商务会务服务工作手册（共13篇）

编号：XY-WI-HW

版本:A/0

会务服务工作手册

编制：日期：年月日

审核：日期：年月日

批准：日期：年月日

文件受控章

声明：未经许可，不得翻印。

责任部门：运营管理部

发布时间：年月日实施时间：年月日

编号XY-WI-HW-00

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题目录生效日期2021-01-08

序号文件编号文件名称版本/状态

一、会务服务工作手册

1XY-WI-HW-01会务服务规范A/0

2XY-WI-HW-02会务用品管理规定A/0

3XY-WI-HW-03会务工作牌A/0

4XY-WI-HW-04会务人员礼仪要求A/0

5XY-WI-HW-05会务人员培训方案A/0

6XY-WI-HW-06会务服务策划方案（示例）A/0

7XY-WI-HW-07会议系统管理工作规程（设备管理）A/0

8XY-WI-HW-08重点会议综合保障工作规程（设备管理）

9XY-WI-HW-09会前准备相关要求

10XY-WI-HW-10会中服务相关要求A/0

11XY-WI-HW-11会后服务相关要求A/0

12XY-WI-HW-12会务用品清洁、消毒办法A/0

13XY-WI-HW-13会务用品清洗工作流程A/0

二、记录表格

1XY-WI-HW-01/01会议室档案A/0

2XY-WI-HW-02/01损耗类会务用品领用记录A/0

3XY-WI-HW-02/02非损耗类会务用品领用记录A/0

4XY-WI-HW-02/03报损申请表A/0

5XY-WI-HW-02/04会务物品损坏说明表A/0

6XY-WI-HW-07/01会议系统设备巡视记录A/0

7XY-WI-HW-07/02会议信息登记表A/0

8XY-WI-HW-07/03会议保障记录A/0

9XY-WI-HW-07/04设备故障记录A/0

10XY-WI-HW-07/05设备维修记录A/0

11XY-WI-HW-07/06会议系统设备日常巡检管理记录A/0

12XY-WI-HW-07/07会议系统调试保障信息记录A/0

13XY-WI-HW-08/01会议室空调运行记录A/0

编号XY-WI-HW-00

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题目录生效日期2021-01-08

序号文件编号文件名称版本/状态

14XY-WI-HW-08/02会议保障联合检查表（工程）A/0

15XY-WI-HW-08/03会议保障联合检查表（秩序环境）A/0

16XY-WI-HW-08/04会议保障联合检查表（客服）A/0

17XY-WI-HW-09/01会务服务需求确认表A/0

18XY-WI-HW-11/01会务服务记录A/0

19XY-WI-IIW-12/01会务用品消毒记录A/0

编号XY-WI-HW-00

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题目录生效日期2021-01-08

修订记录

版修改

序号文件名简要修改内容修改日期

■J-状态

会务服务工作手册编号XY-WI-HW-01

体系文件名称

版号/状态A/0

文件标题会务服务规范生效日期2021-01-08

1.范围

本规范给出了开展会务服务的基础设施管理、会务服务人员管理和会务服务提供

的内容和要求。

本规范适用于向客户（指业主和物业使用人）提供会务服务的管理项目，公司内

部会议的组织参照此规范执行。

2.会务基础设施管理

物业服务中心应制做图文并茂的会议室档案，直观展示用于会务服务的设施、设

备及用品，制定相关的管理制度。若客户有网络条件及向外部展示的需求，宜协助客

户在网络平台进行会务服务提供的宣传展示。

3.会务服务人员管理

3.1会务人员聘用

物业服务中心应根据物业服务合同、物业项目的硬件资源及客户需求配置会务人

员，选择与项目形象协调的会务人员服饰，佩戴工作牌，制定礼仪形象要求。在进行

人员选聘时，应对应聘人的身高、形象、应变能力以及沟通表达能力等进行综合考评

后择优录用。

会务人员的服装及配饰按照公司着装要求。（项目方提供会务人员服装的除外）。

3.2会务人员培训

物业服务中心应制定会务人员培训方案并组织实施。培训方案包括培训的主要内

容、培训的方式以及培训的具体计划（含入职培训，定期或不定期演练、口授、考试

等）。培训重点应关注仪容、仪态、沟通等方面的礼仪要求，以及奉茶、续茶等关键

业务的实操训练。同时，管理项目还应关注客户的特定要求，制定会务服务工作制度

（如：党政会议要求的保密制度）和会务服务流程并进行培训。

4.会务服务提供

4.1客户需求确认

物业服务中心应建立适当的会务服务需求受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。

对会务需求应进行书面登记并与客户确认。

4.2服务策划

物业服务中心应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，策划内

容包含但不限于以下方面:

