文秘资料员高级工考试重点及文书与档案管理复习题

山西省事业单位文秘资料员培训第一章文秘工作的职业特点辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性文秘工作人员的能力口头表达能力2）书面表达能力3）办事能力4）应变能力5）心理调适能力6）洞察能力、文秘工作人员的道德要求忠于职守、敬业爱岗2）严守机密、求真务实3）恪守信用、严谨细致4）甘当助手、任劳任怨5）富有主动性和创新意识第二章值班工作的任务、工作制度任务：1）承接上级指示2）负责电话应对3）接待来访人员4）掌握领导的行踪5）承办临时事项6）确保机关安全7）编写值班材料制度：1）岗位责任制度2）请示报告制度3）交接班制度4）保密制度5）安全防范制度印章刻制、颁发、使用、保管要求印章刻制要求：1）印章刻制的权限2）印章刻制的规格3）印章刻制的手续印章的颁发要求：印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发。颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级机构派可靠人员来领取。领取印章要有二人同行，持介绍信或领导的手迹。在确认领取人身份后，要严格履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证归途安全。领取人接回印章后，要向领导报告，并交给专人查明接收，还应向颁发印章的上级机关报告印章安全收到。印章的使用要求：一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。文件用印，以文件领导签发签字为准；常规用印，有文秘部门负责人批准即可；对一般事务性的介绍信用印，文秘人员可依照惯例承办，不必事事请示。印章的保管要求：第一，印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管；第二，印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室；第三，用印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳；第四，印章要定期清洗，保持清洁；第五，印章必须严加保管，严防丢失或被盗。领导日程安排的落实和OA管理领导日程安排是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。1）统筹兼顾；2）区分轻重缓急3）围绕中心、突出重点；4）力戒排场，求真务实。OA管理：就是用电子计算机来编制、管理领导活动日程，实现日程管理自动化。领导交办事项的办理要求原则：1）积极主动，千方百计；2）既要符合政策，又要灵活变通；3）件件有着落，事事有回音。注意的问题：1）态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗号发号施令；2）坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段；3）一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。机要文件打印要求打字。经过领导签发的纪要文件送到微机室，必须进行登记，指定专人打字和校核。打好后，需要存查的则输入电脑储存，不需要存查的则删除。然后将打好的文件送交文印室。一般说，机要文件的打字人员应与一般打字人员分开，防止泄密，要求打字人员的政治素质更高些。付印。文印室接受机要文件也要登记，并注明复印时间和份数，规定专人承印，与一般文件、资料分开，对印后的蜡纸和废印文件都要当场销毁，防止散失，泄露机密。对印数很多的机要文件，则送专门的或指定的印刷厂承印，并在保密间由专人排印。送印人、承印人、印刷时间和份数，都要登记于签名盖章，以示负责。机要部门应派机要人员到车间监印，保证不失密泄密。机关保卫工作的范围、重点范围、重点：1）文件资料和机要室；2）机关的档案室、馆、库；3）章印保管室；4）会计室；5）办公设备；6）物库、油库、车库；7）武器弹药；8）水、电、煤气、消防、通讯（包括内部电话总机）等系统；9）高级领导的办公室、会议室和接待室；10）某些重要或秘密会议的会场；11）机关住宅区；12）机关附属的宾馆、招待所。危机事件的处理程序和方法危急事件既危险又紧急，所以，处理危急事件不能犹豫、拖延必须果断而迅速。其基本程序和方法如下：一是现场保护和报告，具体方法：1）立即将所发生重大事件的情况，报告上级归口管理部门和所在地人民政府，并报告所在地的省、自治区、直辖市人民政府和国务院归口管理部门；2）在24小时内写出事件报告，报上级主管部门；3）涉及军民两方面的重大事件，事发单位必须立即同时将所发生重大事件的情况报告当地警备司令部或最高军事机关；4）重大危急事件报告应当包括事件发生的时间、地点、单位、简要经过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计、发生原因的初步判断、发生后采取的措施及时间控制情况、报告单位等；5）当地人民政府接到重大危机事件报告后，应当立即通知公安部门、检察机关等相关部门，立即派人赶赴事件现场，负责事件现场的保护和收集取证的工作；6）当地人民政府负责组织有关部门参加的重大事件现场勘察工作。因抢救人员、防止事态扩大以及疏通交通等原因，需要移动现场物件的，应当做出标志，绘制现场简图并写出书面记录，妥善保存现场重要痕迹、物证；7）当地政府可根据实际需要，将重大事件的有关情况通报当地驻军，请驻军参加事件的抢救或给与必要的支援。二是调查和判断；方法有：1）全面调查与系统判断；2）集中深入调查与综合判断。三是预测和监控，具体工作：1）事件预测2）事件演习3）事件监控。四是处理和重建，方法：1）查明情况2）报告领导3）组织抢救4）掌握动态5）写出要事急报6）重建组织形象。8、信息获取的范围、渠道、方法范围：信息获取，是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。信息获取的范围主要包括以下几个方面的信息：1）上级信息；2）内部信息；3）社会信息；4）同业信息；5）历史信息；6）国际信息信息获取的渠道：文秘部门是领导获取信息的主渠道。