水站运维服务项目运行档案建立与管理

水站运维服务项目运行档案建立与管理目录TOC\h\z\u第一节档案建立 1一、档案的来源 1二、技术档案及运行记录表归档 2第二节档案人员岗位职责 43一、人员配备 43二、岗位职责 44第三节档案管理流程 47一、立卷归档 47二、借阅管理 47三、收集整理 48四、鉴定销毁 49第四节档案管理制度 49第一节档案建立一、档案的来源要做好档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，档案管理有以下基本要求必须做到：1.及时记录、数据准确、资料翔实；不错不漏、账实相符；妥善保管、查询方便。2.保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即原始的记录；新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的，是最新的客观、真实的记录；安全既包含使档案内容保密，也包括在保管上的安全、妥善。3.做到“三清”，即情况清、客户资料清和服务状况清。档案是指公司在管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有客户档案、人员档案、服务档案等；从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。4.工作记录的规定（1）公司所有员工都要做好工作日志，且当日事当日记；（2）各项具体的工作按IS09001：2000体系做好相关表格的记录；（3）所有记录必须客观、真实、及时、全面；（4）各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；（5）各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。二、技术档案及运行记录表归档（一）技术档案和运行记录1.地表水在线监测系统运行与考核的技术档案包括仪器的说明书、系统安装调试记录和验收记录、仪器的质控报告、仪器的适用性检测报告以及各类运行记录表格。2.运行记录应清晰、完整，现场记录应在现场及时填写，有专业人员的签字。可从记录中查阅和了解仪器设备的使用、维修和性能检验等全部历史资料，以对运行的各台仪器设备做出正确评价。与仪器相关的记录可放置在现场并妥善保存。（二）运行维护记录表我公司可根据实际需求及管理需要自行设计各类记录表，各记录表包含内容至少包含如下内容。1.水站基本情况信息表包含水站名称、监测流域及水域名称、水站地址、经度及纬度、集成单位、我公司、水站类型、站房面积、占地面积、采水方式、取水口与岸边距离、取水口到站房距离、通讯方式、投运时间、监测项目、仪器配置、设备型号及出厂编号、生产商、适用性检测报告编号、测量原理、设定量程等信息。水站基本情况信息表2.水站仪器参数设置记录表运维人员每周按实填写各仪器的参数设置，需包含水站名称、仪器名称及型号、测量原理及分析方法、仪表关键参数包括工作曲线【斜率、截距、量程】、消解温度及时间、冷却温度及时间、显色温度及时间、分析试样润洗次数及进样量、试剂浓度及用量、测量模式及间隔时间等信息。水站仪器参数记录表3.水站远程巡视记录表数据专员每天通过平台查询各站点运行情况，并对现场异常情况和处理情况进行记录。包含水站名称、巡视日期、运维单位、巡视人员、各仪器工作状态、监测数据获取状况、自动24小时零点漂移和量程漂移核查情况、视频监视情况和异常情况处理措施等信息。每天上班前，提交前一天的记录表给招标人。水站远程巡视记录表示例4.水站巡检维护记录表运维人员在对水站进行周巡检时，需根据总站的运行维护记录表上的各项内容进行巡检，包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、运维内容及处理说明（包含采样单元检查、仪器设备检查、数据采集传输单元检查、辅助单元检查和异常情况处理）等。水站运行维护记录表5.水站试剂及标准样品更换记录表运维人员定期对各仪器的试剂和标准样品进行更换，更换后需填写试剂更换记录，包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、仪器名称、试剂名称、试剂浓度、试剂体积数、试剂配置时间、试剂更换时间等信息。水站试剂及标准样品更换记录表6.校准、标液核查及平行样核查结果记录表运维人员定期对水站进行质控测试，包括校准、标液核查和平行样测试，将质控情况按实填入相关表格中。包含水站名称、测试日期、运维单位、测试人员、仪器名称、本次校准和标液核查情况（包含校准试剂、校准是否通过、核查时间、核查是否合格）、上次校准和标液核查情况、平行样核查情况等信息。水站仪器校准及标样核查记录表平行样测试记录表7.实际水样比对试验及加标回收率测试结果记录表运维人员定期对水站进行水样比对和加标回收测试，将测试情况按实填入相关表格中。包含水站名称、测试日期、运维单位、测试人员、仪器名称、水样比对方法测定结果、测定误差、比对是否合格，加标样浓度及体积数、未加标水样测定结果、加标后水样测定结果、加标回收率计算、是否合格等信息。比对实验记录表加标回收测试记录表8.仪器设备检修记录表设备故障修复后，需现场记录好维修的详细情况。包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、故障仪器或设备型号及编号、故障情况及发生时间、检修情况说明、部件更换说明、修复后使用前校验时间、校验结果说明、正常投入使用时间等信息。水站仪器维修记录表9.仪器性能考核结果记录表水站仪器每年需要定期对进行性能考核，并填写相应的表格，包含水站名称、测试日期、运维单位、测试人员、仪器名称、仪器精密度和准确度测定结果、仪器最低检出限测定结果、仪器线性检查测定结果等信息。仪器精密度和准确度测度记录表水站仪器线性测试记录表10.易耗品和备品备件更换记录表易耗品和备品备件在更换后，也要填写相关记录，包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、易耗品或备品备件名称、规格型号、数量、更换日期、更换原因说明等信息。易耗品与备品备件更换记录表11.水站监测数据报表运维人员按招标人的要求，定期从数据查询平台上导出或编写数据报表，上报给招标人，包含原始数据、日均值、周均值、月均值等。日均值是当日有效数据的平均值，周均值是本周有效日均值的平均值，月均值是本月有效日均值的平均值。每超过一周无自动监测数据的将补测人工数据，并备注；日均值的数据采集时段为0:00～24:00，周均值的数据采集时段为星期一至星期日，月均值的数据采集时段为1日至月末；水质类别按照监测数据周均值、月均值进行判别。以下以2018年表格进行举例展示：日报表示例周报表示例月报表示例12.水站监测数据剔除原因审核表数据专员每日对异常数据进行审核，并提交监测数据剔除原因审核表，包含水站名称、统计日期、运维单位、统计人员、监测项目、无效数据剔除时段及剔除原因。水站监测数据剔除原因审核表13.