人事档案管理制度模板模版（2篇）

第页共页人事档案管理制度模板模版目录一、总则1.1目的和适用范围1.2法律法规依据1.3术语和定义二、档案的建立与归档2.1档案管理的责任部门2.2员工档案的建立2.3档案的分类与编号2.4档案的检查、整理、存储与归档2.5档案保密和备份策略三、档案的使用与查询3.1档案的使用权限3.2档案的查阅与借阅3.3档案的引用与复制3.4档案的转交与销毁四、档案的保管期限和报废4.1档案的保管期限4.2档案的报废程序和要求五、附则5.1档案迁移和转储5.2档案管理制度的宣传和培训5.3档案管理制度的评估和修订一、总则1.1目的和适用范围本制度旨在规范公司内部的人事档案管理工作，保证人事档案的完整性、准确性和可用性，维护员工合法权益，保障公司与员工的利益。本制度适用于全体公司员工的人事档案管理工作。1.2法律法规依据本制度制定依据《劳动法》、《档案法》及相关法律法规的规定。1.3术语和定义1.3.1人事档案：指公司对员工在职期间的个人信息、合同、奖惩记录、证照等有关资料的归档和管理。1.3.2档案管理：指对人事档案的收集、整理、存储、使用、查询、保护、迁移、转储等一系列活动的管理工作。二、档案的建立与归档2.1档案管理的责任部门人事部门负责公司内部的档案管理工作，具体责任包括档案的建立、整理、存储、归档、保密等。2.2员工档案的建立员工入职后，人事部门负责建立员工档案，包括但不限于以下资料：个人基本信息、合同和协议、培训记录、考勤和请假记录、绩效评估记录、奖惩记录、离职手续等。2.3档案的分类与编号为便于管理和检索，人事部门将员工档案按照一定的分类规则进行归类和编号，分类标准包括但不限于岗位、部门、入职时间等。2.4档案的检查、整理、存储与归档人事部门定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。档案应存放在封存的文件柜中，确保安全可靠，并按照一定的归档规则进行分类和编号。2.5档案保密和备份策略人事部门需对档案信息进行严格保密，未经授权人员不得查阅、复制和使用档案信息。同时，人事部门应定期进行档案的备份，确保档案信息不会因意外事故导致的丢失。三、档案的使用与查询3.1档案的使用权限档案的使用权限按照员工的岗位和职责进行划分，只有经过授权的员工才能使用档案信息，并且需在使用时记录使用情况，遵循保密原则。3.2档案的查阅与借阅员工有权查阅自己的档案信息，需提前向人事部门申请，并按照规定的程序进行查阅。离职员工只能查看离职前的档案信息。其他员工如需查阅或借阅档案信息，需提供合理的理由，并经过人事部门的批准。3.3档案的引用与复制档案信息使用过程中如需引用或复制，需经过人事部门的授权和记录。引用或复制后的档案信息应保证准确性，并且不得用于违反公司规定和法律法规的行为。3.4档案的转交与销毁员工的档案在离职时，人事部门需按照规定的程序将档案转交给相应的部门负责人，并在档案转交记录中进行备案。档案达到保管期限后，人事部门会根据公司的规定进行销毁。销毁程序应包括报批、审批、公示等一系列程序，并记录销毁情况。四、档案的保管期限和报废4.1档案的保管期限档案的保管期限按照公司规定的档案管理要求进行分类，包括但不限于永久保存、长期保存、定期保存等。不同档案的保管期限根据法律法规和公司的规定进行设定。4.2档案的报废程序和要求档案达到保管期限后，人事部门需按照公司的规定进行报废程序。报废程序应包括报批、审批、公示等一系列程序，并记录报废情况。报废的档案应进行销毁或归档处理。五、附则5.1档案迁移和转储人事档案管理过程中，如遇到部门调整或公司重组等情况，人事部门需及时处理档案的迁移和转储工作，确保档案信息的完整性和可用性。5.2档案管理制度的宣传和培训人事部门需定期对员工进行档案管理制度的宣传和培训，确保员工对制度的理解和遵守，并能正确使用档案管理系统及相关工具。