办事处规章制度

第第页办事处规章制度做事处规章制度1为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，加大市场占有率，公司经讨论后决议建立做事处制度，以使做事处的各项管理规范化和合理化，保证公司各项业务规范而有序地进行，特订立本方法。一、做事处的工作职能1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；2、承当公司下达的销售任务；3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调；4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；5、确定区域的销售目标及销售策略，并报营销部批准后实施；6、在营销部的引导下，订立实在的实施计划，并报营销部批准后实施；7、负责本区域的营销管理工作；8、负责本区域项目信息的收集、整理、分析和公关工作；9、负责本区域内代理商的维护；10、公司临时指派的任务。11、依据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖欠货款，每月定时完成与客户合作的往来帐目核对工作；12、严格执行公司有关财务制度，照实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公司利益的事。13、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和看法；14、合理计划、开支做事处的各项费用；15、负责做事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。二、做事处人员配置及与公司间的协调1、做事处的设立、组织机构设置、人员编制有公司核定。2、做事处是销售部分支机构，归属销售部门直接管理。3、做事处人员要与公司各部门紧密搭配，确保工作的顺当开展。4、做事处帮助公司对货物的移送进行监督和保管。三、做事处的业务管理及产品价格规定1、做事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。2、产品以低于公司规定最低价格出售的，由做事处提出申请，报公司审批，未经审批程序，不得以任何形式变相降低产品价格。四、客户管理1、客户选择：做事处应选择资信情形优良的客户。2、资信调查：做事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必需时的资信调查，审查。3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户供给的资信真实牢靠。4、建立客户档案：（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案，做事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。（2）客户档案要依据客户情况变动和公司业务人员变动进行更新。五、应收帐款处理程序1、月末对帐：每月末，做事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。2、回收帐款：全部客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。3、应收帐款的责任（1）做事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。六、做事处人员管理规定1、驻做事处业务人员必需应本着“团结协作、实事求是”的.态度，积极拓展业务，努力进取。2、自发遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、便利、适时和精准，并对文件资料进行分类管理。4、驻外做事处的财产列入《做事处财产登记表》传真至公司存档。做事处人员对公司财产负有保管和爱惜的义务。5、驻外做事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。6、做事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持乾净。7、驻外做事处人员移动电话号码或驻外机构电话号码更换时必需提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外做事处更换地址必需事先得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬离等。