第113届广交会大学生志愿者招募策划书

第页第113届广交会大学生志愿者招募活动策划书目录活动背景活动目的可行性分析活动时间活动对象活动流程经费预算应急方案附表一一．活动背景广交会：中国进出口商品交易会又称广交会，创办于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，迄今已有55年历史，是中国目前历史最久、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多且分布国别地区最广、成交效果最好、信誉最佳的综合性国际贸易盛会。XX大学为广交会选拔、培训与输送志愿者也已有一定的时间，有着良好的合作关系。113届广交会共分两期，将在中国进出口商品交易会展馆（广州市海珠区阅江中路380号）进行展览。第一期：2013年5月3日8.00-13.00第二期：2013年5月5日14.00-17.30XX大学青年志愿者指导中心（一下简称“校青志”）致力于为学院提供更多的志愿者项目，这一届的广交会志愿者招募由青志协助承办学院一起举办。二．活动目的通过在我校各学院组织志愿者的招募工作，为113届广交会挑选、输送合适的志愿者。通过新方案逐步将广交会志愿者招募过渡给学院举办，为青志和学院更好的发展做好准备。在全校倡导关心社会，融入社会的理念，引导学生走出校门，服务社会。三．可行性分析1.XX大学与广交会向来有良好的合作关系，我们已为前几届广交会输送了不少的志愿者，并都良好的完成了任务，得到了广交会组委会的肯定。2.XX大学的学生对志愿活动有着较高的热情，每届广交会志愿者招募时都得到了较大反响。3.此次广交会志愿者的招募，也能为那些热心于志愿活动的人提供一个较好的志愿服务的机会。4.此次全新的招募形式，由青志协助学院举办，进一步促进学院和青志间的合作。四．活动时间2013年4月01日-2013年5月5日五．活动对象XX大学全体本科生六．活动流程（一）招募方案：（蓝色代表青志、绿色代表承办学院）发布招募方案（内部分配名额）联系海青协确定合作意向及具体事项发布招募方案（内部分配名额）联系海青协确定合作意向及具体事项开始面试招募、并确定最终录取结果发布通知，进行志愿时报名，并筛选进入开始面试招募、并确定最终录取结果发布通知，进行志愿时报名，并筛选进入面试汇总志愿者信息，提交海青协，并公示名单提交名单给校青志，公布录取结果并安排汇总志愿者信息，提交海青协，并公示名单提交名单给校青志，公布录取结果并安排领队确定培训时间并通知领队确定每批领队，并对志愿者分组，确定小组长确定培训时间并通知领队确定每批领队，并对志愿者分组，确定小组长组织培训领队下发培训通知组织培训领队下发培训通知向青志提交工作小结，并提出改进意见领队带领本批志愿者参与服务，并汇报总向青志提交工作小结，并提出改进意见领队带领本批志愿者参与服务，并汇报总结作广交会工作总结后期颁发证书作广交会工作总结后期颁发证书（二）活动宣传1.通过志愿时系统发布招募通知，并及时在微博、人人等公共平台发布现场志愿服务的相关信息。2.各学院通过班级群邮的方式宣传。3.倡导每个报名的同学以短信方式发送心语心愿到中心新浪微博，加强活动组织者和参与者的沟通交流。4.领队（或通讯员）拍摄现场照片，及时将照片上传到中心，媒体技术部和新闻部进行网络宣传。（三）招募阶段主要负责人：梁雅静、陈俊、林炜鑫、朱炜时间工作任务负责人备注4月6日发布招募通知由承办学院在志愿时系统发通知，并由青志群邮通知各学院4月7-10日各学院报名登陆志愿时系统直接报名青志内部、承办学院（经贸学院和机汽学院）内部报名4月10-12日整理名单、安排面试时间段统计面试官借课室4月14-16日通知面试4月13日面试官培训青志和学院的面试官的原则上都需要参加培训4月20-21日面试统一着正装或马甲新闻部拍照4月21日晚-22日公布录取结果，整理录取名单、安排批次4月24-25日安排志愿者培训地点4月27日志愿者培训（四）培训阶段主要负责人：1.培训时间（初定，待公关部与海青协协商确认培训时间）南校：4月27日周六19:00—21:00北校：4月27日周六19:00—21:002.培训前期工作时间负责人任务备注4月10日之前联系海青协确定培训时间确定后即可通知相关负责人借课室4月10日—17日借课室（多媒体）借完课室通知实践部以及公关部4月20日—23日确定主持人（南、北校各一名）、主持人需提前准备好主持稿签到人员务必确认培训时间是否空闲签到人员（南、北校各4名）确定现场拍照、报道的人确定发言人发言人准备发言稿4月24-25日安排志愿者培训地点安排完后发给媒体技术部,并安排媒体技术到时调试设备打印签到表安排签到人员工作地点4月25日晚-26日培训时间地点安排上传群邮并告知学院通知志愿者确认每个人均收到通知3.培训现场流程(4月27日)时间负责人任务备注联系楼管开门18:10—18:45简单打扫现场、购买矿泉水准备期间分批吃晚饭调试电脑、麦克风如果不能正常使用请及时告知楼管申请更换课室再次熟悉流程，确认主持稿、发言稿确认签到人员到齐并准备好签到表及签到笔联系海青协18:30—19:00负责签到引导19:00—21:00培训正式开始：1、主持维持现场秩序，宣布培训开始2、培训师开始培训21:00—21:30签到人员引导退场全体工作人员打扫会场，整理物资（五）志愿服务现场（以5.05为例，其他批次相同）主要负责人：领队时间负责人任务备注5月1-2日领队通知小组长集合时间地点等相关事宜领队到服务地点进行踩点，熟悉进行服务的地点5月1-2日小组长向组员转发领队通知，最后确认参加人员若有突发情况请及时向领队汇报5月5日7:00-7:10领队、小组长集合所有人员，带领队员在规定地点待命如有迟到或缺席现象应及时统计并与海青协做好沟通7:10-7:25海青协现场负责人现场动员、岗位安排7:25-7:40海青协现场负责人、领队发放物资7:40-7:55海青协工作人员、小组长带领志愿者到规定岗位领队整体把握，确保队员安全8:00-12：00所有人员开始志愿服务8:00-11:30领队不定期巡视通知服务结束的集合时间地点11:30-12:00领队领取盒饭12:00-12:15小组长带领组员至集合地点确保人员全部到齐12:15-13:00领队发放盒饭8:00-13:00媒体工作人员拍照，采访服务结束后需照大合照13:00-所有人员有序离场（六）后期工作主要负责人：5月10号汇总各负责人及领队总结实践部机汽学院（陈俊）、经贸学院（古昌民）5月20号编写广交会活动总结实践部机汽学院（杨瑞涵）、经贸学院（梁雅静）领取广交会服务证书公关部发放证书领队七.经费预算物资数量单价（元）合计（元）备注矿泉水6箱22132本次活动的各项补贴与经费由海青协支付资料打印1800.115应急药品1份7070其他50合计267八．应急方案XX大学广交会志愿者的保险由海青协统一购买志愿者需带好雨伞以防下雨，带好自己必备物品，注意安全，以防意外。有些学院人手不足，可适当给予人力支援。向志愿者公布组长以及领队联系方式，出现突发状况及时联系求助。服务现场领队应加强巡视，谨防突发状况。附表1：负责人联系方式组织姓名联系电话短号青志实