而文秘部门获取信息，又必须通过一定的信息渠道，主要有：1）信息网络渠道2）文书渠道3）书刊渠道4）调查渠道5）会议渠道6）信访渠道7）科研渠道8）档案渠道信息获取的方法：文秘人员获取信息的方法多种多样，主要有：1）网络查询法2）文字阅读法3）收看收听法4）会议记录法5）相互沟通法6）专题调查法7）随时观察法8）索取求购法9、信息加工的方法信息加工的方法：一是归纳法；二是浓缩法；三是纵深法；四是扩充法；五是对比法；六是转换法；七是图表法；八是剪接法。10、信息简报的编写信息简报的编写：信息简报是记载信息的文字材料。它具有“信息简报是记载信息的文字材料。它具有“新、深、实、短”深、实、短”四个显著特点。文秘人员编写信息简报应当符合以下要求：标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁。11、信息提供的对象、方式信息提供，是指对文秘机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。文秘机构信息提供对象具有多元性：首先是为本级领导机关提供信息。其次是为上级领导机关提供信息。再次是为下级机关和基层单位提供信息。“三个提供”是既互相联系又互相区别的辩证统一关系。首先，文秘部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供信息服务的关系。其次，文秘部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导提供信息服务的关系。信息提供的方式主要有以下几种：简报递送、电报递送、传真递送、网络递送、电话递送、音像制品递送。信息工作的主要制度1）信息专报制度2）信息报送数量定额制度3）紧急信息报送制度4）信息稿件送审制度5）信息采用通报制度6）信息专题分析制度7）信息业务培训制度8）信息工作奖惩制度。信息存储的方式文秘机构信息存储的方式主要有以下几种：1）计算机存储2）信息简报存储3）多媒体存储4）信息资料存储5）缩微胶片存储。14、调研工作的概念所谓调研工作，在此专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现。调查研究作为一种科学的认识方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是文秘部门的一项经常性工作任务和重要的工作方法。它是做好文秘工作的基础，是辅助领导正确决策的重要手段，是改进机关工作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义的有效方法，也是锻炼和提高文秘人员工作能力的重要途径。15、文秘人员调研的原则1）点上调研与面上调研相结合2）定性调研与定量调研相结合3）直接调研与间接调研相结合4）信息与调研相结合16、选题的原则：针对性原则、创新性原则、可行性原则17、调查的方式、方法方式：全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。方法：个别交谈法、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查、专家调查。研究的方法：比较法、类比法、分析法、综合法。19、会议工作的概念会议工作，是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。会议准备期间，文秘人员主要有哪些工作1）制定会议预案2）组建会议机构3）发送会议通知4）准备会议文件5）布置会场6）人员编组7）制作会议证件8）安排住宿和车辆9）会前检查10）接站与报到。21、会议召开期间，文秘人员主要有哪些工作会议召开期间的文秘工作，基本要求是组织严，服务周天，确保安全。主要有心下几个环节：1）会场签到。2）会间调度。3）会议设备的操作与维护。4）会议记录。5）会议简报。6）会议选举。7）会议总结。8）后勤保障。22、会议结束后，文秘人员主要有哪些工作?1）印发会议纪要。2）清理会议文件。3）组织代表离会。4）搞好宣传报道。5）会议工作总结。6）会后催办工作。23、接待工作的一般程序1）迎接及安排来宾生活。2）看望及商定活动日程。3）礼仪性会见与宴请。4）按日程开展活动。5）送别。6）小结。24、接待实施的具体要求由于接待的对象不同,来宾的任务不同,对待的方法要求也不同。（1）接待上级机关来宾的要求，上级机关领导来视察工作时。要请本单位的领导亲自出面接待,以示尊重。如属一般业务问题,可由业务部门负责接待,但事后要向领导汇报。（2）待平级机关来宾的要求，一般由本机关领导出面迎接。如本单位领导有事，不能分身,经领导委托,秘书部门领导或工作人员可出面迎接,如果是业务联系,可由对口部门负责人接待,重要业务问题,要向主管领导人汇报。（3）接待本系统来宾的要求，本系统下属单位人员来访的目的,一般有两种情况,一是汇报请示工作,二是反映问题,这些单位来人,除领导点名找来的以外,一般由机关负责人负责接待。对来汇报人员,秘书人员应该详细记录汇报内容。（4）无约接待的要求：对没有约定，临时来访的客人，文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理。25、随从工作的类型和特点如果按领导出差的任务划分，可分为以下几种类型：调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。特点：流动性大、时限性强、环境复杂、情况多变、工作要求高。出差途中文秘人员的工作1）周密安排领导活动；2）热情接待来访人员；3）认真做好各种记录；4）及时上传下达；5）起草文字材料；6）做好通联工作。出差结束后文秘人员的工作安排返程交通2）处理出差资料3）抓紧有关问题的落实4）清理经济账目。28、通话的程序和要求打出电话：1）发放准备。拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行拨号和通话。2）通话。要主动告知自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位、姓名、职务等。通话用语要简明扼要，重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。3）结束通话。通话结束时，要有礼貌与对方道别然后挂上话机。