原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范

原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写标准

为加强我校档案工作的治理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积存档案史料，更好地为学校各项工作效劳，依据2023豫政[72]号《河南省国家行政机关公文处理实施方法》的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求标准如下：

一、文件材料载体使用要求

1.各类归档文件材料载体应符合国家标准要求，归档的纸质材料的质量应到达色泽雪白，质地严密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。

2.公文用纸幅面规格要统一标准，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采纳国际标准A4型(210mm*297mm)，人事档案材料用纸一般采纳国际标准B5型(257mm*182mm)，有特别要求的除外。

3.教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、讨论生教育使用的各类表格、科研成果、规划等)及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格(入人事档案的材料除外)。

4.基建档案类图纸局部的纸质材料，按行业标准执行。

5.声像类归档的载体材料较为简单，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清楚、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料;照片归档时，底片、文字说明必需随之一同归档。

6.学生成绩大表上必需粘贴照片。

二、书写及字迹材料的要求

1.各类归档文件材料字迹要工整、清楚、不要书写错字、别字及不标准的简化字。

2.学校各级领导、各部门不管是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必需使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色抄写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。制止使用铅笔、一般圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。

3.凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应马上复印,并将传真件同复印件一起归档。

4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置(应在2.5cm以上)。

三、工作中严格要求，严格治理

学校各单位办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监视检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。

四、本标准由学院办公室负责解释，自下发之日起执行，其它与本标准冲突的规定自行废止。

篇2：原中工学院档案治理方法

原中工学院档案治理方法

一、总则

第一条为了切实贯彻落实国家教育部和河南省教育厅、省档案局关于档案工作的指示精神，加强学校的档案工作，有效维护档案的完整与安全，更好地为教学、科研和各项治理活动效劳,依据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《一般高等学校档案治理方法》和有关档案法规，结合我校实际状况，特制定本方法。

其次条本方法所称的档案是指原中工学院在教学、科研、党政治理、人事治理及其它各项活动中直接产生的，有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案实行集中统一治理的原则，确保完整、精确、系统和安全，便于开发利用。

第四条档案工作是办好学校的重要根底工作之一，是学校进展科学治理、教学评估的重要组成局部。档案工作纳入学校工作规划，纳入治理制度，纳入相关人员的职责范围，并在人员、经费、库房、设备等方面赐予保证。

第五条档案材料是开展教学、科研、生产、建立及各项治理工作的真实反映，是连续开展各项活动的重要依据和必要条件。全校教职工有爱护档案并利用开放档案的权利和义务。

二、领导体制和机构设置

第六条学校档案工作由一名学校领导分管，并主动承受上级部门的指导、监视和检查。

第七条学校设立综合档案室，隶属学院办公室。学校各院系(部)、处、所、中心必需明确一名负责人分管本单位的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。

第八条学校综合档案室负责统一治理全校的各类档案，并对各立卷单位兼职人员的业务实行指导、催促、检查。兼职档案员承受综合档案室的业务指导，负责本单位档案材料的收集、整理、鉴定和立卷归档工作。

三、档案治理

第九条学校综合档案室应依据上级有关规定，建立健全档案工作各项规章制度，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进展科学分类、编号、编制多种形式的检索工具，提高档案利用率。

第十条学校各部门和个人应根据我校公文处理方法及相应规章制度，精确、完整地将在公务活动中形成和积存的文件材料，按时向本部门或综合档案室移交。

其中，职能部门和按年度归档的部门档案,应在次年5月30日前归档;教学部门和按学年度归档的部门档案,应在次学年11月1日前归档;科研、基建等部门档案，应在工程鉴定完成后6个月内归档;财会档案应在财务部门存放3年以后移交学校综合档案室。任何部门和个人不得以任何理由将档案据为己有或拒绝归档。

第十一条学校严格实行由文件形成部门及课题组立卷归档制度。在工作完毕或告一段落后，兼职档案员必需将应归档材料收集齐全，依据其自然形成规律和内在联系，根据《原中工学院档案实体分类方案》加以系统整理、组卷，经部门主管领导批阅后，按时向学校综合档案室移交。

第十二条应归档文件材料的范围应遵照《原中工学院文件材料归档流程》和《原中工学院档案实体分类方案》的规定执行。归档文件的材料载体应符合《原中工学院各类归档文件载体使用要求及书写标准》

