图档借阅系统专项方案都市环保

机密文件机密文件图档借阅系统处理方案编号：版本：3发行日期：6编写者：李媛钱伟庚编写日期：6月17日质量会签：会签日期：年月日审核者：审核日期：年月日批准者：同意日期：年月日

目录TOC\o"1-4"\h\z\u序言 3一、系统结构 3二、系统功效 41.建立档案 42.定义档案结构 43.档案界面管理 44.编辑档案 5档案录入 5借阅 5数据检索 6报表生成 75.档案销毁 76.权限管理 77.数据维护 8三、系统效益分析 81.规范了管理 82.提升了效率 83.节省了费用 94.有利于档案资料保护 9四、系统特点 91.标准、规范 92.智能化程度高 93.安全可靠 94.易于操作 10

序言设计院最关键产品就是图，伴随科技进步和CAD技术逐步成熟，设计院普遍全部存放了大量底图蓝图和电子图档，而且伴随信息化进步，各类图档在数量上往往会呈指数级地增加。在这么情况下，怎样有效地管理图档并不停挖掘其中价值，理顺设计产品和生产（施工）数据关系，是设计院目前面临问题。加强电子图档借阅管理，就是加强设计院产品数据管理。我们企业专门针对设计院图档借阅管理这一问题，提出了加强设计管理和知识管理处理方案。系统结构图档借阅系统提供灵活知识管理工具，用户能够依据行业和设计专业特点，建立属于本企业本身特点知识库，让设计人员快速、有效、正确找到所需设计参考信息，让档案管理愈加好为工程设计服务，提升设计效率。以下图所表示：二、系统功效1.建立档案●建立档案类型：用户能够根据所在单位对档案管理需求不一样，建立符合需求档案类型。本系统根据国家电子档案要求，把档案根据项目、卷和文件进行分类，同时增加了便于查询分类表。用户能够根据本单位需求来决定档案所包含项。●基础操作功效：添加：添加档案类型并定义部分基础属性（是否包含项目、卷和分类表等属性）。删除：删除一个档案类型（删除后，该类型下档案将由用户重新归类）。修改：修改档案属性，包含对档案类型名称及是否包含项目、卷和分类表等。2.定义档案结构用户需要对档案项目、卷及文件结构给出定义。系统给用户提供了丰富数据类型、字段属性，方便用户对工作多种数据全部能给出正确定义。●定义档案结构基础操作功效：用户创建档案字段结构后，还能够对其进行编辑、修改或删除。3.档案界面管理因为各个行业工作方法和工作习惯不一样，用户对于系统操作界面也有各自要求，本系统就此提供了功效强大界面管理功效，用户能够依据自己需要制订自己档案管理操作界面。●用户界面还能够存成模板方便随时调用用户能够对已经有操作界面进行修改，能够对界面中元素进行添加、更改、删除。此功效极大方便了用户，使用户不再面对千篇一律界面，也摆脱了界面由软件开发方制订被动局面，能够充足发挥自己想象力，使工作变得愈加惬意。4.编辑档案编辑档案关键是对档案录入、借阅、检索和生成报表，下面分别对其进行介绍：档案录入本系统提供了两种录入方法——手工数据录入和批量数据导入。手工数据录入关键是针对档案所包含项目、卷及文件内容录入和挂接电子文件，其结构和操作界面是由用户自己定义。批量数据导入是把用户所在单位已经有电子数据（如存放在Excel中数据）成批导入到本系统数据库中，这么不仅节省了大量录入数据所需要人力和时间，又提升了数据正确性和工作连续性。数据库数据库Excel格式Access格式Word格式等其它格式批量导入历史数据借阅借阅管理关键是对实物档案管理。其功效关键有：借出登记、归还登记、档案催还、借阅统计、浏览统计五项。●借出登记：关键完成对纸介质档案借阅登记，方便于对用户借阅情况进行管理。系统能够统计用户借出档案份数，并统计库存份数，方便她人借阅。●归还登记：归还登记是对所借档案进行归档统计，同时修改系统中所统计库存份数。●档案催还：依据档案在借出时统计借出日期和归还日期，系统能够经过本功效来对过期未还档案进行催还，能够根据借阅人来催还、根据部门来催还、根据日期来催还和根据档案来催还。●借阅统计：系统对纸介质档案借阅情况提供了丰富统计功效：按借阅人统计、按部门统计、按日期统计、按档案统计和按操作员统计。●浏览统计：系统提供了对电子档案浏览情况统计功效：按检索人统计、按时间统计、按文件统计和按浏览频率来统计。数据检索本系统提供了丰富检索方法：快速检索、分类检索和组合检索。