新企业档案工作规范实施标准必须考核的内容

考核主体评价内容标准要求评分细那么备注一、企业档案工作组织〔25〕1.企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定专门负责档案工作的机构，大型企业设立档案馆。(5+1)加分项。查阅成立档案机构的研究记录、档案机构职能及功能要求、定岗定编及人员配备要求、成立档案机构的相关文件。企业档案管理系统要成为企业各种载体有保存价值信息的储藏系统、领导科学决策的情报系统、维护企业和职工合法利益的司法凭证系统、反映历史真实面貌的再现系统、进行科技成果研究的资料系统、提升企业各项管理水平的工具系统、推动企业信息化进程的资源系统。设立独立档案机构，系统功能符合上述要求的5加1分；采用企业档案工作管理与效劳双向考核管理，并有一定效果的得5分；明确档案工作管理部门职权开始履行档案管理职能的得4分；档案管理职能履行有一定局限性的得2分；档案部门仅承当企业文书档案管理职能的得1分。档案机构不具备档案管理职能的，此项不合格。2.档案工作管理网络建设(5+1)加分项分管领导具备广博知识，能够适应档案工作科学开展，强化企业知识管理对领导的新要求(2分)一把手直接分管档案工作加1分该项最后得分需要看档案资源建设情况，如果档案归档不到位，那么分数打折。查阅领导任命、分工文件和会议记录;评价师考察分管领导应了解的内容：1.询问领导对档案工作在企业开展中的作用及档案部门在履行职能的情况。2.如何实现档案管理与效劳双重功能，领导给予了哪些保障条件，采取了哪些措施。3.作为分管档案工作的领导，在新形势下对档案管理系统有何要求，如何进一步加强和提升档案管理与效劳水平，强化企业知识管理，为企业各级领导科学决策出谋划策。4.在部门负责人不移交档案或移交文件质量不高时，采取何种措施,妥善处理好此类事情。5.当发生自然灾害或意外事件时,如何按照突发事件预案抢救档案。可以设立提问库，分几种方案，确保测评分管领导的科学性。明确分管领导得0.5分，根本答对一个问题得0.5分。确定各职能或承办部门、各工程档案工作的负责人〔1分〕1.各业务岗位责任内容中有明确的档案工作要求，执行有效果的得0.5分。2.负责人是否认真落实部门立卷、归档文件审查签字和档案内在质量终身负责的制度要求。有效果的得0.5分。确定档案部门负责人。档案部门配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员。各部门、各工程应配备专职或兼职档案人员。〔2分〕1.档案部门负责人要具备企业中层干部工作能力的得0.5分。2.专职档案人员要适应企业开展对档案工作的要求，对下属公司具有业务监督指导任务的企业，应设立业务监督指导和保管效劳2个岗位；〔人员配置参考标准为1万件档案以内配1名专职人员，每增加1万件档案，增配1名专职档案人员，如果达不到该标准的，可以按每页0.5元拨付文档数字化加工整理费用，作为外包专项资金〕得1分。3.各部门、工程配备专兼职档案人员能承当本部门、工程档案工作根本任务的得0.5分。〔二〕档案集中统一管理8分3.到达三统一一控制的效果。5分明确档案管理部门是企业档案工作的主管部门，企业档案工作要到达统一领导、统一制度、统一管理和到达有效控制档案信息形成与效劳质量的效果。明确企业档案部门是企业各类载体文件、台账、原始记录形成、运转、归档、鉴定、保管、、统计、利用等业务工作的主管部门，得1分。在各部门制定制度过程中，凡涉及企业有保存价值信息的形成、运转、归档等管理制度和工作流程的，即管理文件、台账、原始记录标准要求，必须经档案部门会审同意，方能实施，有效果的得2分。通过建立横向到边、纵向到底的档案网络组织体系，有效控制企业所有有保存价值的各类信息，对暂时不能集中总部档案库房的保管期限较短的档案，也必须对档案数量统计、目录进行集中，并采取多种管理措施，对基层保存档案的质量和平安进行有效的控制，得2分。4.本级企业各种门类、各种载体的档案信息实体实现了集中统一管理。3分实现企业全部档案信息的集中统一管理，各类档案实体由档案部门集中管理。具备平安条件的职工个人档案和会计档案可根据规定在职能部门定期〔会计档案仅存近2年的〕保存。根据企业网站、大事记、组织沿革、固定资产账、资金总账，对照档案目录，检查企业产品、科研、基建、设备、重大活动和职能部门档案文件是否集中归入档案库房，发现一项漏归，扣1分，扣完为止。