应用写作教程课件

党政机关公文（上）第一节公文的格式和行文规则一、什么是公文《党政机关公文处理工作条例》中指出：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”二、公文格式（一）文头１．文头文头即文件头的简称，有的称“版头”。在公文首页上端，约占首页的三分之一。其中包括发文机关标识，即是什么单位的文件，如“北京市人民政府文件”。发文机关标识应当使用机关全称或规范化的简称，通常用大的字体标写，用套红以示庄重、醒目。２．发文编号每份公文都有编号，位置在公文标识的正下方，如“京政发〔２０１６〕５８号”。公文的编号有重要的作用，它便于公文的分类登记和管理，也便于受文单位回复时不必引用公文标题全文，只引用公文编号即可。３．紧急程度根据紧急程度标出“加急”、“特急”等，电报则有“平急”、“加急”、“特急”、“特提”等，以便提醒收件人及时处理。４．秘密等级公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，分别标出“秘密”“机密”、“绝密”。（二）公文的标题每份公文都要有标题，它关系到一篇公文的精神格调和色彩。如果一篇公文的标题确切、鲜明、富有吸引力，就能使人急欲一读。公文标题与一般文章的标题不一样，有固定的格式，一般由“发文机关＋事由＋文种”组成，如《国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定》；也有的只由“事由＋文种”组成，如《关于深化行政管理体制和机构改革的意见》；还有的由“发文机关＋文种”组成，如《中华人民共和国主席令》。（三）主送机关主送机关指行文的主要对象。一般放在标题之下，正文之上，顶格书写，后面用冒号（：）。如北京市人民政府文件，其主送机关是“各区、县人民政府，市政府各委、办、局、总公司，各高等院校：”。发文机关和主送机关一般应写全称，特别是那些平时用简称说惯了的或涉外的文件，更要注意，不要写错。（四）正文正文是公文的主体，要求文字准确、简练、逻辑严密，标点符号正确。一般是一事一文。（五）签署、日期在公文的最后署上发文机关的名称并签上发文日期。有些法规性文件写在标题下面。日期必须写全，不得省略任何一项。（六）印章或签署公文的印章简称“公章”，它是机关权力的印信、印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。加盖印章一般位置应“骑（齐）年盖月”。与盖章相关的是，某些文件如命令、合同等，除盖公章外，还要求负责人在落款处署名。签署就是负责人亲自在正式公文上签署的自己的名字。印章和签署是公文合法生效的凭证。（七）附件及其他标记附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。其本身原是相对独立的，一旦被某公文作为附件后，就成为该公文的组成部分。它使正件的内容具体化，为受文者正确理解和执行公文提供依据或参考。如无专门说明，其效用和正件相同。（八）附注附注包括公文印发传达范围等需要说明的事项、对正文有关名称术语及有关事项的注解和说明。这些内容放在附注中，可使正文更简洁。（九）抄送机关公文除发给那些对所收公文须承担直接办理、答复责任的主送机关外，需要抄送给执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其作用是与有关方面沟通情况，取得理解、支持与配合。如《北京市人民政府批转市文化局、市工商行政管理局关于加强出版管理的暂行规定》：主送单位：各区、县人民政府，市政府各委、办、局，总公司，各高等院校；抄送单位：党中央各部门，全国人大常委会办公厅，国务院办公厅、各直属机构，中央军委办公厅……市委办公厅，各部、委……市人民检察院、检察分院。（十）签发人在报告、请示等上行文中必须有代表机关核准并签发的负责人的签字。其作用是表明公文的具体责任者，督促各级领导认真严肃地履行职责，并为直接联系工作、迅速有效地询问和答复有关问题提供便利。（十一）印发说明是对印制情况的介绍，以便使受文者与承印者、发送单位联系并加强有关部门和人员的责任心。三、行文规则（一）必须按机关间的工作关系行文（二）选择适当的行文方式，不能越级行文（三）正确区分主送与抄送对象，严格控制抄送范围（四）坚持党政公文分开（五）联合行文时作者应为同级（六）行文前就有关问题协商一致四、公文的书写要求公文一律从左至右横排、横写。在民族自治地区，少数民族文字按其习惯书写、排版。可以并用汉字和通用的少数民族文字。第二节决议一、决议适用范围决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。首先，决议适用于会议，即决议要在法定会议上经过严格的法定程序，充分讨论后，按照少数服从多数的原则通过。其次，决议的事项必须是全局性的重大问题的决策，而不是一般的问题和决定。最后，它是会议讨论表决后的意见或结论，而不是情况通报。二、决议的特点决议是经过严格的法定程序产生的，具有以下特点。（一）权威性：决议是经过国家权力机关、政党、人民团体会议，按照法定程序会议讨论通过才能生效并由其领导机关发布的，是其领导机关意志的反映。决议的内容事关重要的决策，一经公布，在它权限范围内，上下都必须坚决贯彻执行。（二）指导性：决议表述的观点和对事项的评价，在它的权限范围内都具有指导意义，所属单位都必须遵循。（三）使用范围有严格规定：一是只有法定的权力机关才能使用，如各级人民代表大会，各政党、人民团体的代表大会；二是内容必须是重大事项，如通过法律、会议讨论的重大事项等；三是要遵照严格的法律程序会议通过。三、决议的分类（一）公布性决议公布经会议批准的某种法规、提案、会议决定的重大事项等。（二）批准性决议肯定或否定某种议案。（三）阐述性决议对某些重大问题做出结论并进行具体阐述。四、决议的写法（一）标题决议的标题有两种形式：一种是由发文机关（或会议名称）、事由和文种构成，另一种是由事由和文种构成。标题下面用括号注明决议正式通过的日期。如果标题中未写会议名称，则要写上会议名称和通过时间，如果标题中已有也可只写年月日。（二）正文由决议根据、决议事项和结语三部分组成。（１）决议根据。一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述做出决议的原因、根据、背景、目的或意义。（２）决议事项。写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项做出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。（３）结语。一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议这部分不单列。也有的单一事项的决议不写众所周知的背景和缘由，单刀直入写决议的事项。五、决议的写作注意事项首先，决议是会议公文，一定要开会讨论通过才能形成；其次，决议表达的是重大事项，而不是一般的问题。第三节决定一、决定的适用范围１．是正确反映客观事物的重要手段应用文之所以要改，而且要多次进行修改，是因为它是客观事物的反映。而要反映得正确、恰当，必须进行反复斟酌、修改，使之由浅入深，逐步强化，以切合实际。２．是文章的作用、特点的必然要求应用文，尤其是公文，是政府的方针、政策和单位、部门意志的直接体现，其表述稍有不慎就会造成工作失误，带来严重损失。这就要求从事文字工作的同志精益求精，对文稿反复推敲，把文章修改好。３．是应用文写作的重要环节“文章不厌百回改”,从某种意义上讲，文章是“改”出来的。二、决定的特点（一）指令性这主要表现在它的领导作用和约束力方面。因为决定是由具有法定行政权限的领导机构作出的，所以，在其所辖的范围内就必须遵照执行，不得违背。