会务服务工作手册编号XY-WI-HW-01

体系文件名称

版号/状态A/0

文件标题会务服务规范生效日期2021-01-08

---职责分工；

---场地安排；

——会务用品及硬件设施配备；

——突发事件应对措施；

——会议秩序及安全等。

4.3会前准备

物业服务中心应将会务服务过程中可能涉及的各项内容进行细分，并制定相应的

标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经客户确认的需求，按要求做好会

前各项准备工作。会场布置完成后应请客户（或会议主办方）对会前准备工作进行检

查确认。会前准备内容包括但不限于：

——布置会议导引；

一一布置签到台；

——布置横幅与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，场地布局和座次安排；

---布置台布；

——制作并摆放座位牌；

---摆放麦克风；

---摆放花卉；

一一制作与佩戴胸花；

——提供纸笔、口罩夹；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

一一调试音响和背景音乐；

调试投影仪和LED显示屏；

一一调试空调温度；

——准备茶具、茶水；

——准备果盘、茶歇；

——设置吸烟区；

一一检查安全、消防设施及疏散通道；

会务服务工作手册编号XY-WI-HW-01

体系文件名称

版号/状态A/0

文件标题会务服务规范生效日期2021-01-08

一一了解会议程序及个性化服务需求；

一一准备备用品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

4.4会中服务

物业服务中心应将会中服务时会务服务人员可能涉及服务内容及相应的言行举止

进行细分，并制定相应的标准以保证会务服务人员按照标准要求提供会中服务。会中

服务的内容包括但不限于：

一一引领；

---奉茶/续茶；

---会场巡视；

——会场、洗手间、通道的保洁；

——会场现场温度、灯光、音响等设备的调节、保障；

一一突发事件处理；

——咨询受理等。

4.5会后整理

物业服务中心应将会后整理可能涉及的各项内容进行细分并制定相应标准。会后

整理内容包括但不限于：

——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座位牌、桌椅等归位；

一一清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记

录；

——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如

未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；

——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主单

位，协助追补损失，做好记录；

一一对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；

一一关闭会议厅（室）及设备：包括音响、空调、灯光、门、窗帘。

5.服务质量的评价与改进

物业服务中心应通过访谈客户（或会议主办方），了解服务过程中的相关信息，

主动收集客户意见，并对收集的客户意见进行分析处理，找出产生不合格服务项的根

源，采取针对性的纠正预防措施进行服务改进；同时，通过对客户服务需求的分析，

会务服务工作手册编号XY-WI-HW-01

体系文件名称

版号/状态A/0

文件标题会务服务规范生效日期2021-01-08

识别改进机会。

6.相关文件及记录表格

6.1会议室档案XY-WI-HW-01/01

编号XY-WI-HW-02

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务用品管理规定生效日期2021-01-08

1.职责

1.1项目负责人

负责对会务用品的损耗、损坏及采购进行审核。

L2客服主管

负责建立会务用品的损耗、损坏及采购记录，并根据记录实施动态的管理。

1.3客服领班

负责监督会务人员按照规定领取、使用、归还会务用品。

1.4会务人员

按照规定领取、使用、归还会务用品。

2.分类

为便于管理，将会务用品做如下分类：

A.会议室配套设施、设备及用品；

B.仓库存放的损耗类会务用品，主要包括牙签、纸碟、纸巾、茶叶、纸杯、