方便用户能够方便快捷找到自己所需要档案。●快速检索：能够根据给定检索目标、检索项目、检索关系和给定检索内容，进行检索。●分类检索：设定了分类表而且和档案进行了绑定以后，能够用这种检索方法。●组合检索：有一定模糊条件能够用此种检索方法。不一样档案组合检索所显示检索内容有所不一样。报表生成系统对报表使用分成三部分：模板维护、报表维护和查看报表。●模板维护：在使用报表以前要先建立报表模板，模板决定了报表表单样式。经过对模板设置能够使用户完全自定义表单风格和样式，极大地提升了统计报表灵活性，满足了不一样用户对报表表格不一样要求。在模板完成后，用户能够把它存放起来，以备以后使用。同时系统提供了对模板添加、修改和删除操作，使用户方便维护。●报表维护：系统为了满足不一样用户对报表不一样要求，能够经过报表维护来给出所生成报表具体内容，同时结合报表模板，就能够生成满足用户要求报表。在完成报表内容模板后，用户能够把它存放起来，以备以后使用。同时系统提供了对报表内容模板添加、修改和删除操作，用户能够随时对其维护。●查看报表：在用户定义了模板内容和样式后，用户就能够生成自己所需要报表了。5.档案销毁针对要销毁档案，首先需要用户向主管领导提出销毁申请，在得到领导同意后才能够进行档案销毁。本系统也把档案销毁分成四个部分：●销毁申请；●销毁申请查看；●销毁申请审批；●销毁。6.权限管理对于一个多用户应用系统，不一样用户拥有不一样使用权限是对系统基础要求，故此本系统采取了最优异角色分配方案，不一样人员归属于不一样部门，每个部门人又拥有不一样角色，不一样角色含有不一样系统使用权限，经过这一整套处理方案，不一样用户在使用系统时能够很清楚地域分其权限角色。■部门管理：添加、修改和删除部门。■用户管理：添加、修改和删除人员基础信息。■角色管理：用户角色决定了用户使用权限，此处能够添加、修改和删除角色信息。■权限管理：各个角色使用权限在此处给出。■赋权申请管理：由管理员完成人员角色权限变更。7.数据维护为了处理用户对电子档案备份和恢复问题，系统提供了数据维护功效，使用户能够在用户机上完成对数据备份和恢复，而不需要直接对数据库系统做任何操作，这使档案数据库安全性得到很好保障。 对于用户现有数据库数据，本系统还提供了一个数据转换功效，能够把其它数据库里数据导入到本数据库中，这么避免了大量反复录入工作，又使工作连续性得到了保障。三、系统效益分析1.规范了管理库存档案和图纸资料实现数字化、电子化管理，是企业（设计院）进行档案图纸资料规范管理关键举措，也是实际工作需要。档案资料尤其是工程图纸资料和对应电子文件是设计单位宝贵财富，是企业智力结果和知识产权。假如不进行集中有效管理，就可能泄密、丢失、被盗。所以，建设图档借阅系统，符合企业各项工作科学化、规范化、网络化、信息化整体发展要求。2.提升了效率伴随计算机普及，网络技术发展，传统档案管理方法已不能适应档案信息化要求，档案管理网络化、电子化成为发展肯定趋势。图档借阅系统着眼于设计院下各部门之间信息互联互通，提供了档案图纸资料远程服务和信息共享，改变了散乱管理方法，如网上归档、网上借阅、网上查询，网上浏览等，方便快捷，大大提升工作效率。3.节省了费用实现对文件尤其是电子文件搜集、整理、归档、借阅、打印，避免频繁原件借阅和复印，不仅降低了人力、物力浪费，而且大幅度节省了费用，提升了设计院经济效益。4.有利于档案资料保护原始档案图纸反复借阅或复印，轻易造成原件破损、老化，不利于档案资料保护保留。实现档案图纸资料电子化、网络化管理，避免图纸资料原件频繁借阅和复印而造成破损、老化，有利于做好档案图纸资料保留保护工作。四、系统特点1.标准、规范系统符合最新国家档案、图纸管理标准和电子文件存放、归档和纸质档案数字化技术规范。优异多层结构设计，易于功效扩充；多个数据导入导出格式确保了系统兼容性；经过系统设置还可进行电子文件元数据提取和背景信息描述保留。2.智能化程度高系统从方便用户操作和提升系统运行效率着眼，实现借阅到期文件自动催还、权限自动收回；录入实现数据自动备份；系统多线程检索，而且能够用IE浏览器进行在线浏览多种格式文件，很方便实用。3.安全可靠严密权限管理要求了对相关人员使用系统权限分配及档案利用人员