事业单位文秘专业知识

第页文秘专业知识第一章秘书工作概述命题热点导读秘书工作概述秘书工作的内容和作用秘书工作的内容秘书工作的作用秘书工作的性质和职能秘书工作的性质秘书工作的职能秘书工作的特征及规律秘书工作的特征秘书工作的规律秘书工作的根本原那么及要求秘书工作的根本原那么秘书工作的根本要求秘书工作的运行及管理秘书工作的组织形式及工作方式秘书工作的管理措施及制度要求考点知识精讲秘书工作的内容和作用由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽一样。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的特地化特色比拟明显；而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手〞的特点。本节将全方位介绍我国党政机关秘书工作的根本内容和作用。一,秘书工作的内容〔一〕秘书工作领导机关及其领导者的工作内容1.机关办公厅〔室〕的根本任务办公厅〔室〕属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作开展的必定结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是帮助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策效劳。办公厅〔室〕的任务主要分为两大局部：一是政务效劳，包括办文,办会,文档管理,代拟文稿,综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作；二是事务效劳，主要是后勤效劳保障工作。2.秘书长,办公厅〔室〕主任的根本任务秘书长和办公厅〔室〕主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。依据1951年中央人民政府批准颁发的政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的确定，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承当以下任务：第一，帮助首长综合状况,探讨政策,推行工作；第二，帮助首长亲密各方面的工作关系；第三，帮助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，帮助首长掌管保密工作；第五，帮助首长掌管机要工作；第六，主持日常行政事务〔包括公文处理,会议组织,检查和督促政府决议的执行等事项〕；第七，掌管机关事务工作。因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参及政务，又要掌管政务〞两个方面。而其中第一至第五项工作是须要帮助首长完成的，具有明显的参及政务性质；而第六,七项工作那么主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承当的主要工作内容确定了根本格局。〔二〕秘书工作的主要内容1.拟定,办理公文拟定公文是指依据领导者意图和领导班子的确定精神起草公文或在领导者主持,指导之下，起草领导讲话稿。拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令,传达意图,沟通状况,凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项特别肃穆的工作，秘书人员应当以高度的责任心对待。办理公文简称办文，是围绕公文的形成,处理,管理所进展的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。办理公文是秘书工作中一项最根本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制,核签,缮印,审核,签发,立卷,归档等主要环节；收文过程包括签收,分送,拟办,批办,承办,催办,注办,立卷,归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要依据党和政府公布的公文处理条例,法规和标准办理，做到分工合理,责任明确，确保公文处理过程的严谨,标准,优质,高效，为公文发挥应有的效能创建条件。2.办理组织会务办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理及会议有关的各类详细事务，目的是为领导人开好会议做会前,会中和会后的各种综合协助性效劳。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调及安排，应及各方面协调联系，将会上探讨确定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，确定是否提交会议探讨；二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间,地点,议程,参与人员,会场布置等；三是会议文件材料的印发,传递,清退,立卷,归档等；四是会议期间的各项效劳；五是会议善后工作，如整理睬议记录,编写简报和会议纪要,督促检查会议决策的落实等。3.调查探讨工作调查探讨工作是指围绕中心工作，针对当前领导关切和急需解决的有关问题，调查了解相关状况，并进展分析探讨，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋,助手职能，直接为领导决策效劳的一项重要工作。每一项调查探讨均应做好调查打算,调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，打算阶段应依据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲；实施阶段要留意选准调查探讨对象，采纳多种方式，广泛搜集,仔细整理,深入探讨调查得来的材料；总结收尾阶段就是对调查探讨工作进展整体分析，在以前阶段工作的根底上，写出调查报告。4.信息处理工作秘书信息处理工作是指依据党政领导机关工作的要求，采集及处理信息，为领导正确决策和实施决策效劳的一项工作。但凡领导工作中要驾驭的各种动态,状况以及实际工作领域中带有苗头性,倾向性的问题，都须要收集并及时反响给领导部门。开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的根底；其次要建立一支德才兼备,思路开阔,反响灵敏，具有较强的视察和分析问题实力的信息员队伍；最终要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集,加工,存储,输出,反响等根本环节的工作质量。对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调〔即对领导者之间和领导机关之间的协调〕,对下的协调,同级之间的协调,上下级双方的协调,同属部门的协调,业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调,公文活动协调,事项协调等。总之，但凡及领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有协调,送文上门协调,请人进门协调,登门探望协调,召开会议协调等。6.信访接待工作信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关,企事业单位,社会团体的秘书工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，仔细阅读，做好摘记，精确交办，按“分级负责，归口办理〞的原那么妥当处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热忱接待，仔细听记，恰当处理。7.监视检查工作监视检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线,方针,政策和党政机关工作部署落实状况的督促检查；对领导人批办事务承办状况的督促检查；对文件和会议事项的督促办理。监视检查工作的详细做法主要包括催办检查,实地调研,日常查办,综合反响等工作形式，其工作的最根本的方式就是向下了解状况，向上反映状况。8.