项目一-设置采购管理部门

2024/1/301采购管理与仓储2024/1/302教材：采购与仓储管理实务北京大学出版社,耿波、聂强大主编

2024/1/303国际商报·物流周刊、中国商报·物流周刊、物流、物流世界、物流技术与应用物流技术、物流科技中国市场现代物流报其他参考资料：

采购管理2024/1/304

课程考核方式：

平时成绩20％

课堂考勤课堂发言平时项目考核40％期末综合大项目40％工程一采购管理根底能力知识目标了解采购的含义、地位与作用理解采购的原那么与程序理解采购与采购管理的区别与联系熟悉采购市场调查与预测方法能力目标能够划分采购管理部门并设置岗位，制定岗位职责能够编制采购方案任务一设置采购管理部门【任务目标】以小组为单位，设置你们的采购管理部门，划分采购管理部门、设置岗位，培养团队合作精神和分工、协调能力。【任务内容】各小组选定组长，在组长的带着下设置采购管理部门；设置岗位并取名，书面表达；制定各个岗位的的工作职责，书面表达；对采购人员进行工作分析，书面表达。2024/1/309知识链接1采购组织与采购岗位设置1.1认知采购和采购管理1.2认知采购管理组织1.3认知采购岗位设置2024/1/3010引导案例：甲供给商接到A公司上海分公司的要买10台电脑的询价，又接到该公司总部询价电脑100台。同时，该公司IT部门询价某型号电脑配置和价格，并称需要笔记本电脑10台。甲供给商心想A公司今年肯定有大的工程，频频添置新设备，立刻派人光临A公司，投之以“礼〞。试分析A公司的采购管理状况。该如何改进？2024/1/30111.1采购与采购管理一、采购的概念〔一〕根本概念“采〞：摘取、挖取、选取、收集

“购〞：货币转化为商品的交易过程

狭义的采购广义的采购2024/1/3012狭义的采购狭义的采购是买东西，就是企业根据生产经营活动的需要，通过信息搜集、整理和评价，寻找、选择合适的供应商，经过商务谈判确定价格和交货条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。2024/1/3013广义的采购广义的采购是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过其他途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。租赁借贷交换2024/1/3014二、采购的地位〔一〕采购的价值地位〔二〕采购的供给地位〔三〕采购的质量地位1.1采购与采购管理2024/1/3015〔一〕采购的价值地位销售总额采购本钱〔60％〕工资和福利〔20％〕管理费用〔15％〕利润〔5％〕采购本钱是企业本钱管理中的主体和核心局部。2024/1/3016采购本钱案例1江苏省某企业生产的产品中，原材料采购的本钱占60%，生产加工、销售及相关的行政费用占30%，纯利润10%。该厂后来利用网上采购的方式，使原材料采购本钱从原来的60%下降到55%；而这看似不起眼的5%却使该厂的利润一举增加了50%！

2024/1/3017采购本钱案例2IBM公司过去也是用“土方法〞采购：员工填单子、领导审批、投入采购收集箱、采购部定期取单子；不同地区分公司的采购自各为政，采购主体分散，重复采购现象普遍。IBM的采购管理存在什么问题？如何进行采购变革？2024/1/3018IBM的采购变革1、成立全球采购部〔其内部结构按照国家和地区划分，并设立了全球首席采购官的职位。组织结构确实立，意味着权力确实认〕2、梳理采购流程〔涉及：采购物资的分类、采购的审批权限如何分割，财务流程与采购流程如何衔接〕3、推行电子采购系统〔由4大系统构成，即采购订单申请系统、订单中心系统、订单传送系统(与供给商网上沟通)和寻价系统〕2024/1/3019IBM采购变革的后果在5年的时间里，得益于采购变革，节约了40多亿美元的资金。2024/1/3020〔二〕采购的供给地位供给商制造商客户1、生产的可靠性2、生产的柔性3、交货周期4、送货频率2024/1/3021〔三〕采购的质量地位

原材料质量差产成品质量差产成品反复维修客户不满意客户放弃购置2024/1/3022三、采购的作用、特点和分类〔1〕采购的作用1．采购是保证企业生产经营正常进行的必要前提2．采购是保证质量的重要环节3．采购是控制本钱的主要手段之一4．采购可以帮助企业洞察市场的变化趋势1.1采购与采购管理2024/1/3023采购是从资源市场获取资源的过程。1采购是商流过程和物流过程的统一。2采购是一种经济活动。3〔2〕采购的特点1.1采购与采购管理2024/1/30241.按采购主体分类

