公立医院智慧化固定资产财务管控业务流程构建的探讨

引言公立医院固定资产管理具有高价值、更新快、品种繁杂、各部门共享的特点，是公立医院持有的一些单位价值较高、使用期较长的有形资产，也是财务监控的薄弱点。固定资产作为医院资产的重要组成部分，近年来，有从固定资产全生命周期管理理论角度、固定资产内部控制管理角度、资产信息化建设理论等专题研究的文献，但将数字化建设思维和财务管控有机融合，建设一套公立医院智慧化固定资产财务管控的业务流程的研究，财务管控从财务的付款、原值、折旧等数据直接打通固定资产全生命周期过程，是现行医院迫切的需求。一、公立医院固定资产管理模式研究公立医院资产一般被分为固定资产、易耗资产和无形资产。其中，固定资产是最能体现医院增值保值的资产。随着医疗体制改革的深入，我国公立医院规模不断扩大，固定资产激增，但其管理情况却不尽如人意。2019年政府会计制度实施和政府会计准则-固定资产和应用指南的出台，是公立医院固定资产管理模式向精细化管理转型的政策支撑，“互联网+”模式已深入到医院管理的各方面，在积极探索中提出几个适用于我国大多数公立医院的固定资产管理模式。（一）固定资产全面管理模式固定资产全面管理模式（fixedassetstotalmanagementmode，FATMM），使固定资产管理由分散、静态、孤立的管理向动态全面管理转变。构建FATMM的主体框架主要由三部分构成，一是其全面质量管理思想的基础理论和全员参与管理、全过程动态化管理、全方位结合管理的基本特征；二是其主体内容，主要包括三项内容：分级管理、分级核算体系、全生命周期优化流程及结合预算管理、绩效管理开展固定资产管理工作；三是其支撑内容，即符合FATMM特征的固定资产管理信息系统。（二）固定资产全生命周期管理模式固定资产全生命周期管理模式，即将固定资产看作一个有机生物体，对其购置前、使用中、处置后进行全程管理。主要分为申请采购、管理使用、处置报废等几个过程。应做到建立、健全管理制度和明确部门及岗位职责；明确申购理由，确保预算申报的科学性和可行性，规范采购资产的验收流程；借助智慧医院的发展，完善固定资产全生命周期管理信息系统建设，实现运营信息平台（HRP）建立；资产报废处置与资产监督相结合。本文智慧化固定资产管理业务流程构建也是在此管理模式的基础上，对固定资产预算管控、采购管理、合同管理、日常和处置管理、财务账务处理、绩效评价等，结合“互联网+”思维，构建相应的财务监控业务流程。二、公立医院智慧化固定资产财务管控业务流程构建（一）智慧固定资产财务管控的总体框架公立医院固定资产财务管控是一套固定资产全生命周期财务监管信息系统，包括固定资产预算管理、采购管理、合同管理、日常管理、处置管理、财务账务处理和绩效评价等，总体框架见图1。公立医院根据年初的预算，结合国家地方刚性政策、客观原因造成的固定资产的增加需求，由归口管理部门收集各临床科室的需求，通过办公会和党委会审议，追加固定资产购置的预算，并报主管部门批复或备案；基于预算发起采购，经归口管理部门、设备委员会、办公会党委会，采购意向公开，根据金额大小、设备类型、资金来源的选择采购方式；采购完成后，拟订合同，合同条款内容，经经办部门和法务部门审核后，正式签订合同，财务、审计等对合同执行进行监管；固定资产购入后的验收、入库、出库、维修保、报废、调剂、捐赠等，按国家、地方政府及医院的资产管理规定进行审批；最后通过系统上固定资产全生命周期的体现，对资产的管理、使用、效益（率）进行绩效评价，并作为次年度的编制预算的依据。（二）智慧固定资产采购管控业务流程智慧公立医院固定资产采购业务流程：采购计划审批流程、市场调查流程、采购实施流程等，固定资产采购业务流程是内控风险最高的环节，也是医院重要的监管流程，采购流程智慧化，流程都能在系统上体现，公开透明，大大降低了采购的内控风险。如图2所示。图2智慧固定资产采购业务流程框架根据年度预算或预算追加（调剂），临床科室在系统上发起采购申请；采购部门对采购申请进行审核、汇总，按采购申请设备金额，达到一定额度的金额，报办公会审议；采购部门进行市场调查，根据调查结果，编制采购方案，确定参数、配置和最高限价，经办公会审批后，下达采购，采购根据采购金额，有医院内部谈判采购、招投标采购等，各采购方式的结果在系统上体现，根据结果与供应商签订采购合同。