公司档案管理制度

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××公司档案管理制度

一、总则

（一）为规范××公司（以下简称“公司”）档案的管理，依据《××集团档案工作管理规定》，结合公司ISO9000体系与贸管程序，特制定本制度。

（二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。

（三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。

二、管理职责

（一）公司档案管理小组职责：

负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。

（二）公司档案管理员职责

督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，留意平安，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；帮助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。

（三）各部门档案管理员的职责：

负责协调部门档案的收集、整理、归档、建名目工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，仔细遵守保密规定，妥当保管部门档案，留意平安，严防丢失和泄密；负责

向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参与档案价值鉴定和销毁工作；参加档案管理小组组织的各项工作。

三、档案归档范围

公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特别档案等，详细如下：

（一）贸易业务合同类档案包括：铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。

（二）贸易业务非合同类档案包括：客户函件、客户资料、客户评审等文件。

（三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括：专项活动、出版物、宣扬出版活动、奖项等文件。

（四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括：项目资料、项目调研报告、项目可行性讨论报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等。

（五）人事类档案类别包括：员工档案、一般人事文件、聘请、培训、出国报告等文件。

（六）财务类档案类别包括：计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件。

（七）行政管理类档案类别包括：纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、ERP项目资料、办公合同、ISO9000等文件。

（八）特别档案类别包括：薪酬、福利、各项保险、薪酬相关人事文件、绩效考核等文件。

四、归档要求

档案归档时按卷宗形式归档。

（一）贸易业务合同类，各部门应按年度以合同进行归档，一个合同及合同项下全部单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，根据单据、文件产生的先后挨次进行整理、归档，完成“归档文件名目”（附件3）的填写。

（二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特别档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各年度每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按年度依据其产生的先后挨次进行整理、归档，完成“归档文件名目”（附件3），并按年度编制各部门的“部门档案名目”（附件2），档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4）。

（三）归档的合同、协议必需是正本原件。凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存。

（四）档号的编号规章：

1、贸易业务合同类档号编制规章为：部门-年度-合同号。

其中“部门”以字母代替：铌产品业务部NT、矿产资源部TK、钢铁部GT、有色金属部GJ。“年度”为合同产生年度，若合同号前面有合同产生年度，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号。如铌铁部2022年合同号为2022RMJS/N－3003项下档案对应的档案编号为：NT-2022RMJS/N－3003。

2、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档，档号编制规章为：部门-年度-档案类别。

其中部门以拼音首字母代替，如：铌产品业务部NT、实业投资部SY、计财处JC、综合处ZH。档案类别以拼音首字母代替。如2022年RD项目对应文件的档号为：NT-2022-RDXM。

3、投资业务类按项目进行归档。档号编制规章为：部门-年度-项目名称。

项目名称以拼音首字母缩写代替。照实业投资部2022年度兴光矿业项目对应文件的档号为：SY-2022-XGKY。

4、人事类、财务类、行政管理类、特别档案按档案细分类别进行归档。档号编制规章为：部门-年度-档案类别。

其中档案类别以其拼音首字母代替。如综合处2022年培训文件的档号为：ZH-2022-PX。

（五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号，也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号。盒脊号为每个档案盒的编号，按年度以数字1、2、3……挨次分别表示。

五、档案的移交及管理

（一）特别档案的管理

特别档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建名目、装盒、编制名目、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一年度特别档案的“归档文件名目”。负责保管特别档案的人员需将特别档案存放在平安、牢靠，可独立上锁的档案柜内。

（二）其他档案的移交及管理

1、档案移交前的管理

档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在平安的场所，并准时根据要求建立档案名目。

2、档案移交中的管理

（1）贸易业务合同类档案的移交程序为：

各部门终结合同时将纸质和电子名目、合同及合同项下全部的正本单据移交给计财处贸管，贸管依据归档文件名目，对比业务系统终结合同需供应的单据明细，审查与该档号项下单据相符时，双方在移交归档文件名目上签