〔3〕采购的分类1.1采购与采购管理2024/1/30252．按照采购的范围分类〔1〕国内采购〔2〕国外采购3．按照采购的时间分类〔1〕长期合同采购〔2〕短期合同采购1.1采购与采购管理2024/1/30264．按照采购的方法分类〔1〕JIT采购〔2〕MRP采购〔3〕供给链采购〔4〕电子商务采购5．按照采购的对象分类〔1〕有形采购〔2〕无形采购1.1采购与采购管理2024/1/3027四、采购的程序采购的根本程序会因采购品的来源、采购方式和采购对象的不同而在细节上存在差异，但是多数企业的根本采购程序那么大同小异。1.1采购与采购管理2024/1/30282024/1/30292024/1/30302024/1/30312024/1/3032采购的根本程序1、提出需求2、描述需求3、选择可能的供给来源，评价供给商4、确定适宜的价格5、发出采购订单6、订单跟踪与催货7、产品检验8、不符与退货处理9、结案10、记录与档案维护2024/1/3033采购管理采购管理是指为保障企业物资供应而对企业的整个采购过程进行计划、组织、指挥、协调和控制活动。2024/1/3034采购管理的目标1．适时适量保证供给2．保证质量3．费用最省4．协调供给商，管好供给链2024/1/3035采购管理的内容2024/1/3036采购管理的作用〔一〕直接作用〔二〕间接作用2024/1/3037〔一〕直接作用1、采购管理可以通过实际本钱的节约显著提高营业利润；2、通过与供给商一起对质量和物流进行更好的安排，采购管理能加快资本周转；3、通过科学的采购流程管理，能够对企业的业务流程重组及组织结构的改革做出奉献；4、提供信息源的作用2024/1/3038〔二〕间接作用1产品标准化；减少库存；2提高企业部门间的协作水平。5对产品设计和革新的贡献；4增强柔性；32024/1/3039引导案例：G超市是一家内地知名的日用品百货超市，如今该超市意欲在H省局部二级城市市场中也分得一杯羹。首家地方旗航卖场选定在D市登陆，该卖场占地面积1300平方米，主打食品销售，筹建及主要人员招聘工作已根本完成，预期在当年国庆黄金周正式对外营业。小黄作为被公司首批任用的中高层干部，将担任超市采购经理，他所面临的首要任务就是在不多的时间里确定采购组织结构，组建采购工作团队，制定局部工作流程，参与岗位职责设计等，为按期开业铺平道路。1.2采购管理组织2024/1/3040引导案例：采购部门是企业中重要的组织结构构成局部，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或效劳顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展。为了采购任务的顺利完成，下面进入一个新的业务操作环节：建立采购组织。1.2采购管理组织一、采购管理组织的含义1.2采购管理组织2024/1/3041采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。二、采购管理组织设置的原那么采购管理部门应该依据以下原那么进行设置：部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业的管理水平相适应1.2采购管理组织如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式例如：三、采购组织的类型1.分散型组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。

分散的采购组织结构公司总部职能部门职能部门子公司A采购、生产、市场/销售子公司B采购、生产、市场/销售子公司C采购、生产、市场/销售优点缺点自主性、灵活性、多样性可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争

造成供应商分散和混乱技术人员短缺，成本上升重复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制过量的地方采购分散型采购组织的特点适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司2.集中型采购组织由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。集中的采购组织结构公司总部采购总部职能部门子公司A生产、市场/销售子公司B生产、市场/销售子公司C生产、市场/销售优缺点比较：优点缺点规模效应标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利用避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争。上下级之间的抱怨对系统的反抗过高的管理费用对市场的反应较慢

