物业服务收费风险防范-4物业服务费纠纷风险防范措施

064物业服务费纠纷风险防范措施

物业服务费纠纷风险防范措施IV物业服务费纠纷风险防范措施01多走访业主、多做沟通工作。03自觉增加物业管理费用的透明度。05完善物业管理服务合同，严格依约行事。02借助业主公约和业委支的力量。04改进服务、计费方式和收费方法。06分析业主拖欠的原因。01第六章物业服务收费风险及预防选择恰当的催款策略08建立应收账款坏账制度。07选择恰当的催费策略A)收费方法。B)催费程序。C)对欠费业主保持足够的压力。催费的流程A上门投递签收、挂号信邮寄、EMS邮寄、email电子邮件、电话沟通记录。账单的发出：C业主提出重要问题，及时处理、双方使用书面函件。问题处理B按时发出催缴函一、二、三，律师函。催缴函：关键时间每月5号15日前一个周五14、15日当天说明在每月5号前将预付金提付完毕后，进行第一次催提，本次主要以提醒为主15日前的一个周末往往是缴费的关键时刻14、15日是以滞纳金为由的最后催缴日催提形式短信短信\电话电话话术正常缴纳预付金余额不足恶意欠费正常缴纳预付金余额不足恶意欠费未缴纳客户（非代扣）恶意欠费XX物业温馨提醒：尊敬的XX业主，为避免滞纳金的产生，请您于15日前前往XX客户中心缴纳相关物管费。若为代扣用户请于14日前在账户内存入足够金额以便代扣。如您因故不便前往现场缴纳，可汇款至以下账户：XX物业服务有限公司，XX银行XX支行。如已缴纳，请忽略本信息。XX物业温馨提醒：尊敬的XX业主，您的预付金已用完，请于本月15日前前往XX客户中心缴纳相关费用，以免产生滞纳金。如您因故不能前往现场缴纳，可汇款至以下账户：XX物业服务有限公司，XX银行XX支行。如您已经缴纳，请忽略本信息。尊敬的XX业主：您的物管费已欠费，请尽快到XX客户中心缴纳，以免滞纳金递增。如您因故不能前往现场缴纳，可汇款至以下账户：XX物业服务有限公司，XX银行XX支行。如恶意欠费，我司将保留追究法律责任的权利！XX物业温馨提醒：尊敬的XX业主，为避免滞纳金的产生，请您于15日前前往XX客户中心缴纳相关物管费。若为代扣用户请于14日前在账户内存入足够金额以便代扣。如您因故不便前往现场缴纳，可汇款至以下账户：XX物业服务有限公司，XX银行XX支行。如已缴纳，请忽略本信息。XX物业温馨提醒：尊敬的XX业主，您的预付金已用完，请于本月15日前前往XX客户中心缴纳相关费用，以免产生滞纳金。如您因故不能前往现场缴纳，可汇款至以下账户：XX物业服务有限公司，XX银行XX支行。如已缴纳，请忽略本信息。电话催缴，详见其他招数以滞纳金为由，以温馨提醒的名义催缴详情其他招数催提对象全体业主还未缴费客户还未缴费客户催费流程服务中心按时发单服务中心第一个月X日对欠缴当月费用的业主/租户发第一封缴费通知单服务中心第三个月X日对欠缴上月费用的业主/租户发放第三封催款通知单服务中心于次月X日对欠缴上月费用的业主/租户发放第二封催款通知单对于已经发最后催款通知单但仍无付款意向的业主/租户，发送律师函XX物管费催缴函尊敬的XX业主XXX女士：您好！首先，感谢您一直以来对XX物业管理工作的理解！近期我司一直就贵宅物管费未缴纳一事与您进行沟通，现将我司的想法和建议与您作如下交流：就您所反映XX写字楼租售情况不好的问题，我们正在做出更积极地协调处理,并已在近期收到一定的成效，仅二月XX就新增入住8户。就您的物业而言我客户中心前台也在积极地帮您推荐。在我司积极协助您解决问题的过程中，您多次提到“人在外地不便缴纳物管费”,对此我司与您几次交流了意见：考虑到您身处外地，无法亲自前往缴款，我司曾提出可采用转账或代扣等方式，但您均以“工作忙没时间春节回来再缴”为由拒绝。现春节已过而您一直未如当初所言前往客户中心缴纳相关费用。节后，我司负责人曾于2月20日、3月18日多次尝试与您联系，但电话均为拒接或无人接听。而根据您购房时与我司签定的《XX前期物业服务合同》中第五条3.1.2中“乙方应在当月15日之前将费用金额缴清，逾期每天将按应交纳金额的3‰向甲方缴纳滞纳金……”故作为业主，您有按时缴纳相关物业费的责任。作为从事服务工作的企业，我司愿意为业主做更多的工作，也非常乐意给您提供力所能及的帮助，但同时也希望业主能站在客观理性的立场上,理解、支持和配合我们的工作。提醒您贵宅从2008年11月截止至2009年3月15日，已有6个月的物管费计6965.10元及滞纳金计1273.34元共计8238.44元未缴纳，希望您接到此函后尽快到物管公司西城天街管理处结清相关费用,也避免产生更多的滞纳金,造成您经济上不必要的损失。感谢您的理解和支持!我们希望随时与您保持沟通，若您有好的建议，也非常欢迎您给我们提出。物业联系人：张XX联系电话：6661XXXX顺颂秋安！

