【浅析秘书角色定位研究7500字（论文）】

浅析秘书角色定位研究目录TOC\o"1-2"\h\u14717浅析秘书角色定位研究 117187一、秘书角色定位的必要性 18881（一）秘书角色把握失当 12360（二）秘书角色把握不当的原因分析 35626（三）解决秘书角色定位中存在问题的对策 432481二、秘书与秘书角色定位 726135（一）秘书 77274（二）秘书角色定位 8126三、秘书角色定位之“做事”及“做人” 107753（一）做事 102375（二）做人 1221473四、总结 131859（一）角色多样性，善于适应角色期望 1320920（二）铭记服务宗旨 1410745（三）要正确发挥各种角色的职能 14摘要：秘书是一种职务的名称，只处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员。随着经济的发展、社会的繁荣，秘书作为一种社会角色，必须发挥其重要作用，然而近年秘书角色错位现象频出，大家对此颇有争议，因此，我们必须对秘书角色有个合理的定位。关键词：秘书秘书角色定位近年来，随着秘书这一职业被普遍的应用，我国已经有成千上百万人在从事这一职业或正在考取相关的证书。因此，关于“秘书角色定位”这一问题，已经有很多学者进行了不同程度的研究，我将在前辈的基础上，从多方面对这一问题进行更为深刻的研究。一、秘书角色定位的必要性（一）秘书角色把握失当作为专业的秘书，应该准确的把握秘书角色，对自己的工作角色有个合理的定位。当今社会，随着经济的发展，在利益的冲击与影响下，许多秘书人员不能清醒认识自己，对秘书工作没有一个准确的判断，从而导致秘书角色把握失当。由于其表现多样，现俐举几种::1、角色错位现象所谓角色错位，是指秘书人员不能正确把握自己的身份，摆不正自己的工作位置，在处理问题时，越俎代庖，自作主张，而产生的角色失当现象。目前，很多企业或行政部门的领导完全依赖秘书，把工作全部交给秘书处理，在这种情况下，，有些秘书便自我膨胀起来，优越感、自豪感油然而生，以领导自居，待人待物居高临下，走到哪儿都摆出一副高高在上的样子。不是领导，却胜似领导，这种表现是一种明显的角色错位现象。2、角色失职现象失职，是指工作人员对本职工作不认真负责，未依照规定履行自己的职务，致使单位或服务对象造成损失的行为。秘书的失职不仅会给工作单位造成一定的损失，还会给领导带来不必要的麻烦和不好的影响。例如，领导今天有一个很重要的上级召开的会议，由于秘书的原因，导致领导迟到，这会给领导带来什么，后果绝对不是秘书承担的起的。因此，秘书工作不允许失职，这也是秘书工作责任与工作能力不强的一种表现。3、角色越权现象越权，是超越权限或权力范围的意思。秘书与领导是两种不同的职位，秘书工作与领导工作也是截然不同的。秘书不能行使领导的职权，他只能从旁协助。或许有些特殊情况，领导因为自身原因，让秘书全权处理某事，但是一般情况下，秘书不可擅做主张，以自己的想法为中心，大小事无论巨细，都不报告给领导，自己处理。这样的人，在秘书岗位上是不会长久的。4、角色渎职现象是指专业服务者（例如医药人员）或国家机关工作人员在履行职责或者行使职权过程中，玩忽职职守、滥用职权或者徇私舞弊，导致伤害或损失，致使国家财产、国家和人民利益遭受重大损失的行为。秘书的职位特殊，处于领导与机关、群众之间，工作上处于执行和决策之间。他虽不是领导，但却可以代领导传令。由于这种特殊性，有些秘书道德感与自制力不强，受拜金主义、庸俗关系等不良思想的影响，利用职务之便，捞取私利，办些不该办的事情。轻者违反规章制度和有关政策，重者触犯党纪国法。党纪国法是不允许秘书角色的渎职行为的。（二）秘书角色把握不当的原因分析1、秘书人员自身道德水平不高秘书的自身素质对于秘书工作而言极其重要，良好的素质是做好工作的基础，自身素质越高，秘书的工作效率越高，秘书的作用发挥的越充分。要想把握好秘书这个角色，首先要求秘书提高自己的道德水平，德才兼备。秘书应该不断提高自我修养，知足常乐。不自私，不贪婪，不以权谋利，要廉洁奉公，抵制社会腐败现象。在现实生活中，秘书角色常常把握适当的原因，就是秘书本身素质不高，缺乏道德感与自制力，爱慕虚荣，争权夺利。