文件与资料管理程序

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/QP.001-08A/0第1页共6页2022年4月1日

程

序

文

件

(依据ISO/TS16949:2022标准)

批准

审核

编制

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修改内容

修改人

备注

确保本公司质量体系文件按国际标准的要求建立、制定、执行，以便文件、资料的管理和掌握，保证体系运行的各个活动场所均运用相应的有效文件。2、适用范围

本程序规定了质量体系文件和资料的编制、批准、运用、更改、归档、保管的掌握要求，适用于质量体系运行各个场所的文件和资料掌握。也包括须要的外来文件及顾客提供的资料掌握。3、职责

3.1各部门负责编写本部门所需要的文件，一、二、三级文件由管理者代表负责审核，总经理批准；

3.2行政部负责行政管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。3.3技质部负责技术质量管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。

3.4各部门主管负责接收、保管、传递本部门的全部文件、资料并实施掌握，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。4、定义

4.1一级文件：指质量手册。是制定本公司的质量方针、目标及说明公司各项程序的指导纲要和系统要素的关联的文件。

4.2二级文件：指程序文件。说明部门之间、各工序之接口，以及各道工序的作业状况、执行状况和工作进度〔何事何时由何人去做〕。

4.3三级文件：包括操作指导书、工艺文件、企业标准、检验规范、公司规章等，是补充说明二级文件的详细执行状况〔如何做〕。4.4四级文件：各类表单和记录。

4.5技术文件：包括图纸、工艺文件、相关作业指导书、产品及材料相关标准等。4.6体系文件：如：质量手册、程序、指导书、标准、公司规章、表单。

4.7外来文件及资料：如：国家标准、设备操作手册、外来传真、外来技术资料、法律法规。4.8参考文件：如：产品目次、公司简介、工具书、品质简介等。此文件一般不受控。

文件与资料管理程序5.流程图流程图：流程图责任行政部相关部门NG

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流程1.文件收集与编制1.1外来文件∧∧∧∧∧

输入/输出输入输出体系文件管理文件经营文件合同/协议外来文件

注解1.行政部负责组织，各相关部门进行文件的收集

编写。生产部、销售部负责对合同/协议和计划等文件的编制，技术部、工艺科负责技术文件的编制。对外来技术文件进行评审，评审时间不超过两个工作周，外来产品图纸和合同协议应单独建立目次，由特地的技术人员和营销人员进行管理。2.行政部组织相关人员进行体系文件、规章制度审核、批准。对于一次性(或有限运用)的文件(如计划、决议、通知等)执行一般掌握，由各部门主管批准实施。3.对核准后的文件进行编号，并建立目次进行管理。4.由行政部文件管理员把有效的文件发放到各相关运用部门，并在《文件和资料发放/回收登记表》上作好发放记录。5.文件运用部门建立部门文件清单，做好对相关文件的保管，规范填写质量记录，并做好质量记录的保存。6.文件运用部门或人员，在运用过程中发觉文件需要更改，不能任意更改，需要填写《文件资料更改/申请通知单》并存档。7.相关部门组织相关人员进行审核，主管批准后实施。8.相关部门对需要更改的文件进行修订或换版，由原文件批准人或者相同职位人批准后实施。9.行政部文件管理员对更改或换版后的文件进行发放，收回旧版本的文件，并在《文件和资料发放/回收登记表》上作好发放记录。10.文件运用部门运用新的版本的文件，并做好保管。

部门主管总经理管理者代表

2.核准∨文件和资料清单∨购销合同/协议目次∨外来文件目次∨外来产品图纸/标准目次∨有效的文件∨文件资料发放/回收登记

行政部

3登录

行政部

4.发放

行政部相关部门

5.运用

∨部门(车间)文件清单

∧文件更改申请表相关部门6.更改/换版申请

行政部

7.核准

∨批准后的文件资料更改申请表

行政部行政部8.更改/换版∨新版本文件

相关部门9.回收/发放

∧旧版本文件∨新版本文件∨文件资料发放/回收登记

10.运用

6.相关表单：

7.2.1一级文件〔质量手册〕：

编码方法*DD/QM．A．0－06

－组织QM－质量手册A－版本号(用A、B、C表示)0－修改号〔从0开始表示〕06－年

7.2.2二级文件〔程序文件〕：

编码方法*DD/QP．A．***－05***-文件序号(从001开始表示)05－年

7.2.3三级文件：〔技术文件编码按技术类文件管理细那么执行〕

－组织QP－程序文件A－版本号(用A、B、C表示)

*DD－组织WP－文件*－部门代码〔详细代码看附件三〕***-文件序号(从001开始表示)

7.2.4四级文件(各类表单)：

编码方法*DD/QR．B***-***

*DD－组织QR－文件B***－程序文件编号/C*.***三次文件编号***－表单顺次号

7.2.5外来文件：

编码方法*DD/W．***

*DD－组织W－外来文件***-文件序号(从001开始表示)

7.3附件三：部门代码一览表

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