水站运维报告各水站运维人员按招标人要求，每月水站的运维报告，包含水站名称、实际维护日期、水站仪器配置、维护人员、维护项目、维护情况说明、当月数据获取率和数据有效率等信息。14.水站质控报告需包含水站名称、质控日期、维护人员、仪器配置、各监测项目标准溶液浓度、已实施的质控措施、实际质控时间、质控技术指标要求、质控情况说明、数据有效率等信息。水站质控报告15.其他在线监测设施巡查记录单巡查单位日期1.更换药剂重铬酸钾硫酸亚铁铵硫酸纯水2.维护保养（1）COD仪器（2）氨氮仪器（3）PH计（4）采样器(5)空调（6）排风扇（7）电气设备（8）取水口（9）更换零件(10)其他备注委托方意见委托方签章巡查员签章仪器安装记录统计表客户名称客户编号联系人姓名联系电话传真地址安装仪器设备以下为仪器，请注明详细内容COD氨氮PH计总磷采样器其他型号厂商量程运行情况信号输出方式联系人及电话仪器型号产品系列号安装工程师安装、调试日期污水COD变化范围污水氨氮变化范围污水PH变化范围污水总磷变化范围采样器空瓶数COD试剂量氨氮试剂量总磷试剂量污水口至排放口距离外接泵连接方式是否接外接泵是否电压稳定状况是否加稳压电源是否输出口方式RS2324—20mA以下为厂家原有流量计安装调试记录仪器型号仪器编号安装工程师安装日期量程水位精度流量精度水位基点基点高程堰槽类型输出方式堰槽结构尺寸：适配器序列号码电话号码安装工程师是否安装软件（版本）维修服务记录用户名称联系人联系电话产品名称装机日期故障日期代理商联系人联系电话故障现象初步故障分析更换配件数量解决方法客户意见签名：日期：CODcr在线监测仪检查内容单位名称联系人电话售后工程师仪器编号电源火线、零线是否正确输入电压（V）火线、零线之间电压（V)零线、地线之间电压（V）主机、地线之间电压（V）5V开关电源输出电压（V)调压器输出电压(V)传感器输出电压：待机状态滴定过程由连接加热芯的电阻（Ω）机械部分各泵电机工作是否正常各固定螺丝是否有松动阀动作是否正常泵工作是否正常管道污水、重铬酸钾、硫酸等进出口液体是否流动正常是否有漏液现象溢流管、排泄管是否接好管道是否通畅采样探头及管道是否畅通通信是否正常232电压4—20mA外接系统是否正常数据是否正常稳定备注：委托方签字：维护方签字：年月日氨氮在线监测仪检查内容单位名称联系人电话售后工程师仪器编号电源火线、零线是否正确输入电压(V)火线、零线之间电压(V)零线、地线之间电压（V）主机、地线之间电压（V）空气开关是否正常调压器输出电压（V）机械部分各蠕动泵电机工作是否正常各固定螺丝是否有松动各电磁阀动作是否正常泵工作是否正常管道采样管、清洗液、废液管、溢流管内液体是否流动正常是否有漏液现象溢流管、排泄管是否接好管道是否通畅采样探头及管道是否畅通通信是否正常RS232电压4—20mA外接系统是否正常数据是否正常稳定客户对仪器是否满意备注：委托方签字：维护方签字：年月日总磷在线监测仪检查内容单位名称联系人电话售后工程师仪器编号电源火线、零线是否正确输入电压（V）火线、零线之间电压（V)零线、地线之间电压(V)主机、地线之间电压（V）空气开关是否正常调压器输出电压(V)机械部分各电机工作是否正常各固定螺丝是否有松动各电磁阀动作是否正常泵工作是否正常管道采样管、清洗液、废液管、溢流管内液体是否流动正常是否有漏液现象溢流管、排泄管是否接好管道是否通畅采样探头及管道是否畅通通信是否正常RS232电压4—20mA外接系统是否正常数据是否正常稳定客户对仪器是否满意备注：委托方签字：维护方签字：年月日氨氮、总磷、总氮、高锰酸盐指数24小时零点漂移核查和24小时跨度漂移核查报表监测项目氨氮高锰酸盐指数总磷总氮日期24h零点核查24h跨度核查是否合格24h零点核查24h跨度核查是否合格24h零点核查24h跨度核查是否合格24h零点核查24h跨度核查是否合格示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移示值误差漂移12…293031有效数据数量常规五参数标样核查报表监测项目水温pH溶解氧电导率浊度测试日期检测温度测定温度是否合格标液浓度测定结果是否合格标样浓度测定结果是否合格标液浓度测定结果是否合格标液浓度测定结果是否合格℃—(mg/L)(μS/cm)(NTU)集成干预检查监测项目系统测试结果/（mg/L）仪器测试结果/（mg/L）相对偏差/%是否合格加标回收率监测项目样品体积/ml加标样加标前样品测定结果/（mg/L）加标后样品测定结果/（mg/L）加标回收率是否合格加标样浓度/（mg/L）加标样体积/ml氨氮高锰酸盐指数总磷总氮……实际水样比对报表测试日期：测试人员：序号监测项目单位仪器测定结果实验室测定结果是否合格1水温℃2pH—3溶解氧mg/L4电导率uS/cm5浊度NTU6叶绿素aug/L7氨氮mg/L8高锰酸盐指数mg/L9总磷mg/L10总氮mg/L………数据有效率报表监测项目月应获取监测数据数量获取有效数据数量数据有效率是否合格备注水温pH溶解氧电导率浊度氨氮高锰酸盐指数总磷总氮……注：监测项目数据有效率为获取有效数据数量与月应获取监测数据数量之比。第二节档案人员岗位职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数二、岗位职责（一）工作人员分工分管领导：办公室主任：档案管理员：兼职档案员：（二）各成员职责1.分管档案工作领导（1）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。（2）制订档案工作的规划计划、规章制度和管理细则，并组织实施。（3）全面掌握工作情况，组织全室人员做好档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人员开展档案编研工作、有效提供档案为生产、经营管理和两个文明建设服务。（4）安排所属职工的政治教育、业务技术学习及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织的安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。（5）联系购置配备必要的工具、装具设施。（6）加强与各有关业务部门的联系，理顺疏通档案的归档渠道，促进档案工作的顺利开展。（7）负责对各部门的档案工作进行指导和监督。定期召开部门档案工作会议，经常组织人员深入基层了解档案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。（8）及时向上级主管部门提供档案工作的各种资料。（9）负责本部门成本的有效使用和控制。（10）负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做好厂固定资产的转资工作。（11）起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。（12）完成领导交办的其他工作任务。（13）负责档案统筹管理工作。（14）负责综合档案室行政和日常工作。