2、社会公众对秘书角色的认知偏差随着社会主义市场经济发展，秘书队伍逐渐发展壮大，秘书的作用在工商企业和行政部门中越来越重要，而且一大批秘书通过在秘书岗位的出色表现，走上了工商企业和行政部门的领导位置。因此，许多人认为，秘书人员就是未来的部门经理和行政领导，甚至不少从事秘书工作的人员也认为，自己就是未来的领导者，从而把秘书这种职业当成一种跳板，由于这种思想，很多人甚至秘书本人都无法给秘书一个正确的角色定位。3、对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解秘书是一个从业人员数量庞大的职业，据不完全统计，我国目前秘书职业的从业者高达1000万人。而且从调查来看，这些职位上的秘书大部分未接受过专业训练。在现代社会中，从各个企业到各个部门，秘书只是个统称，他有不同的名称与不同的职务，各企业对其的要求也不尽相同，各有侧重。因此，秘书人员应对秘书工作和职能有一个全面的了解，对秘书工作的种类、秘书工作不同种类的特点、秘书工作各种类的相应职能有一个综合的认识，秘书人员如果不能全面具体的了解，对秘书工作就会产生偏差和错误。（三）解决秘书角色定位中存在问题的对策前面，我们已经就秘书角色把握不当这一现象进行了探讨，并分析了这一现象产生的根本原因，为了保证秘书角色的正确定位以及企业或部门工作顺利进行，必须对上述问题采取相应政策，具体来说，主要有以下几个方面:1、秘书人员要提高自身道德素质秘书的工作本质是上传下达，秘书人员既要和领导联系，又要和各部门的分支联系，协调上下左右的关系。因此，秘书的职业修养和道德素质关系到公司企业和部门能否顺利发展，他的工作能力和思想水平的高低关系企业和部门事业的成败。所以，秘书人员要不断提高自身道德素质和职业修养，要做到以下几点:第一，服从领导，当好参谋。秘书是领导工作的参谋和助手，一定要服从领导，严格按照领导的意图和指示办事，不可自作主张。要做好参谋，为领导出谋献策，做好“智囊”的角色。第二，遵纪守法，廉洁奉公。作为秘书，要遵纪守法，切不可假借领导名义以权谋私，更不能趁职务之便谋取私利。第三，忠于职守。不管是秘书还是其他职业，都应该自觉履行分内职责，忠于职守。第四，办事公道，谦虚谨慎。秘书人员职位特殊，处于领导与各部门之间沟通关系，一定要平等地同和部门商量工作，谦虚谨慎，不能以居高临下的姿态同别人相处，在工作中要善于搞好合作，热情服务于领导及各部门。第五，埋头苦干，任劳任怨。每一个工作都应该脚踏实地，作为秘书。要密切联系实际和群众，任劳任怨。第六，恪守信用，严守机密。秘书人员要遵守时间，遵守诺言。言必信，行必果。而且秘书作为领导的助手，对企业或部门的机密肯定有所了解，因此要严守机密。2、加强社会正面舆论引导社会上的一些错误认识误导着秘书工作人员，并且这些错误观念，对秘书职业发展造成了一定的负面影响。针对这些错误认识，秘书要以身作则，充分利用媒体宣传、社交网络等方式引导社会公众正确认识秘书职业，多报道和宣传一些清正廉洁等具有高尚品德和作风的秘书典型，营造一个健康的、积极向上的舆论氛围。秘书本身就要有职业道德，随着社会的发展，市场竞争日趋激烈，整个社会对从业人员职业态度、职业作风的要求越来越高。在这种条件下，秘书要反对拜金主义、享乐主义和极端个人主义，严于律己，正确处理个人与社会、合作与竞争的关系。要注重树立秘书正面形象，多描写求真务实、无私奉献的典型。3、全面正确理解秘书角色对秘书角色把握不当的原因之一是对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解，对秘书角色片面错误认识。针对这一问题，我们要全面正确理解秘书角色，从以下三个方面理解:第一，秘书服从于领导，听从领导指挥。无论是工商企业还是行政部门，秘书都要服从领导，要正确认识自身的地位。领导是上级，秘书是下级，领导是指挥者，秘书是服从者。除此之外，秘书还需休息，在工作中，两者是指挥与被指挥的关系，但两者的人格是平等的。秘书不应自卑，不该全面依附领导，秘书不是领导的仆人，如果秘书将自己摆在仆的这个位置上，就会大大降低其社会价值和社会地位，秘书在工作中也难以发挥其积极性、主动性、创造性。