（二）具体性这主要表现在，决定对于具体事项或行动所提出的意见、对象、任免、方法、措施等，都是明确的和具体的。因为只有具体，才便于贯彻执行。例才能真正达到修改的目的。（三）广泛性这主要是指，它的适用范围是比较广的，即无论单位大小，级别高低，都可以使用。三、决定的种类（一）指挥性决定这类决定的特点是，对某一重要事项或重大行动作出部署，并且要求贯彻执行。（二）宣告性决定这类决定的特点是，将对于某一事项或行动的意见告知社会和人民群众，并不要求贯彻执行。（三）表彰与惩戒性决定这类决定的特点是，对重要的表彰和惩戒以决定的方式告知大家，以期达到学习与警戒的作用。四、决定的写法（一）标题决定的标题应当精练地反映决定的主要内容，通常要求写全标题项，即发文机关、事由和文种。（二）正文决定的正文，应具体表达决定缘由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。（三）签署及日期决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发文机关及成文日期。如果需要明确通过决定的时间及会议名称，则可将二者写在标题的下方。五、决定和决议的区别（一）从制作程序上区分决议须经某一级机关或组织机构的法定会议进行集体讨论，由法定多数表决通过形成，并以会议的名义公布。而决定却不一定经过法定会议讨论通过的程序，它既可以是某种会议讨论研究的成果，形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。（二）从作用上区分决议一律要求下级机关执行。而决定只有部署性决定才要求下级机关执行，宣告性决定只起知照性作用，没有要求下级机关具体执行的事项。（三）从内容上区分（１）在会议讨论通过的前提下，凡做出了具体的规定和要求，履行法定的权力，强制有关部门贯彻执行的，用决议。若只是简要地表示肯定或否定的意见，履行法律程序，指导有关部门遵照办理的，用决定。（２）由会议或领导机关直接制定发布行政法规，用决定。由会议审议批准某项议案、重要报告、法规，用决议，所审议批准的条文作为决议的附件。（３）授予荣誉称号或给予处分，用决定。审议机构成立或撤销，用决议。（四）从写法上区分决议往往写得比较概括，原则性条文多，下级机关在贯彻执行时，多数还要根据决议制定相应的具体办法或实施措施。决定一般不进行理论上的阐述，往往着重提出开展某项工作的步骤、措施、要求等。决定要求写得明确、具体，措施具有操作性，行政约束力强，可以直接成为下级机关行动的准则。六、撰写决定的注意事项第一，要注意决定的必要性。第二，要注意决定的正确性。第四节命令（令）一、命令（令）的适用范围命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员。令概括了一切特殊专令，如主席令、委员长令等，内容比较单一，用法比较固定。二、命令（令）的特点（一）权威性这个特点主要表现在，它是国家权力机关和部门依照宪法发布的，因而，就必然具有至高无上的领导作用和强制执行的特征。（二）严肃性这主要表现在它的行文方面，即它不是任何单位在任何情况下都可以使用的，而是有极严格的法律限制的。三、命令（令）的作用命令（令）的作用，就是它所直接体现和传达的对国家和人民的领导作用和指挥作用。命令直接体现着相应行政领导机关的意志，集中地反映党和国家的方针、政策；而这些又恰恰是人民群众的行为规范。四、命令（令）的种类命令（令）按具体用途，可分为：发布令主要用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。行政措施令主要用于宣布施行重大强制性行政措施。任免令主要用于任免有关人员。嘉奖令主要用于嘉奖于国有功的人员和单位。特赦令是根据全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会的决定，对已受到罪刑之宣告的特定犯人，免除或减轻其刑罚，实行特赦的命令。戒严令是国家因战争或者其他非常情况，在全国或者局部地区宣布采取特别措施的命令。动员令用于国家遭受外敌威胁和入侵时，动员全国进入战争状态，实行总动员。根据宪法的规定，动员令由国家主席根据全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会的决定发布。通缉令主要是公安机关专门用以发动群众追捕逃犯时使用的告知性公文。五、命令（令）与决定的区别第一，在使用权限方面，决定没有命令（令）那样的严格限制。第二，在适用方面，命令（令）涉及具体的特定的事务；决定则既涉及特定事务，又可能像其他规定性公文中那样涉及非特定的对象。第三，在表达方面，命令（令）高度简洁，只表达作者的意志；决定则既要表达意志要求，又要阐发一定的道理，交代有关的具体执行要求以及界定事物的标准等。六、命令（令）的写法（一）标题命令（令）的标题应反映命令的主要内容，具体写法一般有两种。一种是全项式标题，即由发文机关、事由、文种组成；有时标题只由事由和文种组成。（二）正文命令（令）在写作上一般是一事一文，内容单一，篇幅短小，因而它的正文也较简单，由命令的原因和命令事项组成。几种令的正文写法是：１．公布令的正文２．行政令的正文３．任免令的正文４．嘉奖令的正文（三）签署和日期命令（令）的最后要签署发布命令的机关或发布命令的领导人及其职务，签发命令（令）的日期。七、撰写命令（令）的注意事项第一，要求作者必须具备法定的制发、签署命令（令）的职权，不得越权。第二，命令（令）所针对的事项必须是重要的、重大的问题或者事件，不要小题大做。第三，命令事项要具体、明确。这是命令的主体，必须写清楚本命令所要采取的强制性措施，让接受命令的人明确无误地知道应该怎样做。因而，绝不能模棱两可、拖泥带水。其命令（令）中的各项要求必须审慎、负责，不得朝令夕改。第四，命令（令）的主题要明确、内容单一、简明扼要，不要漫无边际或阐述具体定义。第五，命令（令）的语言要精确、语气要坚定、结构要严谨。命令担负着统一、指挥、规范受文者行动的任务，所以对语言的准确性有着特殊的要求。命令（令）在写作风格上，要求庄重严肃、坦陈直叙、意尽而言止、准确具体、斩钉截铁。第五节公报一、公报的适用范围公报适用于公布重要决定或者重大事项。二、公报的分类（一）会议公报这是用以报道重要会议或会谈的决定和情况的公报。这种公报一般用于最高领导机关召开的会议。（二）事项公报政党的高级领导机关用以发布重大情况、重要事件的文件。高层行政机关、部门向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时有时也沿用此类公报。（三）联合公报这是一种特殊用途的公报，用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议。三、公报的写法（一）标题公报的标题常见的有三种形式。第一种是直写文种“公报”、“新闻公报”；第二种是由会议名称和文种构成；第三种是联合公报，由发表公报的双方或多方国家的简称、事由、文种构成。成文时间用括号（也有的不用）注在标题之下正中位置，注明公报发布的年、月、日期。（二）正文包括开头、主体两部分。开头即前言部分。事件性公报的开头要求用最鲜明，最精练的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报的开头要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报的开头要求概述公报的来由，即在何时、何地、谁与谁举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。三、公报的写法主体是公报的核心，要求把公报的内容完整、系统、有序地表达清楚。常见的有三种方式：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定；第二种是序号式，多用于内容复杂、问题头绪较多的公报；第三种是条款式，多用于联合公报。