学校规定不得归档的材料，制止擅自归档。

第十三条原中工学院档案共分十大类：党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、外事类、基建类、设备类、出版类、财会类。

四、档案的利用

第十四条综合档案室保存的档案，主要供本校利用。其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学院办公室主任或综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题、党和国家机密，须经学校主管领导批准;涉及查、借阅他人的科研课题的需经课题组负责人同意。

第十五条综合档案室应编制必要的检索工具，积极开展档案的编研和信息开发工作。

第十六条对于重要的、宝贵的档案和资料，一般不得供应原件使用。如特别缘由确需使用原件的，须经学院办公室主任批准并办理必要的手续，最长借阅时间不得超过10个工作日。

第十七条综合档案室对外实行有偿效劳，收费标准由学校财务处制定。

五、考核与奖惩

第十八条学校建立档案工作检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员和突出的效劳业绩、讨论成果赐予嘉奖。

第十九条对于违反本方法的行为，视情节和后果的严峻性，将赐予处理：但凡不按规定归档的，取消该部门和责任人的评先资格;对档案造成损坏的，将视严峻程度赐予相应处理。后果特殊严峻，违反了《档案法》的行为，应根据《中华人民共和国档案法实施方法》规定的程序和处理方法予以惩罚，并按有关规定建立备案制度。

有以下行为者，依据情节轻重，建议直接责任人所在单位赐予行政处分;情节严峻构成犯罪的，依法追究刑事责任：

1.损毁、丧失档案的;

2.将公务活动中形成的应归档的文件材料据为已有,不按规定或不按期移交档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自供应、抄录、公布、销毁档案的;

5.倒卖、出卖档案的;

6.携带制止出境的档案及其复制件出境的;

7.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

六、附则

其次十条本方法由学院办公室负责解释。

其次十一条本方法自公布之日起执行。原《郑州纺织工学院档案治理方法》同时废止。

篇3：原中工学院公告和规章制度网上公布方法

原中工学院公告和规章制度网上公布方法

为充分发挥我院计算机网络的作用，提高工作效率和工作质量，特制定以下方法。

一、校园网是学院公告和规章制度的一个重要载体。校园网主页上的“公告栏”和“公文公布”栏分别是公告和规章制度公布的固定栏目。各部门应指定专人，对这两个栏目予以关注。

二、网上公告和规章制度的效力

在校园网上公布的公告和规章制度，自公布之日起生效，其效力与书面通知和以公文形式公布的文件相当。

三、阅读权限与帐号、密码治理

(一)阅读权限

公告面对全社会，校内外人员均可阅读。

规章制度面对校内，主要分两个层次，一个层次是全院师生均可阅读，一个层次是教职工凭帐号阅读。

(二)帐号、密码治理

每个部门可以申请一个帐号，设一个密码，并要对自己的帐号和密码进展必要掌握，防止帐号、密码外泄。

四、网上公布公告和规章制度的要求

1.已经以红文头文件形式下发的公告和规章制度，要以红头文件内容为准，不得擅自更改。

2.未形成红头文件的公告和规章制度，在上网前要参照《原中工学院公文处理方法(修订)》执行，即在经过部门审批程序后，要呈报主管院领导批阅;内容如涉及若干个部门，首先要充分协商，达成全都意见后，再报请主管院领导批阅。在主管院领导同意后，方可作为上网材料。

五、公布程序

公布公告和规章制度，应简化手续，充分发挥网络的便捷作用，同时要严格把关，确保内容的严厉性和精确性。

(一)公揭发布

在拟公布文稿上，部门主要负责人要仔细审核，加盖部门印章，并逐项填写“上网申请表”(见附件，可在网上下载)，并将拟公布文稿和“上网申请表”送院办主管文秘工作的负责人审批后，由学院办公室秘书科负责公布。

(二)规章制度公布

部门要严格根据“公文公布”的公文录入程序录入，不能有缺项。同时，逐项填写“上网申请表”，注明上网类别，送院办主管文秘工作的负责人审批，在获得批准后，将审批表送学院秘书科。学院秘书科根据网上“公文公布”的程序，对部门录入的规章制度进展审核、公布。

六、治理权限

现代教育技术中心负责供应技术支持和效劳，学院办公室负责上网材料的审批、公布。各部门应指定专人，负责公告和规章制度公布的详细工作。

七、本方法由学院办公室负责解释。

八、本方法自发文之日起生效。

附：网上公布公告