〔三〕企业管理与档案工作融合度7分5.企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业开展规划〔同时检查企业信息化开展规划〕、工作方案与预算、工作程序和考核责任体系，为档案工作持续开展提供保障。〔3+1〕加分项查看“四纳入”情况的融合度、衔接性如何，执行过程中操作性是否可行。查看企业中长开展规划、信息化开展规划等文件，根据规划要求检查落实过程中的档案文件。计0.5分。企业中长期开展规划中包括档案工作的开展规划，或专门制定了档案工作开展规划，并按照规划要求有序开展工作的。计0.5分。把档案管理要求纳入岗位职责和工作流程的，并有效果的计0.5分。例如外出开会、出差、开展专题活动的，必须经档案部门登记文件程序后，方能进入领导签批程序；人员离岗必须经档案部门经文件归档和借阅档案资料是否归还审计后，才能办理调动手续；申报获奖成果必须得到档案部门归档认可后，进入上报程序。把档案工作质量纳入企业考核体系中，并有年度或专项归档质量考核记录。计0.5分。把档案工作业务经费纳入企业年度预决算文件，并符合企业档案开展要求的〔培训、整理、编目、利用、开发馆藏文件等业务费用，最低每件2.5元〕。计0.5分；经费每年增长超过物价上涨指数的，计0.5分；有档案数字化专项经费的〔每页0.5元以上〕加1分。6.企业档案工作与业务管理有机融为一体，实现管理“四同步”。〔3分〕查看“四同步”情况的融合度、衔接性如何；执行过程中操作性是否可行。根据企业网站、大事记和财务总账，掌握企业重大经营事件，随机抽查重大活动、重点工程、科研成果、关键设备等文件、查看工作方案、总结、重要合同、考核验收、评先创优、总结报告等原始记录和文件，发现一处违规扣0.5分。7.企业档案工作与业务管理有机融为一体，实现管理“四参加”。〔2分〕查看“四参加”情况的融合度、衔接性如何；执行过程中操作性是否可行。此项检查，重点在于根据企业情况，随机抽查重大会议文件、科技成果鉴定文件、设备开箱记录、基建工程验收文件，发现一处违规扣0.5分。同时，征求第二检查小组关于档案业务归档质量情况，综合分析后，确定此项是否合格。二、档案工作制度建设〔10〕〔一〕工作规章(3)8.按照企业档案工作标准要求，明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中提出相应的文件收集、整理和归档要求。〔1〕查看企业在制定有关规章、标准和制度中形成的档案文件，如何提出相应的文件收集、整理和归档要求，并与其他专业制度进行科学的衔接，发现要求有矛盾地方，如何有效解决。检查企业制度建设过程中的严谨性和可行性，防止临时突击制度，如果大规模制度修订任务已经完成，可以根据制度完善程序，对档案工作要求通过制度建设领导小组或企业下文，将补充内容落实到位。检查方法是对有关职能部门、关键岗位进行询问和调查，根据调查结果，不合格扣1分。9.建立了责任追究制度，并落实到位。〔1〕依据企业档案工作标准要求，有违规行为，提出责任追究和处分措施。查看档案工作制度，制定了责任追究制度，查阅档案工作质量考核记录，并经调查企业管理和人力资源管理部门处理结果，如效果不佳扣1分。同时，征求第二检查小组关于档案业务归档质量情况，综合分析后，确定此项是否合格。10.制定了档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施和应急预案。〔1〕企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。应急预案进行定期演练。查看档案工作制度，制定了档案管理应急预案且内容全面，演练是否有记录和图片。应急预案制订合理、操作性强，演练到达预期目标计0.5分。检查小组成员在档案库房、阅览室或计算机机房提出意外事件时，在场人员能否正确按照预案要求口述抢救过程，符合要求计0.5分。例如，机房或库房内空调起火等，如何抢救档案并采取正确的灭火措施；或有人意图用汽油烧毁库房中的档案，如何正确采取应对措施。〔二〕管理制度〔3〕11.制定了档案保管制度、鉴定销毁制度、档案统计制度、利用开发制度、保密制度、档案保护管理制度。〔1〕制定了本企业各门类、各种载体档案保管等各项档案进馆后的管理制度，明确特殊载体档案保管方式、档案清查方法、对受损档案的处置方法、档案出入库等各项馆内管理要求。