适用：适用于下属的经营单位购置产品的相同或类似的公司3.集中/分散的采购组织结构〔混合型〕在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。公司总部采购总部职能部门子公司A子公司B子公司C采购生产营销采购生产营销采购生产营销这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。中国移动的“集中采购〞中国移动通讯〔以下简称中国移动〕于2000年5月16日正式挂牌成立，在国内31个省〔自治区、直辖市〕和香港特别行政区设立全资子公司，并在香港和纽约上市。以超强全网络覆盖能力使得用户超九亿。如此庞大的通讯网络系统需数万计的基站得以实现“沟通无处不在〞的承诺。支撑此系统所需设备及物料年采购金额逾百亿元，中国移动通过精益思想下的“集中采购〞策略得以实现此系统高效运作。2024/1/3052中国移动的“集中采购〞集团采购集团采购对象主要针对集团公司少数品种用量大金额大的常规物料，如开关电源、馈线、蓄电池、光缆光纤、电力电缆等物料，由集团北京总部在全国范围内进行网络招投标〔中国移动有自己开发的电子采购平台〕，中标供给商按集团方案向中国移动在全国的五个物流枢纽〔华北江苏华东天津西北陕西西南重庆华南广东〕供货，各供给商根据自身企业位置选择供给区域。集团对各类常用物料设置最低最高存量标准，一旦到达最低存量〔订购点〕供给商将补充到最高库存量。每个物流枢纽〔移动内部称大区〕再根据辅射区需求方案需求进行统一配送。2024/1/3053中国移动的“集中采购〞省级采购省级采购活动对集团公司来讲，属于分散采购；对县级市而言，又是集中采购。采购对象是基站辅助设备、办公室、营业厅用办公设备设施。如摄像头、电脑、空调等。这类物料有用量大、标准化、价值居中、供给源充足等特性。由各县市分公司向省采购中心报需求方案，省采购中心跟踪向供给商下达订单，各需求单位负责订单跟踪，实行集中采购、分开收货、集中付款模式，实现了科学的“采〞“购〞分开的采购流程。2024/1/3054中国移动的“集中采购〞地市级采购地市级采购对集团采购和省级采购而言，属于分散采购。采购对象为所管辖范围内所需低价值，标准化物料，如办公用品。该类物料价格透明，金额低，市场供给能力强，将采购权力下放是最好的做法。2024/1/30552024/1/3056案例分析—康乐健身俱乐部李梅是康乐健身俱乐部惟一的采购人员。这家健身俱乐部在广东有19家分部。2月份，她刚刚推行了一项一个月之前设计的集中化采购方案。现在，她正在考虑如何处理来自一些经理(特别是佛山的三家健身中心“联盟〞的经理)的阻力。康乐健身俱乐部康乐健身俱乐部十年前由寒冰创办并所有。韩冰是来自广东商学院的一名商学院的毕业生。25岁时，他在广州开办了第一家健身中心。经过十年的苦心经营，中心逐渐开展壮大，目前在广东一共有19家连锁健身中心(见表1)。目前，总部还是设在广州。1.2采购管理组织2024/1/3057表119家康乐健身俱乐部健身中心的分布李梅李梅今年29岁。研究生一毕业她就参加了康乐健身俱乐部，成为一名采购人员。她的工作包括对采购的管理和对库存的控制。在研究生毕业之前，她曾有过几年的工作经历。尽管她做过多种不同的工作，但是没有一种与采购或库存控制有直接联系。正如她所说的，“这是我在这一领域从事的第一份工作。1.2采购管理组织2024/1/3058李梅来之前康乐健身俱乐部的采购体系为了维持各健身中心的运作，康乐健身俱乐部需要很多不同的东西。包括机器和设备的部件，如自行车配件和磨砂灯泡以及办公用品和卫生用品。