档案信息管理系统使用手册样本

档案信息管理系统使用手册目录一． 登录档案信息管理系统 41.1． 系统首页 41.2． 个人设立 41.3． 修改密码 51.4． 退出系统 5二． 档案库定义 52.1． 添加档案库 62.2． 删除档案库 62.3． 修改档案库 7三． 构造设计 83.1． 引入其他库构造 83.2． 添加与修改 83.3． 删除列 93.4． 显示顺序 93.5． 隐藏设立 103.6． 为空设立 113.7． 数据初始 123.8． 关联设立 133.9． 全文检索 143.10． 密集架设立 143.11． 维护数据 153.12． 索引数据 17四． 档案库操作 174.1． 添加新数据 174.2． 编辑数据 184.3． 删除数据 184.4． 插入数据 184.5． 移去数据 194.6． 普通查询 204.7． 打印 21五． 归档管理 205.1． 归档审批设立 225.2． 直接归档 225.3． 组卷归档 255.4． 归档状态管理 27六． 借阅管理 286.1．借阅申请 286.2．借阅审批 306.2.1．借阅审批设立 306.2.2．借阅审批 316.3．确认借出 316.4．借阅归还 326.5．借阅记录 326.6．我电子借阅 33七． 权限管理 337.1．顾客管理 337.1.1．顾客列表 317.1.2．添加顾客 327.1.3．编辑顾客 327.1.4．修改密码 327.1.5．删除顾客 337.1.6．搜索顾客 337.1.7．按顾客组显示顾客 357.1.8．移动顾客 357.2．顾客组管理 367.2.1．顾客组列表 337.2.2．添加顾客组 347.2.3．编辑顾客组 347.2.4．移动该组顾客到其她组 357.2.5．删除顾客组 357.3．菜单权限 377.3.1．查看菜单权限 377.3.2．编辑菜单权限 377.4．档案组权限 387.4.1．添加档案组权限 387.4.2．查看档案组权限 387.4.3．编辑档案组权限 397.4.4．删除档案组权限 397.5．权限树描述 407.6．浏览设立 40八． 系统设立 418.1． 库房记录 418.2． MAC绑定 42九． 日记管理 429.1． 顾客登录记录 429.2． 库操作记录 439.3． 借阅操作记录 44十． 消息列表 44十一． 全文检索 44一、登录档案信息管理系统打开一种IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。1.1.系统首页登入系统后，一方面进入档案信息管理系统首页，如下图所示。首页导航栏中，“首页”用于进行档案有关操作，“消息列表”用于管理个人站内消息，“全文检索”用于对有权限所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统管理。1.2.个人设立点击首页左上方“个人设立”，弹出个人设立窗口，如下图所示。填写必要信息后，点击提交修改个人信息1.3.修改密码点击首页左上方“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。填写对的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号密码。1.4.退出系统点击首页右上方“退出系统图案”，系统将注销当前顾客，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前顾客。二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。2.1.添加档案库选中将要添加子档案库档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。输入档案类别即将添加档案库名称，单击“提交”即可。系统会弹出如下对话框： 如上意思是指选中父类别将无法显示顾客添加到该类别数据。如果单击“取消”该添加操作。2.2.删除档案库在左边树形中选中将要删除档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。 单击“拟定”即可。系统会弹出如下对话框： 如果单击“取消”该添加操作。2.3.修改档案库在左边树形中选中将要修改档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。 可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。三、构造设计在左边树形中选中将要设计档案库，然后单击“构造设计”文字链接。