草稿纸、口罩夹等一次性使用的会务用品。

C.仓库存放的非损耗类会务用品，主要包括咖啡杯、水果盘、果汁壶、茶壶、

茶杯、纸巾碟、杯碟等不经常使用的会务用品。

3.管理规定

3.1会议室配套设施设备管理规定

3.1.1清点

每次会议结束后，该会议室会务人员清点物品的数量并检查使用性能，保证

下次会议可正常使用。

3.1.2损坏处理

如属与会人员使用不当损坏（含设备无法及时复位），由会务人员填写会议

室物品损坏说明表，并由会议主办方负责人签字确认。会务人员将签字确认后的会

议室物品损坏说明表上报给客服主管/经理，由客服主管/经理对损坏进行判定，确

定是否需要会议主办方赔偿及出资维修，如需要，则上报项目负责人，由项目负

责人报请甲方协商解决。

其他原因损坏及时上报客服领班，由客服领班跟踪处理。

3.1.3定期维护

编号XY-WI-HW-02

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务用品管理规定生效日期2021-01-08

客服主管每月应组织客服、工程、清洁、绿化等相关人员，对会议室配套设

施、设备及物品进行必要的维护。

3.2损耗类会务用品管理规定

3.2.1清点

每月第一到三个工作日，客服领班盘点仓库损耗类会务用品，核对出入库量

是否与《损耗类会务用品领用记录表》中的记录相符，以及库存物品是否在保质期

内。如果出现库存物品超过保质期，应当填写报损申请表并上报给客服主管。

3.2.2采购

当库存量超过最低库存要求时，填写采购计划并上报给项目负责人，项目负

责人审批后进行采购。采购时首选合格供方，采购时注意检查物品的质量与保质期,

并在入库前进行检验。

3.3非损耗类会务用品管理规定

3.3.1领取

会务人员严格填写非损耗类会务用品领用表，领用前仔细检查所需领用物品

的完好情况，是否能够满足本次接待使用。

3.3.2使用

物品使用责任到人，如在使用过程中：

A.会务人员损坏，由损坏人员赔偿；

B.与会人员损坏，会务人员及时上报客服主管，由客服主管联系会议主办方

协商解决;

C.自然损坏，由会务人员填写报损情况表，客服领班填写采购计划，上报项

目负责人审批后，物业服务中心负责采购。

3.3,3归还

物品使用后，会务人员检查是否破损，并进行清洁、消毒，之后方可返回仓

库，客服领班负责入库前的检查。

4.0相关文件与记录表格

4.1损耗类会务用品领用记录XY-WI-HW-02/01

4.2非损耗类会务用品领用记录XY-WI-HW-02/02

4.3报损申请表XY-WI-HW-02/03

编号XY-WI-HW-02

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务用品管理规定生效日期2021-01-08

4.4会务物品损坏说明表XY-WI-HW-02/04

编号XY-WI-HW-03

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务工作牌生效日期2021-01-08

I.固定工作牌

类别内容图示（参考）

1、展示企业形象；

作用2、拉近与客户距离；

3、方便客户。

1、规格：高16厘米；宽22厘米，抽插

式服务牌；具体根据项目实际情况选择

服务牌的大小；

2、内容：服务牌包括但不限于会务人员相

片、姓名、工牌号、联系方式；

要求

3、相片：相片背景色一般选用为红

色；各项目可依据自身会务人员的服装

颜色选择合适的相片背景色以使整体感

观协调。

1、会议室入口墙面有指示牌的情况

下：悬挂在指示牌正下方25厘米-30

厘米处；

位置2、会议室入口墙面无指示牌的情况

下：悬挂在会议室入场通道一侧的明显

位置，高度：1.75米一1.8米；距门边

60—70厘米。

2.胸牌

编号XY-WI-HW-04

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务人员礼仪要求生效日期2021-01-08

1.仪容要求

类别内容图示（参考）

1、每周至少清洗3次，清洁^理头发。

2、上岗前在换衣间梳理头发，不宜当

众梳理和将断发头屑乱扔.

3、头发盘起，用统一发网网住；露

出双耳，发结高于耳朵2厘米，后发不

头发要求P

触衣领。

4、不得披发、染发，或剃光头发。

5、佩鬼统一发网，不得佩戴其它发饰。

6、额前刘海一律用发夹或发胶固定，1ii

避免头发散落。:

.r

1、脸、颈及耳朵绝对干净，口腔和身上*

其他要求不能有异味；■

2、指甲不超过0.1厘米。1

2.仪表要求（参考）

类别内容图示（参考）

1、根据本项目实际情况选择会务人员服

装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证

会务人员的服装、配饰的颜色与样式统

—,«

2、工装外不得显露个人物品，衣、裤

口袋整理平整，勿显鼓起。每日保持

服装要求工装干净、平整，无明显污迹、破损

裙装：穿西裙必须穿丝袜和工鞋；西

裙长度于膝盖上3厘米。

裤装：西裤要烫直，折痕清晰，长及

鞋面。

注意事项：保持款型和颜色，白色制

服勿与有色衣物混洗。XX

编号XY-WI-HW-04

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务人员礼仪要求生效日期2021-01-08

工牌统一佩带在左胸；丝巾放置右边

工作牌及距离肩逢15厘米，中线5厘米；不

丝巾佩得斜带。

戴要求丝巾以平结方式佩戴在颈部，无褶

皱，无污渍，颜色尺寸统一。

1＞穿黑色皮鞋；鞋上饰品不易过多。

工鞋2、表面彳辘光亮，鞋掌与触艮钉

勿钉金属掌。

丝袜着西裙时须穿长筒肉色丝袜。

禁止佩戴夸张饰品；彩绳。

饰品可佩戴耳钉、黄金、白金项链等饰品

佩戴的饰物不能外露。

3.仪"窄要求（参考）

类别内容图示（参考）

上身正直头正目平，挺胸收腹，腰直肩

平。

双手自然垂直于身体两侧，嘴角微

闭，面带微笑。双手自然垂直于身体

两侧，双膝并拢，两腿绷直，脚跟靠

紧，脚尖分开呈“V”字型。

站姿嘴角微闭，面带微笑。两脚尖略分

开，右脚在前，将右脚跟靠在左脚脚

弓处，两脚尖呈“丁”字型，双手自

然并拢，右手搭在左手上，轻贴于腹

前，身体重心可放在两脚上，也可放

在一脚上，并通过重心的移动减轻疲

劳。

身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛

平视，面带微笑。

行姿

上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆

动自然，步幅适中均匀。±

编号XY-WI-HW-04

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会务人员礼仪要求生效日期2021-01-08

类别内容图示（参考）

入座要轻稳，不要赶步，以免给人以

■■

“抢座”感；

入座时，先踏左脚，右脚顺势踏到椅■A

子正前方，穿着裙装，应用手将裙稍

向前拢一下，不要落座后再站起来整

理；头部要端正，面带微笑，双目平

坐姿Hi

视，嘴唇微闭，下额微收，双肩平正1

放松，挺胸立腰。脊背垂直于椅面；

女子坐在椅子上，只可坐满椅子的三

分之二。AKII

手位：双手平放在双膝上。手叠放，

放在一条腿的中前部。

为宾客引路时，应走在宾客左前方，距

离保持2-3步。

遇拐弯或台阶处，要回头向宾客示意说

“请当心”。-

指引引领客人时，应用“这边请”、“里边

请”等礼貌用语。

为宾客送行时，应在宾客的后方，距离1

约半步。

面部保持自然亲切的微笑；露6-8颗

笑容牙。.

电话铃响三声之内接听电话；

语言规

接听电话时候使用规范用语：（您好、请4\

范■一

谢谢、对不起、再见）；.