（15）负责对各部门的档案工作进行指导和监督。（16）负责理顺疏通档案的归档渠道。（17）负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案装具和设施。（18）负责向上级业务主管部门汇报工作。（19）负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组织监督销毁过期档案，建立销毁记录。2.主管档案工作办公室主任（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好本项目档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3.档案管理员岗位（1）对各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有关资料。（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为各项工作服务。（5）办理领导交办的其他档案业务工作。4.兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组织实施。2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。6.准确及时地搞好各类档案的传递、销毁和统计工作。7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。第三节档案管理流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅管理1.本单位人员借阅档案：由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集整理1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第四节档案管理制度一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围（一）公司内部经营形成的各种资料。（二）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义（一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）办公室1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；2.向办公室移交合同或文件资料原件或复印件；3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人1.批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2.负责对本部门档案管理的监督检查。（五）各公司总监/副总1.负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向办公室移交。（1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。（2）档案资料的标识办公室及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。（3）档案资料的日常管理：1）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；2）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；3）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。（4）档案借阅1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和办公室批准，且只带复印机，不带原件；2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；3）借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款XX-XX不等的罚款元。情节严重者，按《中华人民共和国档案法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。4）非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。（5）档案销毁1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须填写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。2）执行销毁任务时，必须由办公室人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1.档案资料的归档范围（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；（4）公司领导的批示、指示等；（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；（8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；（10）本公司发布的各类广告、宣传材料；（11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（13）财务档案资料；（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2.一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。3.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4.电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1.及时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后及时归档：（1）公司规定的密级文件；（2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（3）合同、协议书等正本及过程资料；（4）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；（5）其他认为需要及时归档的资料。2.定期归档（1）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室；（2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；3.电子声像档案的归