若对方是领导、长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌。重要的电话，不要在通话完毕后记下受话人的姓名、通话时间和内容，以便处理和备查。接收电话：1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。2）拿起话筒后，应主动自报家门。3）通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。各种意外电话的处理灾害电话，处理方法：一是要如实记录；二是要即刻向领导报告，请领导者给予指示；三是要迅速传达领导的指示，并要求对方及时反馈有关信息。纠缠电话，处理方法：一是要明确谢绝，但不要伤害对方感情；二是要佯称领导不在单位，或称“你的意见尚未研究”；三是可请对方留言，并表示可以转达。匿名电话，处理方法：一是要以礼相待，不可强行要求对方说出姓名；二是要记录对方通话的内容，及时向领导转达；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导打听。推销电话，处理方法：一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导，不可回答“要”与“不要”。二是要根据领导的指示或单位的规定，婉言谢绝，或直接表示“不感兴趣”、“不需要××产品”。恐吓电话，处理方法：一是要处之泰然，平静的与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导报告，或请警方协助侦察。性骚扰电话，处理方法：一是要即刻挂上话机，拒绝通话，或严厉斥责，给予警告；二是要利用录音设备进行录音以便见机报警。如果是上司打来的性骚扰电话，同样要断然回绝，不可因羞于启齿而给对方留下幻想，以致酿成不良后果。错打电话，处理方法：应客气告诉对方“您大概打错了电话”，或请对方说出所打的电话号码。如果是自己打错了电话，应向对方道歉，说一声“对不起”。30、文秘人员寄发邮件的程序和要求：查对、登记、封装、交寄、结算。31、文秘人员接收邮件的程序和要求：点收、分拣、拆封、登记、分发。32、文秘人员如何讲究保密艺术1）熟记范围。2）按章办事。3）弄清身份。4）判断用意。5）以礼拒绝。6）佯装不知。33、如何做好文书保密工作文书保密主要包括以下环节，每个环节都必须严格执行保密制度：1）涉密文件的撰制。2）涉密文件的传递。3）涉密文件的承办。4）涉密文件的移交。5）档案资料的保密管理。6）废旧资料的销毁。7）复印机的管理。34、什么是公文处理工作任何一个机关，在日常工作中，过都要使用公文。围绕着公文的撰制、收发、办理与管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理，通常简称为文书工件。35、公文处理工作的基本任务公文处理工作基本任务的主要内容包括以下几个方面：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的所拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理；5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。36、什么是公文办理程序公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。37、公文登记的具体范围1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件。包括请求性、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。38、缮印公文的注意事项1）缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及调换层次、段落。2）缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）缮印公文不要出现末页无正文的现象。4）缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。5）公文的缮印要建立登记制度。39、公文用印的注意事项公文用印要注意以下几个问题：（1）公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。原稿力依据，经核对无误后始得用印。如签发手续不完备的，在末补办手续时，不得用印。（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。要端正地盖在成文日期上方，做到上不压正文，下要骑年盖月。这样做的好处：①使整个印模显得颜色鲜明，位置突出；②一些中央刊有国微的印章，中间的国徽部分不接触任何字，显得洁净、庄严。（3）两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。（4）公文用印一定要与制发公文的机关、部门成单位相一致。（5）公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。40、什么是归档文件整理工作:指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。41、公文整理（立卷）的范围1）上级机关的文件材料：①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料；③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作进的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。2）本机关的文件材料：①本机关召开重要会议的文件材料；②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；③本机关重要性往来公文；④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料；⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；⑧本机关财产、物资、档案等的交换凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；⑨本机关党、工、团和内部组织机构要工作活动中形成的文件材料；⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。