企业采购与供应商管理平台解决方案

企业采购与供应商管理平台解决方案采购与供应商管理平台的定义及发展采购与供应商管理平台通过自动化战略寻源过程来增强采购智能并提升谈判效力，避免由不必要的人为干预引起的保密相关问题。它也可以实现交易采购活动的自动化，以期在效率、合规性和节约成本等方面达到更高的水平。企业为了满足生产经营需要，向供应商购买产品获取服务的行为称为采购；采购是物流的一个职能，物流包括了采购、运输、仓储等一系列作业。而物流又是供应链的一部分。供应链一般包括物资流通、商业流通、信息流通、资金流通四个流程。供应链是以客户需求为导向，以提高质量和效率为目标，以整合资源为手段，实现产品设计、采购、生产、销售、服务等全过程高效协同的组织形态。近年来，由于买方市场的形成，信息技术的快速发展、市场竞争日益激烈等因素，供应链越来越重要，供应链已经成为企业竞争的核心，谁在供应链上有优势，谁就能在竞争中占得先机。企业供应链信息化架构举例供应商准入供应商变更供应商冻结招标管理投标管理比价审批中标审批需求计划采购审批项目请示物料主数据管理合同审批合同请款合同变更合同关闭费用报销采购付款订单收款合同管理物料主数据采购与供应商管理需求提报共享财务成本核算固定资产核算总账报表收货验收领料/退料物资调拨收货与仓库管理库存管理车辆管理车辆调度车辆监控物流管理异常告警（1）供应商管理供应商管理中的关键步骤之一是能够快速找到合适供应商，并附带完整的历史交易记录，以支持商务决策。供应商与采购管理系统提供全面的供应商信息，包括：供应商概况，包括基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息。供应商所提供的产品与服务信息与供应商的沟通记录、行动和商机信息。与供应商相关的交易所信息，包括收入记录、合同和订单信息。（1）供应商管理供应商越来越多的时候，企业采购部门就更加需要一款行之有效的管理工具来帮助更高效、更精细地管理所有的供应商。供应商细分管理公开招募与资格预审资格、等级与黑名单管理供应商信息管理供应商交付质量管理供应商绩效管理全面的供应商信息：供应商概况，包括基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息；供应商所提供的产品与服务信息；与供应商的沟通记录、行动和商机信息；与供应商相关的交易所信息，包括收入记录、合同和订单信息；（1）供应商的细分管理按需自定义以下类别对供应商进行细分，并且这些类别可用于查找筛选和规则控制。能区分不同供应渠道的供应商（如：制造商，供应商和承包商），并且支持按照以下资格类型来管理：未确认是否合格不合格合格黑名单优质（1）供应链的准入及变更由于竞争可以降低价格,需要定期招募新供应商来维持供应商间的竟争。系统支持公开招募供应商，企业可按需设置预选问卷和发布招募公告，供应商可自助注册填写预选问卷。供应商准入应该具有严格的体系，并对每一个环节进行详细的说明，这样才能保证供应商的有效性。建立和使用一个全面的供应商综合评价指标体系，对供应商做出全面、具体、客观的评价。综合考虑供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等方面可能影响供应链合作关系的方面。（1）资格，等级与黑名单支持管理供应商的资格审核与等级。用户可随时查看资格审批的审批规则和设置审批流程，供应商只有通过了资格审核才能成为合格的供应商。成为合格的供应商后，只有有修改权限的用户才能修改它们的状态和等级。提供黑名单管理功能，有权限的用户可以把不好的供应商进行冻结，或列入黑名单。企业供应商实行分类使用管理。按照提供的产品类别，分为物资类、工程类和服务类。其中物资类又分为生产型和销售型，工程类又分为施工、勘察、设计、监理、咨询。物资类、服务类供应商等级物资类生产型供应商分为8个等级，销售型供应商分为5个等级；服务类供应商分为5个等级。