广告合作商管理制度

第三章广告合作商管理制度一、背景1、总部无法真实的了解分公司每月发生的费用情况，造成遗留，给公司带来不必要的麻烦，影响公司声誉。2、总部VI规范及制作要求在各分部执行不统一，严重影响公司形象，有必要直接加强广告公司的管理。3、广告公司提供的结帐资料常有报销手续不全的问题，造成了报销进度缓慢的情况出现，影响了费用结算的时间，同时影响了广告公司积极性。目的：1、方便总部直接对分部及广告公司进行相关的传播项目（大型促销活动）管理，加快反应速度，提高效率，保证效果。2、有效监控分公司发生的传播费用额度，控制年度传播预算，防止出现超预算现象。3、方便及时与相关单位对账避免造成遗留费用，同时提高广告公司费用付款速度。三、措施：1、实施时间：从2010年2、实施办法：A、填写《代理商资质审查表及档案表》见附件1，表格需要市场主管、分公司总经理、市场部部长、中国业务中心总经理审核后，方可执行。B、广告公司分类：A、制作类B、策划类。C、属于制作类广告公司的需要提供“材料价格档案”；属于策划类广告公司的需要提供“媒体价格档案表”。四、对广告合作商选择的侧重点：1、专业优势：策划类代理应具备相应的策划能力且有相关的成功案例，制作类需有专业的技术师傅及自身制作工场。2、价格优势；所有报价应在同行业均价水平线之下，如有超过者需注明足够的合理理由。3、服务优势：能按本司的要求提供各种对品牌对销量有帮助的各项服务4、资讯优势：在本区域有广泛的人脉关系，信息渠道畅通能提供各种有价值的市场信息。5、管理优势：内部管理井然，结算手续齐全提交及时，外部活动执行有序，监控到位。6、效率优势：各项工作反应迅速，策划、执行、总结细节时间安排明确，进度有序。7、沟通优势：沟通能力强，明确分部各阶段的推广目标。五、广告合作商的权利及义务一旦经过领导审核通过的各地区广告合作商必须附有以下权利及义务：义务：1、根据空调市场作出研究分析，协助分部进行月度促销方案的策划，并按时提交。2、协助分部对促销活动进行执行、监控、调整及总结，并及时提交报告。3、协助分部对终端形象的管理及维护。4、协助分部对空调市场的竞争态势进行监控及分析并随时提供有时效的报告。5、协助分部进行一些紧急的危机公关。6、及时跟进所报项目分部是否在ERP系统已制单走审核流程，并跟进总部市场部出具的《费用确认函》见附件2。只有确认以上两项都完成了，项目才能开始制作，否则TCL公司不予报销。7、广告项目完成后，按照总部各科目报销要求（见附件3），及时提供报销资料给到各分部市场。权利：1、可以直线查询广告费用报销进度2、有合理的理由，可优先安排付款。3、有权利接受TCL公司的推广培训。六、分部市场主管责任1、第一时间向广告合作商提供所需制作项目的要求及时沟通反馈。2、跟进广告合作商提供报价单、效果图等信息，保证广告合作商所提供的项目价格跟当地市场价相当并在总部规定的价格范围内，并及时在ERP系统中进行费用申报。3、制作完成后及时验收，验收不合格的要求广告公司必须整改直到合格为止，否则费用不予报销。4、收集合格的报销资料及时寄到总部市场部走费用报销流程。七、总部市场部责任1、各分部提交的费用申请明细及时给予审核，并及时出具《费用确认函》或电子邮件传给对应广告合作商2、向分部广告合作商提供各项费用报销时所需的合格报销资料明细，避免报销单因为手续不合格而来回邮件，影响费用报销速度。3、每月对各分部广告合作商所产生的费用进行对账，避免产生遗留费用。4、分部交上来的费用报销单据在市场部领导不出差的情况下，平均从收单日期起1个星期内处理完交财务审核。八、费用管理奖惩规定分部广告合作商未收到总部市场部的《费用确认函》（传真、邮件、原件），而对传播项目先行制作并结算的，本司有权不予结算，同时给予市场主管、销售部经理300～500元的扣罚，。九、广告合作商注册流程十、附件附件1：广告合作商资质审查表分公司：代理类别：□广告□物料制作□专柜制作□运输填写时间：代理公司名称联系人电话序号审核项目审核内容1与TCL公司合作时间及项目22010年计划代理的区域及项目3曾代理的其它品牌4注册资金（万元）5代垫资金能力（万元）6经营范围7注册地点办公地点电子邮箱（不可变更的）制作工场地点（专柜制作填）8人员素质传播专业（）人设计专业（）人营运专业（）人制作专业（）人电工（）人司机()人9公司硬件设备/车辆10公司相关服务11办公面积（）平方米；制作工场面积（）平方米；仓库面积（）平方米其它说明：分部市场主管：分部财务：分部经理：市场部部长：内销总经理：备注：1、原则上要求分公司整合各品类的代理公司，填报一套资质认定手续。2、同时提供《税务登记证》、《营业执照》复印件一份。附：价格调查表附件2：费用确认函致：广告合作商贵司在年月日申报的费，系统申请单号为：MEFP,合计金额为元，经审核价格合理，允许按照此金额进行制作。TCL空调市场部审核人：日期：本公司同意按上述金额元执行公司盖章日期：附件4：合作确认函TCL空调器（中山）有限公司：本司已深入研究并了解贵公司的广告审批制度，完全认同贵司的广告项目审批程序，同意按先审批后制作的流程，并在接收到贵司市场部相关领导的邮件批文及项目费用确认函后去执行一切