固定资产控制

固定资产控制2011-01-2915:13:58来源：风控网浏览：736次

固定资产控制的内容与其业务流程紧密相关，固定资产的业务流程可划分为购人、使用和处置三个阶段，每个阶段都有更细化的业务活动，这些活动决定了固定资产控制的主要内容。

从形式上来看，有以下内容：固定资产预算控制、固定资产增加控制、固定资产的使用和转移控制、维护费用控制、固定资产的盘点控制和报废控制。固定资产的控制内容决定于固定资产的业务流程，因此有必要了解固定资产的主要流程。(一)固定资产增加的控制内容

1．预算控制

无论是自己生产还是购入固定资产，企业都会投入大量的资源，如果固定资产增加之后不能给企业带来经济效益，就会形成投资风险，因此企业必须对固定资产的增加进行预算管理。

企业生产部门应该根据实际生产情况编制固定资产需求报告，这是预算的初步控制，在此过程中应该注意的问题是：需求计划应该符合企业的总体战略，而目，要与企业的资本预算计划相匹配。

企业的财务、采购等管理部门以及高层管理者要对固定资产的需求计划进行复核，提出修改意见，一方面关注企业是否需要以及具体需要量，另一方面对固定资产增加的财务可行性进行考察，保证投资资金的效率和控制投资风险。

正式预算方案的编制由生产部门协同财务部门完成，主要的内容有：根据产品销售计划确定固定资产的需求量以及迫切程度；确定购买或生产固定资产的资金来源，是利用企业留存还是贷款融资，或者权益融资，并计算各种融资方式的资本成本，然后与未来现金流量的折现值对比，采用专业方法进行财务分析；如果是外部购买还应该确定生产商的选择，主要是固定资产购买价格的确定，一般可以采取竞标的方式，这样可以通过市场竞争方式降低购买成本；对采购部门的费用进行预算，确定资金的使用责任，防止舞弊的发生。

预算方案形成之后，要经过最高管理层的审批通过，所有的审核程序都要记录并保留备查。高层管理人员主要考察预算方案与企业总体战略的协调性，以及对资本、资产结构的影响，审核通过后由财务部门监督预算的执行和资金的使用。

例如，秦池酒业曾经是我国著名的酒类生产企业，在品牌经济的大潮中，秦池投入了大量的广告费用，取得了较好的效果；企业的订单不断，需求量急剧膨胀，企业的生产能力、对产品的控制能力和管理能力都渐渐无法适应经营变化的需要，于是秦池开始投入大量资金购买一些不正规的小酒厂和作坊，导致了企业产品形象的损坏，最终使企业走上了不归路。

从内部会计控制的设计角度来看，秦池对固定资产的投资缺乏计划性，所以就不可能适应需求的大量增长，导致生产能力严重不足，此后又缺乏对固定资产质量的控制，收购生产条件较差的小酒厂，导致了最后的失败。企业对固定资产的内部会计控制不仅要关注固定资产投资本身，还要结合企业的其他经营活动制定固定资产的投资预算。

2．各种增加方式的控制内容

企业固定资产的增加方式有很多，主要包括外部购进、自己生产、捐赠收入和融资租入等，不同的增加方式有不同的控制方式。

(1)外购的固定资产。主要是购买资金的使用控制，应该成立专门的项目小组，必要的情况下可以聘请中介组织把关，企业的财务部门要配备专人监控采购资金的使用情况，及时收回购买结算凭证。

(2)自产的固定资产。企业自己生产固定资产具有很多优势，例如更能适应企业的需要、更具有实用性。主要的控制内容有：生产部门的研发人员提出设计方案，坚持的原则是提高产品生产效率，设计方案的形成和实施是漫长的过程，最终需要由高级管理人员批准；采购部门应该确定合理的采购程序和议价策略，确定最合适的材料生产商；生产与财务部门合作进行固定资产的生产成本核算，并定期与预算标准比较，超预算的成本支出需要提出申请，经主管部门批准后才能实施；设计出有效的管理和监督制度，通过人员和部门的制衡降低管理风险，通过业绩考核方式实施激励和约束。

(3)融资租赁取得的固定资产。企业采取融资租赁固定资产时，多数情况是由于资金不足或者借入资金成本较高。具体的控制内容包括：确定是采取经营租赁还是融资租赁的方式，主要是比较不同方式的成本；租赁合同在签订之前应该得到主管人员的审批，具体的细节由财务部门控制，根据会计制度、准则的规定计算租赁资产的成本和收益，并进行会计核算；在得到批准后，具体办理人员和供货商签订正式的租赁合同，形成租赁事实，未经过批准不得随意改变；固定资产租赁期限内和期满后，企业的相关部门要始终关注合同的履行情况，最后还要决定是否在期满后购买资产。