3）同级机关和非隶属机关的文件材料：①同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管理业务但需要执行的法规性文件；②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。4）下级机关的文件材料：①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。42、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。第三章应用文的特征：价值的实用性、建构的模式性、表述的简约性应用文文本的构成要素：主旨、材料、结构、语言。如何选定应用文写作文种必须根据“需要”选择合适的文种，客观需要制约文种的选择。应用文文种个性鲜明，区分度高，根据某一需要往往只能选择一个文种。如何运用恰当地表达方式写应用文文章的表达方式有：叙述、描写、议论、说明、抒情。应用文的叙述特点有：1）客观的叙述人称2）真实的叙述对象3）单纯的叙述线索。应用文的议论特点：1）就事论理式的议论2）冷静、公允，不带主观色彩。应用文的说明特点有：1）使用行业术语进行说明2）自然语言和人工语言交替使用。行政公文的格式按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。第四章行政法的概念行政法既含管理法，也包括控权法，是关于行政组织、行政权限、行政行为、行政程序、行政监督以及行政救济的法律规范的总称。行政主体的概念行政主体是指依法享有国家行政权，能够以自己的名义行使国家行政职权，并能独立对外承担法律责任的组织。我国行政机关体系国家行政机关的结构与体制我国现行行政机关体系（中央行政机关、地方各级人民政府）行政行为的概念和特征概念：是指行政主体在实施行政管理活动、行使行政职权过程中所作出的具有法律意义的行为，包括抽象行政行为和具体行政行为。特征：1）行政行为是行政主体的行为；2）行政行为是行政主体行使国家行政权力的行为；3）行政行为是能够产生法律效果的行为。具体行政行为的概念具体行政行为是指行政主体针对特定的对象，依法作出的产生法律效果的行政行为。行政程序法的概念指调整和规范行政主体作出行政行为的过程、步骤和方式的法律规范的总称，它是行政程序法治化的结果。行政复议的概念指公民、法人或其他组织认为行政机关的具体行政行为侵犯其合法权益，依法向该行政机关的上一级行政机关或法律、法规规定的特定行政机关提出复议申请，由受理申请的行政机关对具体行政行为依法进行审查并作出裁决的活动。行政诉讼法的含义行政诉讼法是规范行政诉讼活动的法律规范的总称。具体说，他是调整人民法院在当事人及其他诉讼参与人的参加下审理行政争议纠纷进行的各种诉讼活动，以及由此而产生的各种诉讼关系的法律规范的总称。行政诉讼的受案范围行政诉讼受案范围，是指人民法院受理行政诉讼案件的范围。肯定受案范围：1）对拘留、罚款、吊销许可证和执照、责令停产停业、没收财物等行政处罚不服的；2）对限制人身自由或者对财产的查封、扣押、冻结等行政强制措施不服的；3）认为行政机关侵犯法律规定的经营自主权的；4）认为符合法定条件申请行政机关颁发许可证和执照，行政机关拒绝颁发或者不予答复的；5）申请行政机关履行保护人身权、财产权的法定职责，行政机关拒绝履行或者不予答复的；6）认为行政机关没有依法发给抚恤金的；7）认为行政机关违法要求履行义务的；8）认为行政机关侵犯其人身权、财产权的。9）人民法院受理法律、法规规定可以提起诉讼的其他行政案件。行政违法的含义行政违法是指行政法律关系主体违反行政法律规范、侵害受法律保护的行政关系但尚未构成犯罪的行为。行政赔偿的含义行政补偿是指行政主体在行使行政职权的过程中，因违法行为侵犯了给公民、法人或其他组织的合法权益并造成损失,由国家承担赔偿责任的法律制度。行政赔偿包括以下含义：1）行政补偿是由行政主体的行为引起的；2）行政补偿是由行政主体的职务侵权引起的；3）行政补偿是由行政主体的违法行为引起的；4）行政赔偿的责任主体是国家。第一章新时期我国文秘工作的发展方向工作手段科技化、办公自动化、电子通讯设备等科技手段跻身文秘工作领域。第二章1、值班工作的作用：联络、过滤、应急、窗口四个作用。2、印章的作用：权威作用、代表作用、凭信作用。3、领导日常活动的范围领导者日常活动的范围十分广泛，而且处于发展变化之中，因此，很难给他确定一个严格的范围。只能有重点地列出领导者活动的大致范围：1）各种接待活动2）走访慰问活动3）庆典仪式活动4）出席会议活动5）参观考察活动6）商务旅行活动7）会见会谈活动8）其他日常活动4、领导日程表的种类和编制领导日程表的种类：年度计划表、月计划表、周计划表、日志；编制：日程表应简单明了，由领导意向决定，留有余地，备忘录，等等5、领导交办事项的特点和范围特点：1）广泛性。2）临时性。3）具体性。4）紧迫性。范围：1）文书工作事项。2）会务工作事项。3）信访工作事项。4）信息工作事项。5）调研工作事项。6）督查工作事项。7）联络工作事项。8）协调工作事项。9）接待工作事项。10）其他交办事项。6、机要秘书的工作事项1）收到文电后，进行分类、编号、登记、填写办文单，送秘书长或办公厅（室）主要领导过目，提出意见，呈送有关领导阅示或传阅；2）根据领导的批示，将电文主要内容和领导批示转告有关方面，或请他们前来阅看文件，也可摘录其内容，并将输情况报告给有关领导；3）承办领导的电话事务，或领导交办的其他事物；4）替领导查阅资料，摘录有关信息等；5）收存领导的讲话稿，清理领导身边的文件、资料，特别是机要文件，以防散失；6）了解领导的日常活动和去向，便于有急事联系。7）有的机关机要秘书负责掌管或兼管机关公章，负责做好监印工作。领导身边的机要秘书，应随从领导外出，协助做好警卫工作、关心领导的生活和健康等。此外，机关收发工作，一般上讲也属于机要秘书工作范围。