8、做事处人员所负责的业务，在管理期间内显现呆帐、坏帐的，做事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承当相应责任。9、严禁驻做事处人员私自直接向客户结款或借支现金。七、做事处会议制度：1、做事处及其下各地业务人员每月末开区域销售会议；2、做事处所在区域的业务人员应于每周五下午召开周会；3、临时会议由通知确定；4、会议内容：总结工作，交流阅历，讨论问题，订立计划，落实任务。5、会议总结应适时传至公司。6、做事处应按要求适时向公司报送如下资料：（1）周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；（2）月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；（3）年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。八、做事处人员工资及其嘉奖、补助标准，按公司现有制度。做事处年销售目标额度为1000万元，超额销售部分公司予以物质及实物嘉奖。未完成销售提成及工资依照实际销售比例发放。九、相关费用的报结制度做事处基本配置：房屋的租赁，房屋内用品的添置，送货车辆，物业费，水电费，办公用品的添置，传真，打印，电脑，桌椅，等。由做事处申请，销售部审核签字，予以报销。业务人员的差旅费用依照公司业务部规定执行。以上内容为做事处工作管理的引导原则。做事处负责人必需严格执行，对职务工作不严谨给公司造成损失的，做事处负责人应承当责任。做事处规章制度2一、办公制度1、下级必需顺从上级的工作布置。2、适时复命制（凡是上级布置的工作下级必需即时报告有关情况，以便于上级适时做出调整，不至于影响工作。）3、上级对下级命令必需明确清晰，不能让下级误会；下级必需适时地、精准地把实际情况和本身的建议反映给上级。4、任何一名公司员工都有向上级提看法和建议的权力，凡能给公司带来好处和效益的，可以得到肯定的精神和物质上嘉奖。5、保守业务机密，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，各负其责，各尽其能。6、工作人员要建立工作手册和工作日记，定期汇报本身的工作学习情况。二、卫生管理制度为了给大家营造一个洁净舒适的办公、生活环境，特订立本制度。一、每天上午上班前为正常的打扫卫生时间，范围包含：办公室、卫生间、大门口的地面、墙面、门窗、桌椅凳子等处。二、每天下午下班前应适时整理好全部的书藉、资料、将使用过的有关书藉、资料放回档案柜内，以便于下次使用。三、卫生间内要保持乾净：手纸入纸篓，每天轮番清倒纸篓；毛巾、脸盆等洗涤品摆放整齐；地面无纸屑、头发等脏物；门窗玻璃光亮、无灰尘；爱惜公用设施。四、个人卫生：勤洗澡、勤换衣、勤晒被褥、勤剪指甲。三、规章制度（一）、正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。1、公司的物品不能野蛮对待，挪为私用。2、适时清理、整理账簿和文件，对墨水瓶、印章盒等盖子使用后适时关闭。3、借用他人或公司的用品，使用后适时送还或放原处。4、工作台上不能摆放与工作无关的物品。5、公司内以职务称上司、同事，客户间以先生、小姐、老师、老板等相称。6、未经同意不得任意翻看同事的文件、资料等。7、爱惜公司配制的办公设备，全部电脑、打印机、复印机、等，防止灰尘、保持乾净，用后适时关机。（二）、正确、快速、谨慎地打、接电话。1、来电话时，听到铃响，至少在第三声铃响前取下话筒。通话时用一般话先问候，并自报公司、部门。对方叙述时要留心听，并记下要点。未听清时，适时告知对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，本身再放话筒。接、放电话时要轻拿、轻放电话机，禁止摔、撞电话机。2、通话简明扼要，不得在电话中闲谈。3、对不指名的电话，判定本身不能处理时，可坦白告知对方，并立刻将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告知接收人。4、工作时间内，不准打私人电话。（三）、接待工作及其要求：1、在规定的接待时间内，不缺席。2、有客户来访，立刻起来接待，并让座、倒水。3、来客多时，依序进行，不能先接待熟悉客户。4、对事前已通知来的客户，要表示欢迎。5、应记住常来的客户。6、接待客户时应自动、热诚、大方、微笑服务。（四）、员工行为规范：1、全体员工要遵纪守法、不准假公济私，不准损害公司利益。2、公司员工不得受雇于公司竞争对手或者以其他方式与公司竞争对手发生直接或间接的关系。3、公司员工不得将应属于公司的业务机密窃为己有；公司员工必需遵守公认的会计准则和经营惯例。（五）、人员定岗及岗位职责：1、人员定岗做事处定编4人，常设主任1名，财务1名，货管1名，外协1名。