编号XY-WI-HW-05

体系文件名称

会务服务工作手册版号/状态A/0

文件标题_______________________会务人员培训方案生效日期2021-01-08

1.会务人员入职培训流程

流程图培训与考核要求

物业服务会务服务规范3.1、每位新员工入司理论培训一星期，实操培训一星期后，由客服领

班负责培训考核：

2、会务人员培训须包括但不限于以下内容：

（1）礼仪：仪容（理论与实操：盘发、化妆、碎发固定；）、仪表

（理论）、仪态（实操：站姿、指引、奉茶）；

（2）客户沟通：需求的了解、会议相关用品数量与功能的表述；

（3）服务流程：每个环节工作内容与应达到的标准；

（4）会务用品摆放：会务用品摆放标准；

（5）设备操控：包括设备的各类操控方法与突发事件应对处理措施；

（6）突发事件：会议期间突发事件的处理措施。

3、导师与学员实行连带责任制；客服领班每周不定期抽查覆盖所有会务

人员的培训进展情况，客月吐管负责每周对所有一线会务人员全方位的考

核；

4、考核结果与个人当月奖惩与本年度晋级挂钩。新入职员工造卖两周考

核（班长抽查与周考核）不合格者延迟转正，同时减少其负责人本周考

核分数的5%。

编号XY-WI-HW-05

体系文件名称

会务服务工作手册版号/状态A/0

文件标题_______________________会务人员培训方案生效日期2021-01-08

2.会务人员入职培训计划

序号日期培训内容培训周期培训内容参加人备注

1、仪容：妆容规范。

2h

1礼仪培训2、仪表：工装、配饰规范。新入职客服人员

3、陆立膝彳襟搦I、粽。

1、会前需求的了解

lh

2客户沟通2、其他突发情况的沟通（如：会议新入职客服人员

冲突、设备故障等）。

lh

3服务流程会议流程中每个环节工作讲解新入职客服人员

1、各类会务用品摆放规范。

4会务用品摆放2h新入职客服人员

2,台布铺设规范。

0.5h1、各类设备操控方法。

5设备操控新入职客服人员

2、设备故障的临时解决措施。

0.5h会议期间停电，火灾等突发事件的

6突发问题处理新入职客服人员

处理措施

编号XY-WI-HW-06

会务服务工作手册

体系文件名称版号/状态A/0

文件标题会务服务策划方案（示例）生效日期2021-01-08

1.会议需求

会议形式报告会会议时间9：00—12：00

参会人数300人会议嘉宾工程院院士、领导

2.策划方案

会议名称院士报告会会议时间9：00—12：00

参加领导工程院院士、领导会议地点一号报告厅（容纳300人）；贵宾室

嘉宾概况年龄60岁―70岁

1、主席台设立一个演讲台、一张主席台、统一摆放在主席台的右侧。

2、演讲台需摆放如下用品：

（1）演讲台花：选用高度20厘米，宽度100厘米，下垂50厘米，以百合花和红掌为主

花，太阳花或玫瑰等为辅花的三角形台花；

（2）鹅颈麦克风两支，视演讲嘉宾的身高可自由调整高度；无线麦克风一支；

（3）425毫升的矿泉水一支，配以玻璃杯；瓷杯一个；

（4）姓名牌一个

3、主席台摆放如下用品：

（1）主席台花：选用长80厘米；高度20厘米、宽度30厘米，以百合为主花，

太阳花和玫瑰花为辅花的菱形台花；

（2）鹅颈麦克风一支；无线麦克风一支

实施方案（3）425毫升的矿泉水两只支，配玻璃杯、镜杯一个；

（客户确认）（4）姓名牌一个。

4、座椅选用黑色木质的会议用椅。

5、主席台各类连接线用胶带固定。

6、主席台台前摆放两排盆花，长度超出所设主席台长度1.5米。

7、如需要投影，建议不布置大背景；

8、第一排预留观众席作为嘉宾席，居中座位为主要嘉宾位置；

（1）嘉宾席前摆放桌子，铺设台布，摆放矿泉水（配玻璃杯）、茶水与姓名牌；

（2）嘉宾座位处摆放瓶装水，座椅靠背处张贴姓名标签。

（3）每位观众席摆放一支矿泉水。

（4）无线麦克风一支（现场互动使用）。

9、安排专职的会务人员提供会前迎宾与会议期间茶水服务；

10、可提供茶歇服务（可代购茶歇物品）

3.内部接待安排（重要接待通知单）

联系人X老师

接待主题院士报告会

联系电话XXXXXXXX

接待日期9月28日

接待地点一号报告厅

时间9：00—12：00

校方参加人员校领导、工程院院士接待总指挥XXX

编号XY-WI-HW-06

会务服务工作手册

体系文件名称版号/状态A/0

文件标题会务服务策划方案（示例）生效日期2021-01-08

□综合部□工程部

到岗时间通知部门

X月X日8：00口秩序部口中控室

/其他和岗位

□

部门工作任务责任人

1、负责对接相关需求、工作流程

2、协助主办方布置现场

客服中心3、安排4人提供贵宾厅、报告厅主席台茶水服务