5.3档案管理制度的评估和修订人事部门需定期对档案管理制度进行评估，根据实际情况进行修订和完善，确保制度的适用性和有效性。修订后的制度需及时通知全体员工并进行培训。人事档案管理制度模板模版（二）人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理工作，保障员工的权益，提高人力资源管理的效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。第三条人事档案是指公司对员工的个人资料、工作经历、培训记录、评价报告等相关材料的记录和管理。第四条公司将严格遵守国家相关法律法规，对员工的个人信息进行保密，保障员工的隐私权和信息安全。第五条公司将建立人事档案管理系统，提供便捷、准确、高效的人事档案管理服务。第六条公司将定期开展档案巡查工作，以保障档案的完整性和及时性。第七条公司将定期对档案进行整理、归档和备份，确保档案的安全性和可靠性。第八条公司将组织相关人员进行人事档案管理培训，提升管理人员的专业能力和素质。第二章人事档案的建立与维护第九条公司的人事档案由人力资源部门负责建立、维护和管理。第十条所有员工入职后，应向人力资源部提供相关的个人资料，并签署档案管理协议。第十一条所有员工的个人资料必须真实、准确、完整，并及时更新。第十二条公司将根据员工的个人情况建立对应的档案分类，如员工分类、岗位分类等。第十三条公司将采用数字化管理方式，电子存档和实物存档相结合，建立人事档案数据库。第十四条员工的人事档案内容包括但不限于以下内容：1.个人身份证件（身份证、护照等）；2.入职申请表及相关材料；3.劳动合同及续签协议；4.工作经历证明材料；5.培训记录和证书；6.绩效评价和考核报告；7.奖惩记录；8.任职文件和晋升记录；9.离职手续和离职材料。第十五条公司将严格遵守国家相关法律法规，对员工的个人信息进行保密，不得泄露或滥用。第三章人事档案的使用与查询第十六条员工可以在规定的时间和程序内，向人力资源部查询自己的人事档案。第十七条公司在处理与员工相关的各种事务时，可以合法使用员工的人事档案资料。第十八条公司将对使用人事档案的权限进行严格管理，确保信息的安全性和机密性。第十九条公司将建立合理的人事档案查询流程，提供便捷高效的查询服务。第二十条员工查询档案时，应填写查询申请表并提供相关身份证明材料。第四章人事档案的保管与归档第二十一条公司的人事档案应按照一定的规范要求进行保管和归档。第二十二条公司将建立专门的人事档案室，负责人事档案的存放和管理工作。第二十三条公司将建立人事档案的保管制度，明确档案管理人员的职责和权限。第二十四条人事档案室应保持干燥、通风、安全的环境，严禁吸烟、有火源等。第二十五条每位员工的个人档案都将有唯一编码，并建立相应的档案目录和索引。第二十六条公司将根据档案的重要性和紧急程度，确定档案的保管期限和归档周期。第二十七条档案室应定期对档案进行整理和排序，确保档案的完整性和可检索性。第五章人事档案的保密与安全第二十八条公司将建立完善的人事档案信息安全制度，保障档案的安全性和机密性。第二十九条档案室的进入权限将进行严格管理，未经授权人员不得随意进入。第三十条档案室应布置监控设备，确保档案室的安全。第三十一条人事档案室应备份档案数据，以防数据丢失或损坏，并定期进行测试。第三十二条人事档案室应定期进行安全检查和防火检查，确保档案的安全。第六章人事档案的调阅与销毁第三十三条档案的调阅应满足合法、合理的要求，同时要保护员工的隐私权和信息安全。第三十四条对于提出调阅请求的人员，应填写调阅申请表并提供相关身份证明材料。第三十五条档案室应在规定的时间内提供调阅服务，并记录好调阅的相关信息。第三十六条档案室将根据档案的保管期限和归档周期，制定合理的档案销毁计划。第三十七条档案销毁前，应进行合法、合规的审批程序，并记录相关销毁信息。第三十八条档案销毁应采取安全可靠的方式，确保档案的彻底销毁。第三十九条档案销毁后，