李梅进入康乐健身俱乐部之前，采购物资是随需随买(例如，有什么需求就到附近的商店购置)。在总部，曾经有一个兼职人员来负责采购和库存控制。不过她只负责总部的工作，不负责其他18家健身中心的物品采购，仅仅做出记录。李梅的新集中化采购体系到康乐健身俱乐部的第一个星期，李梅查阅了她所接替的那名兼职工作人员留下的两本记录。她对于俱乐部随需随买的采购体系感到很惊讶，认为这种情况下使用集中化采购会更有效。她向老板谈了想法，老板鼓励她深入地调查研究。1.2采购管理组织2024/1/3059于是，她就着手对这一问题进行了一些调查工作，结果发现，集中化采购系统确实可以为俱乐部节省一大笔开支。例如，她找到了一家供给商。如果俱乐部向其批量购置卫生用品的话，这家供给商可以把价格降低一半左右。于是在寻找更多的提供不同物品的供给商的同时，李梅开始制定集中化采购体系的细节。李梅设计的集中化采购体系根本上将所有采购物资权利集中到了总部。健身中心的经理们不能再像原来那样购置各自中心所需的物品。如果有需要，他们要填一份请购单，然后到总部。这一工作的最后期限是每星期一的下午5点钟。在下个星期一，各中心所请购的物品将被送达。萨莉发现各中心所请购的物品不适宜时，有权力加以否认或是减少采购量。不过，每一个中心有600元的现金用于应付可能发生的紧急需求。1.2采购管理组织2024/1/30601月底，李梅完成了方案，这一方案立即得到老板的同意。接着，她以备忘录的形式向所有的19个中心解释了新采购体系的实施原因和具体需求。健身中心经理的抵抗在新方案实施一个月后，李梅受到了挫折，因为有几个健身中心的经理对这一方案加以抵抗。最棘手的是佛山三家健身中心的经理“联合〞起来拒绝接受新的采购体系。李梅认为，在她1月份发出备忘录之后，这三家达拉斯健身中心的经理就会过面，并决定在佛山联合起来采购其所需的物品，而不采用李梅的集中采购体系。她的这一猜测没有证据，但她确实也没有从佛山的任何一家健身俱乐部接到过采购申请。1.2采购管理组织2024/1/3061至于其他的健身中心，李梅不知道是否其所需的所有物品都是由她来采购。她从每一家健身中心都收到过请购单，而且也尽力满足这些采购申请。可是，她为所有的采购申请所设的一个星期的周转期限在实际当中也不是都能到达。为了满足所收到的各种不同的采购申请，她常常忙得焦头烂额。因此，也就没有什么时间去静下心来评判一下集中化采购体系的运作效果。1.2采购管理组织2024/1/3062请完成以下任务：仔细阅读案例资料〔10分钟〕查找资料，为你的论点提供理论支持〔20分钟〕答复以下问题〔20分钟〕1〕康乐健身俱乐部原采购系统存在什么问题？2〕李梅的新采购系统有什么好处？3〕李梅在推行新采购系统过程中遇到了什么困难？4〕李梅目前急需解决的问题是什么？5〕如果要有效推行新的采购系统，你的建议是什么？1.2采购管理组织集中和分散需考虑的标准：采购需求的通用性地理位置供给市场结构所需的专门技术价格波动客户需求采购部门结构图采购调研部门流程管理部门采购部一采购部二采购部三采购经理采购主管库存主管库存计划库房主管四、采购组织的设计方法采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购部经理采购课课长稽催课课长管理课课长研究课课长原料组组长燃料组组长设备组组长办公用品组长维修组组长钢材采购员塑料采购员化学品采购员电器采购员机械采购员某金属制造公司组织表一般会按以下的角度来设计采购部门：1.按采购地区设计采购总部国际采购国内采购东北地区华东地区华南地区欧洲地区美洲地区亚洲地区2.按物品类别设计