7、机要工作及其特点机要工作：一般说，凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序，凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。处理这类事务的工作称为机要工作。特点：1）保密性。2）内部性。3）实务性。4）时间不定性。8、安全保卫工作的任务1）宣传教育，增强法制观念，依靠群众做好“四防”（防火，防贼、防谣、防特）工作2）加台内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争，查破案件。3）严密各项防范措施，保卫要害部位的安全。4）协助有关部门做好保密工作，同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争。5）领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员、以及消防队、护卫队和治安保卫组织。6）监督、考察在本单位的被依法处管制、剥夺政治权利、缓刑、假释、监处执行的罪犯和被监视居住、取保候审的被告人。9、危急事件的特点：突发性、偶然性、意外性、危害性。10、祝贺、颁奖事务工作内容和程序内容：筹备工作、布置会场、举行仪式。程序：1）与会人员进场；2）贺奖仪式开始；3）宣读贺奖的有关决定、贺词；4）颁发奖品等；5）有关人员致词；6）授勋活动。11、信息的概念和特征信息有广义各狭义之分，广义的信息，是对各种事物运动特征的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。信息具有以下特征：一是客观性；二是无限性；三是时效性；四是共享性；五是可传输性；六是可加工性；七是可扩散性；八是可塑性。12、信息工作的概念、作用、特点信息工作，特指文秘人员获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。是文秘工作的重要内容之一。文秘部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心，对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”是参谋、助手和“耳目”。办公室文秘工作的过程，实质上是对信息的收集、加工、传递、反馈和调节的过程。因此，做好信息工作是文秘部门的一项重要内容。信息工作的作用：1）辅助领导正确决策2）协助领导科学管理3）开阔领导与文秘人员的思路4）提高文秘人员工作效率。信息工作的特点：1）服务性2）综合性3）针对性4）适时性13、信息工作的要求：敏锐、准确、及时、全面、适用、经济14、信息提供的要求：一是针对性、二是多样性、三是适时性、四是保密性。15、信息存储的要求：1）认真筛选2）科学分类3）系统完整4）坚持不懈5）便于检索16、调研的概念调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。文秘人员调研的意义、特点意义：1）调研是做好文秘工作的基础；2）调研时发挥文秘人员参谋作用的基本途径；3）调研是锻炼文秘人员能力的重要方法。特点：奉命性、非常规性、补缺性。调研计划的内容内容包括：调查的目的和要求、调查的范围和对象、调查的时间和步骤、调查的方式和方法、调查的组织和分工研究的意义研究是对调查所获材料的分析综合过程，目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质和规律，制定解决问题的方案。研究是调查的发展和深化，是对客观事物的理性认识阶段。研究是一种创造性的思维活动，直接关系到调研成果质量的高低。20、会议的概念：指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。21、会议的类型和功能会议是内容与形式的统一体，依据不同的标准可划分为不同的会议类型：1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议。2）按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议。3）按会议的形式，有集中性会议和分散性会议。4）按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议。会议的功能：1）决策功能2）指挥功能3）沟通功能4）协调功能5）动员功能6）显示功能。22、会议工作的任务、原则主要任务：1）会议组织工作。2）会议文书工件。3）会议组织联络工作。4）会议后勤服务工件。5）会议接待服务工件。6）会议选举工件。7）会议的保密和安全保卫工作。原则：充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。23、会议预案的内容一是会议名称；二是会议主题；三是会议时间和地点；四是会议规模；五是参加人员；六是会议议程和日程；七是会议的组织领导；八是会议的日程安排；九是与会人员的食宿安排，包括规格和标准；十是会议经费预算和开支办法。24、接待工作的概念：是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观浏览等服务活动。25、接待工作的作用：1）展示形象的重要窗口。2）牵线搭桥的主要形式。3）获取信息的有效渠道。26、接待工作的原则：热情大方、细致周到、确保安全、俭省节约、内外有别。27、随从工作的意义和要求意义：有利于提高领导工件效率；有利于树立领导机关和领导者的形象；有利于锻炼文秘人员的才干。要求：工作主动、办事要细心、说话要谨慎、不要帮倒忙。28、出差前文秘人员的准备工作思想准备、组织准备、资料准备、物资准备29、通讯工作的作用：1）能够提高管理水平。2）能够增强办事效率。3）能够树立良好的组织形象。30、通讯工作的原则：及时、准确、安全、经济31、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务1）国内函件寄递业务。2）国内包裹寄递业务。3）邮政特快专递邮件业务。4）国际邮件寄递业务。5）电子信函业务。32、保密工作的意义1）保密工作关系到国家的安全与利益。2）保密工作关系到社会的稳定。3）保密工作关系到经济和科技的发展。4）保密工作关系到领导工件的成败。33、如何做好会议保密工作会议保密主要包括以下几个方面，每个环节都要严格执行保密制度：（一）涉密会议的会前保密准备：1）对会议的秘密程度要进行恰当的评估。