如下图所示。 3.1.引入其他库构造单击主窗口下面按钮，作用在于可以将其他档案库构造设计构造某些或所有拷贝到当前档案库中。如下窗口显示。 选取要被拷贝档案库即可，如下窗口显示： 在列可以进行选取，若选中表达拷贝。然后单击“提交”即可。3.2.添加与修改单击主窗口下面按钮，添加新一空白列，在该列中就可以如下输入第一列为中文名字，即为显示名称。第二列为英文名字，其相应表中列名。第三列为类型，VARCHAR2为字符串类型，NUMBER为数字类型。第三类为长度，普通VARCHAR2类型输入300，如果“备注”普通输入1000，普通NUMBER类型输入10或16即可。单击主窗口下面按钮，可以将新添加列移除。单击主窗口下面按钮，可以当前所做添加或修改进行保存。3.3.删除列选中网格中某列，然后单击主窗口下面按钮即可。系统提示要去确认与否删除该列。 该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。3.4.显示顺序单击主窗口上方，用于控制档案库中数据依次显示顺序。单击如下窗口弹出。 在下拉框中选中列，单击按钮“最上面”“向上移”“向下移”“最下面”分别移动到最上面，向上移动一格，向下移动一格，移动到最下面。单击提交按钮保存。3.5.隐藏设立单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。单击如下窗口弹出。 选中需要隐藏列，然后“提交”即可。3.6.为空设立单击主窗口上方，用于档案库中某些列数据添加或修改时不容许为空。单击如下窗口弹出。 选中不容许为空列，然后“提交”即可。在添加或编辑时候如果字段为空则会进行提示，输入不容许为空。3.7.数据初始单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列数据，以以便顾客添加新数据。单击如下窗口弹出。 一方面选取要初始设立列。 另一方面，如果设定固定值则在（1）输入固定值下输入固定值，例如： 如果设定自动累加值，则在（2）自动累加输入，例如： 注意，前缀表达自动累加1，2，3…之前固定值，例如fg1,fg2,fg3…依赖于表达“所有”为从所有数据总数开始计数，如果选取列则表达该列值一致进行计数。如果设定可选取，则在（3）输入可选取，多值之间用空格隔开，例如：3.8.关联设立单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其他档案库某些列之间关联，例如卷目档案卷号可以关联到其案卷号相应卷内档案。单击如下窗口弹出。 一方面选取要被关联列。 另一方面选取关联档案即可显示如下： 然后选取关联列。如果存在各种条件，则通过选取附加关联（1）或附加关联（2）进行设立。3.9.全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索列。单击如下窗口弹出。 选取要默认被检索列，单击“提交”即可。3.10.密集架设立单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架实际区号与列号进行关联，以支持顾客可以在系统直接打开与关闭密集架。单击如下窗口弹出。 选取区号列与列号列，单击“提交”即可。3.11.维护数据单击主窗口上方，用于批量维护档案库列数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行各种条件组合设定。网格框中第一列选取字段名，第二列选取条件例如包括、等于等，第三列输入匹配值，第四列输入与下一种条件之间关系例如并且或或者。然后单击“拟定”即检索出匹配条件数据。 在这里可以不选中某些数据前面选取框，表达将不需要维护这些数据。单击“拟定”进入下一步。 在这里选取要将维护列，该列数据会依照下一步设定规则进行修改，单击“下一步”进入下一步。 右边选取规则： 插入固定值，插入固定值，例如： 插入自动增长，插入自动累加值，例如： 注意，前缀表达自动累加1，2，3…之前固定值，例如fg1,fg2,fg3…。选取列将固定插入与该列相等值。依赖于表达“所有”为从所有数据总数开始计数。如果选取当前数据计数，则依照匹配条件数据进行计数。如果选取列则表达该列值一致进行计数。 选取列，表达插入与该列相等值。选中“将数据重新排序”，这个用处重要作用于插入自动增长时候。在自动增长时候会依照数据重新排序顺序进行合计计数。单击“提交”即可。3.12.索引数据单击主窗口上方，用于重新索引档案库数据，以支持全文检索。单击如下窗口弹出。 单击“重建索引”进行重新索引该档案库数据。单击后网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几条。