采购总部采购一部采购二部采购三部办公用品电子零件采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表3.按采购功能设计采购总部寻找来源议价招标比价议标决标签约稽催履约供应处内购课外购课接辖课资讯课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表4.混合式编组实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。采购处内购课原料课外购课主要原料助剂染料某人造纤维制造公司采购组织表采购作业方式之优劣比较按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式1.一贯作业的组织方式优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当清楚。符合规模经济的原那么。和供给商的关系良好。由于对供给商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。缺点：一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。2.分段式作业的组织方式优点：每位采购员只负责采购过程中的一局部，熟能生巧，减少错误的时机，并提高办事效率。一方面是分工合作，另一方面那么内部牵制，除非全体人员集体作弊，否那么勾串不易。采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。缺点：采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。1.3采购岗位设置1、采购总部的职责2、下级采购部门的职责3、采购相关人员的职责供给商选择与评价协调各分采购部门的采购工作与企业其他部门沟通，制定采购方案，且将重要的采购方案报上级批准制定采购制度和设计合理的采购流程控制采购风险完成采购人员的培训和组织的调整共同商品的订货和结算处理1.采购总部的职责2.下级采购部门的职责执行采购总部制定的采购方案，组织具体的采购活动；对于本局部特有物品的采购，寻找适宜的供给商，并且和供给商进行谈判；核对请购单所购物料的技术标准和技术标准；市场信息的收集，价格变化的调查分析。3.相关采购人员的职责采购总监采购部门经理采购主管采购助理采购员采购文员案例讨论：一位从事家电配件销售的朋友颇有感触地说，现在的采购人员把戏翻新，供给商无所适从。据他介绍，P公司的采购员A是一位“高手〞，为此，此采购员常常受到公司的表彰。A的“高招〞是：一方面采取多家同时供给的方式，挑起供给商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供给商的配件价格，以获取公司的高额奖金和表彰。供给商由于回扣不断增高而价格又不断降低的压力，无法对配件生产进行“精耕细作〞，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评采购人员，在一定程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。思考：1、企业的采购人员应该具备什么样的素质？2、企业如何评估采购人员，又如何杜绝采购过程中的“回扣〞问题？能力方面价值分析能力预测能力表达能力专业知识品质方面临财不苟得敬业精神虚心与耐心采购人员应具备的能力和品质附：采购人员应掌握的知识知识产权法律概念采购谈判竟标与评价客户关系管理有效采购技术供给商的差异管理法律常识采购的财务根底国际贸易及风险分析合同模式及管理异国文化背景差异多文化背景团队的协同采购及筛选策略的培训战略供给商关系管理采购流程电子化管理采购合同电子化中国的汽车行业采购人员招聘一般要求：本科以上学历〞，汽车工程/机械/机电一体化/自动化/电气相关专业或高分子/塑料、橡胶、企业管理等专业熟悉汽车零部件供给体系熟悉生产管理体系和相关质量管理体系较强的协调、沟通能力具有织物面料、塑料、设备采购或新工程管理经验者优先掌握现代企业采购业务流程三年〔或2年〕以上采购工作经验〞等等丰田采购培训体系相比之下，丰田的采购聘用制度要求：1、普通采购人员招聘条件：有能力的大学毕业生，没有特定专业的限制，但必须认同丰田的培训制度。2、采购主管：丰田的采购主管及以上级别的人员，一般都是从丰田内部提升的。对采购主管的要求是对丰田所要采购的产品已经有了数年经验，深入掌握丰田采购模式，而且最好是有丰田生产管理经验的。很小的一局部一直在采购部工作，一般的采购人员做了7—8年后，就会到其他部门任职。丰田采购培训体系丰田对没有经验的大学生进行标准化的采购系统培训，通过培训课程、现场生产线观察、不断创造采购员和其他部门工人和主管的交流时机，帮助他们一步步把标准作业作好，清楚地知道自己的工作职责和工作范围，深刻地得出：公司要什么样的产品，我要做什么，我在公司中的重要性是什么。在这样的培训体系和企业文化气氛下，采购人员会努力做到：第一，了解产品本钱，采购最好产品。第二，和供给商建立战略同盟关系，互惠共赢。丰田采购培训体系采购员一般采购同一个产品不超过3-5年。对被培训的采购员来说，第一年是适应期：前半年是学习，后半年是了解；第二年是磨合期；而第三年成熟了，就可被调换到另外的产品采购。这样是为了两点：一，防止采购员和供给商的关系太熟而导致作出非客观地采购产品的决定；二，继续培养增加采购员的知识和能力。丰田采购培训体系丰田采购部门对丰田战略奉献的原理和案例煎鸡蛋原理当初，人们都用食用油来煎鸡蛋。对于一般的本钱节约的改进来说，无谓是每天多节约几滴油，一年下来也就节约了几两油。但战略性的节约就不同了。一种不用油的煎鸡蛋的不沾锅被创造了，从此每天煎鸡蛋就不需要油了，一年下来，是十几斤，十几斤的节约。买不沾锅是需要一点投资，但被节省的油，没几个月下来就可以又买一个锅了。这是彻底的战略性的节约。这种道理，很多人都明白，但大多数人一辈子都在节约几滴油，杰出的就想出了创造不沾锅。2024/1/3089丰田采购部门对丰田战略奉献的原理和案例把这个原理，利用到采购活动中，例如：在整车车间，工人要装很的多电线的接头。有的是跟发动机、防雾器、电椅电门、电窗的电表连接的，有的是跟空调连接的