部门会议运营模式及运营流程宣导

2012年10月10日部门会议运营模式及运营流程宣导新职场视频会议室概况部门会议运营现状1、系统上预定的会议信息不准确：要求会管系统预定信息准确、透明，会议信息若有变更请及时在系统上修改，以方便大家查询、预定。会议室的使用要求严格以会管系统预定信息为准，共同遵守会议室使用规则。

2、会议室内公共资源浪费严重：会议设备属于贵重物品，请大家爱护公共设备资源，使用完毕后及时关闭相关设备。如：投影、电视、视频主机。

部门会议运营模式1、本地多媒体会议，由部门会议召集人或指定人员负责操作。使用时务必爱护会议室公共设备资源，使用后物归原位，无损坏。

2、视频会议简单操作，如：会前开启相关设备，会中简单操作，会后整理线缆关闭相关设备等,由部门会议召集人或指定人员负责。使用时务必爱护会议室公共设备资源，使用后物归原位，无损坏。

3、会议预定统一以会管预定平台为准，要求预定信息准确、透明。

部门会议运营流程（本地多媒体会议）本地多媒体会议的定义需要播放电脑文件并显示在显示系统上的本地会议。本地多媒体会议的预定1、“会议召集人”进会议管理系统“会议预约”界面“预约本地会议”。2、为提高会议室利用率，请尽量选择非高清会议室预定本地多媒体会议。本地多媒体会议的简易操作指引

1、会前由会议召集人或指定人员负责开启显示系统，开启主机电脑。2、会后由会议召集人或指定人员负责关闭主机电脑，关闭显示系统，并确保会议室设备正常无损坏。3、头几次会议会前操作有困难的可随时联系视频管理员协助。部门会议运营流程（本地多媒体会议）华平视频会议的定义两个或两个以上不同会议室，通过华平软件系统，将音视频互相传送，达到即时且互动的沟通。华平视频会议的预定1、“会议召集人”进会议管理系统“会议预约”界面“预约视频会议”，会议类型“华平会议”。2、所有参会机构的会议室请一并预定。3、为提高会议室利用率，请尽量选择华平会议室预定华平会议。部门会议运营流程（华平视频会议）

华平视频会议的简易操作指引

1、华平会议预定成功后，会议召集人在向参会人员发送参会通知邮件的同时请将会议通知邮件提前1-2天发送至视频管理员处。2、视频管理员接到会议通知后，将创建华平会议室，并通知到参会机构管理员周知。3、会前30分钟由会议召集人开启显示系统，开启主机电脑；并联系视频管理员登陆华平客户端调试系统。（头几次会议，会前操作有困难的可随时联系视频管理员协助。）4、会中若有任何异常无法解决请致电视频管理员处协助。5、会后由会议召集人负责退出华平客户端，关闭主机电脑，关闭显示系统，并确保会议室设备正常无损坏。部门会议运营流程（华平视频会议）

高清视频会议的定义两个或两个以上不同会议室，通过POLYCOM硬件系统，将音视频互相传送，达到即时且互动的沟通。高清视频会议的预定1、“会议召集人”进会议管理系统“会议预约”界面“预约视频会议”，会议类型“高清会议”。2、所有参会机构的会议室请一并预定。3、请多预定至少30分钟的会前系统调试时间。如：9：30正式开始的会议，请预定开始时间为9：00部门会议运营流程（高清视频会议）

高清视频会议的简易操作指引1、高清会议预定成功后，会议召集人在向参会人员发送参会通知邮件的同时请将会议通知邮件提前1-2天发送至视频管理员处。2、视频管理员接到会议通知后，将通知参会机构管理员周知。3、会前40分钟由会议召集人开启显示系统，开启主机电脑及POLYCOM高清终端，并联系视频管理员进行系统调试。（头几次会议,会前操作有困难的可随时联系视频管理员协助。）4、系统会在您预定的开始时间准时呼叫连接。5、会中简单操作如：不发言时话筒及时关闭、播放停放双流、使用遥控器调整镜头变焦等。会中若有任何异常请致电视频管理员处协助。