查看档案工作制度，重点检查制度的合理性、可行性和执行力，每项制度执行过程中形成的原始凭证是否到位，杜绝责任相互扯皮现象，按照企业档案工作标准要求，重点抽查库房管理制度落实情况〔温湿度控制记录和操作记录、借阅保密档案手续是否完备，核心机密文件调卷过程是否实现双人双锁，密级划控鉴定是否程序完备手续齐全，统计数据是否准确等〕发现一处制度执行过程中有漏洞扣0.2分。12.制定了本企业电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。〔1〕制度对企业各信息系统中形成的和零散形成的电子文件的归档范围、归档程序、电子档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用、长期真实性保障等提出要求。查看档案工作制度，按企业现有信息系统情况，对企业各信息系统中形成的和零散形成的电子文件的归档范围、归档程序、电子档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用、长期真实性保障等提出要求计05分，如已实施信息系统电子文件未纳入归档制度，每缺一项扣0.2分，各管理环节内容缺失或操作性不强的扣0.5分。13.制定了本企业档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作标准等要求。〔1〕制度明确了档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作标准等要求。查看档案工作制度，制度明确了档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作标准等要求计0.5分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，内容有缺失或操作性不强的扣0.5分。〔三〕业务标准〔4〕14.制定了文件、档案整理标准。应明确文件立卷与档案整理原那么、整理方法、档号编制要求和档案装具要求。〔1〕标准明确了文件立卷与档案整理原理、整理方法、档号编制要求和档案装具要求。查看有关标准，标准明确了文件立卷与档案整理原那么、整理方法、档号编制要求和档案装具要求得0.5分，在制度执行过程中，一处缺陷的扣0.2分，缺少档案类型或内容缺失扣0.5分。15.制定了本企业档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围〔1〕标准应明确分类依据、类别标识、类目范围，分类标准统一，类目间不交叉查看有关标准，标准应明确分类依据、类别标识、类目范围，分类标准统一，类目间不交叉0.4分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，如缺少档案类型或内容缺失的扣0.5分。16.特殊载体档案的管理标准。标准应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。〔2〕标准应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件查看有关标准，标准应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件得0.5分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，如缺少档案类型或内容缺失，扣0.5分。三、档案业务工作〔30〕创立标准企业先进单位重点落实在档案资源建设方面，按照企业档案工作标准等标准要求，通过抽查十大类关键环节的档案，每类10卷左右，不少于100卷。检测十大指标体系，就能发现企业档案业务整体质量状况，不需要按照标准逐项检查。〔一〕档案源头工作质量〔该工程两项不合格的整体工作不合格〕17.档案归档率3分抽查归档率到达100%依据资金总账、固定资产账、机构设置、工作总结，确定直属机构数量、近期重大活动、工程、设备、产品、科研工程数量和特殊载体档案归档工程总数量，抽查其中十类档案百卷，归档不及时的发现一处扣0.5分。如发现有漏项的，此项不合格。18.档案完整率3分抽查完整率到达98%以上在抽查的百卷档案中，依照请示批复、合同及附件〔包含验收执行原始记录〕、转发件与被转发件、打印件与签发件、决策与决策论证依据、重大活动全过程文件等。