大酒店采购库房管理新规制度

酒店物资采购、入库、出库管理制度采购管理制度物资采购是酒店经营管理中关键步骤，加强采购工作管理是降低物资成本、加速资金周转、提升经济效益关键手段。采购员是酒店采购工作专业人员，酒店所需物品标准上均由其统一购置，其它部门应给予支持、配合、监督。一、采购计划管理加强计划管理，严格审批手续，是采购管理关键。1、客房部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主管执总签署意见，分管总经理审批决议，转采购部；每个月1、15日。2、仓库自动补仓，由仓库保管依据存量和需求提出申请，填写物品申购报主管执总、总经理同意后，转采购部；3、其它零星物品计划外紧急申购，由使用部门提出申请，经理依据库存情况审核签字，送主管执总、总经理审批转采购部；4、食品原材料批量采购采取定时补给措施，由餐饮部报申购计划，包含大宗批发原材料和调料、粮油等，交主管执总审批，转采购部；5、餐饮部天天需购入生鲜原材料，由厨师长、餐饮经理签字后，于晚20：30前将采购单报采购员。白天补货14:00前6、除食品原材料批量每日采购外，其它批量采购必需报企业同意后方可采购。二、采购物资择商和价格管理采购物品坚持货比三家，严格价格控制。1、全部申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上采购物资进行择商、确定和报价；2、采购人员收到自己分管申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问内容要和部门经理、总监和申购部门立即沟通，在确定无误后，根据要求时限立即寻求最少三家以上供给厂、商，进行业务治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供给厂商名称后，送主管执总审批，转采购部；3、全部采购物资择商报价,必需由采购部在充足准备掌握市场行情条件下择优确定，分管执总和使用部门有权依据专业经验对所需物品价格、质量、和行业标准提出质疑，并对所掌握供给厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务保障供给厂商；4、鲜活原材料价格受市场影响浮动较大，对于长久供货（鲜活类）供给商，必需有供给约定时（15天）给酒店报价，酒店产品研发小组进行市场询价，依据询价和供给商报价进行最终定价，双方署名给予认可，依据双方署名定价表进行收货。5、全部供货商全部必需提供有效证件和对应确保金，签署供给协议。协议实施和留档在酒店行政办。三、采购物资审批全部采购物资经审批手续齐全后，方能实施购置。1、采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管执总、总经理审批,转采购部进行采购；总经理合理授权时，可将授权类别审批权由执总签批暨生效。不管授权是否，最终签批人为审批责任人。2、采购入库物资由仓库保管员依据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制依据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送主管执总审批，转采购部进行采购；3、采购原材料由各厨房于每日下午2点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮经理签字后报采购部，采购员依据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日早晨9点前按时到货。四、特殊采购物资1、对部分技术性强，或有特殊要求，需现场选定或和需和商家有专业沟通问询采购物资，采购员能够邀请相关部门相关人员会同购置或授权相关部门相关人员购置；2、通常采购物品在5天前、紧急物品在二十四小时前由各申购部门根据申购程序办理申购。若确有部分紧急需求，须经相关领导同意后，由所需部门自行购置，在相关授权人监督下收货，于次日立即补办申购、审批、收货手续。二十四小时完结。六、采购物资结算方法物资验收后，以“收货统计”做为结算依据，结算方法一律采取定时支付。库房管理制度一、库房安全管理制度：1、库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要相关人员外，其它人员未经同意不得进入仓库。2、因工作需要入仓人员须有仓库管理人员陪同，不得独自入仓。3、一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。4、仓库办公地点不得会客，其它部门职员也不得在此闲聊。5、仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意其它部门或单位物品存仓。7、定时检验消防设施，并接收保安部检验、监督。二、库房清洁管理制度：1、库管员在自己管理范围内要勤于打扫、整理、保持库房洁净整齐。2、库房周围不能堆放垃圾、杂品及其它废弃物。3、库房物品摆放整齐，常常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。4、采光、通风良好，常常检验库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。5、常常清理库房死角，垃圾随时清扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”滋生。6、伴随季节不一样，库房应配放对应灭四害药剂。7、最底层货架距地面15-20CM.货物不能直接放在地上，应根本防潮。8、库管员应定时做到库房全方面卫生清理，检验工作。9、管理人员应做好全部库房检验统计，包含卫生、存放、保管等统计。三、库房管理制度：（一）、实物管理：1、酒水：通常酒水和饮料在常温下贮存，有些酒水需要稳定温度，应区分对待：1.1.红酒应以室温或更凉部分温度供给，最好温度是低于20℃。1.2.白酒供给温度8-10℃，所以应先冷冻，送整瓶酒时应置于冰桶内。1.3.啤酒饮用温度以6-8℃为宜，它是唯一一个愈新鲜愈好酒类，（二）、档案管理1、库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单；2、物品领料单；物品入库单；质量检验统计；物品盘点记录表；材料会计报表等。3、按不一样类别档案资料分类保留，专员保管，并随时查阅4、检验库房管理工作，以此原始资料为依据，随机抽查，相互制约。5、档案要妥善保管。若因跨期过长需要销毁，必需报财务部长，同意后方可销毁。6、库房管理人员亦能够凭此档案为基准，全方面展开工作，定时或不定时检验各岗位工作实施情况。四、收货程序：1、验收准备：关键是组织验收人员（库管及使用部门责任人）搜集并熟悉验收凭证及物品相关质量标准，准备对应正确验收工具，如：磅、称、量尺等。2、查对证件2.1.当货物送到时，收货员应先检验发票和申购单，或其它采购文件，为了便利验收效率，应指示供给商在发票或送货凭证上写明酒店采购文件编号。2.2.如缺乏采购文件，保管应和采购部或相关部门取得联络，方便得到她们意见。3、不管是采购人员自购还是供给商送货，货到酒店后，必需首先和保管员联络验收，不许可采购人员或供给商直接将货物交和所需部门；保管员视同为未入库商品，不得办入库。4、各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，依据申购单查对货物品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，全部进货均应过磅点数；5、进货物品如有协议或小样，应依据协议标准和封存小样进行验收；6、验收不入库房物资（直拨），依据审批手续齐全采购单，仓管员和使用部门授权人同时收货，根据采购单上要求对物品质量、数量价格进行严格把关验收，验收合格保管员开据“收货统计”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确定；7、验收入库物资，依据审批手续齐全采购单，仓库保管员收货，根据采购单上要求对物品质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格由保管员开据“收货统计”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确定；8、验收食品原材料，保管和指定厨师三人以上同时收货，对原材料质量、数量进行严格把关，验收合格，保管、厨师长、采购员（供货商）同时签字确定；采购员需提供食品原材料购置原始票据，大类商品必需提供屠宰证等必需证件。9、全部进货如发觉和申购单内容不符，保管员有权拒收，并立即上报。对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商验收提供依据；10、实物检验：数量检验要按供需双方约定或供货协议要求计量方法来检点，按重量供货要求过称，按数量供货要清点计数，有定尺或定量包装供货，必需进行抽检，在对饮品、食品验收过程中还必需注意它们保质期，经过实物检验可能发觉部分问题，如证件不全、包装破损、数量短少、质量不符合要求或已靠近过期日期等，如有上述事情发生，货物将会被退回及通知采购部和相关部门联络处理。收货时必需通知申购部门一起收货。11、做收货统计：经验收货物品质等各方面完全符合采购要求，保管要依据