供应商分级不设定固定的指标。分级方法采取“综合计分，排序分级”，按照设定条件由管理系统自动计算，确定每类产品的供应商等级。工程类供应商等级工程类供应商的分类和等级划分，按照国家主管部门制定的有关资质标准执行。国家标准调整后，分类和等级划分相应调整。（1）供应商信息查询当企业与供应商进行沟通与交易时，自动采集所有的沟通与交易信息，并可供用户实时查找查看与分析。自动识别有不同名字的同一个供应商自动把沟通与交易信息链接到有不同名字的同一个供应商（1）交付质量评分在“交付与验收”过程中，按照预设的评估标准与规则自动追踪以下信息，并实时自动汇总与计算评估结果：自动实时追踪这些客观的绩效数据，还可以结合直接接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估，更加灵活全面。价格等级（1为最差，10为最佳）性价比等级（1为最差，10为最佳）迟交率（%）报废率（%）服务投诉率（%）价格偏离基准价（%）平均迟交天数迟交频率（迟交次数/总次数）拒收率（%）投诉频率（投诉次数/总次数）邀标率（被邀请的次数/总招标数）应标率（应标次数/总邀请次数）中标率（中标次数/总应标次数）落标率（落标次数/总应标次数）（1）供应商绩效评估按需为被评估的供应商设置绩效评估问卷，系统会自动把问卷发送给用户指定的被评估人，并根据问卷上每个回答的预设分数自动计算结果。可依据绩效评估结果把表现优秀的供应商升级，把表现不好的降级甚至列入黑名单。（2）一站式电子采购（2）公平透明的电子招标通过电子公告功能在公开招标网页上向供应商发布公开招标信息。感兴趣的供应商即可在公开招标网页上登记相关的信息，系统会根据企业预设的招标规则自动进行评分和预选，无需任何周折新供应商即可快速成为公开招标的准入供应商。（2）电子招投标电子采购申请可自动生成电子招标，并且附上相应的供应商信息。使用电子招投标功能，招标团队及供应商可在线交互协作发布招投标文档，进行招投标咨询，招投标修正及发布最终选标。电子招投标功能也可帮助企业在线进行供应商甄选，招投标规则设置，审批，招投标预算控制，招投标开启及评估等。（2）电子报价可通过电脑或手机App邀请并实时获取供应商的报价。系统会控制报价提交时间，所有的报价都必须在规定的时间内提交，逾时则无法提交。系统会根据预设的规则把报价存在报价列表或用于具体的自动报价对比又或者用于招标评估。在逆向竞投的情况下，企业可通过实时逆向竞投机制鼓励供应商进行竞价。一旦确定了最终的报价，采购需求及报价可自动转化成电子采购订单，快速方便并且确保准确，极大地提高了采购效率。（2）电子合同及服务水平协议当最终选标确定，电子招标可直接自动生成电子采购合同。企业可设定采购合同的价格、可交付成果、到期日期、服务水平协议、惩罚机制、付款条款及续约信息。采购合同设置完成后，供应商即可开始按照采购合同设定的可交付成果里程碑提交可交付成果，系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程。并且，系统会根据预设的条件实时自动地采集和计算电子服务水平协议的结果。如果电子服务水平协议的结果是惩罚，惩罚的金额就会自动生成并反映在此电子采购合同的损益表，所有数据自动获取，实时准确。（2）电子采购订单及交付供应商可自动接收已审批的电子采购订单。供应商可在线审核采购订单并确认。供应商确认电子采购订单后即可在此订单上创建发货安排，企业可依此进行收货及验收安排，系统会实时自动记录与此采购订单相关的质检问题、验收和退货数量以及仓储信息。（2）电子发票及电子结算当电子采购订单确认后，供应商即可根据此采购订单的付款条件自动生成电子发票，系统会把此电子发票自动发给企业的采购负责人并触发此电子发票的审批流程，审批通过后，系统会自动生成此发票的付款申请并且会自动把已审批的付款申请发送给供应商。（2）电子结算电子采购订单及电子合同都支持付款条款管理，信用单据及付款调整。