发现一处缺陷扣0.5分，超过4次缺陷的，此项不合格。19.档案准确率3分抽查准确率到达100%在抽查的百卷档案中，如果发现有签发手续不全、时间印章签字遗漏，发现一处缺陷扣0.5分，发现抽查档案文件关键内容缺项或失真，此项不合格。20.案卷合格率3分抽查案卷合格率到达95%在抽查的百卷档案中，按照归档文件整理规那么、科技档案一般构成要求等标准，逐卷判定是否合格，发现一处不合格扣0.5分，出现5次此项为不合格。21.业务违规率2分在档案业务工作抽查中，发现违规次数不超过4次业务违规率，主要是检测档案部门在业务考核中发现各部门档案业务违规情况，分子为违规次数总和，分母为归档部门和工程总和。除上述四项业务缺陷之外，发现有档案业务违规现象的，有一处扣0.5分，超过4次此项不合格。〔二〕档案效劳工作质量〔该工程两项不合格的整体工作不合格〕22.档案查全率2分抽查查全率到达95%要求树立企业开展和用户需要什么信息，档案部门就应该提供什么信息的效劳要求。查全率：分子为查到文件次数，分母为提出查阅文件需求的总次数；一方面，查阅档案利用登记薄，一方面，抽查卷时，看是否能一次查到所需文件。首次查询失败扣0.5分，查不到文件的此项不合格。23.档案利用率2分年档案利用率到达90%以上档案利用率：分子为利用文件总数，分母是库藏文件总数；通过查阅利用登记薄和编研档案情况说明等依据性文件，确定查阅文件总数，每低于1%扣0.5分，低于10%此项不合格。24.用户满意率2分查部门档案工作质量调查反应表，满意率达90%以上档案工作质量调查反应表内容主要是设计5个问题针对档案部门效劳状况进行测评，5个问题是对档案源头质量控制状况进行测评，无记名投票。每低于1%扣0.5分，低于10%此项不合格。25.建议采纳率2+1分；加分项向领导和部门提出合理化建议年采纳率超过85%档案部门人员或联合其他人员每年向企业领导、归档单位提出合理化建议书不低于5项，领导有批示和部门有反应或整改意见的为有效建议书。少一项扣0.5分，没有此项不合格，采纳率超过85%加0.5分，超过90%加1分。26.成果获奖率2+1分；加分项档案编研、科研成果获奖率超过50%。档案部门或联合其他部门开展档案信息编研、科研活动，每年编研、科技成果不低于5项，少一项扣0.5分，没有此项不合格，成果获奖率超过50%加0.5分，超过70%加1分。〔三〕档案文化建设27.举办各类图片展览、专题纪念品陈列等活动3+1分；加分项28.组织档案文化创作3+1分；加分项四、档案信息化建设〔20〕〔一〕电子文件归档〔10〕29.电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统，质量符合国家要求。〔1〕业务信息系统或文件管理系统具有电子文件归档功能或接口，功能或接口可用。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定；音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。现场对企业主营业务信息系统电子文件归档可实现性进行测试，根据测试核查情况计分，每一信息系统无法实现电子文件归档减0.2分，减完为止。30.企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。〔1〕归档电子文件的元数据齐全。必注项数据归档率达80%，选著项数据根据需要收集。现场抽查归档电子文件，发现一处漏项的扣0.2分，必著项元数据有缺项的扣0.5分31.电子文件归档应经过鉴定、整理和审核后归档，电子的整理、鉴定与归档要求符合标准。〔5〕所有归档电子文件经过鉴定、整理和审核，程序符合GB/T17678和GB/T18894〔1.5〕。已形成电子文件按规定时间进行逻辑归档或物理归档，归档率达100%〔3.5〕现场抽查归档电子文件，归档电子文件未经过鉴定、整理和审核，程序不符合GB/T17678和GB/T18894，发现一处漏项的扣0.2分。现场抽查业务系统和已归档电子文件，根据归档率计分〔3.5分〕，归档率每降低2%扣0.5分，扣完为止。32.加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档〔1〕归档电子文件无加密，存在加密的归档电子文件归档其解密软件和说明文件。