（三）尾部事件性公报和会议性公报一般没有尾部；联合公报要在正文之后写明双方签署人的身份、姓名、年、月、日期，并写明签署地点。四、新闻公报这是以新闻的形式将重大事件向党内外、国内外公布的文件。其写法与新闻的主要文体消息有些类似。开头部分概括叙述最核心、最重要的新闻事实，接近消息的“导语”部分。接着具体地写明事件的过程以及与此有关的立场、态度、做法、评价等，可以按时间顺序和逻辑顺序来安排层次，类似消息的主体。最后的结语部分也类似消息的结尾，根据情况可写可不写。五、联合公报这是政党之间、国家之间、政府之间就某些重大事项或问题经过会谈、协商取得一致意见或达成谅解后，双方联合签署发布的文件。这类公报中有一些双方认可、联合签署的条文，比一般的新闻公报有更多的务实性内容。但联合公报和新闻公报之间的界限是很模糊的，有时甚至还可以合为一体。六、公报的写作注意事项公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。写作公报应注意：第一，发布者要有一定权威，不是随便什么人都可以用的。第二，公报的内容是重大事项，要高度概括，语言精练，注重时效。第六节公告一、公告的适用范围公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。它通常以国家名义向国内外庄严宣告重大事件。某些部门也可以代表国家对内或者对外发表公告。发布公告的时限，常常很紧急，一般通过广播、电视、报刊等宣传工具迅速发出。二、公告的特点第一，公告的内容要求单一、具体、准确，不作发挥和议论。其告知事项十分重大，一般是指国家的重大法规、重要的决定、重大事件或重大要闻。第二，公告的告知对象比任何一种告知性文种都宽，是告知国内外的。有些公告是专对国外而发的。第三，公告通常是由国家领导机关制发的，如国务院、全国人民代表大会等。第四，公告不是一般的“告知”，而是庄严郑重地“宣布”。它只起宣告作用，没有强制性和行政约束力。第五，公告的文字简短，多是直述其事，不繁词解释，语气庄重。三、公告与通告的区别第一，公告的内容是向国内外宣布重要事项或法定事项的，即国家的重大法规、重要决定、重大事件、重要新闻。如颁布国家宪法、公布全国人民代表大会选举国家领导人的结果、国家召开了重大会议、国家领导人的健康状况、公布国家金融统计数字、人口普查数字、发射导弹的新闻等。第二，公告的告知范围是国内外；而通告一般限于国内，限于一定地区。有些公告是专对国外而发的，如《新华社授权公告》，其内容是告知我国发射运载火箭的时间和范围，目的是请有关国家政府通知本国的船只和飞机，在试验期间不要进入所述海域和海域上空。第三，公告通常是由国家领导机关制发的，而通告可由政府部门基层单位制发。四、公告的用途公告的具体用途主要有以下几方面：党和国家重要领导人出访；召开重要会议；颁布重要法律、政策；形成重要决定；出现重大人事变动；发生为世人瞩目的重要事件；依国际法或者惯例发布需国内外周知或者遵行的事项（如我国境外公海海域、空域在特殊情况下的规避等）。五、公告的写法（一）标题公告的标题由发文机关、事由、文种三要素组成，但大部分公告中的标题都省去了事由，由发文机关和文种组成。（二）正文篇幅简短、内容较少的公告，可采用篇段合一式，直陈其事。如果内容相对较复杂，可把全文分成两大层次：第一层写发布公告的依据或因由；第二层写公告的具体事项，它的内容是晓谕各方的，有时还要提出某些要求。公告的正文可以自然结尾，也可以加上“现予公告”、“特此公告”等习惯用语。（三）签署和日期在正文之下的右侧写上发布公告机关的全称。在签署的下面写清发文的日期。六、撰写公告的注意事项第一，在使用范围上，公告主要用于党和国家向国内外公布重大事宜时使用，所以，非权力机关和一般业务部门通常不能使用这种文体，不能发布公告，但在特定情况下，可由国家授权给该单位发布，如《新华社授权公告》。第二，公告在文字上除要求概括简练外，还应当注意严密性，特别要注意可能产生的政治影响。第三，公告所涉及的事实，同样应该反复核实，确保无误。第四，撰写公告的语言除简略外，还要注意准确、质朴、庄重。第七节通告一、通告的适用范围通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。一是公布应当遵守的事项。二是公布应知事项。二、通告的特点（一）通告的根据具有政策性和法令性（二）通告的内容具有专门性和专业性（三）通告的效力具有约束性和强制性（四）通告的使用具有公开性和广泛性三、通告与公告的区别通告与公告相比，一是通告的受文范围不如公告广泛；二是通告的规定性强，有要求遵守执行的强制内容；三是通告的作者的地位不如公告那样严格限定；四是通告的内容比公告的内容要详细、周密，条文明确、具体；五是通告所宣布的事项不如公告的重要程度高；六是通告公布的形式更加多样。四、通告与命令（令）、通知的区别第一，通告一般不按管理系统逐级下达，而是直接面向内容所涉及的全体人员；而命令和通知都是按管理系统逐级下达的。第二，通告的告知对象大都是自然人，而不是法人（如机关、团体等）。第三，通告组织实施文件内容的是发文机关及文中所指定的单位；而命令、通知里的内容是由受文单位来组织实施。第四，通告的内容不涉及国家秘密，而命令和通知有机密和非机密的区别。五、通告的种类（一）知照性通告它是告知一些应当知道或需要遵守的简单事项的通告。（二）办理性通告它是办理一些例行事项的通告，其内容如注册、登记、年检等。（三）行止性通告它是公布一些禁止类事项的通告，其内容如查禁淫秽书画、收缴非法枪支、加强交通管理、查处违禁物品等。六、通告的写法（一）标题通告的标题可以是全项的，即由发文单位、事由和文种组成。（二）正文通告的正文一般分为三个层次：通告的依据或缘由、通告事项和通告结尾。（三）署名和日期通告的最后要写上发文机关的全称和成文日期。七、撰写通告的注意事项第一，通告的内容要一文一事，主旨明确。第二，通告的事项要能阐明中心并做到条分缕析，结构严密。第三，通告的文字要力求明白确切，语气要严肃庄重，尽量少用专门术语，以便群众理解和遵守。第八节意见一、意见的适用范围意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。二、意见的特点（一）内容的多样性它既可以对工作作出指导、提出要求，又可以对工作提出建议，或者对工作作出评估、提出批评。（二）行文方向的多向性它既可以用作下行文，表明主张，作出计划，阐明工作原则、方法和要求；又可以用作上行文，提出工作建议和参考意见；还可以用作平行文，就某一专门工作向平行的或者不相隶属的有关方面作出评估、鉴定和咨询。（三）内容的针对性（四）作用的多用性有的意见具有指导、规范作用。三、意见的分类（一）指导性意见用于上级机关对下级机关进行工作指导，其内容是针对工作中的某些薄弱环节或出现的问题，上级机关用意见向下行文，阐明指导思想、工作原则，提出工作思路和措施、办法，给下级机关以及时的指导，从而促进各项工作的健康发展。（二）建议性意见这是下级机关向上级机关提出工作建议、设想的上行文。提出建议性意见的机关大多是主管部门，就其所主管的业务提出工作意见，它可分为呈报类意见和呈转类意见。（三）规定性意见这类意见用于对所属机关、组织和人员提出规范性的要求和措施。（四）评估性意见这是业务职能部门或专业机构就某项专门工作、业务工作经过调查、研究或者鉴定、评审后，把商定的鉴定、评估结果写成意见送交有关方面，它虽可上行、下行，但主要是不相隶属组织间的平行文。四、意见的写法（一）标题一般由发文机关、事由和文种组成。（二）主送单位除一些评估性、规定性意见外，绝大多数意见都要写明主送对象。（三）正文多数意见的正文采用总分条文式结构。（四）落款和日期意见的正文结束后还要写上发文机关名称，然后再写上成文日期，最后要加盖公章。如果标题中有发文机关，那么只需加盖公章。五、撰写意见的注意事项第一，要注意语言得体。无论哪一类意见，语言既要严肃、明确，更要平和、简明，少用指令性词语，多用指导性、期请性语言，以体现出注意商榷、尊重对方的民主作风。第二，不同类型的意见写作内容重点应明确。指导性意见，不同层次的机关写作内容的侧重点应有所不同。关键概念公文决议决定