当索引完毕时候，回答到最初如上状态。四、档案库操作档案库操作这里重要指添加新数据，编辑数据，删除数据，插入与移除数据，普通查询，打印数据等。4.1.添加新数据单击主窗口上方，用于为档案库添加新数据。单击如下窗口弹出。 选中“下一步上传原文”表达下一步为该档案数据上传原文。选中“下一步继续添加数据”表达下一步继续添加新数据。单击“提交”即可提交数据。4.2.编辑数据 选中要编辑数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编辑数据。4.3.删除数据 选中要删除数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。4.4.插入数据选中插入点数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。插入数据将批量修改插入点后某些列数据。这些数据普通是自动计数档案号。 在选取修改列这里选取需要修改列。该列自动增长，重要涉及三个某些，（1）列前缀，用选中列值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表达从哪里开始，普通是当前插入点数据相应值。单击“提交”即可。4.5.移去数据选中要移去数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。移去数据将批量修改移去点后某些列数据。这些数据普通是自动计数档案号。在选取修改列这里选取需要修改列。该列自动增长，重要涉及三个某些，（1）列前缀，用选中列值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表达从哪里开始，普通是当前移去点数据相应值。单击“提交”即可。4.6.普通查询单击主窗口上方，用于查询档案库数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行各种条件组合设定。网格框中第一列选取字段名，第二列选取条件例如包括、等于等，第三列输入匹配值，第四列输入与下一种条件之间关系例如并且或或者。然后单击“拟定”即检索出匹配条件数据。4.7.打印单击主窗口上方，用于查询档案库数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行各种条件组合设定。网格框中第一列选取字段名，第二列选取条件例如包括、等于等，第三列输入匹配值，第四列输入与下一种条件之间关系例如并且或或者。然后单击“拟定”即检索出匹配条件数据。 在这里可以不选中某些数据前面选取框，表达将不需要打印这些数据。单击“拟定”进入下一步。 在这里设立打印各个属性。例如打印顺序，选取打印数据，打印每页数目，与否保存为新模板等等。单击“拟定”即可将数据导入到EXCEL中，然后将其打印。五、归档管理为以便档案管理，顾客经常想把构造相近档案放入同一组中，此为归档。本模块将归档过程分为归档审批和归档执行两某些，归档类型分为直接归档和组卷归档两种。如下详细阐述各个某些使用。顾客可以从图1找到归档有关操作入口。顾客在选取了详细档案组后，可以看到图1所示状态，红线标出了与归档有关操作。5.1．归档审批设立点击按钮，系统自动弹出一种新页面，如图所示：该页面将列出所有在系统内注册顾客，告诉当前操作顾客档案组“er”可以被如下顾客审批，图2只列出了顾客admin，如果当前操作顾客想让admin来审批“er”档案，那么只需要将admin前面单选框钩上，然后点击“保存”，即可。如果当前操作顾客以为admin不适合审批档案组“er”，则点击“取消”即可。5.2．直接归档如果顾客选取，则系统导入归档条件设立页面，该页面与借阅条件设立类似。如图3所示，顾客可以就档案组“er”字段名，字段满足条件，字段值，以及各个归档条件之间逻辑关系做出详细设立。这里字段名下拉框将列出当前所选档案组字段名，例如当前选取是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时顾客可以选取这三个中其中之一设立归档条件，例如咱们选取“长度”，那么接下来设立针对都是字段名“长度”，“条件域”设立是所选字段值大小关系，如图2所示，“值”域设立是关系右端值，例如咱们设立“条件”为包括，值为1，则意味着咱们要将档案组“er”中字段名“长度”中包括字符串1所有档案进行归档。“关系”域设立是多条归档条件之间逻辑关系，涉及“并且”和“或者”。箭头标示是顾客可以对归档条件进行增长和删除。条件设立好后，点击拟定，系统导入如下图所示页面，该页面列出所有满足条件档案。