合同管理制度

*********有限公司合同管理制度为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司依法经营管理，根据《合同法》、《民法通则》等国家有关法律、法规、制定本制度。本制度适用于本公司内部各部门和外部经济合同的管理。合同管理机构的设置与职责本公司合同管理实行合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则，由所涉及公司内部相关部门设专人负责合同的管理工作。本公司内部设立经济合同管理部。成立公司经济合同管理部组成负责人：合同审查：合同管理员：办事机构：职责：⑴严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规；⑵负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（经济合同管理部会以书面形式发出通知）；⑶负责对本公司内部在履行经济合同纠纷时进行仲裁；⑷负责对合同管理部门进行业务指导；⑸负责处理外部经济合同纠纷；合同管理部门职责宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章；负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施；组织制定本公司的标准合同文本；参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见；监督、检查、考核合同的履行情况；参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作；负责合同报表的统计、综合分析和报送工作；负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。合同承办部门的职责负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；负责所承办合同的谈判；负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；负责合同的履行，解决履行中出现的问题；按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题；负责本部门合同档案的管理。合同管理人员的职责学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广其它单位合同管理工作的先进经验，收集经济合同管理方面的资料，提高经济合同管理水平；了解掌握本部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导提出合理化建议；建立合同管理台帐制度；负责本部门合同文本和合同专用章的保管及使用。合同的审批严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应在总裁办、经营财务部、技术管理部等部门进行必要的专业审查后，送合同管理部门审查核定，由主管总裁审批同意，方可签订。合同管理部门审查的重点是：对方当事人的主体资格和缔约能力；合同条款内容的完备性、合法性；合同应履行的审查手续。总公司财务部门监察、检查对外签订的经济合同。“合同评审”是ISO9000系列标准中规定的质量体系要素之关于“合同评审程序”在公司质量体系文件中另行规定。合同的签订合同由本公司总经理签订，或由本公司总经理书面委托的本公司有关人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章。代理本公司总经理签订合同的，签约人应持本公司总经理签发并加盖本公司公章的《总经理授权委托书》，并在授权范围内签订合同。二、必须做好以下各项工作后，方可签订合同。对方是否具有法人资格；对方是否具有履约能力；我方能否承诺对方的要约；对市场进行预测和调查；合同的可行性和合法性。三、对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。四、合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。本公司产品对外销售所签订的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管理部门一份复印件、财务部门一份、归档一份）。本公司相关部门和单位在签订采购合同时，要收回一式三份（采购合同管理部门一份、财务部门一份、归档一份）。合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。合同的履行合同签订后，本公司应全面履行合同。在合同履行中，如出现不能或者不能完全履行时，应采取紧急措施，争取对方的同意和谅解，将损失减少到最低程度；若需要变更或解除合同的，应按法律规定的程序进行。二、经济合同的履约率应达到95%以上（合同执行中如有问题应征得对方同意和谅解）。履约率就是已完成合同的金额与应完成合同金额的比率。合同文本及用章的规定本公司对外签订的所有经济合同必须统一示范文本，严禁使用不符合要求的合同书。二、本公司内部各单位之间的经济活动也要签订经济合同。内部合同文本格式要统一、规范，由合同管理部门按有关法律、法规和规章的规定，结合本公司内部具体情况进行设计、印制。三、合同专用章由合同管理部门统一编号、发放。使用单位须专人保管，并在合同管理部门办理备案手续。四、对本公司未出台的相应标准合同文本或合同条款，应经市场总部审批后，方可使用。合同归档建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。二、合同签定完毕，合同承办人要在三个工作日内及时将合同材料（如：合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同纠纷仲裁结果、合同变更等与合同有关的资料），交给合同管理员进行统一管理。三、对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按本公司档案管理规定进行归档。四、建立健全合同台帐。五、建立合同档案、台帐借阅手续。六、经济合同文本为长期保存。合同纠纷的解决内部合同发生纠纷承办人无法解决时，由合同管理部门负责协调，合同承办部门应积极配合。若协调无效，由本公司经济合同管理委员会仲裁。二、对外签订合同的经济合同发生纠纷，承办人无法解决时，应及时向本单位领导汇报，单位领导依据有关法律规定与对方协商解决，协商不成的，可直接向经济合同仲裁机关申请调解或仲裁，或向人民法院起诉。三、向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等材料须经主管副总裁审阅同意。四、合同纠纷解决后，应将发生纠纷的原因、承担的责任以及今后防范的具体措施写成书面报告存入档案，对于关系重大的，通过各种方式在本公司内公告。合同承办人员必须经过合同法和有关法律知识的培训，掌握有关业务知识。合同承办人员在工作中，必须坚持原则，遵守纪律，杜绝各种不正之风，维护国家和本公司的利益。奖励与惩罚本公司对在合同管理中成绩显著和为本公司避免、挽回重大经济损失的部门和个人，给予表扬或一定奖励。二、违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。常规合同与特殊合同一、常规合同系指：同时满足以下内容的合同。1、本公司现有的生产能力能满足合同的技术质量要求；2、正常的供货周期能满足合同的供货期要求；3、结算方式符合本公司的有关规定；4、合同金额在50万元以内或合同金额在50万元以上并且最终产品只由本公司内部一个部门提供。二、特殊合同：不符合常规合同内容的合同合同管理部门根据具体情况确定。本制度由本公司市场总部负责解释。本制度经本公司董事会审议通过后自下发之日起实施。1一月二月三月产品名称数量金额利润产品名称数量金额利润产品名称数量金额利润合计合计合计四月五月六月产品名称金额利润产品名称数量金额利润产品名称数量金额利润合计合计合计下午13：00—17：00B．实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。3．1．2打卡制度公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。手工考勤制度手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。3.2.3加班的申请、审批、确认流程《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责《加班申请表》的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员(文员)处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。下午13：00—17：00度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。手工考勤制度手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以