公司办公室管理新规制度

企业办公室管理制度目录企业公文处理措施企业文件收发要求企业收文处理措施企业发文处理措施企业传真、信函管理传真机管理措施及收发程序企业传真格式和使用方法企业信函格式和管理措施印信管理印章刻制、保管、启用、停用用印管理措施办公文档管理措施企业车辆管理车辆管理措施司机目标管理措施专职司机岗位应聘条件司机岗位职责车辆核实措施企业车辆标准核实价格企业接待工作管理企业用户接待管理措施企业工作用餐措施企业招待费用报销标准要求外事接待工作（待定）企业通讯管理办公电话管理措施企业干部通讯工具报销措施企业公文处理措施第一章企业文件收发要求第一条 为了使企业文件收发管理制度化和程序化，促进文件处理效率和利用率，特确定本要求。企业文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），企业办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总经理签发。各部门文件由部门负责起草，企业办公室统一编号和审核，部门签发或送总经理/主管副总经理签发。企业文件未经企业办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。文件签发后，企业文件或各部门拟稿文件软盘送企业办公室统一安排制发和分别用印。文件和原稿及发文申请单，由企业办公室分类归档，保留备查。凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密要求，有专员印制、报送。文件统一由企业办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人汇报报送结果。秘密文件由专员负责报送。企业外来文件由企业办公室专员负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单(见附件二)。由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理阅批，不得积压，信息立即反馈，属急件，应在接件后即时报送和跟踪落实、反馈。传阅文件由企业办公室专员负责，切勿横传，对领导指示文件，立即传达和落实。企业文件一律采取A4型纸张。

第二章企业收文处理措施收文、分文：来自横向和纵向各类文件，包含由企业指派职员外出开会带回文件一律由办公室负责签收和整理登记，并分别按文件内容传送。相关会议文件整理登记后存档，以备查阅。传送、阅批：将文件按程序传输，并请领导阅批后，送回企业办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。催办：将领导阅指示文件，分别送至承接部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办和反馈领导和相关部门。立卷、归档：将有必需文件进行整理负责按文档管理措施归档。第三章企业发文处理措施拟稿、审核：由部门人员负责按企业法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门责任人审核签字并同时填写企业发文申请单，然后送企业办公室统一审核和编号。第十五条 签发（企业领导）：企业办公室将文件审核完成，送请企业领导签发。打印和制发：将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。催办、立卷、归档：依据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。销毁：文件销毁按文档管理进行销毁。本要求解释权在企业办公室。附件一：宁夏农垦贺兰山实业发文申请单附件二：宁夏农垦贺兰山实业收文批阅单附件一：宁夏农垦贺兰山实业发文申请单文件名称附件主送单位抄送单位部责门人 拟和意 稿负见 人审 领核 导 签人 发发文编号年月日印发密别打字校对份数备注企业办公室制附件二：宁夏农垦贺兰山实业收文批阅单来文单位收文编号份数收文时间文件标题拟办意见领导批办意见领导指示处理结果企业办公室制企业传真、信函管理第一章传真机管理措施及其收发程序企业办公室传真机面向企业各部门。由专员负责管理维护、收发传真，进行定时清洗、保养，立即换纸，且保持二十四小时处于自动接收状态，使其以最好状态工作。在每十二个月年初做出传真费用预算，费用包含：传真机十二个月传真/电话费、维护维修费、传真用纸费用等。在每十二个月年底做费用决算。以企业名义外发传真，需经企业相关领导签发。企业通常不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上。企业办公室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长签字方可办理，企业办公室不留传真稿。凡属收到传真，办公室设法立即通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保留待查。