公务接洽工作公务接洽工作是指办理领导机关,平行单位,下级组织及本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关,企事业单位,社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口〞的秘书工作常常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有帮助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿,交通等事项。为确保公务接洽工作的顺当进展，秘书人员应做到忠于职守,仔细执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和记录。同时，还应熟识领导者状况，及有关部门保持亲密联系。此外，还应擅长处理人际关系。除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务,机要保密,文书立卷及归档,领导公务活动安排,领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以仔细负责的看法，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。二,秘书工作的作用秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有确定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承当的重要工作，确定了其具有下述作用：建议参谋作用这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员须要在决策的打算阶段做好调查探讨工作，整理相关信息和资料，为领导决策供应科学牢靠的依据；其次，在进展实施方案的选择过程中，秘书人员可以依据所驾驭的信息和资料进展分析探讨，并凭借自己的经验，为领导者供应有参考价值的材料,建议或方案；最终，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新状况,新问题应如何处理，秘书人员也可供应参考意见或反响信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件,供应办事和办会预案,供应办事的建议,综合处理信息等工作中，也须要充分运用自己的聪慧才智，努力发挥为领导者供应建议和参谋的作用。事务助手作用秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员协助领导做好决策工作以外的详细事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要表达在以下各方面的工作：一是做好日常的文书处理,会务和档案管理工作；二是做好文件信息的加工筛选工作；三是做好领导临时交办的工作；四是做好公务接洽,信访接待和领导活动安排工作；五是做好领导人某些必要的生活效劳工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，主动做好各方面的效劳工作，争取成为领导的得力助手。中心枢纽作用每一个机关,团体,企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门那么正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策,指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必需充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达〞。统筹协调作用统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要表达在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进展调研论证；决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反响工作，调查各有关实施单位对于决策的详细落实状况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力气，抓紧解决和落实。第三，在日常办文,办会,办事过程中，哪些环节出现冲突，一般均须要秘书人员依据领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。形象窗口作用在日常工作和各种交往中，秘书人员须要常常代表机关或领导人出面，例如内外联系,洽商公务,群众信访,迎来送往等事宜均须要由秘书出面完成。而对外行文,组织会议,安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌,工作作风,领导者的形象等都及秘书工作的形象窗口作用有着特别亲密的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决反抗“门难进,脸难看,话难听,事难办〞的官僚主义作风和习气。秘书工作的性质和地位确定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为便利领导工作和机关工作的“信息库〞和“资料库〞，随时向领导者供应信息询问和效劳。因此，秘书人员常常须要主动进展调查探讨工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导供应须要了解和驾驭的各种动态信息，做好领导的各项协助和效劳工作。第二节秘书工作的性质和职能秘书工作的性质秘书工作是因领导工作的须要而存在的，属于机关工作的一局部。要想精确理解秘书工作的性质，须要将其放在领导工作和机关工作的领域来视察和相识。〔一〕秘书工作的协助性秘书工作的协助性是指秘书工作在领导工作中所具有的协助性。秘书工作的产生具有必定性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就确定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都须要依据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出确定。即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也须要经过领导机关权衡确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在协助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书工作人员须要对自身进展精确定位，努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋协助作用。〔二〕秘书工作的枢纽性秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量,高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达,下情上达,左右协调,步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽及核心地位确定了秘书工作的重要性。〔三〕秘书工作的机要性秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的详细内容而言的。汉语中“秘书〞一词，包含有“隐私〞的意思，而英语中的“secretary〞〔秘书〕一词中的词干“secret〞，意思也是“隐私〞。因此，单从“秘书〞一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。由于秘书工作是协助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必定要接触到各种机密。特殊是重要部门领导人的秘书，由于驾驭更多的重要状况，其机要性更强。〔四〕秘书工作的政治性秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而特别强调的。这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。