客户来访接待流程

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来访客户接待流程

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和沟通，加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，本着“热忱礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，严格标准，统一管理”的原则,来访客户接待流程如下：一、接待前：

1、当接到客户来访信息时，应落实来宾基本状况：来宾国家、来宾职务、来访详细时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。

2、业务员落实客户的行程支配或行程单（包括是否旅游），弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来进出口公司还是要参观工厂等信息，并提前1-2天告知操作人员，以便支配相应接待。

3、制作接机牌（假如需要）：应包含来宾的名字，详细样式见(附件1)二、接待中：

由机场至办公室，或办公室至工厂的路上，和客户进行有礼貌的寒暄，可以介绍一下城市的状况、风土人情、景点等内容。A、办公室接待：

1、接到会议室后，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再渐渐关上房门，跟随进屋。

2、介绍时，先介绍仆人，客人有先知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。

3、请客人落座时，如若来宾是一对夫妇，最好让他们坐在一起，而不要分开。

4、客人落座后，首先应端上茶水/咖啡(依客户所需），假如是盛夏，也可以送上凉爽饮品。5、客人假如需要会议室或者多媒体，需要在客户来之前提前安置好（提前预备工厂宣扬片及自制的PPT)。

6、客人假如遇上午餐时间，需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。

7、洽谈结束，可以依据状况预备公司小礼品赠与重要客户；每次待客结束，都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。

8、依据状况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机，需要伴随客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前，打电话道别。B、需要参观工厂的客户支配：

1、依据来访客户的重要等级，填写《进出口公司接待联系单》（附件2）

2、相关操作人员填好《进出口公司接待联系单》后，准时交上级领导审核，并以邮件或传真的方式报给工厂办公室，联系陈吉光。3、详细接待工作包括：

a.向总经办递交来访客户信息及人数，支配电子字幕内容表示欢迎（支持英文）。b.是否需要公司派车。c.是否需要借款款待。d.是否需要会议室及投影设备。

e.是否需要预备礼品，及特别礼品的选购。

f.如需支配住宿和用餐，需提前联系并预订（临沭最好的酒店：常林国际大酒店，可联系陈吉光；临沂的酒店：江泉，沈经报力士德）；蓝海：张经报常林），并第一时间内告知伴随领导。

4、工厂办公室接到《进出口公司接待联系单》后，会做好接待的预备工作。

5、在客户即将到公司之前，至少需提前二个小时（国外客户需要提前一天）电话确认客户抵达时间和迎接地点，并通知司机预备车辆提前在指定地点接客户上车。6、负责接待人员伴随客户在公司的各项活动支配。

7、如客户需要订返程机（车）票的，可直接联系大羽航空：小国内外机票）；火车票可以提前网上预定。三、接待后：

根据行程支配，送走客户后，准时发邮件给客户，一是问候，二是将本次访问双方的会谈纪要发给客户，并提示客户查收，如有遗漏准时补齐。。四、接待过程中留意事项：

1、对于客户的饮食习惯要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等；

2、如在接待过程中需要请相关部门人员帮助或出席时，需提前通知相关人员；3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席；

4、接待人员在接客户来公司时，动身前应电话告知相关领导，提前做好接待预备；5、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问，并准时赐予协调或解决；

6、假如来访人员较多时，可依状况联系旅行社支配行程，包含食宿。

附件一.