人事档案管理办法及人事档案管理办法(试行)

人事档案管理办法一、公司人事档案管理办法总则

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》结合公司实际，制定本办法。

1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

二、公司人事档案管理办法职责

1、行政部人资专员负责正确整理员工档案，及时补充员工转正、晋升、奖惩、岗位调动、离职等资料，做到员工档案内容全面、信息准确。

2、行政部人资主管负责保管员工档案，好员工档案的安全、保密、保护工作。3、行政部人资主管负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。

4、行政部人资主管负责为有关部门提供职工情况。

三、公司人事档案管理办法管理规定

（一）员工档案的内容和分类：

1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括个人简历表、面试登记表、入职登记表、身份证等材料；

2、鉴定、考核、考察材料。包括面试评估表、试用期考核表、转正申请表、人事调动表、岗位晋升表、薪资调整表等考核鉴定材料；

3、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、培训结业成绩表、职称证明等材料；

4、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料；

5、处分材料。包括违犯公司规章制度、相关法律法规所受的处罚、处分决定及本人检查材料；

6、劳动合同、入离职等材料。包括劳动合同、员工花名册，解除或终止劳动合同报告等材料；

7、其他可供公司参考的材料。

（二）档案的收集、鉴别与归档

1、行政部人资专员对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、调薪晋升等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

3、档案材料不齐全的，应由行政部人资专员负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

7、建立归档材料目录，近期职工登记表（履历表）放在首页，其他每项材料按形成的时间，由远至近依次排列。

（三）档案的保管

1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

3、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

4、退休、离职等人员的档案单独保管，自员工退休或离职后一年如无特殊需求可由人资主导销毁。

5、解除（终止）劳动合同或被开除人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司行政部人资专员在30日内转交员工本人。

（四）档案的借阅与查阅

1、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的申请书，经行政部负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，人资专员必须及时追回。

2、借阅档案时，人资专员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

3、查阅档案，必须有查阅部门负责人签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经行政部负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

4、档案查阅应遵守以下规定：

（1）查阅档案应在公司内进行，且应2人以上；

（2）在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

（3）查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

（五）档案的转递

1、档案需要转递时应派专人送取，不得邮寄或交本人自带。

2、对转出的档案，必须详细填写《档案转递确认表》，并密封包装。3、接收人/单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一周未收到回执应及时催问，以防丢失。

（六）处罚

有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予处分或经济处罚：

1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

6、违反国家有关档案法规的。

（七）档案管理人员守则

1、认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守。

2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

3、各项材料应随时进行登记，经部门领导批准后，方可归档。

4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。

5、档案材料书写时一律用黑色签字笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

6、档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。四、其他1、本管理办法自公布日起实施。2、根据实际工作需要，公司可酌情对本管理办法做出补充或变更。附件一：档案借阅/查阅登记表序号借阅/查阅人借阅/查阅内容借阅/查阅事由预计归还时间归还确认12345附件二：档案转递确认表日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。———————————————————————————————————————日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。档案转递确认表日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。———————————————————————————————————————日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。档案转递确认表日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。———————————————————————————————————————日期：转出人：接收人：转递档案明细：1、2、3、4、转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联，转出人与接收人各执一联。***人事档案管理办法（试行）各分子公司、本部各部门：为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制定本管理办法。适用范围员工人事档案日常管理。管理原则安全、保密、清晰、完整。管理职责由人力资源部（行政人事部）负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。管理程序（一）人事档案建立新员工入职之日，由人力资源部（行政人事部）为其建立一个独立的人事档案。人力资源部（行政人事部）首先对档案材料进行收集和整理，若收集的是复印件必须与原件对照审验，且由员工本人在复印件空白处标注“此为本人真实***证之复印件”，并签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：身份证复印件（正反面复印在同一张A4纸上）、户口本复印件（户口本主页及本人页）。证书复印件。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。近期免冠1寸彩照1张。应聘人员登记表（包括附带的个人简历）以及员工信息采集表。县区级以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能（禁查乙肝）。从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”。法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）。《劳动合同》或《劳务协议》，以及《保密协议》和《承诺函》正本各一份。背景调查表（主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位）及录用审批表。11、员工手册签收单。（二）人事档案资料的添加以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中：人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。员工与公司补充签订的各种重要的个人申请、承诺、协议、保险等材料。员工岗位（职务）变动调整通知书。员工晋升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖惩类相关资料。员工变更的个人资料。员工劳动合同续签意见征询单。员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。终止劳动关系通知书员工签收回执。其他需添加的资料。（三）人事档案的其他专项保管考虑部分专项工作特殊情况，以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。员工考勤类材料。员工薪资变动资料。员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料。员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料。按相关食品安全管理法规须持有的健康证相关资料。其他需单项保管材料。（四）人事档案编号1、公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号编号。2、员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变，仍采用原工号编号。（五）人事资料的定期更新与维护1、员工有调动、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。2、为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，员工一旦有个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等）更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统，并统一在规定时间前以电子文档和纸质材料同时报送所在公司人力资源部（行政人事部）。（六）人事档案的查阅1、人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部（行政人事部）必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况经审批后方可调阅。2、员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部（行政人事部）人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密。3、如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行：（1）必须填写《人事借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。（2）借阅时间以规定时间为限，不得转借，拆卸、调换、复印。（3）归还时，由人力资源部（行政人事部）核对档案资料归还是否完整。（七）人事档案资料的复印1、如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用。2、如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部（行政人事部）添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。（八）人事档案的保存1、人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，以确保人事档案的存放安全。2、无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退还员工本人。3、在职员工的人事档案将一直保存；离职员工的人事档案原则上保存期自离职日起至少两年备查。4、属于公司解除（终止）劳动合同、辞退、自动离职等类别员工，其人事档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后特别重点保存。5、按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。（九）人事档案管理信息化1、为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据库严格按管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。2、人力资源部（行政人事部）必须根据人事变动情况随时更新人事数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部（行政人事部）应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。五、处罚（一）人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。（二）公司员工有义务向公司提供详尽真实的人个资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，属严重违纪行为，一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确