这就须要在对秘书工作人员的选拔和任用上要特别慎重，要求其能够做到政治上肯定忠实牢靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书人员的选用条件还特地制定颁发了机要秘书工作的规定，其中，任用前要进展政治审查，任用后要常常进展保密教化，都是出于秘书工作的客观现实须要。二,秘书工作的职能〔一〕事务性助手职能——帮助领导处理各种事务秘书部门的一个重要职责就是帮助领导处理各种日常事务，保证领导机关及领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比方公务往来或会议上运用的大量文稿须要有人撰写和处理；工作中的很多问题须要通过采集信息和调查探讨才能解决；推动工作的过程中有很多环节出现冲突，须要有人进展协调处理；还有接待信访,机要,交通,接听,值班等工作，这些工作均须要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的根底性工作，也是秘书部门最常见的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者探讨解决重大政策性问题。〔二〕智能性参谋职能——帮忙领导制定正确决策在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监视检查工作的力度，为领导决策的科学化供应有效的效劳。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中表达出来的，尤其是在调查探讨,信息处理,公务督查,综合协调等工作过程中，秘书人员须要依据了解和驾驭的有关状况，及时向领导提出工作建议，供应决策的参考信息和依据，或者答复领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动供应信息效劳。秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并表达在秘书人员为领导办文,办会,办事这“三办〞的大量详细事务性的工作过程中。脱离详细的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁〞。因此，秘书工作须要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导效劳的工作。第三节秘书工作的特征及规律一,秘书工作的特征〔一〕秘书工作的本质特征秘书工作及其他工作的本质区分在于秘书工作附属于肯定的领导机关或领导者，并为领导工作供应综合协助性效劳。因此，综合协助性效劳是秘书工作的本质属性。其详细表达为：〔1〕全部秘书工作都要围绕领导工作绽开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延长到哪里。〔2〕能够参与领导班子的各种会议并共同探讨问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无确定权。〔3〕秘书人员在处理任何问题时，一般只能依据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主见。〔二〕秘书工作的一般特征秘书工作除了具有综合协助性效劳这一本质属性外，还具有政治性,被动性,综合性,全面性,事务性,敏捷性的特点，这些特征是由其本质特征所确定的,为各类秘书工作所共有的特征，详细表达为：〔1〕政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权效劳的，及党和国家的根本利益亲密相关，因此，秘书工作具有猛烈的政治色调。〔2〕被动性。主要表达为两点：一是秘书的工作依据领导的须要来安排；二是但凡无法分解到详细部门的工作都由秘书工作来承当。〔3〕综合性。这是由于秘书部门作为综合性效劳部门的性质所确定的。〔4〕事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来确定的。〔5〕敏捷性。这是因为秘书工作常常会遇到突发状况，要求秘书能够具备很强的变通实力，从而敏捷处理问题。二,秘书工作的规律〔一〕秘书工作的根本规律1.领导工作对综合协助性效劳的需求是秘书工作存在的客观根底秘书人员供应的综合协助性效劳及领导者对综合协助性效劳的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求〞居于支配和主导地位，而秘书人员的“供应〞那么处于听从和次要地位。因此，领导工作的“需求〞是秘书人员的“供应〞，即秘书工作赖以存在的客观根底。2.秘书工作高质量的综合协助性效劳是领导工作正常开展的必要条件由于领导工作对综合协助性效劳的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，须要秘书人员协助完成的公共事务。随着新时期的开展，领导工作所面临的冲突和问题渐趋困难化，因此，秘书人员高质量的综合协助性效劳是领导工作正常开展的必要条件。3.不断满足领导工作对综合协助性效劳的需求是推动秘书工作的根本动力设立秘书部门是领导工作对综合协助性效劳的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的效劳水平提出更高的标准和更严的要求，这必定推动秘书工作向新的水平迈进和开展。所以，不断满足领导工作的需求是推动秘书工作的根本动力。4.领导者对综合协助性效劳的满足程度是检验秘书工作水平的主要标记领导者对于综合协助性效劳的期望是“没有最好，只有更好〞。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员供应效劳的满足程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合协助性效劳的满足程度是检验秘书工作水平的主要标记。秘书人员要深刻相识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的效劳水平及领导工作的效劳需求之间的冲突，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合协助性效劳。〔二〕秘书工作的详细规律秘书工作详细规律实质上是秘书工作根本规律的详细表现，其主要表达为下述三点：1.秘书参谋活动的规律所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以协助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当留意以下规律性相识：〔1〕将秘书参谋职能寓于详细工作中。〔2〕秘书参谋方向必需及领导决策目标保持同一性。〔3〕秘书参谋内容必需及领导决策需求相一样。〔4〕秘书参谋方法必需及领导决策特征相适应。2.办公室日常运转的规律办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性,稳定性的一面，又有随机性,敏捷性的一面。在日常运转工作中，应留意以下规律：〔1〕区分办公室工作的轻重缓急。〔2〕增加办公室工作的质量和效率意识。〔3〕优化办公室环境气氛，塑造安康的办公室文化，增加办公室工作人员的凝合力和向心力。3.秘书写作活动的规律写作作为秘书人员的一项常常性工作，表达了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们渐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的相识：〔1〕秘书人员的知识,实力,素养水平，要及“以文辅政〞的职能相适应。〔2〕秘书人员的思想观点，要及领导者的思想意图相统一。〔3〕秘书写作的内容，要及领导工作的要求相合拍。〔4〕秘书起草文稿的风格，要及领导者风格,特性相协调。〔5〕秘书起草文稿的表达，要及领导立意相吻合。秘书的写作行为和文稿质量，必需以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。此外，在秘书调研,公务督查,综合协调,会议效劳,信息效劳等秘书专项活动中，均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁困难的工作内容，不断摸索和驾驭秘书工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。第四节秘书工作的根本原那么及要求秘书工作的根本原那么秘书工作的根本原那么是指秘书人员在工作中必需遵循的标准和准那么。