3．进入企业后的控制

验收、财产保险、入库管理等内容是固定资产增加控制的最后环节，对于需要安装的固定资产在完成安装后才能进入企业，具体的控制内容如下。

(1)资产验收，主要是对固定资产的质量、数量等进行控制。采购的固定资产运达企业后，采购部门和仓库部门核对资产的数量、规格、品牌是否与合同的记录相符，检查无误后填制验收单，并按照业务流程传递到其他部门。对于需要安装的固定资产，验收部门应该监督安装人员的工作，之后由生产技术人员或其他人员操作、使用设备，达到既定的标准后再填写验收单，并由验收人员签章以示明确责任。表3—2是验收单的简单格式。

自制生产的固定资产制造完成后，生产部门将完工情况报告主管部门，财务部门收到完工的支出资料后，与投资预算进行比较，如果和预算的差距较大则需要上报最高管理层处理，并对有关的结算款项进行报销。最重要的控制活动是完工验收，生产部门提出验收申请后，企业聘请专门的技术人员对设备的使用进行检查，财务部门收集有关信息，并汇总生产报告修理和维护计划；选择科学的修理时间，保证设备修理不会影响生产活动的进行；选择适应企业生产情况的修理、维护周期，保证企、比生产活动的健康、可持续进行；生产部门的修理支出较高，应该提前做出费用申请，并由部门主管审批签章；如果是由企业外部的专业人员进行修理、维护，应该派专人监督和考察固定资产的修理效果，保证修理质量。

(2)其他使用部门的控制。除了生产设备之外，企业各部门都拥有和使用固定资产，这些固定资产的修理和维护控制有别于生产设备，主要原因是这些固定资产的使用不是很频繁，修理、维护支出也不是很高，一般由各部门自身控制即可。主要的控制内容有：各部门应该制定固定资产修理预算，预提修理资金，保证修理的计划性；确定专门的人员负责部门固定资产的修理和维护工作，以明确责任；严格管理修理预算资金，防止挪用和丢失；加强部门各项固定资产的日常维护，有效节约修理成本。

(3)财务部门对固定资产保管的控制。企业财务会计部门应该对各种生产设备、房屋和其他固定资产的修理、维护情况进行会计记录，保存固定资产的历史成本资料，制定部门映费用预算并考核预算的执行情况，合理分摊修理成本。具体的控制内容主要有：遵循会计制度、准则的规定进行固定资产修理费用的核算；财务部门主管复核各部门提交的固定资产修理预算；严格区分资本性支出和收益性支出，确定不同的费用标准；关注各项固定资产的修理、维护支出情况，对于不正常的波动进行控制；建立固定资产修理的费用明细账，全面反映固定资产的修理费用结构和支出总额。

(三)固定资产处置的控制内容

固定资产的处置控制是对固定资产退出企业经营活动过程的控制，一般来说固定资产退出的方式有两种：一是正常的退出，即固定资产使用寿命期满，不能为企业带来经济效益或提高生产效率；另外就是非正常退出，即由于出售，于合理的使用或意外的丢失、损坏导致的固定资产无法继续使用。固定资产的处置关系到企业正常生产活动的顺利进行，特别是非正常的处置很可能导致固定资产的投资成本无法收回，因此企业的管理部门应该对固定资产的处置过程进行控制。

1．固定资产销售的控制

固定资产的销售经常发生，企业的各部门共同完成销售过程，主要的控制内容如下：固定资产的使用部门要对销售的原因进行说明，各部门合作编制销售申请，然后上报到最高管理层；销售部门编制销售计划，了解市场价格、分析销售的效益性，必要的情况下要聘请专业的评估机构对固定资产的余值进行评估：仓库管理部门应该根据销售计划编制《固定资产销售明细表》，详细记录固定资产的数量、种类、存放地点和使用历史；固定资产销售之后，财务部门应该及时取得销售发票和有关税、费的票据，记录和报告固定资产的销售情况和其他资产资料，同时要对固定资产的销售收入进行资金管理和监控。

2．固定资产出租的控制

固定资产的出租主要有融资租赁和经营租赁两种，由于两种租赁的性质和内容存在差异，所以对固定资产出租的控制内容也有所不同。

(1)融资租赁的控制内容。固定资产融资租赁的期限较长、风险较高，而且租出的固定资产大多不打算收回，属于重大的资产处置项目，所以各部门在出租固定资产之前要向有关主管部门提出申请，并提交相应的分析报告和资料，待批准后再进行固定资产租赁业务。