命令（令）公报公告通告意见思考题１．什么是公文？公文由哪些部分构成？２．公文的行文规则有哪些？３．简述决议的适用范围、特点和写作注意事项。４．简述决定的适用范围、特点和写作注意事项。５．简述命令（令）的适用范围、特点和写作注意事项。６．简述公报的适用范围、特点和写作注意事项。７．简述公告的适用范围、特点和写作注意事项。８．简述通告的适用范围、特点和写作注意事项。９．简述意见的适用范围、特点和写作注意事项。党政机关公文（下）第一节通知一、通知的适用范围通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知的适用范围广，从公布国家的政策法令，到基层单位的事务告知，无论是党、政、军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央，下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小，机动性、灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。二、通知的特点（一）适应性强这里有三个含义：一是从行文主体上说，不仅国家机关使用，企事业单位及社会团体、各个部门也都可以使用；二是从公文内容上看，它既可以传达行政法规等带有指令性的内容，也可以传达工作任务、召开会议等一般内容；三是从隶属关系来看，既可以用于下行文，也可以用于平行文。（二）准确具体通知属于传达告知性公文，特别要求忠实于被传达的内容，不能遗漏，也不能走样，要求极为准确。因为通知的内容一般都具有执行性或周知性，所以还必须具体明白，绝不能含糊其辞。（三）结构灵活根据通知所传达内容的繁简，通知的结构有时是多段的，有时是独段的，或分项，或篇段合一，均酌情而定。在内容层次的安排上也较灵活。三、通知与命令（令）、决定的区别通知在强制性、约束性、权威性上弱于命令（令）和决定。通知自身不创造规范而只是传达应办应知事项；通知的事项更加具体细微；用途广泛、作用明显，除了指示性通知可取代指示的部分功能，知照性通知可用于使有关各方周知情况和问题外，其他几类通知还可以使其他有关文件履行生效程序或使其升格，扩大效力范围。四、通知与通告的区别第一，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；而通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。第二，通知的对象一般只限于某些人或某些单位；通告的对象比较广泛，一般是社会公众，不专指某些人或单位。第三，通知的事项一般需要办理或执行，而通告的事项一般只需要遵守和知晓。第四，通知的内容不一定完全公布于众，而通告的内容一般要公之于众。五、通知的种类（一）会议通知：这类通知是以通知召开一个会议的有关事项为内容的。（二）批转性通知：这类通知是用于上级机关根据工作需要和本机关的职权范围批准并转发下级机关的公文。（三）转发性通知：它用于上级机关根据工作需要，向所属下级机关转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文。转发性通知使被转发公文的权威性得到证实，用以指导所属下级机关结合实际情况，正确执行公文内容或者从中学习借鉴有关经验教训。（四）指示性通知：用于上级机关根据工作需要和本机关的权限范围，传达要求下级机关办理和有关单位共同执行的事项。（五）发布性通知：这类通知是上级机关发布行政规定、条例、章则、办法等规章制度和其他重要文件时使用：的通知。（六）任免通知：它是上级机关任免和聘用干部时，对所属下级机关下达的一种较为特殊的知照性通知。（七）一般事项性通知：它是要求下级机关办理执行或需要周知的事项。六、通知的写法（一）标题通知的标题常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素。（二）受文单位受文单位即被通知对象或主送单位。一般是单位，有时也可是个人。（三）正文通知的正文是通知的主体，即通知的内容。１．一般事项性通知的正文２．指示性通知的正文３．批转、转发性通知的正文４．发布性通知的正文（四）签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关的名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。七、撰写通知的注意事项第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写清写全。第二节通报一、通报的适用范围通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报可以用于表扬和批评，因此它属于褒贬和告诫性公文。通报又可以传达情况，因此它也属于传达和告知性公文。二、通报的特点（一）客观真实通报的内容不仅必须真实准确，而且还有典型性、代表性，能起较广泛的教育作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。（二）周知范围较广由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一般通报下发的范围较广。（三）及时通报行文的目的，在于尽快地把情况传达下去，以引起广泛注意，促进工作，因此撰写通报特别要求及时。（四）灵活它主要表现在：报知的对象不是特定的，即不是专对某个机关单位或个人，而是众所周知的；通报没有周期长短的限制，有事实才有通报的必要，反之，没必要也不用通报；另外，通报没有三级行文关系的限制，即通报可以同时用于上行、平行和下行。三、通报与通告、通知的区别（一）受文对象不同通告、通报的受文对象比较广泛，不确指；通知的受文对象是具体的。（二）发文目的与要求程度不同通告一般只是需要知道或遵守；通报是通过好的、坏的典型事例对大家进行教育，以便改进工作，或者把一些情况告诉对方，使之了解。（三）具体写法不同通告、通知写的是要求，多用祈使语句；通报写的则是事，多用叙述写法。四、通报与决定的区别通报在表彰先进、批评错误方面与有关的表彰、处分决定有明显的区别。一是目的不同。通报是起着教育作用，目的是要下级机关和有关人员吸取经验教训；决定则有一定规定性，起确定作用，目的是依据职权进行表彰或惩戒。二是对象不同。通报的对象是具有典型意义的人或者是事，而决定则可适用于所有的人或者事。三是内容有所不同。通报的内容比较宽泛，但不如决定具体、精细；通报可以总结经验教训并提出要求，而决定一般不涉及此类内容。五、通报的种类（一）表彰性通报表彰性通报用于表扬好人好事，表彰先进单位、先进事迹、先进人物，以此来指导工作，向下级机关或者有关人员明确提倡什么，使之做有可学，行有所宗。（二）批评性通报批评性通报主要是用于揭露问题、批评错误的通报。（三）情况通报情况通报是为传达某种重要情况时使用的一种文体。六、通报的写法（一）标题通报的标题与一般公文标题大致相同，由发文单位、事由和文种（通报）组成。通报标题有直述式和转述式两种写法。（二）正文通报正文的写作方式也包括直述式和转述式两种。（三）发文单位及日期如标题中已有发文单位，那么只写日期和加盖公章即可；标题中没有发文单位的，正文下面一定要写发文单位。日期即成文的年、月、日。七、撰写通报的注意事项第一，写入通报的内容必须是真实和典型的。