这既是由秘书工作的特点确定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的根本原那么，才能使秘书工作沿着正确的方向安康开展。精确周密原那么精确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位,社会团体的领导工作效劳的，它及领导工作活动有着亲密的联系。所以，秘书人员必需以高度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。要保证秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持最正确状态，防止产生紊乱现象。比方，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进展调研工作，打算驾驭第一手资料，摸清相关状况，仔细领悟领导意图，把必要的打算工作做得扎实细致；正式起草阶段，那么要精确表达党的方针政策,精确领悟领导意图，精确反映实际状况，精确提示问题的本质，不及党的方针政策和国家法律标准及领导意图相违反,相冲突，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念精确，符合语法和逻辑准那么，精确表达时间,空间,数字,机关名称，标准运用标点符号等。草稿完成后，还应仔细做好加工修改工作，确保文件的精确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发,登记,分文,拟办,缮印,审核等工作，都应当做到当心慎重，防止错漏和失误。秘书人员在办理调研,信息,协调,信访,接待,值班,等各项详细工作时，应当秉持严谨仔细的工作看法和扎实细致的工作作风，最大限度地减少差误，保证工作质量。要确保秘书工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平常协调,事先预防，留意抑制和及时消退简单造成质量事故的因素。其次要实行全面质量限制。从秘书部门领导至一般秘书人员，都应留意质量限制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进展全过程质量限制，同时也应对秘书人员的自身素养进展全方位限制。最终要严格实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责随意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创建出全面优质的秘书工作。快速及时原那么快速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必需讲求时效，力求以最小的投入,最少的时间，取得最好的效果。快速及时的原那么应表达在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到任务后，应抓紧时间进展承办。假如遇到特殊紧急事项须要拟写公文时，应优先办理，以免耽搁工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对一般文件也应当及时进展处理，防止积压。总之，办文工作应当统筹安排，区分轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。由于秘书工作处于附属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就须要秘书人员在解决问题或处理工作时，更要留意时效性。例如，从领导决策的要求来看，秘书人员应在决策之前供应有关信息；待决策形成之后，依据领导要求马上着手公布实施，及时发挥决策的作用；假设部门之间产生冲突和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进展沟通协调。而在实际工作中遇到突发事务时，领导者须要快速作出反响，此时那么须要秘书部门及时提出处理建议，直接办理一些详细事务，防止造成更大的损失。在工作中坚持快速及时的原那么，须要秘书人员精确驾驭以下几点：第一，切实全面提高政治和业务素养，增加事业心和责任感，牢固树立效劳观念，时刻以领导工作的须要为先，强化时效观念，以灵敏快速的工作作风对待工作中的各项任务；第二，加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和方案性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化,制度化和标准化管理；第三，加大秘书机关机构体制改革力度，精简办公机构，简化办公手续，改善办公人员构造，提高秘书人员素养；第四，讲求科学的工作方法，努力推动秘书工作的现代化,标准化进程。平安保密原那么平安保密原那么既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必需坚持的重要原那么。我们党和国家历来特别重视平安保密工作。1951年中共中央关于加强保守党和国家机密的补充确定中明确指出：保守党及国家的机密，乃是关系全党,全军,全国人民的重大利益问题。各级党委必需重视保密工作，并将这项工作作为自己常常留意的工作之一。1986年我国正式公布了中华人民共和国保守国家隐私法，既从法律上严格标准了保密工作，也为秘书部门做好保密工作供应了法律依据。由于秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能确定了秘书人员涉密最频繁,知密最广泛,懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加须要重视保密工作。假如秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严峻危害党和国家的平安，危害人民的利益，给我国社会主义现代化建立事业造成重大损失。即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件,资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时刻牢记保密原那么对于秘书工作的重要性和必要性。坚持秘书工作的平安保密原那么须要深刻把握以下几点：〔1〕毫不放松对于秘书人员的保密思想教化工作，增加秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如瓶，知密不泄密；〔2〕建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得及无关人员谈论；绝密文件应有专人负责和特地设备保管；不得擅自将隐私文件携带外出或带回家庭,宿舍存放，以免造成失密泄密；此外还要保证机密信息本身的平安，不失密,不泄密。〔3〕应当实行一系列有效措施，保证文件在印制,校核,传递等工作环节手续严格健全，依据规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和国家机密受到损失。实事求是原那么实事求是是一切工作必需遵守的根本原那么，而对于直接为领导工作效劳，为领导供应决策依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一原那么在秘书工作中的详细表达就是要坚持原那么,说真话,说实话,为领导和人民办实事，一切从实际动身，依据实事求是的思想路线来开展工作，思索和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广袤人民利益，为人民效劳的，而作为直接为各级领导机关效劳的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺当运转效劳，来实现为人民效劳的宗旨。贯彻实施秘书工作中的实事求是原那么，我们须要牢记以下几点：第一，简政放权，简化行政机构层次，标准机关管理职能。同时加强法制建立，严格依法办事，减少工作中的随意性；第二，提倡深入实际,求真务实的工作作风，反对官僚主义,文牍主义作风。第三，汇报调研结果或详细工作时，应坚持原那么，实事求是，供应真实牢靠的材料；第四，建立正确的信息观，了解自身工作及其他机关或部门的合理信息需求，学习并驾驭多种信息沟通手段，严格限制文件和会议的数量及质量，努力改良文风,会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。