2）制定好会议保密计划各措施。3）对会场进行安全检查。4）要加强会前印制各种文件资料的保密管理。涉密会议召开期间的保密管理：1）对与会者进行保密教育。2）严格执行保密纪律。3）运用先进的保密技术。4）涉密会议精神的传达要求。34、公文处理工作的特点、作用特点：政治性、时限性、机要性和规范性。作用：助手作用、纽带作用、查考作用。35、公文处理工作的基本原则和具体要求基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。具体要求：1）公文处理必须准确、周密，确保质量。2）公文处理必须及时、迅速，注重时效。3）公文处理必须做到安全可靠，确保机密。4）公文处理工作必须加强集中统一管理。5）公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关和公文处理规定进行。6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。36、收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；审核、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。37、发文办理程序拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发。38、归档文件整理的基本原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分文件不同保存价值；便于保管和利用。39、归档文件整理的质量要求1）归档文件整理应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。第三章应用文的功用1）法规、准绳功用；2）指挥、管理功用；3）联系、协调功用；4）宣传、教育功用；5）凭证、依据功用。应用文主旨的特点：客观性、单一性、明晰性。应用文材料的要求1）材料要绝对真实；2）材料要与主旨有对应性；3）材料要充分、具体。应用文结构的要求1）根据文种选择结构；2）结构要素排列要顺序化；3）注重结构的外在衔接。应用文的语体特征：直接性、行业性、模式性应用文写作的全过程客观需要是应用文写作的起因调查研究是应用文写作的前提正确表达是应用文写作的关键修改定稿是应用文写作的终结行政公文的性质和特点性质：政治性、职权性、政策性、传播性特点：作者的法定性、体式的规范性、功能的权威性调查报告的种类：指导型、定性型、咨议型。总结和述职报告的异同相似点：其一，它们都是自述性的文种；其二，写作范围都是确定的。不同点：其一，内容侧重点不同；其二，引起的效果不同。第四章行政的含义行使国家权力的活动；机关、企业、团体等内部的管理工作。行政权的含义是执行法律之权，行政机关及执行法律的国家机关。行政主体的特征行政主体是享有并行使国家行政职权，实施行政行为的社会组织；行政主体能够以自己的名义实施行政行为；行政主体能独立承担其行政管理活动所产生的法律责任。行政主体的分类:职权行政主体、授权行政主体行政机关的概念行政机关又称职权性行政组织，是指一个国家的统治阶级根据其统治意志，依照宪法和有关法律设立并代表国家行使行政权、组织管理国家行政事务的国家机关。行政行为的内容指行政行为设定权力（利）与义务来实现对社会关系的调整。行政行为的分类：权利性行政行为、义务性行政行为行政确认的概念和特征概念：行政确认属于依申请行政行为，是指行政主体依法对行政相对人的法律关系、法律地位或者其他有关的法律事实进行甄别，给予认可、证明和确定并予以宣告的具体行政行为。特征：1）主体的特定性；2）行为的中性；3）行为的非处分性。行政许可的概念和特征概念：行政机关根据公民、法人和其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定活动的一种行政行为。特征：1）行政许可是依申请的行政行为；2）行政许可是解禁与赋权的统一；3）行政许可是要式行政行为。行政程序法的功能：效率功能、保障功能、监督功能。行政程序法的基本制1）听证制度；2）信息公开制度；3）表明身份制度；4）告知制度；5）说明理由；6）回避制度；7）职能分离制度；8）不单方接触制度；9）时效制度；10）行政救济制度。行政复议的特征性质上是行政性与程序上司法性的统一；申请人与被申请人具有恒定性；以具体行政行为为审查对象；以合法性和适当性为审查标准；审查方式以书面审查为主。行政诉讼的含义指公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益而向人民法院提起诉讼，人民法院对该具体行政行为的合法性进行审查并作出裁决的活动。行政诉讼的管辖行政诉讼的管辖是指人民法院系统内审理第一审行政案件的分工和权限。分级别管辖、地域管辖、裁定管辖。行政违法的特征第一，行政违法是违反行政法律规范、侵害受行政法保护的行政关系的行为。第二，行政违法是一种尚未构成犯罪的行政行为；第三，行政违法是要承担行政法律责任的行为。行政赔偿的范围侵犯人身权的行政赔偿范围①违法拘留（特指行政拘留）或者违法采取限制公民人身自由的行政强制措施；②非法拘禁或者以其他方法非法剥夺公民人身自由的；③以殴打等暴力行为或者唆使他人以殴打等暴力行为造成公民身体伤害或者死亡的；④违法使用武器、警械造成公民身体伤害或者死亡的；⑤造成公民身体伤害或者死亡的其他违法行为。侵犯财产权的范围①法实施罚款、吊销许可证和执照、责令停产停业、没收财物等行政处罚的；②违法对财产采取查封、扣押、冻结等行政强制措施的；③违反国家规定征收财物、摊派费用的；④造成财产权损害的其他违法行为。不属于行政赔偿的事项①公务员的个人行为②因公民、法人和其他组织自己的行为只是损害发生的③法律规定的其他情形。文书与档案管理复习题一．单项选择题（每题2分，共10题）1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（D）。A.历史档案B.现行档案C.国家档案D.公务档案2.下列不属于档案工作性质的是（D）。A.管理性B.服务性C.政治性D.创造性3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准(