通常业务类传真，企业办公室传输给相关部门或人员，不再保留。传真收、发程序收、发传真全部要由经办人进行认真登记。收传真登记格式以下：收到——分解——传输——备查发传真登记格式以下：送审——登记——发出——备查第二章企业传真格式和使用措施企业办公室统一制作传真格式标准模板软盘，其传真格式见附件一。企业各部门对外发传真一律采取标准格式，各部门到企业办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。企业外发传真一律采取A4型纸张。为了强化标准化管理，树立企业对外形象，若不采取统一传真格式，一律不予制发。第三章企业信函格式和管理措施企业信函（信纸、信封等）采取统一格式（附件二）和市场可购置到通常稿纸、公文袋（内部使用）等。作为企业办公之用。信函统一由企业办公室管理制发和领用。依据工作需要，各部门指定专员到企业办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。附件一：台州贵友贸易传真附件二：台州贵友贸易信纸企业印信管理第一章印章刻制、保管、启用、停用企业各类印章统一由企业办公室负责申报和刻制。企业印章分为行政印章、法人代表名章、协议章和财务章等，分别由相关部门保管，各负其责。各部门启用印章前，需要到企业办公室登记立案，方可使用。各部门停用印章时必需当日内交到办公室封存，不然由各部门主管领导负担全部责任和法律责任。企业办公室负责保管企业行政印章、法人代表名章、协议印章一枚和企业办公室印章。第二章用印管理措施为了加强管理，规范印章使用，特要求以下：为了确保企业正常工作和业务活动开展和实施，企业已正式启用行政印章。企业职能部门代表企业管理印章（如协议章、财务专用章等）要确定用印管理措施和确定监印人，企业同意后，行使使用和保管权。对外联络工作等，使用统一格式介绍信或便函，均由各部门领导或企业领导签字，方可盖章。重大工程协议、协议等行文时，如需加盖企业行政印章，由主管部门领导签字后报请企业总经理、副经理同意签字后，到企业办公室立案用印。企业办公室设置专职监印人负责企业行政印章用印和保管。企业办公室协议印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或副总经理签字。相关协议章使用得其它要求，请继续根据《经营协议章使用暂行要求》实施。办公文档管理措施凡经企业办公室收、发多种文件、材料及属企业或办公室工作范围文档材料，一律由办公室负责存档。文档由办公室文书专员保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保留，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，不然保管人负担责任。文档存放于企业办公室专用文件柜中，钥匙由专员保管。文件应分类放置。对需要办理文件，按办理情况存放；已办理完成文件，按已确定立卷类目存放；未办理完成文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。对于承接件，应催促承接部门立即按要求时限立即办理，处理结果，立即反馈；办理完成后立即将文件退企业办公室存档。文档分类采取专题分类和业务项目相结合方法分类立卷，并按时间次序排列，辅以数字排序方法，方便于管理和快速正确查找。文档借阅，由保管人和借阅人当面查点所借文件类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定借阅期限过后，保管人应立即催促借阅人退还文件，以免丢失或影响她人使用。对于有特殊保密要求文件，可依据保密等级，限在企业办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。办公室文档保留年限：对于企业关键文档，企业长久保留或保留以上（可在企业办保留两年后转档案室保留）；对于通常文档，保留期5年。文件销毁：对无需立卷存档，使用完成，无保留价值文件、资料、刊物等，在使用完成进行清点登记后即可销毁。对超出保留期文件，定时进行清点登记，签批立案后按文件销毁程序处理。档案移交，对保留期已满两年以上文件，除企业办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，企业办公室仅保留归档移交文件目录、归档时间、档案编号，方便查阅。办公室存档文件范围：1、甲类：企业章程、营业执照、法人证书、企业登记注册材料企业董事会、股东组成人员（单位）名单及材料对上级领导机关请示、汇报文件，上级机关下达文件、通知、批复企业历史性文字、影音、图片资料企业内部印发管理制度、章程、管理措施、条例董事会、股东会、办公会议纪要企业发展计划，对外合作协议、文件企业机构设置、干部任免、奖励、考评、晋职晋级、处罚文件材料关键领导人讲话、题词、照片、录像2、乙类：企业对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料企业专题授权书、委托书会议、专题活动音像、图片资料存档文件形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对企业办公室打印董事长、总经理以企业名义对外签发文件，除保留正文外还要保留底稿和签发手续。