现场抽查归档电子文件，如存在较多归档电子文件未解密并且未归档解密软件和说明不计分。33.文件形成部门应负责确保电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性〔1〕具有保证电子文件真实、可靠、完整的措施，包括管理机制、技术手段等，可其中一种或几种的综合运用。对照提供的保证电子文件真实、可靠、完整的措施方案，现场测试或验证方案的效果，根据对保证电子文件真实、可靠、完整的措施核查情况计分，抽查一处错误扣0.2分，扣完为止。34.电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。〔1〕业务信息系统或文件管理系统具有电子文件归档功能或接口，功能或接口可用。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。现场对企业主营业务信息系统电子文件归档可实现性进行测试，根据测试核查情况计分，每一信息系统无法实现电子文件归档减0.1分，扣完为止。〔二〕传统载体档案数字化〔6〕35.传统载体档案实施数字化前必须进行密级和公开划控鉴定工作〔2〕档案目录数字化率100%，确定实施数字化的档案，必须进行网络、内部和限制利用的密级划控鉴定工作。〔2〕检查档案鉴定领导小组成员，其资格是否符合要求，鉴定程序和鉴定依据、标准是否符合国家相关规定，可在网络上公开效劳的档案文件是否有利用者市场，视频、图片公布是否在清晰度上有所限制。36.非纸质载体档案数字化〔2〕实物档案、照片档案和声像档案的须全部数字化。〔2〕对照档案台账、现场核查实物档案数字化全文，视频、图片、实物档案数字加工量与馆藏非纸质载体档案数量之比，每降低10%扣0.5分。37数字化加工质量验收工作必须符合国家政策和标准。〔2〕照片档案和声像档案的数字化符合DA/T32的有关要求、数字化生成的档案副本档号与原本档案的档号相对应。现场核查数字化工作现场、数字化人员访谈并抽查照片档案数字化后的电子文件，发现一处违规行为扣0.5分，扣完为止。〔三〕档案网络化效劳〔4〕38.企业应建立馆〔室〕藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索〔2〕目录数据库投入利用，实现了全文检索或制定了全文检索方案。现场操作档案管理系统，测试目录和全文数据，建立了目录和全文数据且实现了全文检索计1分，发现一处有违规情况扣0.2分，扣完为止。五、平安保障建设〔15〕〔一〕档案管理用房〔7〕40.档案管理用房要做到库房、办公、查阅室和陈列室应分开设置，布局合理、紧凑，库房设施应符合国家相关规定。〔3〕档案库房周边无易燃易爆物品，无水火等平安隐患场所。设置在地下或顶层库房安装了特殊保护装置，采用密集架时，档案库楼面均布活荷载不少于12KN/m2。现场查看库房并进行设备测试，库房周边有易燃、易爆、水、火、荷载等任一平安隐患，不计分。库房设在地下无防湿设施或是设计顶层无防高温、防水设施有违规情况的，发现一处扣0.5分。41档案库房面积应满足档案工作开展的需要，留有存储空间。库房一般应能满足日后10年档案存储需要〔4〕除装完现有档案外，一般企业库房应能满足日后10年档案存储要求。设置档案馆的企业，档案库房建设应符合JGL25的要求，库房一般应能满足日后20年档案存储需要。现场核查档案库房并对照JGL25检查库房布局、设备设施等，不设档案馆企业，主要考核库房剩余容量，应满足日后10年档案存储要求，每少一年减0.5分；设置档案企业考核库房建设的JGL25要求与剩余容量，库房建设有重要项不符合JGL25要求酌情减分，容量少于20年，每少一年减0.2分。〔二〕保护技术设备〔4〕42档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盔门窗等必要的设施〔0〕库房具备防火、防盔、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等的防护功能。现场检查库房并调试有关设施，防火、防盔、防光、防有害气体、防尘、防有害生物中每缺少一防扣0.1分。43根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气静化器等设备。〔1.2〕根据库房管理需要配置除尘器、消