第二，秘书是领导的代表。由于领导本身工作比较忙，很多事情无法亲自去做，这种情况下，领导就会委派秘书代替自己去开会或去办理其他事情，这个时候，秘书仅仅是领导代表，不能借着领导的名义谋取私利。第三，秘书和组织其他成员是平等的。在工作中，秘书和其他职位的成员一样，都是普通员工。秘书人员不能因为自己是领导的助手，便自觉高人一等，要清楚，秘书与其他人员的地位和身份是平等的，没有特殊权利。通过以上三点，我们可以清楚的看到秘书角色的变化，秘书人员要时刻意识到自己的角色定位、角色规范、角色特点。全面正确的理解秘书角色。二、秘书与秘书角色定位（一）秘书1、国外对“秘书”的定义“秘书”自产生以来，便有很多不同的理解，不同的国家对这一概念的理解各有侧重点。在美国，《韦氏秘书手册》在第一章说道：“今天的秘书绝不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理指望自己的秘书成为行政管理的助手，以便使自己有可能从繁琐的日常事务及专门工作中解脱出来。”“秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁”等几种说法，由此可见，美国对秘书的看法：秘书是为领导工作服务的，在决策和执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。在英国，秘书原指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。英国的《牛津词典》对秘书有三种解释：一是指办事处、企业等的雇员，二是指高级官员，三指国家的秘书，负责政府机构的政务工作，名为秘书，实为长官。在日本，对秘书概念的界定既有东方文化底蕴，又吸收了西方科学管理的理念，其大致有两种含义：一种是指官职名称，另一种是更为广泛的秘书职务含义，指帮助上级处理各种事务的工作人员。2、 国内对“秘书”的定义第一，认为秘书是指党政机关、企事业单位、社会团体的行政职位。如：“（秘书）是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称秘书。”第二，杨树森指出“秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。”第三，张清明、陈广胜发表的《关于秘书定义的思考》一文指出，“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员”。常崇义综合了上述观点，认为秘书是特定领导个人的助手；各种秘书的具体作用虽各不相同，但都是通过辅助领导、直接为领导服务从而实现为社会服务的。（二）秘书角色定位“角色”一词原为演艺用语，指演员扮演剧中人物的类型。我这里，我们将“秘书”与“角色”放在一起，通过形象比喻了解秘书。1、耳目有人说，秘书是领导的耳目。这种比喻非常形象。秘书处于枢纽地位，他起着沟通上下、联系左右的作用，是领导与其各部门联系的桥梁、纽带。因此，他们必须耳听八方眼观六路，在处理各种事务的过程中，将自己看到的、听到的有价值的问题反映给领导，帮助领导更好的决策。从这方面来说，这是秘书创造性工作的表现。秘书人员应该做好领导的耳目，兢兢业业，严于律己，不去打听一些与工作无关的事情。2、智囊“智囊”一词是古人用来形容智慧之士的，这里将秘书比喻为“智囊”有其一定的道理。我们已经知道，秘书是领导的参谋与助手。所谓参谋，则是在领导决策时为领导“出谋献策”，为领导排忧解难。在查阅资料的过程中，有些学者认为将秘书比喻为“智囊”不太恰当，认为这样夸大了秘书角色的作用，可我觉得，虽然我国秘书不具备一些西方国家高级秘书的那种身份和地位，但商场如战场，我认为，对于“智囊”这一比喻，还是很贴切的。3、配角配角的基本释义是演次要角色的人，也比喻做辅助工作的人。秘书的工作性质决定了秘书配角的角色，秘书是领导的助手，服务于领导。秘书工作人员之士领导工作的辅助人员，要时时刻刻有清醒的配角意识，不能代替领导做出决策，不能越权，不管领导做出了多么离谱的决策，秘书只能尽力提醒、劝谏，而不是代替领导做出决定。要时刻使自己的言行符合自己的身份。