2、岗位职责（一）、主任职责：a、负责每月船运计划的报批、落实；b、负责组织货源的.进场、装卸等；c、协调人员的分工及调度d、复核每次进货、发货清单并完备相关手续e、完成领导交办的其他工作。（二）、计量职责：a、精准地计量每车货品的毛重、皮重，计算每车的净重并适时登记b、当日批次货品运输完毕后，适时填写运输登记表，并收齐保管好运输单据。c、当日批次货物运输完毕后，与发运人、收货人核对相关单据，确认无误后由各方签字。（三）、货管职责：a、全面负责货物的质量，并对全部进出货场的货物严把质量关；b、对每批次进入货场的货物，要均衡取样，在当批次发货过程中，质量发生变动时，要立刻报告并停止发运，等候处理；c、进场货物应分类存放，依据存量适时组织起堆；d、依据领导要求适时提出解决方案和建议。（四）、财务职责：a、对每批次进出货场的货物进行分类登记、专帐管理；b、保管好各类进出货物的原始单据，做好统计报表；c、依据财务制度，做好内部报销、及费用掌控；d、每月初，做好货物的进出统计报表。做事处规章制度3一、考勤制度1、工作时间：星期一至星期日：每天上午9：00~12:00；下午13：30~18:00.2、调休：A、每月可以调休四天，调休以月为单位计算，不可累计；B、调休两天以下（含两天）需提前两天申请，经做事处主任同意后进行调休；C、调休两天以上，需提前七天申请，经做事处主任同意后进行调休。3、病假、事假A、请病假或事假均需填写请假单（附件1），病假则需附上国家正式医疗机构出具的病假单或诊断证明。B、每月病假累计超过三天（不含三天）则扣除当月奖金的10%；超过七天（不含七天）则扣除当月奖金的20%；超过15天扣除当月奖金的50%。C、病假期间交通补助不予发放。D、每月请事假不得累计超过三日，否则扣除当月奖金的50%；事假三日以内，扣除当月奖金10%。E、请事假需提前二天申请（特别情况除外），事假期间交通补助、伙食补助不予发放。F、事假超过30分钟则开始累计，30分钟以上60分钟以下按1个小时计算。4、迟到、早退A、凡未能按规定时间参与做事处活动或提前离去且又未请假视为迟到、早退。B、迟到、早退半小时以上（不足半小时以半小时计）扣款10元；迟到、早退1小时以上（半小时以上不足1小时以1小时计）扣款20元。C、一个月累计迟到或早退3次（含3次）以上者，另扣除当月奖金10%。5、旷工A、未经请假擅自离开工作岗位或没有履行工作职责或不能以正常联系方式进行联系，又未自动联系公司都将视为旷工。B、旷工一天扣发三天基本工资，三天交通、伙食补助以及当月奖金的20%。C、一个月累计旷工三天扣发九天基本工资，九天交通、伙食补助以及当月奖金的100%。D、连续三天旷工则视为自动离职，公司不予以任何弥补。E、以上全部关于奖金的扣罚都是在“奖金调配”方案计算出应得奖金的基础上另行扣罚。6、离职：离职分为正常离职与自动离职。正常离职分为自动请辞与公司请辞。A、自动请辞：试用期满后，员工自动离职需提前15日通知公司，经做事处主任及公司领导批准后，到期办理离职手续和工作交接。员工的工资、补贴、奖金等其它收入计算到离职当日，离职三日内一次性发放。如员工提出辞职到实际离职不足15天，但在7天以上，扣7天工资、补贴、当月奖金；如员工提出离职到实际离职不足7天则扣发半个月的工资、奖金、补贴。B、公司请辞：在工作期间员工表现不符合公司要求，或自身行为严重违反公司制度者，经做事处主任报公司领导批准予以辞退，公司提出辞退须提前15日通知本人。工资、奖金、补贴计算到离职日，离职三天内一次性发放。C、正常离职员工在办理离职手续前须同公司交接各项工作，经公司调查如有货、款未理清则不予发放工资，并追究其相应责任。D、如员工在工作期间做出严重违反公司利益，给公司造成重点直接、间接损失者，将被予以辞退，不作任何弥补，并追究其相关直至法律责任。E、自动离职者公司不做任何弥补，如有损害公司利益行为将被追究相关直至法律责任。以上考勤制度中涉及的罚款和奖金、补贴等福利的扣罚均由做事处将相关记录报至公司，由公司实在执行。如将来公司在考勤制度方面有新的规定推出，则依照公司标准执行。二、行政制度1、办公室管理A、工作时间内不得在办公室内喧哗、抽烟、喝酒或做其他与工作无关的私事。B、各人的工作台面要保持乾净。C、不能随地吐痰、乱扔杂物。果皮、纸屑、饭盒等应放进垃圾袋中。D、办公电话是为便利员工联系工作之用，原则上不得打私人电话，如确有需要每次通话不得超过三分钟。E、办公室清洁工作由常驻办公定室人员轮番负责，每月由文员制出值日表，各人按表进行清洁工作。违反以上规定者一次罚款10元，做事处将该记录每月5日前报公司，由当月工资中扣除。