企业内其它各单位，各职能部门对各自业务范围内文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。各部门凡需移交档案室长久保留档案，由各事业部各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字同意，送交档案室保留。同时交给企业办公室存档目录一份，方便企业办公室保留对应档案目录。企业技术档案、财务档案分别由管理计划部和财务金融部统一管理。企业各部门均按办公文档管理措施实施。企业车辆管理第一章车辆管理措施 为了加强企业公务用车管理，提升企业内部现有车辆使用率，处理公务用车需要，降低消耗，降低开支。特制订车辆管理措施。企业集中管理各事业部全部车辆和司机人员，实施统一任务目标管理措施，对企业各部门用车实施统一核实制，以处理企业公务用车需要。企业办公室负责企业车辆使用管理和协调工作。办公室统一调度车辆并负责车班行政管理工作。企业办公室下设车班，负责司机管理和安全教育，和车辆服务和维修维护、保养。并要求司机掌握专业技术知识和本事，确保安全行车和树立爱车、爱岗敬业精神。企业司机均接收院交通安全委员会定时安全教育管理。各部门使用企业车辆时，需填写用车单由办公室统一调配。车班办公地点：科研楼6楼，电话：3491。长途用车须由各事业部主管领导签字后，企业办公室方可派车。企业内部用车，实施企业制订内部统一核实标准。企业办公室将统一核实用车费用（一式三份）分别送用车部门、财务金融部和企业办公室存查。企业外部人员或单位使用本企业车辆时，请和企业办公室联络，收费和院车队实施相同标准。为提升企业车辆利用率，激励司机提供优质服务和多劳多得，实施公里任务薪金奖励措施。企业内车辆变动，如购置、转让、抵帐、出售、租借、报废等事宜由企业办公室、管理计划部、财务金融部共同商议，报主管总经理、总经理审批。各事业部项目资金需以车辆抵帐方法处理时，事先申报，由上述三个部门提出意见，主管副总经理、总经理审批。企业全部车辆（奥迪2.6除外）一律统一到指定地点记帐加油，每个月由办公室统一结算一次。企业车辆需要修理，由司机填写车辆维修申请单，经车班和办公室委托院车队修理班进行判定后，由办公室审批，到指定修理地点维修。车辆大、中修须经企业领导审批，未经同意不得私自外出修理，或到非指定维修单位修理.不然不予报销修理费。本措施解释权在企业办公室。本措施自公布之日起生效。附件1：企业车辆使用程序图各部门（填写用车单、部门领导同意）----企业办公室调配（电话：3409）----司机实施派车任务（提供优质服务）。附件2：用车单填写说明1．用车时间：填写X年X月X日X时X分使用。2．行驶路线：如院至北京站等。3．用车单：注明用车人和部门主管领导（临时特殊情况除外）。4．司机依据用车人使用情况填写行驶里程数和行车杂费、等时数（半小时以内不计，超出半小时开始计算等时数）。按实际情况填写，等时每小时计10公里。5．司机完成出车任务后由用车人在用车单上签字。6．长途在异地滞留期间天天按80公里计，超出后按实际公里数累计。7．院内等时不计。

第二章司机目标管理措施第十六条 企业提供给司机条件：办公休息地点和车辆。享受企业职员基础待遇和福利。司机收入（基础工资+绩效工资+司机补助费）：1、每个月行驶600公里为基础公里定额，完成基础定额发司机基础工资和岗位工资及补助费。不足基础公里只发司机基础工资。每个月超出600公里定额后，提取绩效工资（超定额公里分成）。司机出车补助标准出车 市内 天天补助3.5元 远郊 天天补助8元加时费（8小时工作时间以外） 每小时补助1元法定节假日 天天补助20元法定节假日之外休息日（双休日） 天天补助10元长途 按企业职员出差要求补助本月总里程表公里数减去上月总里程表公里数，再减去本月出车单统计公里数为空驶里程。空驶里程不应超出出车统计3%。超出应说明原因，无不正当理由视为私用车，扣发司机奖金.无故不服从分配出车者，第一次口头警告并扣发当月50%绩效工资，第二次写出书面检验并扣发当月绩效工资，第三次调离岗位，自谋岗位。绩效工资提奖措施绩效工资=(实际里程-基础工资里程)x0.15元/公里公里数要和油耗和消耗材料挂钩，视情况酌情降低绩效工资百分点。司机依据派车单和用车人签字进行考评，由办公室发放工资。车辆修理：提倡司机自我动手保养车辆，换“三滤”和换“机油”“防冻液”及换季保养，一律由司机负责。在确保安全行车前提下，能修尽可能自己修。车辆发觉故障时要立即检修。不能检修，应立即汇报管理人员，经院修理班判定后并提出具体维修意见（包含维修项目大致需要经费等）。未经同意，不许私自将车辆送厂维修。