时间管理专题

时间管理专题两个问题1、这一辈子你最想做成的事？2、在未来2～3月里你想做成的事？课程内容建立时间管理意识有效的运筹时间以目标导向的工作时间管理系统改善时间管理不良习惯的策略第一代：备忘录第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理四代时间管理请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素全球的调查：对成效的挑战1.优先顺序不明确/危机管理2.打扰3.缺乏优先/目标4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.会议IIIIVIII紧急重要不紧急不重要优先矩阵III（欺骗象限）IV（浪费象限）I（必要性象限）II（领导力象限）紧急重要不紧急不重要Howdoyouspendyourtime?小组讨论问题（半年）1.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？3.为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？评估你的工作效率理想的时间分配实际的时间分配4D原则DoitNow立刻做Delegate授权别人做DoitLater以后做Don’tdoit/Dump不做时间管理的核心1.把每天要做的事情列一份清单

Makealistofthingstodotoday

2.确定优先次序，从最重要的开始做

SetPriorityandworkonthemostimportant

3.每天这么做

Doiteveryday!

MissionStatement:使命陈述Roles&Goals:角色与目标GoalPlanning目标计划每月月历2000年12月每日计划会见备注13-11-2000时间管理工具样本时间管理步骤1、写下周一要处理的事情，不分轻重缓急；2、区分重要（A）和紧急（B）；3、在A和B中排序；4、列出时间长度，统计时间；5、授权或找同事帮忙；6、授权跟进。确定工作的优先级（待办单）填写方法：1、将月历中的事项列入2、将昨天未完的工作列入3、确定工作优先级，排定时间4、抓住正在做的一项工作5、完成后划掉，盯住下一个目标6、临时插入的工作先记录、评估，再安排时间7、坚持使用，养成习惯确定工作的优先级（待办单）分析工作任务：把你目前、将来和日常的目标任务分为三种类型：A型：重要且紧急，必须在几小时内完成的B型：重要或紧急、但不是既重要又紧急的任务；在24小时之内需完成的C型：既不重要也不紧急的日常任务，可以在几天内完成(如果你对某项任务的分类犹豫不决，就将它归入C型，或取消）一个工作日确定工作的优先级（待办单）A型任务你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的工作B型任务你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去你大部分工作时间C型任务这些不紧急的事情应在有时间时再做如果你的待办单内充满A型任务，则就要进行委派或重新分类每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的节律，就可以根据它来安排工作。上午高峰期：A型任务的最佳时间低谷：处理C型任务下午高峰期限：B型任务最佳时间每天安排一些放松时间是很必要的，普通人只能不间断地高度集中注意力工作1小时不应包括在待办单之中的事项1、日常活动（除非它们会被忘掉）2、立即行动的事情1）马上对环境有消极影响的情况2）必须“现在”解决的事情3）目标跟踪活动可在待办单之列确定工作的优先级（待办单）确定工作的优先级（待办单）要点：1、每天的同一时间制定待办单2、把要做的事按分钟进行计算3、已完成的部分就划掉4、要具有灵活性5、要留出被打扰时间6、上司和你在工作的优先顺序上可能会不同7、越接近自己的目标，集中、重点地处理手头工作就越重要8、保证每天有静处的时间评估你的工作效率自我提问：我是否做了应该由别人来完成的工作？在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？在早晨，我是否总被习惯地进入日常事务？我是否对工作任务所完成的时间估计不足？我是否有足够的时间进行创造和组织？解决模式：将对你来说没有效率的工作委派给他人做好事前的调研，工作一步到位将你的工作日以30分钟为单位进行分割管理找出所有你不满意的工作模式，尤其是已养成的坏习惯，并一一做出改正计划每天要有一定的时间给自己来组织工作时间管理技巧：1、界定为了节省时间你必须去影响的人2、拨时间制定计划及做创意性的思考3、使用计划表4、以每月、周、日为准，将事情依优先顺序排列5、在做你喜欢的工作之前，先做困难的工作6、了解自己一天当中精神最充沛的时段，利用该时间完成困难的工作7、要有弹性，抽一定的时间做决定8、次日结束前，将前一天未完成的事项处理完毕9、将长时间分配给规模大的工作10、学会拒绝非份内的工作11、保持桌面干净，仅放目前正在处理的文件12、守时13、确认第一次就将事情做对14、记录开会和通话的重点15、将不重要的事项，留待工作效率低的时间处理清理桌面1.建立三到五个档案（根据你的情况）2.根据4D原则整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件处理完4.给待处理活动定下时间并相应存放文件5.使用活页文件6.每日清理桌面清理办公桌你所需要的文件能在3分钟内保证准确找到办公桌上只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，不要将乱摊子留到明天抽屉里面的物品井然有序超过一周的文件不在办公桌上处理完的文件当时进行装订和归类用过的文件和废纸进行销毁或其它处理已完结的工作按项目进行保存能有效帮助归整的文具打孔机、文件夹、及时贴、档案袋、分类袋等将桌面上的涉及他人的文件当时转交出去分清职责人及时更新评估效率整理文档标签明确通过颜色或版式迅速指示出每份文件的分类或分级采用自己能明确看到的文件名多长时间清理你的文档当时将需要的文档进行归整每天结束时清理桌面上的文档每周清理电子文档每三月清理纸面文档，将需保存的文档纳入长期文档干扰请前台帮助筛选将不愿接听的告诉前台可对前台进行一定的培训进行筛选提前安排的干扰将希望再打来的告诉助理，让其进行拒绝避免用题外话进行开场白技巧尽量将打出去的集中到一起学会结束谈话的技巧事后回复学会授权文件处置练习（如无法决定的请打？）以下的工作你如何确定优先级，收到后你将放置何处？1、购买物料后所取得的帐单2、收到一本管理杂志，其中有值得阅读的文章，但你目前无空阅读3、来自上司的会议通知（下周一开会）4、某大学寄来的一份调查表5、一封需尽快回复的信，但你需要打若干个方可回复6、一位你以后需经常联系人的及地址7、下级交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料8、其它部门的函，需要取得你部的一份调查报告9、出版宣传单，其中一本你认为值得订购，但你无法确定是否订购10、顾客寄来的一封投诉信11、人事部门发来的有关员工考核程序的函12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录通常做法：1、贴报销单，放入报销文档（C）2、翻到该文章，并放在桌面醒目位置，抽空阅读（C）3、记入下周一日程，将通知丢弃（C）4、有用则快速填写并回寄，无用则丢弃（C）5、马上打进行落实回复（A）6、马上记入本（A）7、在封面写下必须阅读的最后期限，放在桌面（B）8、交相关人员处理，并记入日历自己需落实此事时间（B）9、放弃（C）10、马上交有关部门处理（