这里需要注意是，顾客可以对选出来档案做进一步筛选，系统缺省状态是所有记录都被选中，顾客可以就某一条记录进行筛选，点击记录前面单选按钮即可实现。当顾客选取好最后要被归档档案后，点击“选取目的档案组”背面下拉列表，系统将列出系统当前所有档案组，注意，这里只能选取一种目的档案组。然后点击“直接归档”按钮，系统导入如下图所示页面。系统在左上端列出要归档档案组字段名，然后在每个字段名右边相应一种下拉列表，下拉列表内容由目的档案组所有字段名和“按固定值”“按自动增长”构成，如下三个图分别显示了各种不同相应方式。图1目的字段下拉列表图2按固定值方式图3插入自动增长这里“按照固定值方式”与“插入自动增长”两项是为了弥补空余字段，当目的档案组字段数量比原档案组多时，多余来字段可以按照“按固定值填充”或者“插入自动增长”方式来设立空余字段。通过以上向导，顾客可以明确地设立原档案组字段与目的档案组字段相应关系。点击确后，系统自动导入起始页面，即回到图1所示页面。查看目的档案组13，发现档案已经成功归入。如下图所示。5.3．组卷归档为了实现归档可视化，以及增长系统得可用性，美观性，多功能性，系统提供了功能。系统入口如图1所示。点击组卷归档，系统导入归档条件设立页面，点击拟定后导入如下图所示页面：点击“组卷归档”，导入下图页面：这里顾客可以选取要显示列，然后点击下一步上图列出了原档案，以及6个档案盒，顾客可以用鼠标实现draganddrop功能。选中档案图标，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到目的档案盒，释放鼠标，则原档案自动导入目的档案盒。然后，在被拖入档案盒中，选取下拉列表中目的档案组。如下图。选取“定制档案--13”5.4．归档状态管理归档状态管理顾客让顾客审批祈求归档档案，对祈求归档予以通过或者回绝。在系统主页上点击“系统管理”，在左侧主菜单下选取“归档管理”，然后点击待审批归档，则系统列出了所有祈求归档，涉及申请人，被归档档案ID，目的档案ID，申请人，申请时间，选取每条祈求记录，下面会给出详细信息，即符合条件所有档案记录。审批人对于申请详细信息决定与否通过，点击通过或者删除后，待审批归档祈求自动进入已审批归档记录里。这里咱们点击“拟定”，然后点击“已审批归档”，如下图所示：上图可以看到记录通过了审核，对于已经通过审核归档祈求，顾客可以选取删除记录，只需要选中记录项目，然后点击“删除记录”按钮，则系统将永久删除这条记录，此功能请慎用！六、借阅管理借阅档案时，应当先找到档案，再进行操作。因而，顾客应当有浏览和借阅相应档案权限，才可以进行借阅操作。借阅分为电子档订阅和实物借阅，这两种借阅都需要通过申请和审批过程，实物借阅在审批通过后，尚有确认借出和归还环节。6.1．借阅申请一方面进入档案所在档案组，找到档案，如下图所示。在档案列表中勾选欲借阅档案（只能勾选一项），点击“实物借阅”、“电子档订阅”按钮，分别进行档案实物借阅或电子档借阅申请。填写实物借阅申请填写电子档订阅申请填写申请并提交后，若该档案没有相应审核规定，则直接通过申请，否则进入审批环节。6.2．借阅审批6.2.1．借阅审批设立点击档案列表中“借阅审批设立”（有权限才会显示），进入审批条件列表，如下图所示。单击列表中条件项，可以在“详细信息”标签中看到条件详细脚本和审核人，以便技术人员确认脚本对的性。勾选条件项，点击“修改顾客”或“编辑条件”，可以分别修改审核条件相应审核人和审核条件；点击“删除”可以删除条件项。点击增长条件，进入添加条件界面，如下图所示填写审核条件、审核环节并勾选审核人后，点击拟定，生成借阅审核条件。6.2.2．借阅审批如果借阅申请符合某项审批条件，申请将分派给审批条件中审核人进行审批，并发送消息给审核人。点击首页右上方“系统管理”，进入档案信息管理系统系统管理页面，在左侧菜单中选取“借阅管理”——“实物借阅审批”/“电子订阅审批”，进入借阅审批列表，如下图所示。单击列表中借阅申请，选取下方“档案信息”、“借阅人信息”、“上一轮审核人信息”，可以查看该申请详细状况。勾选列表中借阅申请（可多项勾选），点击“通过”或“不通过”按钮，进行借阅审批操作。审批通过后将进入下一环节审批，若已经是最后一轮，则申请最后通过；审批不通过将返回上一环节，若当前已经是第一环节，则申请最后不通过。审批通过后，电子档借阅可以直接在“我电子订阅”中阅读原文，超过借阅期后，电子借阅将不再显示；实物借阅则获得了借阅资格，可以借出档案。6.3．确认借出实物借阅申请通过后来，由借出经手人确认档案实物借出。确认借出可以在档案列表下方“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中“借阅管理”——“确认借阅”列表进行。