二,秘书工作的根本要求〔一〕坚持秘书工作的“三效劳〞指导思想中共十一届三中全会之后，党和国家工作的重心转向改革和社会主义现代化建立。在全面推动经济体制改革的同时，政治体制改革也提到了全党工作的重要地位。而我国秘书工作的改革及开展也随之如火如荼地绽开，其重要标记就是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长,办公厅主任座谈会〔简称“85·1〞座谈会〕上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。在此次座谈会上，时任中共中央办公厅主任的王兆国同志，明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标,总任务，做好“三效劳〞，即为中央效劳，为中央各部门和各省,自治区,直辖市效劳，为人民效劳。随后，依据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标,总任务，做好“三效劳〞，一是为领导和领导机关效劳；二是为及本机关相关的各个部门机关效劳；三是为人民效劳。“三效劳〞是对上述这种指导思想的简称。1.为领导和领导机关效劳所谓为领导和领导机关效劳，是因为我国秘书工作的领导体制规定了各个层次的秘书部门和秘书人员都直接对本机关领导负责，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作助手。因此，秘书部门最直接,最主要的工作就是为领导和领导机关效劳，这集中表达了秘书部门的附属地位。比方，为直接领导撰写讲话文稿；安排领导活动；依据领导工作要求绽开对内外,上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均表达着秘书工作为领导和领导机关的效劳，其效劳的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转状况。2.为及本机关相关的各个部门和机关效劳为及本机关相关的各个部门机关效劳是由秘书部门的效劳对象所确定。因为秘书部门所效劳的各个机关之间分别存在着隶属关系,业务指导关系,平行关系等，其之间必定存在相互沟通,沟通信息,彼此协作协作的需求，秘书部门自然要承当为及本机关相关的各个部门机关效劳的职能，如贯彻落实上级机关下达的指示,确定，及时反响信息；为下级机关,平级机关及其领导者供应大量信息和资料方面的效劳等。3.为人民效劳为人民群众效劳是由我党和各级机关的宗旨确定的。我们党和各级机关工作的根本目标和长远规划都是为人民群众谋利益，为人民效劳，而为党和各级机关工作供应效劳的秘书部门自然而然要将其作为自身指导工作的宗旨和原那么，承当和负责直接及人民群众详细利益息息相关的工作。如耐性接待上访群众，倾听群众的呼声；对人民群众普遍关切的问题进展调查探讨，为领导机关处理这些问题供应科学依据。总之，“三效劳〞的指导思想提示了我国社会主义新时期秘书工作，特殊是党政秘书工作的根本宗旨，表达了党和国家对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革及开展供应了根本动力，同时也为我国秘书工作的安康开展指明白根本方向。“三效劳〞指导思想确实立，是我国秘书工作开展史上的里程碑。〔二〕实现秘书工作的“四个转变〞“85·1〞座谈会在确立秘书工作“三效劳〞指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变〞的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革开展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动效劳转变为主动效劳。〞“四个转变〞的要求，着眼于新时期领导工作的实际须要，从我国秘书工作的新形势,新任务的须要动身，具有不可低估的理论和实践意义。“四个转变〞首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策〞,“综合处理信息〞,“实行科学化管理〞,“主动效劳〞等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期,新形势,新任务的要求；其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理〞的目标，其根本内容表达在实现标准化,制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法到达最正确状态，依据规定的程序办事。“四个转变〞的内容前后相连，强调后者，并非否认前者，而是在前者的根底上加以改革创新，实现新的标准的跨越。“四个转变〞有利于改变长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团〞,“思想库〞的作用。在新时期下，秘书部门和秘书人员要处理好继承及创新的关系，既要重视以往的好经验和好传统，又要勇于探究，提炼新的经验和做法。〔三〕实现秘书工作的“三化〞秘书工作的“三化〞要求是指“要形成标准化,制度化,科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循。〞这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工作所面临的新问题和新特点而提出的。首先，实现秘书工作的标准化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负责，对人民利益负责的看法，在完成各项任务的过程中，实践为人民效劳的根本宗旨。这是秘书工作标准化的根本动身点，也是实现秘书工作业务标准化的根本保证。在详细的实践工作中，那么是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个环节均符合所指定的标准和操作标准，防止人为因素和不良作风的影响。其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原那么。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人效劳，而是建立在为领导集体效劳的根底上的；不是依据纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了保证党内生活秩序和国家机关正常工作秩序而实现工作运转的。在详细的实践工作中，那么是要建立标准的秘书工作制度流程，实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格依据有关制度和程序办事。最终，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导效劳的过程中，要留意相识事物的本质，依据客观规律处理和解决实践中发生的各种问题，擅长摸索并遵循秘书工作的内在规律性要求，运用科学有效的工作方法促进自身的建立和开展。实现秘书工作的标准化,制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不断追求,自我完善的过程，更是一项须要不断学习,积累,实践和总结的过程。第五节秘书工作的运行及管理秘书工作的组织形式及工作方式〔一〕秘书工作的组织形式依据机关的性质和规模的不同，秘书工作的组织形式主要分为集中形式及分工形式两种类型。所谓集中形式是指将秘书工作的全部内容集中到办公室来进展。此种工作形式适合于规模较小的机关或基层组织。而分工形式那么是将秘书工作的内容依据工作环节和工作性质的不同划分为假设干局部，并将其分别交给相关部门完成。此种形式适合于层次高,规模大,秘书工作任务繁重,人员编制足够,分工细致的大机关。当然，这两种工作形式并不是肯定独立的，有时会依据详细的工作须要而穿插进展。〔二〕秘书工作的方式常规的秘书工作方式主要分为以下四种：1.值班制所谓值班制就是把每天的时间划分为假设干个阶段，将秘书人员分成假设干班轮番进展值班，确保秘书工作全天的正常运转。通常党政机关根本采纳这种工作方式。2.专项分工制专项分工制是将秘书工作依据业务性质的不同分成假设干个工程或专业，秘书人员各司其职。一般大机关采纳这种方式。3.专项分工及值班混合制这种工作方式是将业务分工和时间分工结合起来的工作方式。因为党政高层领导机关的秘书工作任务较为繁重，因此须要依据专项分工，循环轮番值班，确保机关工作和谐稳定地运转。