4、提供指引服务

5、督促检查各部门会议期间工作落实情况

1、负责检查大楼内部、外围环境（绿化、清洁）

综合部

2、负责演会议中心、洗手间清洁与资源配备

1、安排专人调试报告厅音响等会议设备，保证会议正常运行。

工程部2、完成报告厅内设施设备的检查与维修。

3、负责协助主办方各类设备的连接。

1、大楼南门安排形象岗，提供车辆指引

2、会议期间大雨25℃〜33℃、准备10把雨伞

秩序部

3、协助主办方或其他部门搬运所需要的物品

4、负责安全秩序的维护

1、在各项准备工作完成后，安排专人做好贵宾厅、报告厅清洁卫生。

清洁公司2、负责大楼洗手间循环保洁。

3、参力哙必＜员到场后，清洁工作人员应遁会吃匕辍蔚修颉场。

1、行政人员、工程人员着装：男女上装白衬衣（外套深蓝西装），男女下装深蓝

西裤或西裙，男打领带，女打丝巾和化淡装，戴工牌。

2、秩序人员着装：上装蓝衬衣（蓝西装外套），下装蓝裤，戴白手套，对讲机配

着装标准

戴耳机，戴工牌。

3、客服人员着装：统一着裙装、化淡妆。

4、清洁公司：着绿色工装，戴工牌，女戴头花，穿软底鞋。

编号XY-WI-HW-07

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会议系统管理工作规程生效日期2021-01-08

1.目的

确保会议系统设备处于最佳运行状态，保证设备安全有效运行，为会议提供保

障。

2.适用范围

适用于辖区会议系统、电教系统。

3.职责

3.1负责设备使用和管理的责任人，需判断设备基本故障，向物业服务中心工程

部报告，并跟进维修工作完成情况。

3.2工程管理部弱电工负责系统设备的维修保养或监督。包括技术资料、档案的

接收、收集和保管，以及运行参数的调整和设定。负责零星设备配件、材料采购计

划的编制，联系维保单位，制订维保计划，监督维保单位的服务质量等。

3.3会议系统维修工负责现场设备设施的维修保养。

3.4工程主管负责审核维保计划和采购计划，同时对维修工作进行监督。

3.5项目弱电工程师负责提供会议系统的技术支持，并负责对整体状况的监督

检查。

4.程序

4.1会议系统维修保养工作一般要求

4.1.1弱电工负责会议系统的维修保养、重大维修外委修理。

4.1.2工程部每年12月根据设备保养计划要求，申购所需零部件、配件，并按运行

情况制定中修、大修计划。

4.1.3工程弱电维修工按会议系统中修、大修计划，按照设备保养计划要求对设

备进行维修保养，并将维修保养情况记录于设备维修记录，零部件更换及大修

同时记录于设备台账。

4.1.4会议系统设备故障一般不超过8小时，若重要部位故障在8小时内无法解决，应

报告物业服务中心，协调解决。

4.L5夜间发生的故障，不影响客户工作，不会产生严重后果的会议系统设备故障，

可以转日间进行维修。

4.1.6弱电工程师对维修保养进行工作指导及检查监督。

4.2会议系统的维修保养实施细则

编号XY-WI-HW-07

体系文件名称会务服务工作手册

版号/状态A/0

文件标题会议系统管理工作规程生效日期2021-01-08

4.2.1弱电维修工应按会议系统管理规程要求对会议系统设备进行日常检查和

保养，并按要求填写设备维修记录。

5.相关文件及记录表格

5.1会议系统设备巡检记录XY-WI-HW-07/01

5.2会议信息登记表XY-WI-HW-07/02

5.3会议保障记录XY-WI-HW-07/03

5.4设备故障记录XY-WI-HW-07/04

5.5设备维修记录XY-WI-HW-07/05

5.6会议系统设备日常巡检管理记录XY-WI-HW-07/06

5.7会议系统调试保障信息记录XY-WI-HW-07/07

编号XY-WI-HW-08

会务服务工作手册

体系文件名称版号/状态A/0

文件标题重点会议综合保障工作规程生效日期2021-01-08

1.目的

规范会议服务工作流程和标准，保障会议顺利进行。

2.适用范围

适用于项目会议服务保障。

3.职责

3.1客服服务部负责会场布置、会务引导、会中服务、会后收场等工作。

3.2工程部负责会议系统的操作、会场设备的检查、技术应急保障人员安排等工

作。

3.3秩序部负责会场消防器材的检查、会前、会中的安保服务，保洁、绿植摆放

服务等工作。

4.会议等级

4.1临时会议，由各分子公司或部门自行召开的，未提前策划或通知使用会场的。

4.2一般会议，由各分子公司或部门自动组织的，未有业主方主要领导参加的

会议。

4.3重要会议，副总及以上领导参加的会议。

4.4重大会议，年中会、职代会及大型专题会议。

5.重点会议室

1号楼104（展厅）、1号楼701（会议接待室）