C

)型。A.A2

B.A3

C.A4

D.A54.以下文种属于上行文的是（D）。A.命令B.公函C.议案D.报告5.文书转化为档案需经过（C）。A.收集B.整理C.立卷归档D.保管6.下列行文符合行文规则的是（A）。A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府”7.公文的成文日期一般以(

D

)为准。A.拟稿日期

B.核稿日期

C.审稿日期

D.领导人签发日期8.公文的发文字号组成部分有：发文机关、发文年度和（A）。A.发文顺序号B.排列号C.文件编号D.签发序号9.下列公文标题拟写有误的是（D）。A.关于开展档案安全检查的通知B.中华人民共和国主席令C.关于表彰先进党组织的通报D.关于要求补助档案抢救经费的报告10.对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（A）形式。A.书面答复B.电话回复C.当面回复D.邮件回复11.（A）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。A.法律作用 B.文化作用C.业务作用 D.行政作用12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（B）A，拟办B，承办C，催办D，注办13．全宗内档案的常用分类方法不包括（D）。A．年度分类法B．组织机构分类法C．问题分类法D．人物分类法10．档案整理工作的主要内容不包括（C）。A．区分全宗B．全宗内的分类C．收集D．案卷的排列和案卷目录的编制11.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（B）。A.返行文B.联合行文C.单独行文D.共同行文12.以下不属于档案的作用的是（D）A.凭证作用B.参考作用C.历史借鉴作用D.收藏增值作用13．档案价值实现的规律性不包括（D）。A．档案价值的扩展律B．档案价值的时效律C．档案价值的条件律D．档案价值的因果律14．某市公安局局长指示秘书小李给该市教育局行文，内容是关于加强校园网的安全管理。小李可以采用（C）。A．上行文B．下行文C．平行文D．逐级行文15．档案工作中贯彻始终的一项基本原则是（B）。A．统一领导，分级管理

B．维护档案的完整与安全C．便于社会各方面利用

D．便于保持文件间内在历史联系16．省人民政府主送文件给杭州市人民政府，同时抄送给杭州市属各县、乡人民政府。这种行文方式是(

A

)。A．逐级行文

B．多级行文

C．越级行文

D．特殊行文17.各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织所形成的档案，应当归（B）所有。A.归本单位所有B.归国家所有C.归档案馆（室）所有D.归作者所有18.发文机关应当使用（D）。A.发文机关的简称或缩写B.发文机关的全称或简称C.发文机关的全称或别称D.发文机关的全称或规范化简称19.以下文件属于归档范围的是（A）。A.上级机关批文B.临时性文件C.已拟写完毕但未盖章的文件D重份文件20.向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时用（A）。A.报告B.决定C.总结D.请示21.关于文书与档案之间的关系，表述错误的是（D）。A.文书是档案的前身B.档案是文书的归宿C.档案与文书是同一事物的不同发展阶段D.文书对今后工作起查考和凭证作用22.以下不属于档案发挥作用的规律的选项是（D）。A.作用递减B.密级递减C.范围递减D.空间递减23.对发文负直接责任的行文对象是（A）。A.主送机关B.抄送机关C.报请机关D.领导机关二．简答题（每题10分，共5题）1．简述文书收文办理的基本流程。收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。收文办理的一般程序为：签收，启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。2．简述行政公文的基本格式。公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为:(一)眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括6个要素：1.公文份数序号。2.秘密等级和保密期限。3.紧急程度。4.公文机关标识。5.发文字号。6.签发人。(二)主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;包括7要素：1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注(三)版记置于主题词以下的各要素统称版记。包括3各要素：1.主题词2.抄送机关3.印发机关和印发日期3．简述档案整理工作的基本原则。档案整理一般具有三大原则。1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础，具体包涵两方面的内容：充分地重视和利用先前的整理基础，充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。2、档案的整理必须保持文件的历史联系，按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。3、档案的整理必须便于保管和利用。便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。4．简述档案收集工作的基本要求。档案收集工作的基本要求是：（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。5．简述实现档案价值的规律性。（1）档案价值的扩展律：档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律，表现在：第一，由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展，这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者及其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。第二，由于档案作用性质的变化而导致价值扩展，档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。（2）档案价值的时效律，指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。表现在：第一，档案与利用者需求之间关系的时效性。有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。第二，档案价值形态的时效性，从档案价值的扩展律可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同的价值形态。而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。6．简述文书发文办理的基本流程发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。7．简述鉴定档案价值的具体方法对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。（一）宏观的鉴定。通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。（二）微观的鉴定，微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。（三）直接鉴定法。逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。8．简述文书立卷的方法就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。分期限应按学校制定的保管期限表进行。9．简述批办和拟办的区别和联系批办,是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的具体要求,如紧急公文,应批注完成时间;需保密的公文,应批注传达的范围等。公文批办应签署姓名及日期。拟办,是指机关文件主管部门领导收到应当由本机关、本部门办理的公文后,有针对性地提出初步处理方案或意见、建议,提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程。机关文件主管部门领导填写完拟办意见后，可依据惯例或单位内部的职能分工直接将文件发送有关单位及领导。10．承办：公文承办就是形成新的公文，公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理中的重要环节。承办的对象是所有需要办理的收文。因此承办既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始。11．用印：在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。12．公文发文字号的组成要素：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。13．公文的行文规则公文的行文规则：一、按机关隶属关系和职责范围行文。二、授权行文。按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。三、联合行文。单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。四、一般情况下不越级行文。五、不越权行文。六、“请示”不直接报送领导者个人。行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。14．档案鉴定：指档案真伪的鉴定和档案价值的鉴定。一般来说，主要指对档案价值即档案对于社会的有用性的鉴定。档案鉴定工作的内容包括以下三个方面。1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。2.根据国家规定的标准及档案保管期限表，具体判断档案有没有价值，有没有继续保存的价值，然后确定其保管期限。3.剔出无保存价值和保管期满的档案按规定进行销毁或作相应处理。简单来说，档案鉴定工作的内容就是指建立制度、判断价值和存毁处理三个方面，15．简述请示与报告的特征及主要区别之处。请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。区别：请示是下级机关向上级机关请求；报告是向上级机关汇报，请示是上级机关是一定要答复，报告并不要答复，视报告的内容情况，可以答复也可以不答复；另外，请示请求批准某种事项。报告是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。总体讲，两者都是上行文。三、论述题（每题15分，共2题）1．运用公文格式和文种使用等知识，指出下例公文中的错误，并解释原因。民