通常我国县级以上党政机关的秘书工作根本上采纳这种工作方式。4.临时交办制度这种工作方式是指由于突发性的工作使得领导人将秘书工作采纳临时现场安排的方法交给秘书人员办理，并保证在不影响正常工作秩序的前提下，使得各项工作正常运转。二,秘书工作的管理措施及制度要求〔一〕秘书工作的管理措施由于秘书工作事关领导工作活动的正常开展，对领导工作影响很大，并且在新时期下各级领导机关面临着日渐繁重的工作任务，因此对秘书人员提出了更高的要求，所以机关领导人必需从宏观和微观两方面加强对秘书工作的领导及指导，确保秘书工作真正依据领导工作的目标运行，并实行必要的管理措施，以便秘书人员能高质量,高效率地为领导工作效劳。对秘书工作的宏观方面的领导，首先是确保秘书人员坚持正确的政治方向，在思想上,政治上确保其及党中央保持高度的一样。加强其对马克思主义的根本原理，党的路线,方针和政策，文化科学和业务知识的学习，使其不断提高自己的思想政治水平和业务实力，学会用正确的立场,观点,方法，探讨改革过程中出现的新状况,新问题，努力做好领导机关及领导人的参谋和助手。其次是要严格要求秘书人员遵守工作纪律，全心全意为人民效劳，使其做到行为端正,廉洁奉公，不假借领导机关和领导人的名义，徇私舞弊，谋取私利，能及时地,实事求是地为领导人供应信息和建议。最终要树立秘书工作人员虚心慎重的优良作风。由于秘书工作代表着领导机关的工作形象，其工作作风能直接影响到党的威信。所以秘书工作人员必需严格要求自己，做到处理问题时看法恳切，耐性细致，亲善虚心，讲究礼貌，以优良的思想作风和工作作风，保证各项工作的完成。对秘书工作的微观方面的领导，首先要实行严格的岗位责任制。即将秘书工作任务以及完成任务的有关规定,要求和考前须知等详细落实到每一个岗位和工作人员，做到人人有事做，事事有人管，确保激发秘书人员工作的主动性，以便于操作,监视,考核和管理。其次要严格实行交接班制度。要求秘书人员做好值班日记，交接班时前一班要向后一班交代工作状况,已办和未办事项等，防止秘书工作运转过程中出现前后脱节的状况。〔二〕秘书工作的管理制度所谓秘书工作的管理制度，是对秘书人员应当遵守的全部的行为标准和工作准那么的统称。这是确保秘书工作正常进展不可缺少的条件。新中国成立后，随着我国秘书工作制度的逐步标准化和科学化，我国秘书工作的管理制度可以划分为以下几类：〔1〕具有强制执行性质的法规。详细如中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理方法中华人民共和国档案法等以及信访,印章管理方面的规章制度。〔2〕岗位责任制度。如：秘书到处长职责保密室工作守那么等。〔3〕工作标准类的规章制度。如：打字员工作标准等。〔4〕工作程序性质的规章制度。如：打字员工作程序等。〔5〕工作环节操作标准。如：收发文登记制度文件校对制度传阅登记制度等。〔6〕奖惩类的制度。如：省委办公厅的机要通信人员奖惩制度等。秘书工作的管理规章制度是确保秘书工作正常运转和科学化管理的前提条件，有助于提高秘书工作质量的效率，减少工作的随意性和盲目性。总之，秘书工作的组织及领导确定了秘书工作自身的运转机制，关系到秘书工作的稳定运行。因此，必需从系统科学的角度加强对秘书工作的领导和管理，不断改良和完善秘书工作系统，最大限度地发挥秘书工作在领导活动中的协助效劳功能，实现秘书工作的价值。经典真题回忆真题1〔单项选择题〕秘书，是一种职务名称，指处于〔〕地位，主要以办文,办会,办事来协助决策并效劳于领导人员的人员，是领导的参谋和助手。中心B.枢纽C.中介D.中枢【答案】B【解析】略真题2〔单项选择题〕对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，其中不属于业务工作的协调的是〔〕。会议协调B.事项协调C.同属部门的协调D.公文活动协调【答案】C【解析】对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调〔即对领导者之间和领导机关之间的协调〕,对下的协调,同级之间的协调,上下级双方的协调,同属部门的协调,业务工作的协调等。而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调,公文活动协调,事项协调等。因此，选项C不正确。真题3〔单项选择题〕〔〕是秘书工作的本质属性。A.综合协助性效劳B.政治性C.被动性D.敏捷性【答案】A【解析】秘书工作及其他工作的本质区分在于秘书工作附属于肯定的领导机关或领导者，并为领导工作供应综合协助性效劳。因此，综合协助性效劳是秘书工作的本质属性。秘书工作除了具有综合协助性效劳这一本质属性外，还具有政治性,被动性,综合性,全面性,事务性,敏捷性的特点。过关强化训练1.依据秘书工作的根本规律，〔〕是秘书工作存在的客观根底。A.领导工作对综合协助性效劳的需求B.秘书工作高质量的综合协助性效劳C.不断满足领导工作对综合协助性效劳的需求D.领导者对综合协助性效劳的满足程度“三办〞是指〔〕。A.办文,办事,办信B.办文,办事,办信息C.办文,办事,办会D.办文,办事,办协调3.秘书部门的职业性功能是〔〕。A.管理B.协助C.决策D.参谋“四个转变〞的实质突出了〔〕。A.参谋作用B.管理作用C.效劳作用D.信息作用“三效劳〞宗旨的核心是〔〕。A.为机关部门效劳B.为领导效劳C.为人民效劳D.为本级领导效劳6.秘书同领导在角色定位上是〔〕。A.同志关系B.平行关系C.附属关系D.主仆关系7.秘书应树立的最根本的观念是〔〕。A.政策观念B.效劳观念C.创新观念D.领导观念参考答案及详解［解析］依据秘书工作的根本规律，领导工作对综合协助性效劳的需求是秘书工作存在的客观根底，秘书工作高质量的综合协助性效劳是领导工作正常开展的必要条件，不断满足领导工作对综合协助性效劳的需求是推动秘书工作的根本动力，领导者对综合协助性效劳的满足程度，是检验秘书工作水平的主要标记。［解析］“办文〞,“办事〞,“办会〞是对秘书事务工作的精炼概括。探讨三者之间的关系，事实上是为了相识秘书工作的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增加对秘书工作的全盘相识，以便更好地贯彻秘书工作的原那么，将秘书工作做好。［解析］秘书部门的职业性功能即秘书工作的事务性助手职能——帮助领导处理各种日常事务，也就是其协助性功能。这是秘书部门的一个最重要的职责。［解析］我国秘书工作的改革及开展的重要标记是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长,办公厅主任座谈会〔简称“85·1〞座谈会〕上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。“85·1〞座谈会在确立秘书工作“三效劳〞指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个变革〞的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革开展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动效劳转变为主动效劳。〞“四个转变〞首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策〞,“综合处理信息〞,“实行科学化管理〞,“主动效劳〞等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期,新形势,新任务的要求。其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理〞的目标，其根本内容表达在实现标准化,制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法到达最正确状态，依据规定的程序办事。“四个转变〞的内容前后相连，强调后者，并非否认前者，而是在前者的根底上加以改革创新，实现新的标准的跨越。［解析］“85·1〞座谈会上时任中共中央办公厅主任的王兆国同志明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标,总任务，做好“三效劳〞，即为中央效劳，为中央各部门和各省,自治区,直辖市效劳，为人民效劳。随后，依据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标,总任务，做好“三效劳〞，一是为领导和领导机关效劳；二是为及本机关相关的各个部门机关效劳；三是为人民效劳。