第二，对奖惩性的通报，就其内容来说，表扬和批评一定要旗帜鲜明，恰如其分，不能含糊其辞和随意夸大缩小。遣词造句要讲究分寸，力求准确无误。第三节报告一、报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告通常用于向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况和问题；汇报有关行政法规、规章、重大行政措施的执行情况；汇报上级交办的工作任务的完成情况；汇报一个时期或者一个方面的综合情况；提出纠正有关偏向的建议并建议转发执行；回复上级机关提出的询问；有关问题或事故的责任者检讨分析自己的错误等。报告是一种陈述性的公文。从行文关系上看，报告是一种典型的上行文。二、报告的特点和种类（一）报告的特点１．已然性这是指将已经做过的事情或已经发生的情况及问题写成报告，其内容是客观现实的反映，而不是展望和推想。２．总结性因为报告的内容是已经做过的工作，或已发生的情况，所以，在向上级报告的时候就要对问题进行综合分析、归纳，即总结。否则，写成的报告就会变成罗列现象、过程，因而也就失去了写报告的意义。３．陈述性在报告的写作方式上，主要使用叙述方法。做了什么工作，具体情况如何，应该如实地叙述清楚。其中包括必要的分析、说明及简单的议论；但就其内容上的表述手段，主要还是陈述性。（二）报告的种类报告，按其呈报要求可分为呈报性报告、呈转性报告和呈复性报告。呈报性报告是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。呈转性报告是指下级机关将有关事项或者要求报送上级机关，请求上级机关批准并转发给有关的机关、地区的报告，这类报告的结尾有“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”的字样。呈复性报告是指下级机关答复上级机关对有关事项的询问，一般是专题报告。报告，按其内容可分为综合报告和专题报告、工作报告和情况报告。三、报告的写法（一）标题一般由规范化的“三要素”即发文机关、报告内容和文种（报告）组成；也可以由事由和文种组成，省略发文单位。（二）正文报告的正文一般也分为开头、主体和结尾三部分。（三）签署及日期如果标题是“两要素”的写法，或者即使标题是“三要素”写法，为了郑重起见，也是先写发文单位全称，再写成文的日期。四、撰写报告应注意的事项第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实、可靠。各单位通过报告向上级汇报工作、反映情况和问题，其目的是让上级机关掌握全面真实情况，以便制定相应的方针、政策。所以“报告”材料要翔实、可靠，而不能用不负责任的“据说”、“传闻”、“估计”和“可能”的材料。第三，报告里的观点要正确。报告里不仅有材料，而且还有根据材料概括出的观点。如果报告的观点错了，那么上级机关根据第二手材料综合的观点也会是错误的。第四，文字要简练。第四节请示一、请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般以机关单位的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区、一个方面工作的方针、政策、计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关单位的正职行政领导签署发出。二、请示的特点（一）行文关系具有固定性请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文。（二）行文的内容具有单一性凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的“一文一事”、“一事一请示”。这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。（三）行文目的具有鲜明性这主要表现在两个方面：一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确的，二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含糊其辞都是不允许的。三、请示的作用请示是公文中最常见的上行文种之一。具体作用主要有：请求上级机关明确新的方针、政策；请上级机关审批本机关制定的重要方针、政策、计划和重大措施；遇到重大问题或者因以前无原则规定难以处理的新问题时，请上级机关指示；在执行有关的命令、指示、决定或方针、政策、法律、法规过程中，有关部门意见不统一时，请上级机关予以协调或仲裁；请上级转请有关方面协助办理本地区、本系统、本单位无法解决的问题；请求上级机关帮助解决工作中遇到的确属无力自行解决的困难；情况特殊，难以执行上级的统一规定时，请求上级批准，作变通处理；要求分配任务，请求项目、经费、机构、编制和任免、聘请干部；申报其他按规定需由上级机关审核批准的事项。四、请示与报告的区别（一）行文目的不同请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明确审批意见后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求；报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文。（二）两个文种的作用不同请示对工作起到起始或中续作用；报告则起到汇报工作、反映情况供上级了解或参考的作用。（三）两个文种的形成时间不同请示只能在事前，报告则在事后或事情进行当中形成。五、请示的种类（一）不了解或不明确的问题的请示（二）工作进程中发现的情况和遇到的新问题，涉及具体政策的制定、执行、认识的请示（三）专题问题的请示六、请示的写法（一）标题请示的标题由请示单位的法定名称、事由（请示事项）和文种（请示）组成。标题中的事由必须是对请示的主要内容的精练概括，一般为请示事项或问题的名目。（二）主送单位即请示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另一上级机关则以抄报处理。即主送单位只能是一个。不要轻易越级行文。如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关。（三）正文请示的正文包括请示缘由、请示事项及请示批准的希望或要求。（四）签署及日期请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，完整的年、月、日。七、撰写请示的注意事项第一，必须做到“一文一事一请示”。第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，不能含混不清，不置可否。第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明。第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成“请示报告”。第五节批复一、批复的适用范围批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是“一请示一批复”，不涉及请示以外的其他事项。它属于指示性下行文。二、批复的特点（一）指令性强批复用于答复下级机关请示的事项，因而可以被视为一种被动的指示，批复的意见具有指令作用。（二）针对性强批复是针对下级的请示而形成的一个文种，批复回答的问题，是请示中的具体事项，它明确答复下级机关是否同意批准其所请示的事项。（三）政策性强批复针对请示事项所作的回答，必须以一定的方针政策为依据，一定要坚持原则，照章办事，绝不能随心所欲。