政

局

文

件滨民政办(2005)32号滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要各县民政局并抄报省民政厅：

现将全市民政工作会议纪要发给你们，请贯彻执行。

滨海市民政局

二〇〇五年八月八日2．请阅读以下材料后，回答问题。小王是某机关主管文书处理工作的干部，他刚开始工作的时候，对文书处理的手续不太熟悉，文件的传递，借阅都没有跟踪记录。所以，工作不到2个月，就因为数次无法及时调出领导所需要的文件，影响了工作。小王认识到，文书处理工作是一件重要和细致的工作。要求从事文书管理的人员必须具备良好的业务水平和综合素质。同时，最重要的是要建立起严格的文书处理制度，保证文书流通的效率和质量。小王开始采取一系列的措施，首先，他设置了固定的文书处理岗位和人员，全机关的文件由他来负责收发，传递，借阅和催办的工作，各处室都设置一名经常在单位工作的通知兼管文件，把住各处室的文书处理关口。其次，小王建立起责任制度，只用收文簿和借阅卡片两种收、发、借阅工具管理文件。具体做法是：来文在收文登记簿上登记，传阅文件交给该处室主管文件的同事，并在收文簿签字。办文在此簿上注明“办”字，办完再在“办”字后边写“讫”字，构成“办讫”二字。借阅文件都要填写借阅卡片，填写完卡片后要放在文件的原位置上，送还时再抽出卡片。最后，建立起文件流通时限制度。传阅和借阅文件都规定了阅读时间，到期及时催还，借阅文件到期可续借。文件收回后，一般是即时归档，最迟也应在当日归档，这样才能不遗失文件，不泄密。文件归档后，都要在收文簿上写“已存”字，平时查找文件时，只要看一下收文薄就知道文件的所处环节。（1）小王是选择什么方法管理文件的？第一，规范流程，保证公文及时传阅。一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

第二，建立收发登记簿，保证公文传阅。一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。（2）通过这段材料，谈谈你对文书处理工作有什么认识？（3）小王的工作经历，对你做好日常文书管理工作有哪些启示？2．阅读下面的材料，回答问题。国家某部派出了调查组到某省的信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑，刘某不服，曾给某省领导写过申诉信，涉及到与案情相关的重要情况。省领导在申诉信上做了批示，省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。省信访局的档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。其中最重要的材料，省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信的记载，反复查询均无着落。无奈之下，只得派人专门驱车往A县信访办查找，但县信访办并无经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆，当时他在县委工作的时候，曾经见过县委的回复材料。但是查找县委也无所获，甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了，因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归。然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时，才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计5份材料12页纸及省领导的批示。但是，当这批档案材料送达后，诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。（1）结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性。档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。日常档案业务工作把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，特别是应做到以下几点：1、要维护好历史的真实面貌；2、要忠于和热爱档案事业；3、要具备全心全意为人民服务的精神；4要有良好的保密习惯；（2）本案例中，应当在哪些环节加强文书和档案的管理。加强文书的收发管理制度的制定，机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。并完整记录文书的收发流程。不要因人的存亡而导致文书的存亡。（3）论述收、发文登记的作用。文件登记是单位管理与保护文件的一种手段，用以记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压和发生丢失，必须建立与健全文件的登记制度。文件的登记主要有以下几方面作用：一是便于管理和保护文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的统计和催办；四是用以作为核对与交接文件的凭据。1．阅读以下材料，回答问题。 在鉴定某省民政厅解放初期的档案时，机关档案人员最先接触到一卷该单位工作组写的在某乡进行民主建政的试点报告，发现被定