企业车辆修理经判定后，必需到指定地点修理。第二十二条 司机年修理费用多少和年底考评挂钩。第三章专职司机岗位应聘条件根椐企业业务工作需要，结合竞争上岗标准，经企业人力资源部同意，聘用专职司机人员条件以下：男性，年纪不限，含有高中以上学历；含有5年以上驾令，初级工技术水平，并有良好工作业绩；应含有勤奋好学、热情服务工作态度和责任感；含有良好驾驶技术和一定维修、保养车辆能力。第四章司机岗位责任司机必需遵守“中国道路交通管理条例”及相关交通安全管理规章规则，安全驾车。严格遵守企业各项规章制度，坚守工作岗位，遵守劳动纪律。司机应珍惜企业车辆，平时要注意车辆保养，常常检验车辆关键机件和保持车辆清洁，确保车辆正常行驶。司机要认真实施委派出车任务，做到安全、按时；司机对待乘车人要热情、礼貌、周到服务。司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包含高速、紧跟、争道、赛车等）。司机要注意休息，不准开疲惫车，不准酒后驾车。出车前，要例行检验车辆水、电、油及其它性能是否正常，发觉不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检验存油量，发觉存油量不足时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。司机对自己所开车辆多种证件有效性应常常检验，出车时一定确保证件齐全。上班时间内司机未被派出车，应随时在司机班等侯出车。有事确需要离开时，要汇报管理人员去向和所需时间，经同意后方可离开；出车外出回来时，应立即到管理人员处报到。司机对管理人员工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见，事后向企业办公室反应。司机出车实施任务，遇特殊情况不能按时返回，应立即设法通知管理人员，并说明原因。司机身上必需带传呼机。对企业领导和管理人员传呼，应复机。情况特殊确实不能复机，事后一定要说明原因。司机根椐派车单认真填写行驶里程统计(行车统计表见附表)，总里程表公里数，和过路、过桥费，做到正确无误.月行驶里程按里程表公里数，和过路、过桥费，做到正确无误。月行驶里程按派车单结算一次，由办公室负责统一审核。发生交通事故，交通管理部门按交通法规处理外，企业将视责任大小给予处罚。凡发生事故造成经济损失，按经济损失额5%处罚，扣发绩效工资或基础工资。如未经同意开私车办私事，发生交通事故如保险企业不负担费用一切损失自付。如保险企业负担赔偿，责任人仍需按事故损失20%对个人给予处罚。司机整年安全行车，未出交通事故，年底给一次性行车安全奖励500元。年修车费用，节余部分转入下十二个月度继续使用。如超出修车费定额，则按超出部分合适百分比扣发绩效工资。司机因晚上加班早上晚来，每次要在周报表上说明原因并填写。第五章车辆核实措施为了提升企业车辆利用率和有效利用，特制订本措施。企业车辆实施统一核实，并按使用部门计入各部门、各项目成本。根据企业车辆使用程序图反馈各部门用车单进行核实。核实费用（计入用车单位）=每公里价格+过路、过桥、停车费+等时数（折合公里收费）。司机根椐派车单出车，出车任务完成后司机填写里程数，由用车人签字认可。司机每个月将行车统计和派车单上交后进行核实，派车单无用车人签字无效。行车统计表上所载里程数应和车辆里程表相符，不符数应由司机负责交纳差数里程汽油费。车辆起步价为5公里。第六章企业车辆标准核实价格车辆标准核实价格依据：车辆保险费、验车费、车船使用税按企业要求统一办理。车辆成本费用。确定企业车辆标准核实价格以下： 奥迪2.6E 2.8元/公里丰田霸王 2.5元/公里面包车 1.9元/公里桑塔纳 2.0元/公里一般桑塔纳 1.7元/公里企业接待工作管理为了确保企业业务工作开展，扩大和外界联络和交往机会，大力宣传、维护企业形象及利益，本着重礼仪、重实效标准，特制订本措施。第一章企业用户接待管理措施企业接待用户实施企业级和各事业部、职能部门级两级管理。接待工作及其要求：接待用户时应主动、热情、大方、微笑服务。在要求接待时间内，不缺席。有用户来访，立即起来接待，并让座。来客多时以序进行，不能先接待熟悉用户。对事前未通知来用户，要表示欢迎。应记住常来用户。接待守则：工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、相互帮助；扩大联络、讲究实效。企业级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护利益。以扩大企业影响和市场拥有率。企业办公室负责以企业名义接待时，填写接待任务单（附件一），按程序办理。对来企业参观用户，企业办公室要填写任务单(附件二)并提前送至各相关部门。第二章企业工作用餐措施非业务性来企业办事、参观等工作外单位人员一律实施工作餐。业务性（已签署项目协议并在进行中）外单位人员办事、培训、调试等，一律实施工作餐。企业工作餐标准每人天天补助不得超出20元。