上图为“借阅”标签项，依照当前借阅状况显示不同内容，并显示该档案借阅记录。上图为“借阅管理”——“确认借阅”列表，依照当前帐号档案组借阅权限，显示通过审核算物申请。6.4．借阅归还实物档案归还时，可以在档案列表下方“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中“借阅管理”——“实物借阅归还”列表进行（若借阅已经超期，则在“借阅管理”——“实物超期借阅”列表中。上图为“借阅管理”——“实物借阅归还”列表，依照当前帐号档案组借阅权限，显示已经借出实物借阅。6.5．借阅记录点击档案列表中档案项，选取下面“借阅”标签，将显示该档案借阅状况，涉及当前状况和借阅历史。点击“查看借阅记录”或“查看电子订阅记录”，可以查看该档案借阅明细，如下图所示。此外，系统管理中“借阅管理”——“实物借阅记录”和“借阅管理”——“电子订阅记录”列表，列出所有历史借阅/订阅明细。系统管理中“借阅管理”——“实物借阅记录”和“借阅管理”——“电子订阅记录”列表，可以依照档案库与借阅人、依照档案库、依照借阅人与档案库进行记录。如下图所示。可以输入借阅人，选取档案库，借阅日期起止年月份组合记录。 6.6．我电子借阅点击首页左上方“我电子借阅”，进入我电子借阅列表，如下图所示。单击列表中记录，选取“档案信息”或“档案原文”标签，可以分别查看档案详细信息和档案原文图片。七、权限管理7.1．顾客管理7.1.1．顾客列表一方面进入系统管理页面，在左侧菜单中选取“帐号管理”——“顾客管理”，进入顾客列表。列表默认列出所有顾客（按添加时间倒序排列），如下图所示。点击顾客列表中顾客，选取“顾客信息”或“权限信息”标签，将显示相应信息。如下图所示7.1.2．添加顾客在顾客列表界面上点击“新建顾客”，弹出“新建顾客”窗口，如下图所示填写必要信息后，点击提交。7.1.3．编辑顾客在顾客列表中勾选顾客（只能勾选一种），点击列表下方“编辑顾客”按钮，弹出“编辑顾客”窗口，如下图所示填写必要信息后，点击提交。7.1.4．修改密码在顾客列表中勾选顾客（只能勾选一种），点击列表下方“修改密码”按钮，弹出“修改密码”窗口，如下图所示填写新密码后，点击提交。7.1.5．删除顾客在顾客列表中勾选顾客（可勾选各种），点击列表下方“删除”按钮。7.1.6．搜索顾客在顾客列表界面上填写“核心字”，选取搜索帐号还是姓名，点击搜索顾客，搜索成果将显示在列表中。搜索成果同样可以进行编辑和删除操作。7.1.7．按顾客组显示顾客在顾客列表上方选取菜单中选取顾客组，将显示该顾客组顾客，显示成果同样可以进行编辑和删除操作。7.1.8．移动顾客一方面在顾客列表中勾选需要移动顾客（可勾选各种），然后在下方选取菜单中选取目的顾客组。7.2．顾客组管理7.2.1．顾客组列表一方面进入系统管理页面，在左侧菜单中选取“帐号管理”——“顾客组管理”，进入顾客组列表，如下图所示。点击顾客组列表中顾客组，选取“基本信息”或“权限信息”标签，将显示相应信息。如下图所示7.2.2在顾客组列表界面上点击“新建顾客组”，弹出“新建顾客组”窗口，填写必要信息，点击“保存”添加顾客组（新添加顾客组默认没有任何菜单权限和档案组权限）。7.2.3在顾客组列表中勾选顾客组（只能勾选一项），点击列表下方“编辑”按钮，在弹出窗口中修改顾客组名和描述。7.2.4在顾客组列表中勾选顾客组（只能勾选一项），在列表下方选取菜单中选取目的顾客组。7.2.5在顾客组列表中勾选顾客组（只能勾选一项），点击列表下方“删除”按钮，若当前顾客组中没有顾客，则删除顾客组，有则警告“该顾客组中尚有顾客，请一方面将顾客移至其她组，再删除顾客组！”。7.3．菜单权限7.3.1．查看菜单权限点击顾客组列表中顾客组，选取“权限信息”标签，将显示顾客组菜单权限信息，如下图所示。7.3.2．编辑菜单权限点击“编辑该组菜单权限”按钮，弹出修改页面，如下图所示。勾选权限后，点击提交。7.4．档案组权限7.4.1．添加档案组权限在“权限信息”标签点击添加档案组权限，弹出如下图窗口。选取档案组，勾选权限项后，点击提交。7.4.2．查看档案组权限在“权限信息”标签中选取菜单中选取档案组，将显示该档案组权限，如下图所示。7.4.3．编辑档案组权限点击相应档案组权限页面“编辑此项档案组权限”按钮，将弹出编辑窗口，如下图。勾选权限项后，点击提交。7.4.4．删除档案组权限点击相应档案组权限页面“删除此项档案组权限”按钮。删除完毕后将跳转至该顾客组菜单权限页面。7.5．权限树描述权限树是指档案组权限覆盖关系，档案组是一种树形构造，每个档案组可以有不受个数限制子档案组。当咱们给某个顾客