（3）采购需求管理在日常采购中会遇到各种各样的采购需求，单一形式的采购需求管理已难以满足现代企业的采购管理需求。采购需求管理需支持处理不同类型的采购需求：集中式采购（集中采购量可争取最优价）使用部门直接采购大型采购常用产品采购（大批量采购，经常性发生的日常采购）急需品或新鲜品采购（如食品，新鲜食材）（3）可用于集中式采购与部门采购采购申请（PR）可用于任何部门向采购部门提出采购申请。如果需要采购的是专业设备或服务，需要由有专业知识的需求部门进行管理。（3）集中式采购（中央式管理）集中式（中央式）采购需求管理，上一层级或者中央采购部门会汇总所有不同部门对同一物料的采购需求，层层汇总形成一个更大量的总采购需求，以此能获取更好的价格或节省成本。（3）快速报价与询比价实时征集不同供应商的报价，然后快速对比他们的价格，交付日期以及其它事项，询价采购是采购人员最主要也是最频繁应用的定价方式。1、支持公开询价和邀请询价；2、录入或导入标的明细，定义询价内容规则；3、支持设置是否收取保证金等；4、支持发布询比价公告；5、支持短信或邮件方式通知供应商参与报价；（3）快速报价与询比价采购计划管理1、对采购计划进行申报、修改、审批；2、支持计划的拆分与合并；3、支持年度计划、月度计划、插单计划的管理；4、支持按计划物资类别或按机构等要求进行自动分派任务。（3）快速报价与询比价询价发布1、支持公开询价和邀请询价；2、录入或导入标的明细，定义询价内容规则；3、支持设置是否收取保证金等；4、支持发布询比价公告；5、支持短信或邮件方式通知供应商参与报价。（3）快速报价与询比价供应商报价1、供应商针对询价单进行响应并报价，系统记录各供应商报价单信息；2、支持手动录入报价和导入报价。（3）快速报价与询比价比价评审1、询价员在报价截止时间后，进行开启报价、发起议价、邀请新供应商等；2、供应商可以进行网上议价，所有议价过程全称记录，方便追溯；3、生成比价一览表，对各个供应商进行排名比价；4、必要时可以申请专家辅助进行比价评审。（3）快速报价与询比价核价比价管理1、支持参考价、核价管理；2、手动录入或EXCEL表格导入；比价结果确定1、根据价格、比例等进行确认供应商送领导审核；询价结果发布1、完成核价审批后，确定中标供应商，发布询价结果通知书；2、询价结果信息自动推送到供应商的账户及采购门户网站。（3）优先使用库存若需要采购的物料有库存，用户申请部分使用或者全部使用现有库存物料。用户可查看物料的库存信息，提交所需物料的库存申请。若现有库存数量不能满足所需数量，用户可以直接点击“生成采购订单“命令，系统会自动生成一张所缺物料数量的采购订单，非常简单快捷。（4）采购合同管理管理复杂采购的合同条款与交付的验收，确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。可用于管理简单的消费品采购；可用于管理有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购；（4）采购合同管理为所有采购员和采购管理者提供统一管理平台以查看和管理整个采购合同。每个采购合同都可以用一个项目来管理，通过项目严格按照采购合同的条款管控其资源，活动，采购物料以及交付，确保交付的履行符合合同的条款。主合同与子合同管理采购项目与里程碑管理（基于可交付成果与交付验收）采购与销售实时互连质量水平协议与罚款采购合同会计与结算采购合同修改与续约管理（4）主合同与子合同管理支持每个子合同单独进行结算，同时也支持所有子合同汇总到主合同进行结算。主合同管理：合同有效期根据采购的累积总量核算每个产品或服务的价格质量或服务水平协议与奖惩交付方式与范围子合同管理：每个产品或服务需要采购的准确数量交付的安排与方法（4）采购项目与里程碑管理基于可交付成果与交付验收，支持一组交付里程碑链接到一个或多个项目。在合同层，用户可以查