2、档案管理A、凡具有参考价值的文件材料均需归档，重要包含：公司规划、年度计划、统计资料、财务审计、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决议、委任书、协议、合同、项目方案、通知、往来传真、申请等。B、档案管理由专人负责、明确责任、保证原始资料及单据的齐全完整，密级档案必需保证安全。C、业务人员及促销人员借阅非密级档案可通过办公室文员直接取阅，借阅档案必需爱惜，严禁改动。密经档案需经做事处主任同意后方可取阅。D、任何个人非经准许无权任意销毁公司档案材料。3、信息管理A、全部公司下达的文件、通知及做事处反馈上报公司的文件以及与经绡商、零售商的往来文件均由办公室文员统一收发。B、办公室文员在收到文件或通知后，必需于第一时间交给做事处主任，做事处主任阅后，要将与业务相关的信息适时传达给其它工作人员或全部人员传阅，传阅后各自签名交由文员归档。C、做事处上报、反馈公司的文件均需做事处主任阅后签名方可上报。D、全部往来文件、传真邮件均要由办公室文员负责登记。E、做事处文员需将业务人员的工作总结、计划、做事处会议记录等内部文件布置大家相互传阅并阅后签名。4、打印管理A、做事处的打印工作由文员负责。B、全部打印资料经负责人同意统一由文员打印。5、办公用品管理A、办公文员订立每月办公用品的计划与预算，报公司批准后统一购买。B、全部人员领用办公用品时必需签名，文员应建立明细帐，做好登记工作。C、任何人不得擅自修改办公电脑的密码，不得任意对公司文件、资料加密码、解密，同时严禁工作时间打游戏或看影碟。6、仓库管理A、库房的物料必需按分类建立帐册。B、全部物料入库、出库时都应当天做好记录工作。C、任何人领取物料前应征得做事处主任同意，领取后都要进行登记。D、物料的收发、保管由专人负责，负责人应保证做到账、物相符。E、任何人不得将公司物资私自占有，要保证公司物资的有效利用。三、业务规范1、每日早9：00~9:30分按时召开早会，全体业务人员及文员必需参与(需开展业务或特别情况除外)，业务人员在会上进行工作汇报，重要内容：A、前一天实际工作效果，是否完成计划？未完成原因？跟进计划。B、当天工作计划、目的。C、市场动态信息的反馈、交流。2、每周一早9：00分按时召开周会，全体业务人员及文员必需参与，全部人员在会上汇报一周工作情况，汇报内容：A、一周重要工作进展情况，零售商销售情况。B、本周工作中存在问题或障碍。C、下周工作布置、工作重点。D、交流、讨论工作拦阻的解决方案。3、业务人员对各自区域的宣扬推广活动应提早做出计划。A、每月20日之前上交下月的宣扬、推广计划。B、计划的内容包含：a)活动时间、地点布置（附活动地点及四周的平面图）；b)活动目的、宣扬主题、活动形式及内容的设计；c)经费预算及申请、宣扬物料、人员的申请。d)交通、运输的布置，和政府相关部门关系协调。e)预期效果f)针对不可控因素的应变方案。C、业务员是宣扬推广活动的重要执行者，在活动前负责物料、人员等其他事项的筹备；活动中负责组织、协调工作，确保全部人员分工合理，行为有效；活动后负责总结工作。4、每月25日之前业务人员要上交一份月工作总结。总结内容应包含：A、每月区域销售情况统计、分析B、本月终端建设所做的实在工作、取得的收效。C、各自区域内促销活动的仔细总结。D、本月工作中存在的拦阻及发觉的问题和建议解决方案。E、区域内促销员的.工作表现评述。F、下月工作重点及实在工作布置。5、每月25日之前要对本身区域内全部重点零售商进行经营分析、并上交“零售商销售分析月报表”。（附件2）6、全部员工在开展工作时必需积极维护公司及零售商、经销商的正当利益。7、全部业务人员只能在划定的区域内开展工作，原则上不得跨区工作。如因销售网络或其它特别原因要在他人区域内联系业务时，必需事先与该区域业务人员沟通，解释说明原因，以保持行为、口径的一致。8、不得任意泄露公司、经销商、零售商的经营机密。9、为维护公司形象，业务人员不得任意接受零售商的宴请、馈赠。更不能自动向零售商索要财、物。10、促销员的规范参见“促销员管理细则”。四、岗位分工1、为明确工作职责及权限，现对地区进行业务区域划分及权力明确。A、区域划分：A区：B区：C区：D区：分工：各区业务的帮助、协调、日常管理、的跟进分工：做事处文员，内勤工作B、岗位描述a)业务员在已划定的业务区域内开展市场拓展及销售促进工作。①深入了解区域市场零售终端的经营情形；②定期探望零售终端，了解其经营中碰到的问题或障碍，并尽可能供给解决方案；③在每一个细分的区域市场里，至少要确定1—2家重点零售商（核心售点）大力扶持。对区域内全部零售商都要探望、跟进到位；④业务人员在自身区域中要不懈地开展形象工程，在人流量大的场所尽可能多做门头、灯箱或户外广告；⑤监督、引导区域内促销小姐的工作，并对促销小姐的工作做出月评估；⑥帮助零售终端做好本公司移动电话的销售工作，提高终端销售本领；⑦遵守业务规范及公司其它规章制度，努力完成公司下达销售指标。