项目获得审批通过之后，仓库管理人员应该根据取得主管签章的批准材料清点拟租出的固定资产，在此过程中要记录出租固定资产的规格、库存数量、使用情况以及出租期限，清点完毕后还应该在备查登记簿上记录固定资产的详细资料。

固定资产在出租之前要在企业内部转移，集中到同一个仓库中。固定资产出库时，仓库管理人员应该按照规定的出库程序办理出库，对接近固定资产的人员进行监督，防止舞弊的发生。仓库管理人员办理固定资产出库之后，还应该协同有关记录人员修改固定资产的文件资料，保证记录和实际相符。

融资租赁固定资产到期后，如果承租方不购买，企业应该及时收回固定资产，履行规定的入库手续，恢复有关的记录；如果承租方决定购买，企业应该作销售处理，并注销出租固定资产的所有记录，各部门要保持一致性，防止出现虚列资产的现象。

财务部门在融资租赁中发挥着重要的控制作用，财务部门的控制内容有：对固定资产融资租赁的效益性进行评价，编制《固定资产融资租赁损益表》；按照

会计制度的规定准确计算租金收入，合理确定租金分摊的方法；遵循实质重于形式的原则，结合融资租赁合同的内容，调整出租固定资产的核算内容，反映企业经营活动的真实情况。

(2)经营租赁的控制内容，企业用于经营租赁的固定资产多处于闲置不用或暂时不用的状态，所以经营租赁控制的首要内容是确定租出资产的范围。出租固定资产的部门要向主管部门提出申请，主要是说明出租的固定资产目前不在使用中，可以短期出租，只有得到批准之后才能继续出租业务。

仓库管理部门、人员的控制内容与融资租赁固定资产的控制内容相似，可参照前文内容。固定资产经营租赁完成之后，企业仍然要负责固定资产的修理和维护，固定资产的出租部门应该结合修理和维护的控制内容进行管理。经营租出的固定资产企业基本都会收回，如果租赁合同上签订了有关的购买约定，企业应该履行合同，并注销相应的固定资产记录。

财务部门主要的控制内容是：分析固定资产经营租赁的效益性，确定合理的租赁期限，选择信誉好有能力的承租单位；准确计算经营租赁的租金收人，对租金收入的资金进行严格管理；按照配比原则对各租赁期内的租金收入和费用进行对比，并监督承租方租金支付情况；资产收回后合理确定折旧计提期和折旧率，对固定资产的价格进行调查，按照可变现净值与市价孰低的原则计提减值准备。

3．固定资产意外毁损和丢失的控制

固定资产放置在仓库中可能发生损坏或丢失，一旦出现了损坏、丢失就需要及时地处理和补救，这些补救措施就是主要的控制内容，具体有：建立快速反应机制，当发生固定资产的毁损、丢失时仓库管理人员和固定资产使用部门应该及时提出书面报告，并上交给有关管理部门；仓库管理人员根据发生损坏、丢失的固定资产的实际情况修改或清除固定资产的文字记录，防止固定资产记录与实际情况不符；对于固定资产的损坏，应该查明原因。如果是由于人为使用不当或保管失职，要责令直接责任者赔偿损失，如果是不可抗力因素造成的损失，企业应该根据固定资产的投保情况获取保险公司的赔偿；损坏或丢失固定资产的部门要及时评估对正常经营活动的影响，如果必要应该及时向有关管理部门提出修理或购进固定资产的申请。

4．固定资产的正常报废控制

固定资产具有一定的使用寿命，当使用了较长的年限之后其使用效率就会急剧下降，企业就应该按照一定的报废程序进行处理。由于固定资产的价值较大，报废过程较为复杂，为了保证固定资产处置工作的顺利进行和保持计划性，应该对报废过程进行控制。

主要的控制内容有：固定资产管理部门应该经常检查各部门持有的固定资产的使用情况，如果出现了以下情况：

(1)严重的毁损，使固定资产失去了原有的功能并且无法恢复到可正常使用的状态；

(2)由于生产事故导致固定资产使用寿命提前结束；

(3)其他造成固定资产处于报废状态的原因。上述几种情况出现之后，管理部门需要对固定资产进行报废处理。

如果固定资产报废后直接退出企业经营活动过程，不进行对外销售，有关管理部门应该编制《固定资产正常报废单》，记录报废固定资产的型号、所属部门、数量等信息。同时还应该进行必要的清理程序，评估固定资产的残值以及清理费用，防止出现残料丢失的现象。，

如果企业打算出售报废的固定资产；则控制内容有所不同。首先，固定资产的使用部门应该提出销售申请，并向主管部门报告等待审批通过。其次，要编制《报废固定资产出售单》，记录报废固定资产的有关信息，以便顺利执行相应的出库