即使不同意请示的事项，也要按照有关的政策加以说明，以加深对方对有关方针政策、法律法规的理解。（四）简明性三、批复的写法（一）标题批复的标题一般都是规范的“三要素”的写法，即由发文单位的全称、事由和文种构成，（二）主送单位批复的主送单位即原请示单位，换言之，答复的是谁的请示，主送单位就应该是谁。若带有普遍指导意义，需要发给下级机关的，则用抄送的形式。另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。（三）正文批复的正文一般都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题。正文一般由引语和答复意见两部分组成。（四）签署及日期批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间；如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再写发文机关而只写成文日期。但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。四、撰写批复的注意事项第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针、政策，针对所请示的问题，并核实请示缘由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可；意见还应尽量具体，以利下级机关执行。第三，及时性和一致性。第四，正确使用批复与答复函两个文种。第六节议案一、议案的适用范围本节所介绍议案，指《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文种类之一，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。国家机关所提各议案必须是在审议议案的国家各级权力机关的职权范围以内的重要事项。议案制发机关除提出议案外，一般还应当向审议议案的国家各级权力机关提出议案的说明，以介绍提出议案的原因、设想和理由；必要的时候，有关负责人应当到会回答质询。二、议案的特点和作用（一）议案的特点１．法定的制作主体制作议案的主体只能是各级人民政府即国务院和省、直辖市、县、市辖区人民政府。各工作部门无权提出议案，因而也不能使用议案这一文种。２．特定的内容根据《宪法》、《地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》的规定，各级人民政府提出议案的内容必须是属于人民代表大会或者人民代表大会常务委员会职权范围内的问题，超出其职权范围的不能作为议案提出。３．时限性强各级人民政府必须在人民代表大会或者人民代表大会常务委员会举行会议的时候提出议案。会议后提出的，不能列为议案。４．建议的可行性议案提出后，要经过审议。为使议案获得通过，议案必须言之有理，并使所提建议具有可行性。只有这样，议案才能获得批准。５．语言简明议案一般都要附有提请审议事项草案和说明材料，所以议案的正文一般写得简洁明确，语言极为精练，只要明确写出提请审议的事项即可。（二）议案的作用议案有利于监督和改进政府工作，有利于发扬民主和加强法制建设，有利于充分发挥人民代表的参政议政作用，有利于发挥广大人民群众的聪明才智。三、议案的类型（一）立法案：国家行政机关制定的行政法规需要提请国家权力机关审议或请求国家权力机关制定某项法规提出的议案。（二）重大事项决议决定案：国家行政机关就本行政区域内某些重大事项提请国家权力机关进行审议，并请示作出决议或决定的议案。（三）人事任免与撤职案：国家行政机关向国家权力机关提请审议任免国家工作人员或撤销该级国家权力机关选举或任命的国家工作人员职务的议案。（四）机构变动与批准条约案：国家行政机关向国家权力机关提请审议有关机构变动或批准条约的议案。（五）其他事项案：由于人民代表大会或者人民代表大会常务委员会的职权很多，议案的类型也很多，如授予荣誉称号案等等。四、议案的结构和写法（一）标题标题要简明扼要地写明要求解决什么问题。一般有两种形式：一种是三要素组成的完全式标题，即发文机关、事由、文种（议案）。（二）主送机关议案的主送机关是固定的，要写出全称或规范化简称，明确标出同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会的名称。（三）正文这是议案的主体，包括案据、方案和结语三部分。它包括提出问题、说明理由、解决这些问题的建议等。（四）签署与日期议案的署名由法律规定。以国家行政机关为例，国务院向全国人民代表大会或者全国人民代表大会常务委员会提出的议案，由国务院总理签署。地方各级人民政府向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提出议案时，都应由国家行政机关的法人代表署名、盖章，成文日期以法人代表签发日期为准。五、撰写议案应注意的事项第一，符合职权。所提议案既不能超越负责审议议案的国家权力机关的职权，也不能超越提出议案的行政机关的自身职权。第二，一事一案。不得把许多事项并列到一个议案中提出，以免造成国家权力机关在审议时的困难。第三，内容简洁，论证有力，语言庄重、准确、规范。第七节函一、函的适用范围函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。二、函的特点（一）行文关系比较灵活函主要用于平行或不相隶属的单位相互之间的往来，既可以是具有隶属关系的单位，也可以是没有隶属关系的单位，平级之间或上下级之间都可以使用。（二）具有商洽性和咨询性函主要用于平行或不相隶属单位之间就一般事项进行联系、商洽或者对其主要业务范围的某一特殊具体事项的请求予以批准或答复，而不涉及某一方面或者全局性的国计民生、方针政策等重大事件，因而一般不具有指导或指示作用。（三）具有双向性

既有问函，又有复函。三、函与通知的区别（一）性质、目的不同函的目的是用于平行或不相隶属的机关之间互相商洽公务或询问与答复问题，因而它的性质是商洽平行式的公文，一般不具有指挥、指导性。通知的目的主要是用于传达告知，此外还具有上级对下级的指导作用。（二）行文关系不同函主要在同级机关和不相隶属的机关之间使用，它不受上下级、平级隶属关系的限制，属平行文。通知，除会议通知外，一般用于上级机关对下级机关行文，大部分属于下行文。（三）作用效力不同函的作用是商讨、询问、答复问题，它没有领导作用，一般不具有行政的约束力，更没有法律效力。通知则可用于上级对下级布置工作、发布文件、作出指示等，具有行政的约束力。四、函与批复的区别首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。其次，从作用与行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只具有商洽性。联系与咨询的答复，一般情况都是平行文。五、请示函与请示的区别公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生。它们虽然都有请示的性质，但也有明显的区别，主要在于以下两点：第一，请示是上行文，函是平行文。第二，请示的受文单位和制发单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。六、函的种类函按其内容性质分，有商洽函、询问函、告知函和答复函等多种。按其行文方向分，可分为去函（也称为发函）和复函两种。七、函的写法（一）标题函的标题有两种。一种是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。另一种标题由两要素组成，即事由和文种组成。（二）受文单位去函的受文单位一般只有一个，但有时因问题涉及两个以上单位，也可以同时把两个以上单位写上。