厂内用餐），酌情安排酒水、香烟、用餐标准。并按接待等级不一样准备好附送礼品（视情而定）。4、依据贵宾行程，安排贵宾参观、考察、旅游、娱乐等项目行程路线。接待安排审批表年月日来访单位来访目标来访人员（职务）接待单位主接待人注意事项费用预算序号日期时间行程见面人员陪同人员抵达日抵达时间计划安排入驻酒店名称接送、保障其它行程安排………………总经理审批意见5、如遇会议，行政办公室须提前部署会场，如花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅等，并制作欢迎牌、指示牌、礼仪人员，安排摄影摄像等。6、依据贵宾情况安排接待车辆，确保车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员或行政办公室协调安排，统一调度。五、接待标准A.一级接待标准：来访人员等级：省内、外市级以上领导、金融机构行长以上等；陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等；见面陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等；下榻酒店标准：五星、四星酒店；接待项目：1、XXXX厂区内参观（全程讲解员陪同）；2、XXXX会议室，汇报酒业企业发展情况及未来计划，并听取领导指示；3、旅游景点：三清山、婺源等地（外省人员，可依据其要求及行程来确定，通常情况下不安排旅游）；B.二级接待标准：来访人员等级：省外处、局级以上领导，省内县级以上领导等；陪同人员：总裁助理、总经理、副总经理等；见面陪同人员：总经理、副总经理及相关部门责任人等（依据来访目标确定）；下榻酒店标准：四星酒店；接待项目：XXXX厂区内参观（全程讲解员陪同）；C.三级接待标准：来访人员等级：日常来访人员、经销商等接机陪同人员：部门经理、外联接待等见面陪同人员：副总、部门经理等（依据来访目标确定）下榻酒店标准：接待项目：（通常不安排接待项目，如有需求可安排厂区内参观并安排相关人员及讲解员陪同）六：参观接待步骤七：会议接待步骤为使企业日常工作有一个规范化管理模式，深入提升工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将企业会议接待工作特制订以下步骤。（一）、会前准备阶段1.接到上级会议接待通知后，承接方应先和主办方会议策划人取得联络，了解和会人员相关资料，保持良好信息沟通，促进会议顺利进行。2.确定会议出席人数，依据和会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场各项设施进行认真检验。3.草拟会议议程，经上级领导同意后分发全部和会人员。会议议程是会议内容概略安排，议程中应涵盖专题、时间、地点，参与人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给和会人员。4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由企业企业专员负责制作电子欢迎牌和指导牌，标准语句参考“热烈欢迎XXX莅临指导”，努力争取简练明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备未来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等相关工作人员。5.管理部应在会议召开提前，以邮件形式通知职员，按要求着装，并保持良好办公环境，树立良好企业外部形象。6.关键会议召开，应提前做好必需彩排工作，会议期间演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用7.会场招待水果及饮品采购要在前一天准备好，并根据和会人员数量及会议规格进行合理购置；如会议结束后有安排宴会要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并依据企业接待预算金额确定菜单；宴会中所需饮用酒水也应提早预订。8.参考和会人员名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明企业名称，名字及职位，注意文字大小合适，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。二、会议落实阶段1.检验各项准备工作落实情况。2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方法。可采取电话通知、电子邮件通知或经过企业信息平台发送短信通知等多个形式，并确保能够按时、正确地传达成全体和会人员。3.确定电子欢迎牌播放及指导牌摆放位置，并安排会务工作人员迎接和会者入场。4.会场部署具体以下：⑴会场应庄重、整齐、舒适，合理调整温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量花卉陈设。⑵会场座次安排要分清主次，尤其是有贵宾参与会议情况下，更要安排妥当。座椅数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。⑶每个座位桌面上应配置企业公用信纸三张，铅笔一支，会议步骤一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净水果放置在果盆和纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客，并在会议期间，服务人员每隔10-15分钟必需对会场进行巡视，立即给和会者添加茶水或其它服务。⑷会场应设有贵宾签四处，签四处最好设在入口通道较显著地方。如和会者包含企业外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签四处。⑸检验会议所需物品及设备准备工作是否妥当。5.需和拍摄会场工作人员，确定全部和会人员合影最好位置。6.安排车辆停放位置，并提前准备适量停车票以供和会人员使用。三、会议实施阶段1.保持会场秩序，排除多种干扰，严禁无关人员随意入场；2.提出会议要求，保持会场平静；3.在和会期间做好茶水及各项后勤服务工作。四、会议结束阶段1.如企业外部和会人员有参观企业环境意愿，在不影响企业正常运行情况下，领导应做好指导和陪同工作。2.配合拍摄人职员作，并组织和会人员在指定地点进行合影留念。3.组织会场后期整理和清洁工作。4.如会议结束后有安排宴会，应提前和饭店工作人员确定到场时间，并通知和会人员及做好陪同和接待工作。八：餐饮接待步骤1、预订酒店。依据接待时间和出席人数确定合适用餐酒店，提前预订席位。注意客人人数、身份、用餐习惯，此次接待规格，和我方出席人数，预订时要和酒店确定用餐时间、用餐人数、房间大小、房间细节（如：有没有沙发会客区，有没有独立卫生间等）、收费情况（如有没有包间费、有没有折扣等）。老板用餐一定要有窗户和卫生间包间，并比通知你人数多2位预定。2、提前准备。提前通知我方参与人员（包含参与接待企业领导、其它企业人员、驾驶员等）接待时间和地点，并发送短信，短信无回复立即电话通知再次确定。提前准备好接待可能用到酒水（依据接待场所和客人习惯准备适宜白酒或红酒）、需要礼品、企业资料等。3、点菜。用餐前提前到酒店检验预订房间情况，确定菜品、酒水饮料（如有自带酒水要先和酒店说好是否收费）。点菜时要考虑出席人数、接待档次、客人和领导口味（如：是否吃辣，有没有忌口等）。通常十人左右用餐可点四个凉菜、一个汤、十个左右热菜和主食点心；五人左右可点两个凉菜、一个汤、五个左右热菜和主食点心。要注意荤素搭配（有荤有素）、菜品搭配（有肉类、禽类、海鲜）、口味搭配（有辣有清淡）。客人饮食禁忌需要注意。要确定在客人抵达前餐台已摆好，凉菜先上桌，茶水和酒水已准备好。4、用餐。（接待人员通常提前30分钟抵达接待地点开展准备工作，先把茶水和水果点好，凉菜上好。）客人抵达时出门迎接，引领就座，安排茶水。如需要会谈可先在休息区品茗，如不需要会谈且凉菜已上桌可请客人入席。入席时注意宾主座次，主人位在面向门口正中间，主宾安排在主人位两边，来宾旁边要有我方人员陪坐，通常接待人员坐在主人对面下首。就座后安排倒酒水饮料，一切就绪可提醒领导祝酒开席。用餐过程中要注意把握时间，确保有序地上菜，要随时注意领导和客人需求（如：是否需要加菜、加纸巾等），要随时保持用餐餐具清洁（如：立即换餐盘、烟缸等），和确保酒水饮料充足供给。在菜