⑧保持与公司其他人员的沟通与协作，并尽力完成公司下达的临时工作。c)文员①档案管理；物料的管理及发放；文件的打印；销售数据的统计；②帮助业务人员完成各项工作申请及负责信息传递工作；③办公制度的执行监督；④负责做事处全部往来传真的收发及各种报表的制作。做事处规章制度4为了加强天津做事处的财务管理工作，统一财务程序及规定，现结合公司的实在情况，特订立本制度：第一条公司财务收支执行一支笔审批制，即总经理审批或总经理授权天津做事处负责人审批，全体职工必需严格遵守执行，财务人员要坚持原则严格把关，对于不符合制度规定，未经审批人签字同意的，财务人员不得办理财务收支事项。第二条每月25日之前申报次月的费用预算，需要认真填写《费用预算表》，特别的费用需要写明使用用途；填写完毕后上报到北京总经理处审批。第三条对于批准的`预算内的开支，按第四条报销规定流程办理；预算外的费用，需报总经理审批。第四条签字同意现金报销规定如下：填写《请款单》1、费用使用流程：费用申请人天津做事处负责人财务处领钱办理。2、对员工实行现金周报制度。上周发生的各项现金报销费用，应于本周内一次性填写《请款单》办理报销手续，一般不准许跨月报销。报支差旅费者，必需在出差回来后一星期内，到财务部办理报销手续。3、报销申请人首先将全部发票整理分类。1)定额小尺寸发票（如车票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。2)车票/机票上应注明起讫地点、时间；3)全部接待、应酬费用必需每次结账，不行月结形式付款，发票应注明时间、地点、事由，并逐一列出参与人员及其所属部门；4)其他发票也应注明开支内容、时间、地点等。4、整理之后填写“请款单”包含：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经做事处负责人审核后，送财务部出纳员办理报销手续。5、出纳员应适时通知报销申请人领款，付款时收款人应在“支出凭证单”收款栏签名及填写日期。第五条购买任何物品必需需要填写《采购单》，单据需填写完整，不得有遗漏项目；购买物品后需要进行收货，填写《收货单》，方可入帐。第六条员工领用物品（包含固定资产/低值易耗品/办公用品），需在物品领用单上签字确认。第七条天津做事处负责人于每月5日前将上月的现金、银行明细帐通过邮件的形式发送至总经理。第八条此规定从20xx年1月1日开始实行。做事处规章制度5一、总则1、为加强做事处的管理，使做事处的工作科学化、规范化和制度化，特订立本规定。2、凡做事处的设立和管理，均适用本规定。3、做事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度二、做事处的设立、职责及其管理1、做事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。2、做事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。3、做事处的职责：1）确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；2）在营销部的引导下，订立实在的实施计划，并报营销部批准后实施；3）负责本区域的营销管理工作；4）负责本区域的F级人员的聘请、培训、考核、晋升等工作；5）负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；6）负责组织或帮忙代理商组织各种产品促销活动；7）公司临时指派的任务。4、做事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。5、做事处会议制度：1）做事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；2）做事处及其下各地业务人员每季度第1月的上旬召开区域销售会议；3）做事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；4）临时会议由通知确定；5）会议内容：总结工作，交流阅历，讨论问题，订立计划，落实任务。6）除全国销售会议由销售总监主持外，做事处会议应由做事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；7）会议总结应适时传至公司。6、做事处应按要求适时向公司报送如下资料：1）周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；2）月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；3）