（三）正文函的正文是文件的主要部分，强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。（四）签署与日期函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。八、撰写函的注意事项第一，表达要简要明白，切忌用语繁琐和词不达意。第二，行文要恳切实在，要直陈其事，切忌转弯抹角和卖弄词句。第三，措词要适度得体，正确体现机关的职权范围，既不过分寒暄，也不简单生硬。第八节纪要一、纪要的适用范围纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作。二、纪要的作用纪要记载会议情况，向上级汇报，向下级传达，供有关方面了解情况、反映问题，因而能帮助上级了解情况，指导下级在工作中更好地贯彻党的方针政策。另外，纪要贯彻传达会议的议定事情，要求有关单位共同执行，特别是纪要一旦被领导机关批转或转发，就同上级机关所发的其他正式文件一样具有指导下级的工作的作用。三、纪要的特点（一）纪实性纪要是会议的产物，其内容是对会议情况的真切记录和科学整理，没有任何虚构成分，具有真实性。（二）综合性纪要不仅反映领导机关的意图和结论，也反映与会者的意见及会议的一般过程。（三）及时性纪要对写作时限要求很紧、很严，有的是在会议将近结束时就要写出，多数是在会议结束后较短时间内就要写出来。（四）特殊性纪要形成后，一般只主送各有关与会单位。同时，由于与会各单位的地位、组织系统归属、具体职能范围各不相同，因此，它与其他公文文种不同，一般不单独对下行文。如需下发执行，应下发通知，将会议纪要作为附件发出。四、纪要与决议的区别（一）内容、性质不同纪要的事由可大可小，而且可以是周知的；决议的事由一般都是单位或部门里的重大问题或事项，一般不具有周知性。纪要对会议情况有一个客观的介绍，对一些决议事项要作出说明或者阐述；决议没有这方面的内容。（二）形成程序不同纪要是在会议记录的基础上概括提炼出来的内容要点，写好后只需主管领导审阅同意，即可正式发文。决议必须经过某一级机构或组织的正式会议审议表决这一法律程序，在法定的票数通过后才能生效并正式发文。（三）内容含量不同纪要的内容可多可少，事件可大可小。可以是某一事项的决定，也可以是不同性质的事项的决定。决议只能是对某一方面或某一特定的重要问题作出决定，一般不涉及日常的具体工作，更不同时涉及多方面或多项事务。五、纪要与会议记录的区别（一）对象不同：会议记录一般是有会必录，凡属正式会议都要作记录，作为内部资料存档备考，或作为进一步分析研究问题和检查总结工作的依据。纪要主要记述重要会议情况，其作用是上呈下达会议精神。所以，只有当需要向上级汇报或向下级传达会议精神时，才有必要将记录整理成纪要。（二）方法不同：会议记录必须随着会议进程进行，有会必录，逐项记载，越详细越好，直到会议结束。纪要必须在会议结束后，在记录的基础上加工整理而成。（三）写法不同：记录作为客观纪实材料，它要求原原本本地记录原文原意。纪要是将记录经过加工提炼之：后形成的正式公文，它集中反映了会议的精神实质，具有高度的概括性和鲜明的政策性。（四）作用不同：会议记录不具备指导工作的作用，一般不向上级报送，也不向下级分发，只作为资料和凭：证保存。纪要经过上级机关审批，就可以作为正式文件印发，有的还直接在报刊上发表，让有关单位贯彻执行，因而它对工作有指导作用六、纪要与会议简报的区别（一）承担任务不同会议简报只是简报的一种形式，它的作用只是为了交流信息和提供情况，以达到沟通情况的目的，一般不具有约束力。纪要，当它作为指示性文件出现的时候，具有一定的权威性。它的结论可以指导有关方面统一认识，它的决定要求有关方面贯彻执行。（二）篇幅长短不同会议简报要求文字简约，以“简”为特征。纪要则不受篇幅限制，该长则长，当短即短，以“要”为主要特征。（三）形成时间不同会议简报一般在会中分期编号，随时交流；而纪要通常在会后形成。一个会议可以出一期或若干期简报，但会议纪要只能有一个。七、纪要的种类（一）指令性纪要这种纪要，大都是各级党政机关的领导集体开会决定问题后所使用的一种通知型的会议纪要，或者是范围较大或重要方面的工作会议综合整理的纪要。（二）通报性纪要这种纪要主要内容只是概述会议的综合情况，意在向有关单位或全社会通报，作周知或备查之用。（三）座谈会纪要座谈会是为了探讨、解决某个问题，由某些单位或组织发起，召集有代表性的人员参加。八、纪要的写法（一）标题纪要的标题有两种写法：其一是单标题，如《××大学思想教育工作座谈会纪要》，其标题只有一个语法结构；其二是双标题，如《探讨新时期文学的发展———中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要》。（二）时间纪要的时间，一般是纪要形成的时间，有时也可以写会议结束的时间。纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号。（三）正文纪要正文一般包括开头、主体和结尾三部分。１．开头部分用简练的文字写出会议概况：介绍召集会议的单位、会议的目的、开会的时间、地点、会期、参加人员、会议的议程和进行情况等。２．主体部分主要写会议内容，即会议研究的问题、讨论的意见及所形成的结果。这部分的表述方式比较灵活多样，可以加写序号，按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述。３．结尾部分有两种写法。一种是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务；另一种是不另写结尾，正文的主体部分结束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法。九、撰写纪要应注意的事项第一，要真实、准确地概括会议内容，尤其是会议的决议事项。纪要，既要忠实于会议的实际内容，又要作好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更改会议的内容，而必须做到真实、准确地表达会议内容。第二，要突出反映会议的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议明确和解决的问题。第三，纪要的写作要及时，如果拖延时间过长，会给人时过境迁之感，影响公文的效果。关键概念通知通报报告请示批复议案函

纪要思考题１．通知的适用范围是什么？通知的特点、写法和写作注意事项有哪些？２．通报的适用范围是什么？通报的种类有哪些？３．报告的特点、写法和写作注意事项有哪些？４．请示的适用范围是什么？请示有哪些特点？５．批复的适用范围是什么？怎样写批复？６．议案的适用范围是什么？议案的特点、写法和写作注意事项有哪些？７．函的适用范围是什么？函的特点、写法和写作注意事项有哪些？８．函与请示、批复的区别是什么？９．纪要的适用范围是什么？纪要与决议、会议记录、会议简报的区别是什么？１０．指出下列“通知”的错误，并修改成符合公文格式的通知。行政事务应用文第一节计划一、什么是计划一个单位、部门或者个人，对预定在一定时间内要做的工作或要完成的任务，提出具体要求，规定指标，制定相应的措施，用书面形式写出来，就是计划。计划是对未来一定时期的任务作出预想性安排的文种。二、计划的作用各级机关和企事业单位，无论做什么事情，都需要事先制订计划。计划具有指导性和指令性，它能够指导工作，明确工作目标和任务，统一思想和行动。三、计划的种类计划从不同的角度可以分为许多类别。按性质分，有生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、施工计划等；按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等；按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等；按内容分，有综合计划、专题计划等。