工作餐办理手续：统一到企业办公室办理领用餐证。对于企业内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导同意，可按每餐10元/人标准订盒饭，以节省公共开支。司机人员凡在业务活动中已经用餐，不再计发误餐补助。对没有就餐按10元/人标准报销餐费或给误餐补助，由用车人签字，费用计入车费核实内容摊入各部门办公费用或项目费用。本措施自公布之日起实施。第三章企业招待费用报销标准要求企业本着重礼仪、讲实效，特制订本要求。通常企业礼仪和营销中洽谈项目标客人、用户，需要对应等级主管副总经理、总经理出面接待时，请事先和企业办公室或企业领导联络，方便安排。企业领导出面接待关键客人，接待标准可高于1000元/桌视工作需要而定。企业各部在经营活动中接待标准不得高于1000元/桌（在外地从事项目经营时可由主管副总经理授权处理），超标准宴请应得到事先同意，不然财务部门不予报销。对业务包含企业内多个事业部项目，标准上以一个事业部为关键负责接待，其它事业部不得反复宴请。必需时可由企业办公室统一安排。第四章外事接待工作（待定）企业外事接待工作应严格按国家法律和法令实施。为了统一做好外事接待工作，树立企业整体形象，特制订本要求。企业外事接待工作由企业办公室统一组织安排。各事业部属业务范围以外外事来访要报企业办公室。企业办公室应视外宾来访具体情况确定接待计划、接待规格、各项关键活动安排和日程安排，并报企业总经理同意。对于业务洽谈来访，要依据来访者性质事先做好邀请，联络及商谈内容准备。外宾来访需参观本部门以外其它业务部门，需提前和企业办公室联络方便提前安排。本要求自公布之日起实施。

附件一：接待任务单 编号：工作委托部门（或人）接待日期用户（或客人）名称来客目标工作安排用户（或客人）抵达方法交通工具时间客人住宿安排自行安排企业安排地址电话接待部门（或人）接待地点参观企业是（参观内容详见参观任务单）否其它安排会议座谈参观其它时间地点人员宴请安排联络地点时间客人数陪同人数交通工具客人送行安排订票火车飞机车次航班住宿结算自付□企业全付□企业部分付工作餐结算自付□企业全付□企业部分付交通工具出租车□企业派车附件6-1-2参观任务单 编号：工作委托部门（或人）参观日期用户名称参观目标工作安排参观人数具体时间参观路线参观内容具体落实参观事项企业通讯管理第一章办公电话管理措施本企业电话，关键是为方便和外界沟通和开展正常工作而设置使其发挥最大效力，节省成本，特拟本要求。本企业电话总机（010）63812255转分机（或各部门），对外联络电话（010）63851786，传真（010）63816990和63824263。办公电话管理由企业办公室统筹负责。电话申办（装机、移机、长途业务、收费信息台）由企业各部门提出申请并经主管签字，报办公室审核，送企业主管领导同意后，统一办理手续。未经同意财务部门不予报销和转帐。各部门使用电话上网时，需经部门领导同意，须企业办公室登记立案。不然发生问题由部门负责。企业办公电话拆装、话费由办公室统一对外联络和交纳。电话使用由各部门主管负责督导和控制。大力提倡职员通话时，用语礼貌、简练、明确，降低通话时间，充足提升电话使用率。第二章企业通讯费用报销管理措施按原措施实施，详见[]电话金自天正办发02号。企业劳保用具管理第一章企业劳保用具发放要求企业劳保用具范围：劳保用具指企业职员日常工作所需洗涤用具企业劳保用具发放要求为了节省经费，达成职员工作使用洗涤用具目标，特做此项要求。企业劳保用具实施统一管理和发放。企业办公室统一提出申请，报请主管副经理审批；由企业办公室发放发放标准：企业职员（含借调人员、聘用人员和临时工）每人每个月20元。发放时间：每三个月第30天申报和发放。工作服和劳动保护用具发放要求（待定）企业办公生产用房管理为了确保企业科研、工程应用和生产工作需要，充足利用现有办公、生产用房使用率。加强管理、发挥功用，特制订本措施。第一章办公用房调配和使用企业全部房屋由企业办公室总务室实施统筹管理。各部门需要新增、调整和扩大用房时，必需提出书面申请交总务室，经总务室和相关部门协商报请主管总经理同意后，由总务室负责实施。申请用房时以部门为单位受理，不然不予办理。使用企业房屋单位和职员需要调换时，应经企业办公室同意方可调换，未经许可不得私自调换。企业办公用房结构上非正常损坏及门窗玻璃和隶属设备损坏均由当事人及房屋使用单位自费修理。企业办公室负责企业（工作需要）以外办公、生产用房租用牵头和组织实施工作。办公用房调配标准，是依据企业发展计划及管理、科研、技术人员和其它人员需要而确定及实施。企业仓库用房由总务室和相关部门协商，并报请主管总经理同意，方可使用。企业全部接待室、会议室由企业统一安排设置，分部门进行管理，标准上全企业统一使用。第二章办公用房费用标准依据企业和股东（自动化院）相关房屋租赁协议和要求，企业办公室总务室对全企业全部办公、生产用房，均按使用面积实施核收费用制度。每三个月按各部门使用面积进行核实一次，在每三个月初15个工作日内