其中，秘书工作“三效劳〞宗旨的核心是为人民效劳，这是由我们党和政府为人民效劳的宗旨确定的。所以此题正确选项是C。［解析］领导及秘书的关系是工作关系，是上下级的关系。在这种工作关系中，秘书处于附属地位，是从体，而领导处于主导地位，是主体。一切按领导的指示办，听领导的，是秘书言行的指南。［解析］由于秘书工作的指导思想是“三效劳〞，即为领导和领导机关效劳,为及本机关相关的各个部门机关效劳,为人民效劳，因此秘书应树立的最根本的观念是效劳观念。第二章秘书个人素养及工作艺术命题热点导读秘书个人素养及工作艺术秘书人员的根本素养秘书人员的知识构造秘书人员的实力要求秘书人员的根本修养秘书人员的政治思想修养秘书人员的工作作风修养秘书人员的职业道德修养秘书人员的心理品质修养秘书人员的工作艺术良好的语言表达艺术精彩的人际关系协调艺术考点知识精讲第一节秘书人员的根本素养秘书人员的知识构造秘书工作的综合性确定了秘书人员既要具有广袤的知识面又要有深厚的专业知识。〔一〕根底知识秘书应具备的根底知识可以分为两个方面：一方面是社会科学根底知识，包括语文,历史,地理,外语等；另一方面是自然科学知识，包括物理,化学,生物等知识。这些知识对其秘书工作起着直接或间接的作用。〔二〕专业知识专业知识是指秘书人员应当具备的秘书业务知识，包括应用文写作,文书制作和文书档案管理,档案保管,办公室管理,调查探讨,会议组织,信访工作,信息科学和公共关系知识等。由于秘书岗位所在的部门属于枢纽部门，及领导联系最为严密，因此秘书在协助领导进展科学决策管理过程中发挥着重要作用，所以，具备根本的秘书业务知识和肯定的管理学知识，对于提高秘书工作效率，实现秘书工作的现代化,科学化意义重大。〔三〕行业知识行业知识是指秘书人员所在行业,系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必需具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必需具备企业管理知识,市场营销知识，而处于教化,军事,外事,科学,文艺,体育,医疗等行业系统的秘书人员也应具备各自的行业根底知识，秘书在日常工作中必定会大量接触行业领域的专业知识，假如不了解这些知识就有可能对所处理事务的轻重缓急不甚清晰，进而有可能造成失误或损失。〔四〕相关知识所谓相关知识是指秘书人员为适应新形势下的工作须要而应当加以进修的知识，属于秘书人员知识构造中的较高层次，主要涉及经济学,法学,社会学,心理学,传播学,领导科学,统计学等。通过这些专业的学习，秘书人员可以更加拓宽自己的工作领域。在当前市场经济条件下，随着我国各项改革措施的不断深化，有些专业领域的知识可以使秘书人员从更深的角度去相识秘书工作和秘书活动。比方社会学,心理学，有助于秘书人员更好地相识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地,更有效地适应秘书工作和秘书活动，还有些知识可以帮忙秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比方领导科学,信息传播学等等。秘书人员应依据岗位的须要和自我的要求，有针对性地,有目的性地建构合理的知识构造，不断优化自己的知识构造。而随着社会的不断开展，“终身学习〞的理念正在逐步深入人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。秘书从业人员也应依据自身的实际状况有意识地扩大知识面，不断加强专业知识及行业知识的广度和深度。二,秘书人员的实力要求秘书工作的困难性,多样性和秘书活动的丰富性,广泛性，要求秘书人员必需具备下述根本实力要求：〔一〕表达实力秘书工作的表达实力包括语言表达实力和文字表达实力，“能说会写〞是对秘书工作的根本实力要求，也是秘书人员给人的第一印象。1.语言表达实力秘书虽然很少有时机亲自走上发言台，但是上传下达,汇报状况,接待来访,接打等这些根本的日常办公工作却是无时无刻不在考验着秘书人员的语言表达实力。因此语言表达实力作为秘书人员必备的根本实力，就要求秘书人员在日常办公工作中要做到：一要反响灵敏，应对自如；二要表达精确，分寸适当；三要口齿清晰，流畅清晰；四要看法镇静，表达圆满；五要针对不同对象，选用不同语言，讲究说话的艺术性。2.文字表达实力所谓秘书人员的文字表达实力，简单地说就是以书面形式表达思想意图，协助领导处理政务的实力。这是秘书人员“以文辅政〞的必定要求。较强的文字表达实力集中表达在以精确,简洁,得体,庄重,朴实的书面语言，撰写符合标准的公文文稿。秘书人员要写好公文和应用文，应具备语法,逻辑,修辞等方面的知识，驾驭丰富的词汇和不同的句式，具备公文和应用文文体知识，驾驭常用汉字和简化字，驾驭标点符号用法，并通过长期的实践积累将这些知识综合起来转化为写作实力。应当相识到，写作实力并不仅仅是文字表达实力，还反映了一个人的思维实力,视察实力和语言组织实力，是须要加以锻炼,培育才能提高的。〔二〕办事实力秘书活动具有显明的事务性特征，办事是秘书根底性和常常性的工作。对于领导者来说，每天要忙于抓具有全局性的大事，而详细的事务性工作那么主要是由秘书来承当的。对于各职能部门来说，每一个职能部门都有自己分管的特地业务和职责范围，因此，但凡别的部门不管的事和领导交办的事，秘书部门都要管。总之，办事实力是秘书工作的一项最根本,最重要的实力，也是一种综合实力，它主要包括下述几个方面：1.理解领悟实力理解领悟实力是高效办事的前提。口语信号的表达往往同肯定的情境有关，也常因不同的表达风格而使同样的话具有不同的含义。秘书人员要擅长从领导或别人的发言中抓住要点,推断其真好用意,发觉其言外之音，从对方的语气,停顿,眼神,表情和姿态中体会其说话的重量，进而抓住冲突的焦点。全面正确地理解领悟领导的意图〔当然也包括其他交往对象的意图〕，才能将事情办好。2.视察分析实力秘书工作可谓千头万绪，巨细皆备，所以在工作中要时时,事事,到处做个有心人，擅长视察，擅长发觉“死角〞，及时提请领导留意，要擅长做拾遗补阙工作。不仅要擅长发觉问题，更要擅长分析问题，把各种事情综合考虑清晰，分出轻重缓急,主次难易，有条不紊地分别办好。秘书具备视察分析实力就能深入实际，经过分析探讨提出解决问题的方法，供领导参考。并且视察分析实力是秘书工作由被动效劳变为主动效劳的前提条件。3.应变实力应变实力是对突发和意外事务紧急处理的实力，是秘书人员各项实力和综合素养在应急状态下的临场发挥和反映，要求秘书人员必需具备冷静的头脑和随机应变的实力。秘书人员所处理的事务可以分为两类：一类是可以事先预料和安排的常常性事务；另一类是无法预料和安排的突发性和意外性事务。这种常常性及突发性的冲突统一是秘书工作的一大特点，它要求秘书人员必需具备灵敏的应变实力。事务一旦发生，秘书人员就能马上投入惊慌的工作中。此外，秘书人员还要具备良好的心理素养，能够限制心情，对突如其来的事务可以马上作出推断，实行坚决有力的措施，在不违反原那么的前提下进展变通处理。〔三〕社会交往实力由于秘书工作本质上属于一种效劳性工作，秘书人员须要处理各种困难的人际关系，所以秘书人员要加强社会交往实力的培育，具备及各种各样的人交往的实力。秘书人员要提高社会交往实力，就须要了解人际交往的根本特点，驾驭人际交往的原那么和方法，这样才能处理好同各个方面的关系，建立和谐融洽的工作环境，为顺当开展各项工作活动创建必要的条件。在人际交往中秘书人员应当坚持醇厚,虚心,和气,大方,端庄,适度的原那么。其中，醇厚,虚心,和气，是做人的看法问题；大方,端庄是对仪表的要求；适度是指言行的标准，是风度问题。看法和风度是构成社会交往实力的重要因素。秘书人员良好的社会交往实力要依靠长期工作实践的积累和培育，详细可以从下述几方面进展：一要学习和驾驭交往对象的心理状态；二要树立高尚的交际品德；三要擅长沟通情感并留意行为仪表；四要把握好言行尺度，做到恰到好处。〔四〕沟通协调实力沟通协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员的沟通协调实力对于改善人际关系，提高整个组织活动的效率具有重要意义。这种实力在详细的日常性工作中表现为：熟识政府相关法律政策和规章制度，精确把握领导者意图和被协调者的状况；擅长将局部及整体,微观及宏观联系起来进展考虑，综合衡量全局利益；擅长发觉冲突的焦点和重要环节；“因地,因情,因境〞相宜地运用各种协调方法及手段，具备较强的变通实力。