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文档简介

公司合同保管管理制度一、概述公司作为一个法人实体，在经营活动中与众多的合作方签订了各种合同，如采购合同、销售合同、租赁合同等等。这些合同是公司经营的重要依据，也是公司权利和义务的体现，因此，公司必须对合同进行规范化、系统化、科学化的保管和管理。二、合同保管的范围和要求合同保管的范围应包括所有涉及公司经济活动的合同，包括采购、销售、租赁、服务、劳务等各种类型的合同。合同保管的具体要求如下：1.统一编号：所有合同应有唯一的合同编号，并建立电子和纸质合同档案。2.分级保管：根据合同重要性，纸质档案应分级保管。3.合同备份：根据公司的备份策略，经过扫描将纸质合同转化为电子合同，并在备份设备上存储备份。4.合同出借使用：合同禁止私人用途，严禁向外借出。5.合同注销：在合同结束或到期后及时进行注销处理，注销后将纸质公章、财务会计章销毁或存档。三、合同管理流程合同档案管理应遵循以下流程：1.合同签订当一份合同被签订时，应当按照制度执行，由法务部门或专责岗位进行备案，并建立所属项目档案及相关联单证文件。相关人员应对合同的重要条款进行解读、审核和确认。2.合同存储合同纸质原本或扫描电子文档应根据保密等级存放在指定的保险柜内，由专业管理人员进行单独保管。对于重要合同，公司应当采取保全或银行托管等措施进行保管。3.合同备份公司应根据合同备份策略，进行扫描备份。将纸质合同转为电子合同，并进行多重备份存储，确保合同完整性和安全性。4.合同查阅合同存储在保险柜内，纸质文件应由专业人员进行查阅。电子文件由授权人员通过系统进行查阅，查看合同应严格按职责权限执行。5.合同注销当合同到期、完成或解除时，应由专业人员进行注销处理。对于纸质合同，应销毁或存档公章、财务会计章及扫描件，确保合同不会被复制和滥用。四、合同管理系统建设公司应当建立合同管理系统，实现合同档案的电子管理，并配备相应的网络安全技术保障合同数据的保护。合同管理系统应当实现以下功能：合同存储：实现合同文档的档案保存、备份、检索和更新。合同审批：实现合同审批的流程、人员和权限设置，确保合同相关部门之间的协同工作。合同提醒：实现电子合同的到期提醒、超期提醒，并可设置预警阈值和时间。合同查询：实现对合同的智能查询功能，包括合同编号、合同名称、合同类型、合同金额等指标的查询。合同统计：实现合同统计分析功能，包括合同金额、合同期限、合同数量等指标的统计分析。五、风险提示在合同管理中，存在以下潜在的风险：纸质合同遗失：由于管理不善、泄密等原因，导致纸质合同遗失或损毁。电子合同安全风险：合同存储在电子设备上，存在病毒攻击、黑客攻击以及技术故障等风险。合同备份不规范：如备份存储不规范或备份策略不完善等，可能导致数据备份丢失、数据覆盖等问题。合同管理流程不规范：合同管理流程不规范，可能导致合同出错或者延误时间开展业务。六、总结建立科学的合同管理制度可以有效规范公司的经营活动、保证合同的完整性

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