XX物业服务有限公司2009年03月18日律师函发送程序发律师函需提供资料：物业合同；业主身份证明、产权证、护照等；催费记录证明、催缴一、二、三函件；欠费金额、期间、滞纳金、计算方法等AB发起人（经办人）客服部经理项目经理或分子公司经理法务部物业公司领导关于敦促交纳物业管理等费用的律师函

XX函字（2009）第号XXX女士（XX业主）：本所受重庆新龙湖物业服务有限公司（“本所委托人”）之委托，敬告如下事宜：本所委托人提供证据证明：阁下是XX物业业主，阁下与本所委托人签署有《XX前期物业服务合同及临时管理规约》，并接受本所委托人提供的物业管理服务，但从2008年11月开始，贵方一直未按时至物管处缴纳物管费、中央空调使用费、公摊水电费等。截至2009年6月18日，阁下共欠费金额达人民币11343.69元；滞纳金共计人民币3561.42元。本所委托人之物业管理人员已多次与阁下联系并催交相关费用，在此期间本所委托人仍按照物业管理合约为阁下提供完善、周到的物业服务；但阁下仍借故拖延，未能交纳所欠费用。本所认为：阁下是物业管理人依法管理的物业业主，应充分履行并遵守《XX前期物业服务合同及临时管理规约》，遵守《XX市物业管理条例》以及我国的有关法律法规，在接受物业管理服务的同时，有义务及时、足额交纳物业管理费，否则应交纳滞纳金并承担其他违约责任。本所委托人已经委托本所向贵方敦促交纳有关费用。本所特此函请阁下：1．于2009年6月29日前至本所委托人之管理处结清以上费用；2．如果贵方未能在上述期限结清该等费用，本所委托人可能采取暂停物业服务之有关措施，且本所将根据本所委托人之要求，依法提起诉讼，届时，由贵方承担全部的法律后果。特致专函，敬希垂注！

XX律师事务所 律师***

2009年06月18日法律文件的有效性法律诉讼有效的文件：催缴记录，有效期2年以内，需要书面本人签收，或邮局、快递发送记录。邮寄地址不准确或退信，与业主联系不上，以业主在物业联系表上登记为准。如空置可将通知贴户门照相，如出租通过租户与业主联系。租户产生的欠费，业主要承担连带责任。违约金的计算方法物业费金额：每月金额=单元建筑面积×标准（1.2/月.平米）违约金标准：逾期每日加收3‰；得出：

21-18F截止到2010年8月15日的违约金是62.97元。例：21-18F，建筑面积129.56㎡，欠费期间2010.4.1-2010.6.30。计算截止到8月15日的违约金。解：违约金S=月管理费（K）×欠费月数（N）×0.003（系数）×月欠费的平均日长度（T）。2.S=129.56×1.2×3×0.003×45=62.97欠费天数计算：从欠费当月起至发函日期的自然天数针对几种特殊情况的催费方式:

1、炒楼群体（未装修未入住的空置房）。针对该类型单位业主的特点多为炒楼及财产保值增值为主，业主对于物业的关注度比较低。拟进行每月定期电话进行催缴，说服业主办理银行托收手续，若物业费用达到一定额度标准后统一进行律师信的派发，通过法律途径进行催缴。

2、针对一般性欠费单元。一类型为入住单位，该类型业主已经装修完毕并且已经入住，对于该类型业主特点，拟进行加强性电话催缴及夜间上门催缴工作，在进行夜间上门催缴期间需要物业财务配合进行夜间上门收费。一类型为商铺、别墅，该类型业主由于管理费用比较多，拟进行重点跟进处理，安排人员长期进行上门工作。

3、对于一些确有困难的“特殊户”。若真正知道此户有实际生活困难的，则可以考虑给予适当的优惠或分期付款。3、事出有因适度减免。

如住户因财物失窃、车辆失窃、房屋质量小缺陷(渗水、小裂缝)未能及时处理、公司经济出现状况等原因而拒交物业管理费，虽然并非是物业管理公司的责任，物业管理公司也无赔偿义务，但是从人性化管理的角度出发，物业管理企业可以给住户适当的补偿(非现金)或采取适当减免滞纳金及分期付款等优惠措施，从而达到催缴目的。

4、责任不清快刀斩乱麻。

如部分住户欠费时间长、纠纷多、牵涉面广，扯不断理还乱。如不及时处理