〔五〕操作实力随着科技开展和网络技术的应用，秘书的传统工作方式有了根本性的转变，如，信息搜集,整理,传递,处理的速度及有效性得到了极大的提高；计算机,扫描仪,复印机,投影仪,电视会议系统,图像编辑软件,公司局域网等数字化,智能化,信息化的办公软件和硬件的运用，不仅提高了秘书人员的办事效率，也增加了秘书人员事务处理的精确性，同时对秘书人员的办公自动化操作实力也提出了更高的要求，即须要秘书人员驾驭最新的办公室技术操作系统，为日常工作的处理供应便利化的技术操作效劳。除了上述根本的秘书人员的实力要求之外，秘书人员还应提高自身综合分析实力,调研实力以及多方面的办事实力。合理的秘书人员的实力构造是一个多层次,多角度因素的综合构造，须要秘书人员在日常的工作和学习中时时到处进展实践和积累，努力实现自身实力构造的优化开展。第二节秘书人员的根本修养秘书人员的政治思想修养秘书人员的政治思想修养主要包括两个方面：一是理论知识体系，即观点,范畴和要领的知识体系；二是理性思维实力。从本质上说秘书人员的政治理论修养水平就是其马克思主义修养的水平。我国是一个社会主义国家，秘书工作是为人民效劳的，这就要求秘书人员必需具有坚决的,正确的政治立场和高度的党性修养，必需加深对我国国情的相识和了解，及时,精确地领悟党中央的意图。此外，秘书人员还要坚决贯彻和执行党和国家的路线,方针,政策，坚决正确的政治立场，及党保持政治上的一样。而秘书人员要加强自身的政治思想修养首先要熟识党和国家的各方面政策；其次要深刻理解各项政策的精神实质。这样才能正确理解党和国家的各项方针政策，并将其贯彻到详细的工作实践中，为领导的决策供应政策上的依据和支持。二,秘书人员的工作作风修养秘书人员的工作作风是由秘书工作的性质,特点和秘书人员的职业习惯所确定的，是秘书人员个人内在气质在工作和生活中的详细显现。对于秘书人员的工作作风修养要求包括下述几个方面：〔一〕工作讲求时效秘书人员办事要讲究时效。对于领导的批示,确定要快速传达贯彻并予以执行；对下级呈递的请示,报告要尽快报送领导批复或转办；而对于群众来信来访中提出的意见和要求，要及时处理，满足群众的合理要求。坚决杜绝拖拉,推诿,敷衍的不良工作作风。〔二〕作风严谨由于秘书工作的性质确定了秘书人员须要比其他工作人员要具备更强的组织纪律性和法制观念。要保持严谨的生活作风和工作作风。严格依据自己的职权范围进展工作，坚持原那么，秉公办事，自觉地把自己置于党和人民群众的监视之下，经得起考验。同时还要养成自觉保守隐私的工作习惯。〔三〕留意调查探讨秘书部门的各项工作，无论是供应信息,起草文件，还是处理来信来访，做好查办和其他效劳工作，都离不开详细的调查探讨工作。秘书人员应当下大力气做好根底工作的调查探讨，并在此根底上进展科学的综合分析，写出可行的调查探讨报告，为领导的科学决策供应有价值的信息效劳。三,秘书人员的职业道德修养职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为标准的总和，是社会道德在职业活动中的详细化,特地化。秘书人员应留意从以下几方面加强自身的职业道德修养：〔一〕忠于职守秘书人员的忠于职守，从大的角度而言是忠于国家,人民的利益，从小的角度而言就是要忠于本机关,本单位的政治利益和经济利益。对自身的工作仔细负责,任劳任怨,不僭权,不越权。〔二〕廉洁奉公秘书工作岗位的特殊性确定了秘书人员接触大大小小的利益诱惑的时机特别多，并且由于秘书人员及领导的亲密关系，自然使秘书人员成为很多人为了找关系走门路而想要拉拢的对象。因此，秘书人员须要自觉做到廉洁奉公，遵纪守法，不以权谋私，不承受贿赂，做好领导的廉正清明的有力助手。〔三〕严守机密随着信息技术的快速开展，信息领域越来越成为国家之间,企业之间绽开猛烈角逐的重要领域。秘书所处的岗位必定会接触到大量的工作机密。对此，秘书应具有高度的职业敏感性，严守党和国家的机密，不得泄露或出卖本单位的政治,经济,科技情报，不携带涉密载体出席公共场合，不在公开渠道传递涉密信息，不泄露领导尚未确定的关系群众利益的事情等。〔四〕礼貌待人礼貌是一种修养，秘书人员的一言一行关系到组织的整体形象，所以应将文明礼貌贯穿于秘书工作之中。秘书待人接物需得体大方，谈吐文静，既不高傲,冷淡，也不阿谀,做作。职业的特性要求秘书人员必需和各种各样的人相处及交往，因此礼貌待人不仅是秘书人员的职业道德，也是其必备的职业素养。四,秘书人员的心理品质修养心理品质是指人在心理过程和特性心理方面表现出来的稳定的心理特点的总和。它影响着人的协助行为,人际关系和自我修养，要完成好一项任务，除了要有正确的思想,良好的作风,必备的知识外，还必需具备肯定的心理品质修养。由于秘书活动的惊慌性,快节奏和高压力确定了秘书人员必需具备较高的心理品质，这样秘书人员才能保持心理平衡，顺当完成各项工作任务。秘书人员的心理品质修养主要包括下述两个方面：〔一〕心理安康的根本品质秘书人员心理安康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境。它包括忠诚,机敏,稳重,坚毅,随和,幽默等几方面的根本品质。忠诚要求秘书人员要以醇厚,负责的看法对待自己的组织和领导者；机敏要求秘书人员要比其他工作人员具有更机灵,灵敏的心理品质。秘书的机敏心理品质包括思维机敏和动作机敏；稳重那么要求秘书人员处世稳健,办事稳当和应急稳妥；坚毅那么要求秘书人员必需具有坚韧的意志和坚忍的毅力，敢于直面困难和挫折；随和那么要求秘书人员要乐于助人,宽以待人，善解人意，擅长随时协调各种关系，擅长化解各种冲突和冲突；幽默那么是秘书人员才智,学识,机敏和幽默的综合表达，它能够随时化解工作中的犯难局面。〔二〕适当的心理调适适当的心理调适是指秘书人员的心理状态要随着环境的不断变化而逐步调整。擅长调整和限制自己的心情及行为，是秘书人员具备良好心理素养的表现。心情对秘书的精神状况,工作效率以及处事看法和待人方式等方面都有着特别重要的影响。因此，秘书人员要学会驾驭自己的心情并能进展适当的心理调适。这就要求秘书：首先要具备坚毅,豁达的特性素养和正确的人生看法；其次要提高情感修养的自觉性，驾驭自我调整的本事，通过抑制,示意,分心,反省等方法进展自我调整；最终要拥有安康的体魄。这是当好秘书的生理根底条件。只有具备心理调适实力的秘书人员，才能以饱满的热忱投入到工作中去。第三节秘书人员的工作艺术一,良好的语言表达艺术驾驭肯定的语言表达实力是胜任秘书工作的前提，而具备过硬的语言表达艺术那么是对秘书人员的更高要求。过硬的语言表达艺术可以从以下三个方面来衡量：一是恰当运用角色语言，说话要和身份,地位相符合，表达秘书自身良好的素养和修养；二是留意说话的场合和语言环境，做到出言审慎，分寸得当；三是讲究说话的方式，既做到语言明晰，语意表达精确，又能在适当的时候幽默幽默，委婉含蓄。要具备良好的语言表达艺术绝不是一蹴而就的事情，它须要秘书人员要在长期的生活和工作实践中进展多方面的学习，经过长期的积累和锤炼，逐步造就自身语言表达艺术的魅力。二,精彩的人际关系协调艺术协调主要是指秘书人员在自己的职责范围之内，或依据领导的授权，调整和改善部门之间,工作之间,人及人之间的关系，促使机关活动趋向同步化,和谐化，以实现其共同目标的行为过程。人际关系的协调是秘书工作的一项重要职能。秘书工作的人际关系协调包括协调及领导的关系,协调领导之间的关系,协调及同事之间的关系三个方面，做好这三方面的人际关系协调工作对于促进决策的形成,保证决策的落实,理顺各种关系,优化整体功能,提高机关效率具有重要的作用。〔一〕协调及领导的关系秘书及领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导会把有些人际关系的问题转给秘书来处理；还有些人际关系问题，那么是由领导及秘书共同商议，并经领导同意后由秘书处理。秘书及领导的关系，直接影响秘书的工作环境,工作业绩甚至心理安康。因此，秘书必需充分重视，仔细处理。秘书人员首先要正确相识自身的角色地位，做到精确定位而不“越位〞。领导和秘书各司其职。作为领导，依据法律或章程赐予的特定职权进展工作；而作为秘书，那么应围绕领导去实现目标。因此，秘书须要精确认知自己的社会角色，摆正自己的位置，防止和抑制“越位〞现象。秘书在处理及领导关系时要防止“越位〞现象的出现，这既是由社会分工确定的，也是一种主动的措施。秘书人员要对自己进展精确定位，就须要秘书人员正确审视自己，站在领导的角度去考虑和思索问题，合理限制,减少或降低自己不合理的期望值。其次要加强信息反响。所谓信息反响就是要实事求是地反映工作中的成果和问题，总结经验教训，完善措施，改良工作，把群众的意愿,要求和建议及时反映领导，便于领导调动一切主动因素进展工作。最终，秘书还要处理好同领导群体的关系。〔二〕协调领导之间的关系由于领导者的分工不同，领导在思想观念,工作风格和特性特征等方面也存在着差异，因此领导成员之间有时难免会产生意见或冲突。而秘书在社会组织里负责联系上