4、心腹心腹指亲信的人，特别体己能把秘密与重任托付之人。将秘书说成领导的心腹，带有一种依附色彩，在社会主义制服下，这是不允许的。但有人觉得将秘书说成领导的心腹也不算是贬意，前面已经解释过，心腹即亲信的人，将秘书比喻成心腹，说明领导觉得秘书可靠，信任秘书，觉得让秘书办事放心。另外，这种比喻也正意味着秘书要熟悉领导，包括领导对秘书的要求、领导的思维方式、工作方式、工作习惯等，秘书要深刻领会领导意图，领导一个眼神，就知道下一步该做什么，准确把握量与度，与领导在工作上完美配合。5、随从随从即随行人员。简单来说就是领导走到哪，秘书跟到哪。在现实工作中，秘书的工作多种多样，照顾领导的衣食住行。即为领导准备衣服、订餐、开车等，也属于秘书的工作范畴。秘书应该充当好随行这个角色，尽职尽责，但又不该只是个随从，如果秘书和领导出去一趟，只注重陪同领导，安排吃喝，对其他事不在意，甚至对工作上的问题既没有感受又无建议，那么我想，这个秘书做不长了。三、秘书角色定位之“做事”及“做人”朱欣文认为秘书角色丰富的内涵可以从“做事”及“做人”两方面概括。我将在朱文欣概括的基础上，加以自己的观点，对秘书的“做事”及“做人”进行研究。（一）做事首先，我先简单概括一下朱欣文对“做事”的看法。他主要是从判断力、做事准确性、工作效率、机智性和主动性几个方面加以概括的。判断力。因为秘书是为领导服务的，所以在工作中，上司必然要求秘书要有好的判断力。比如领导因为有事未来公司，却有个重要客户打电话来，要与领导谈一笔生意，这种时候就要求秘书做一个判断，该如何处理这件事，权衡利弊，做出一个有益于公司的判断。做事准确性。关于这点，我个人认为每个职业都要求做事准确，秘书的工作千头万绪，出错的概率极大。但是，做事不够准确还不如不做，做错了事麻烦不说，还需要更多的时间和精力去弥补这个错误。所以，秘书在每天工作时要小心谨慎，精确每个细节。工作效率。工作效率是指在一定的时间内，你工作的数量。要想成为一名优秀的秘书，工作效率要高。别人一天八小时完成了多个任务，而自己一件事都没解决好，在能力相等的情况下，那就是工作效率不如人。秘书要想更好的为领导服务，就必须保持高效率。例如领导出差，他希望秘书做电话记录，秘书就需要自己筛选工作内容，并把电话重点记在电话记录上，以便领导回来一目了然，这就是工作效率。机智性。领导有时指派了非常困难的任务，秘书除了要保持乐观的态度，还要寻求方法处理问题，当一种方法行不通时，就要换一种途径，不要吊死在一棵树上。机智是设法找出成功的方法。主动性。秘书做事要有主动性，有些事情在领导分配前，就应该提前主动的去做，等到领导需要时就已直接做好，为领导省下不少时间。主动性的具体涵义事为领导分忧解劳——评价秘书工作的好坏往往看一个秘书减轻领导压力的有效程度。其次，在这些基础上，我认为秘书要想做好工作，还需提高自身实力。主要从写作和办公软件技能两方面看。写作。一个好的秘书要有好的文笔。作为领导的秘书，为领导写发言稿的时候尤其多，而且公司或部门的一些通知、会议记录都由秘书来完成。这就要求秘书要有一个足够强的文字功底，尤其是公文写作能力。办公软件技能。我们处于一个网络时代，与过去不同的是，现在很多东西都需要在网上完成。作为秘书，要熟练掌握Word、PPT等基本办公软件。之前实习的时候，部门有一个秘书，她的办公软件技能非常厉害，不夸张的说她几乎2秒就能制作一个表格，这样的秘书，估计很多公司都抢着要吧。（二）做人在做人这方面，除了朱欣文提到的考虑周到、圆滑性两点，我认为还应掌握好秘书礼仪等方面。考虑周到。考虑周到。考虑周到就是指在工作中不仅要考虑自己，还要为别人考虑，甚至要先为别人考虑，细心体贴，营造一个舒适的工作氛围。圆滑性。从领导对秘书的态度可以看出秘书是否圆滑。比如一个领导因为疏忽犯了错误，这个时候秘书如果站出来，揽下这个错误，一方面，领导因为秘书免于被批评，这件事得到了解决:另一方面，领导会因为这件事高看秘书，与秘书更为亲近。由此可见秘书的重要性。简单来说:秘书就是:当领导出错时，秘书要避重就轻，必要时主动承担错误，巧妙的使领导避免批评指责；当听到有人背后议论领导时，圆滑的秘书要装聋作哑，保持镇定，正常处理业务。谨