（三）智慧固定资产合同财务管控业务流程合同是约束参加经济活动主体的法律文书，合同管理是一个动态、全过程和系统性的重要管理过程。智慧合同管理业务流程，是将合同动态的全流程环节都能在系统上体现，从而避免合同管理中的风险，维护医院自身的利益。如图3所示。图3智慧固定资产合同管理业务流程框架医院与供应商签订合同后，系统储存合同的标的、付款时间、供应商单位银行账户信息等，采购部门根据合同内容维护采购订单，供应商对设备进行安装，科室会同采购部门验收，同时对设备进行入库；设备入库后，根据领用或使用部门出库；设备采购入库后，进入采购结算环节，供应商提供发票，做采购结算，财务付款；如未提供发票，暂估处理；入库、出库单均可以到财务生成会计凭证。（四）智慧固定资产日常和处置管理业务流程资产的日常和处置管理是使用频率和效率最高的环节，也是资产管理中重要的环节。固定资产的日常和处置管理包括：资产卡片的增加、设备领用、资产部门调整、设备盘点、设备报废等内容。资产卡片增加流程：入库验收完成后，库管员在录入采购入库单及发票。并生成设备卡片。发票可传送到财务应付模块，待财务部收到纸质的验收单、入库单和发票后可进行付款操作，并生成付款凭证。资产会计对纸质的验收单、入库单和发票审核后，可根据设备卡片新增资产卡片和院内折旧卡片，分别用于记录资产的财务信息和院内折旧信息，并生成资产新增会计凭证。资产领用业务流程：使用科室在系统中填写“领用申请”；在领用申请通过审核后，库管人员通过生单方式生成资产领用单；然后联动生成设备出库单，并联动生成资产卡片部门变动单。退库时，需要先做“设备领用归还”并生成资产卡片变动单和设备入库单。资产部门调整流程：当设备需要进行科室变动时，由申请部门提交变动申请；然后由设备管理员进行设备部门变动；完成变动后，联动生成资产卡片变动单。资产盘点流程：资产管理员确定盘点的时间和部门，资产会计按照要求生成资产盘点单，并将盘点单以EXCEL格式导出到移动盘点设备中，资产管理员持移动盘点设备进行资产现场盘点。盘点完成后，将盘点结果以EXCEL格式导入，自动进行盘点结果匹配生成盘点报告，然后由相关职能部门进行盘点结果审核；并按盘点结果进行业务处理。资产处置流程：使用部门对达到使用年限或报废条件的资产申请处置，设备管理部门收到申请，并对资产进行验证核实，将核实结果在系统上录入说明，并发送给单位资产管理部门进行审批，资产管理部门审核，根据资产报废金额分类汇总整理后在办公会审议。审议通过后，符合单位内部处置条件的，在系统上进行处置确认；达到上报主管部门条件的，报上级部门，在等待上级部门批复期间，在系统上将资产确认纳入“待批复资产”。三、智慧化固定资产财务管控业务流程的成效智慧化固定资产财务监管业务流程的构建是理论与信息系统结合，以信息系统为工具，建立公立医院资产财务管控体系的业务流，为提高工作效率，降低运营成本，强化资产内控监管，消除信息孤岛等方面带来了巨大的成效。一是固定资产全生命周期财务监管。结合公立医院的实际情况，建立了面向多位工作面的资产管理体系，构建涵盖资产申请、计划、多级审批、订单、卡片、入库、出库、发票、付款、使用、变更、保养、维修、改良、评估、盘点、折旧、报废、清理（变卖）等整个生命周期的全过程动态跟踪管理体系；二是资产管理精细化。通过智慧化手段，实现医院对医疗资产的使用情况、生命周期、智能盘点、设备位置、安全维护等多方位跟踪管理，资产管理实现现代化、科学化、精准化，解决不必要的人力资源和成本浪费，更加科学、准确、有效地管理。三是各业务深度融合。固定资产的全生命周期管理，是将医疗业务、资产管理业务、财务业务等深度融合，如：临床对设备的使用情况、设备使用成本效率、资产数据与财务数据自动核对等。四是资产管理的严密性。根据“人人都管物，物物有人管”的要求，建立严密的账、表体系，将职责、权限落实到每一个部门和人员；从业务流程到管理范围，从权限分配到数据库管理，都建立了严格的内控制度。对操作人员、系统管理人员以及各管理部门的操作权限和管理范围都能够作具体细致的控制，以满足单位内部的