四、计划的写法（一）标题完整的标题包括制订计划的单位名称，计划的期限、内容范围和计划的类别四个要素，如果是草稿或初稿，还应在标题下或标题后加括号注明。（二）正文计划的正文要写计划的内容。可以分项写，也可以不分。如果分项写，可用条文式，还可用表格式。正文一般分为前言和主体两部分。前言部分一般说明制订计划的总的原则：上级指示和要求、制订计划的依据以及对本部门具体情况的分析。计划的主体部分要具备三项基本内容：目标、措施、步骤。（三）日期制订计划的日期一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章。五、撰写计划的注意事项（一）方向正确，实事求是（二）要求明确，措施具体（三）条理清楚，事理严密（四）语言简洁，用语准确第二节总结一、什么是总结每当我们完成某项工作或工作进展到一定时期，都需要认真回顾一下，或进行全面评估，或进行专题总结，肯定成绩收获，找出缺点不足，总结经验教训，以便改进工作，更好地前进。这种用文字撰写出的对某一阶段或某项工作的回顾、分析和评价，就是总结。二、总结的分类总结可以从不同角度分成许多种类。按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结等；按工作范围划分，有某单位或某部门的工作总结、某一地区的总结等；按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等。无论哪种总结，又都可以根据表现形式和容量分为全面总结和专题总结。三、总结的写法（一）标题标题有两种写法：一种是最一般的写法，包括单位名称、时间、内容和文体，（二）正文全面总结和专题总结正文的写作格式有明显的不同。全面总结正文包括以下四个部分。第一部分，基本情况。这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有以下几种：一是概述总结工作的全貌、背景；二是说明总结的指导思想和成果；三是将主要的成绩、经验、问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫。第二部分，成绩收获。第三部分，缺点问题。第四部分，经验体会。（三）署名和日期全文之后要写上单位全称及完整的年、月、日。四、写作注意事项第一，全面收集材料，精心选择。第二，要善于总结出经验。第三，要安排好全篇的结构。第四，内容充分、具体。第五，语言要简明、准确、质朴。第三节调查报告一、什么是调查报告调查报告是人们对某一情况、事件、经验或问题，经过深入细致的调查研究而写成的书面报告。它要求将调查研究的结果客观、真实、及时地反映出来。它对领导机关了解情况、总结经验、制定或执行某项方针政策有重要的意义。二、调查报告的特点（一）具有很强的针对性和明确的目的性（二）用事实说话，观点明确并带结论性（三）叙议结合，以叙为主调查报告的写作，一般用第三人三、调查报告的分类（一）情况调查报告主要是反映某一问题、某项工作进行的实际状况，为上级提供客观资料和事实依据。（二）经验调查报告反映先进地区、先进单位或先进个人的典型经验，将其介绍、推广到更大的范围，以利于指导和促进全面工作。（三）问题调查报告主要是就某一典型的反面事例或社会现实的消极因素展开调查。（四）学术调查报告主要指就某科学领域中的课题展开调查而写出的具有学术价值的报告。四、调查报告的写作要点（一）深入调查，详细地占有材料（二）认真分析，找出事物的规律（三）恰当选材，努力做到观点和材料的统一五、调查报告的写法（一）标题调查报告的标题通常是用简要的语言表达全文的主题或论题。常见的有四种写法。１．类似总结的标题：一般是通过标题把调查单位、调查内容明确而具体地表现出来。２．文章标题的写法：这类标题比较吸引人。但读者不容易从题目中明确地看出调查对象和所要研究、探讨的问题。３．提问式的标题：一般揭露矛盾和问题多用这种标题，但总结经验的调查报告也有用这种标题的。４．正副标题的写法：正标题揭示调查报告的主题，副标题指明调查的地区、事件或范围。五、调查报告的写法（二）开头概述基本情况。有的概括全篇的基本内容，有的简单介绍调查的目的、调查对象的有关情况和调查的经过等。这部分起提示全文的作用，力求简明概括。（三）主体主要是用材料来说明观点，说明具体做法、经验或问题。至于怎样组织，则要根据内容的需要和事物的内在联系来安排。（四）结尾指出规律或作出结论。有的单独写成一段；有的不单独成段，而是把规律或结论放在介绍或分析材料之中。另外，如果还有主文里没有谈到而应该谈的问题，也可以在结束报告时谈一下。总之，写好调查报告必须掌握三个要素：周密调查、深入研究、精确表达。第四节规章制度规章制度是指党政机关、人民团体、企事业单位为了保证生产、工作和学习等顺利进行，根据法律、法令和政策，在自己的权限范围内制定的，大家必须共同遵守的行政法规或行为准则。一、规章制度的种类规章制度是个总称，它包括章程、规程、条例、简章、规则、规定、细则、守则、办法等许多种。根据它们的重要程度大体可分为：上级机关制发的、重要的带有根本性的规章制度，如章程、条例等；一般的、局部的具体的规章制度，如规程、规定、细则、办法等；机关、团体或企事业单位内部针对某种人员、某项工作或活动的内容简要、条文少的规章制度，如简章、规则、守则等。二、规章制度的作用和特点（一）规章制度的作用我们的社会是个有机的整体，不同的人、不同的方面既相互依存，又相互矛盾。要使人们的生活、生产、学习、工作正常进行，就要维持一定的秩序。要使各种问题处理得当，分清是非，就得有一定的标准。（二）规章制度的特点１．实践性：各种规章制度的制定都是要达到一定的目的，针对一件事或一个问题的，是和现实生活紧密相连，并要在实际生活中遵守的，而不是作为一种宣传或教育的手段。２．强制性：规章制度是有一定约束力的行政法规，一旦正式颁布，有关人员必须遵照执行，不得违反。如有违反，则要受到批评教育或者处罚。３．鲜明性：为了便于执行、遵守，规章制度的每项规定都必须有明确的含义，有明确的质的规定。对它只能有一种理解，不能有多种理解或含糊不清之处。要使人一看便清楚，知道哪些是应该做的，哪些是不应该做的。４．严密性：凡是涉及对象的有关方面，都要做出相应的规定；对不同的方面作出规定，则要相互照应而不能相互矛盾或抵触。三、制定规章制度应注意的问题（一）要符合国家的法令、政策（二）要密切联系实际（三）必须简明具体，切实可行（四）要走群众路线（五）要注意稳定性和适应性四、规章制度的写法（一）标题一般由制定者、事由、文种三要素组成。（二）正文规章制度的正文一般都要分条列目。先总纲，后细目；先一般，后个别；先概括，后具体；先原则，后例外。基本上可分为三个组成部分：开头、主文和结尾。１．开头：规章制度的开头，一般是说明制定本规章制度的依据、目的或背景，还有的阐述了本规章制度的基本原则。如果分章节的规章制度，则可单列一章，称为“总则”、“总纲”或“序言”。２．主文：具体叙述规章制度的内容，它是规章制度的核心。如果内容较多，可以分章，章下分条、款。３．结尾：结尾一般称附文，又叫附则，是主体部分的补充和说明，如本规章制度适用范围、具体实施办法的制定权、解释权以及有关事项的说明、实施日期等。五、几种常见的规章制度（一）章程章程是一个政党、一个组织或团体的法规，是该政党、组织或团体中每个成员在思想、言论、行动上必须严格遵循和坚决执行，不得有所违背的根本准则。章程的标题应由政党、组织或团体的名称加上文种（章程）组成。（二）条例条例是国家机关制定或批准的用以指导某项长期性的工作或活动的法规性文件，条例的内容是规定国家政治、经济、科技、教育、文化、外事等领域的某些事项或某一机关的组织、职权