民营中小企业内部控制存在问题及应对措施

近年来，国家高度重视民营中小企业的发展，各级政府从管理、税收等方面不断出台优惠政策，健全服务体系，优化发展环境，使民营中小企业在各个行业得到了较快发展，在整个国民经济中也占有一定的地位。民营中小企业虽然取得了一定的成绩，但自从金融危机以来，为数众多的中小企业一则发展缓慢，流动资金严重短缺，二则陷入倒闭浪潮，追根溯源，内部控制制度不健全是非常重要的原因。一、民营中小企业内部控制存在的问题（一）内部控制环境问题内部控制环境即企业董事会或管理层对待内部控制重要性的态度及采取的行动。在民营中小企业内，企业所有者（俗称企业老板）对内控制度认识不足，对其重要性更缺乏了解。公司虽制定了部分制度，但制度存在着很多缺陷。在采购、生产、销售、财务业务活动中，更缺乏切合实际的有效管理条例。民营中小企业人才匮乏，缺乏培训机制和长远发展规划等人力资源政策。对财务人才培训重视不够，在发展空间、经济待遇、生活保障上对财务人员吸引力不强。特别是中小企业不但难以招引高层次财务管理人才，就是企业内部中端实用型财务人才也难以留住。企业财务管理人才匮乏成为制约民企发展壮大的重要因素。（二）缺乏有效的控制活动控制活动是指能确保企业管理层的决策与指示得以执行的政策和程序。1.企业员工职责划分不清民营中小企业所有者存在着小富即安、身兼多职、一人为大、家族为亲的落后观念，缺乏不相容职务要分离的职责划分意识。在民营中小企业里，企业老板为了实现自己对企业的绝对控制权，往往把采购、生产、销售工作由自己总管，财务工作由老板娘分管。为了压缩人工成本，老板娘既是具有审批权的财务经理，又是担任实际财务活动的执行人。兼任现金和银行出纳人员工作，还兼任应付账款的记录人员工作，造成企业会计只是简单的记账员，工作范围是把老板和老板娘给的发票、银行单据等，制成记账凭证，录入账套，各种支付原始凭证中未见任何人签字。在人员职责划分、调节和复核、实物控制、授权和审批、监督及管理等控制活动中存在严重缺陷。2.实物控制方面存在问题存货管理混乱。企业所得者在存货管理方面存在着“肉烂锅里转”的思想。为了压缩经营成本，民营企业采购业务缺乏控制活动。企业单独未设置用于管理存货的仓库，未设置仓库保管岗位。财务部门未按规定设置存货三级明细账。购进原材料不经过入库和验收程序，直接进入生产车间，进行第一道工序生产，由工人根据生产安排使用，未履行领用程序。第一道工序人员工资采用计时工资制，具体生产半成品数量，耗用原材料数量，均无记录，上下工序无交接手续，导致财务人员不能按成本核算方法核算具体的产品成本。产品销售成本结转凭老板的经验按销售收入的百分比结转，造成企业账面利润不实。未设置产成品仓库，完工产品直接堆放在生产车间，未严格履行存货盘点制度。部分存货裸露在户外，堆放散乱，生锈严重。防盗措施薄弱。生产废料随意堆放在公司，没有及时进行处理。固定资产管理松懈。无明确的管理和使用该项资产的部门，未建立固定资产台账，无固定资产卡片，未对资产进行编号管理。未明确固定资产责任人，未按规定进行固定资产年度盘点。固定资产采购时违规不获取购置发票，大量购置或处置资产不入账，造成账实不符。财务部门未设置固定资产二级明细账。（三）企业内部沟通存在问题企业对外是一个整体，在内则由各部门组成，部门之间在供产销业务链条上是相互联系的。各部门人员往往缺乏信息的传递和有效的沟通。有的民营中小企业中，办公室人员兼管销售业务。销售发货、与客户对账、催款等业务均由办公室主任办理。会计根据销售人员的口头通知，开具销售发票，记入应收账款。根据老板娘提供的银行回单冲减应收账款。会计人员从不与销售人员、老板娘、客户和供应商就往来账目余额进行沟通，造成应收和应付账目账实不符，长期挂账，债权债务得不到及时清理，财务报表不能真实反映企业的资产负债情况和经营成果。会计人员的监督职能得不到充分实现。二、加强民营中小企业内部控制的应对措施（一）管理层要营造良好的内部控制环境民营中小企业应当在不违反国家法律法规的前提下，制定企业章程，加强公司机构设置及、分工管理，明确公司内部各部门的职责权限，各部门独立工作、相互监督、配合。管理层要身先士卒，在企业管理中起带头作用。在企业定期不定期宣传内部控制制度，通过专题讲座、黑板报、内部会议等形式，组织相关人员学习内部控制及相关法规文件。让员工对内部控制制度有一定的认识。同时，首先建立科学的股东会、董事会和监事会三会制度，明确股东会、董事会和监事会的权力和义务。设置总经理，由董事会聘任或解聘，主持企业的日常经营活动。其次，企业应制定和完善如人力资源管理制度、行政办公管理制度、责任考核制度、供应及物流、财务、等制度。再次，企业根据生产经营需要设立部门和车间。分别设置为：企划管理部、党群工作部、财务部、市场销售部、供应部、生产技术部；车间分别为：下料车间、锻打车间、金工车间和热处理车间。明确各部门人员岗位名称、岗位编号、岗位定员、岗位工资、工作职责与要求，以及各岗位人员学历、工作经验、专业知识和技能技巧。最后，民营中小企业应制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策。在员工的聘用、培训、辞退与辞职、薪酬、考核、晋升与奖惩等方面制定相关制度。对关键岗位员工，实行定期岗位轮换制度，和员工离岗的限制性规定。企划管理部设立人才储备库，接纳社会人才报名。企业应当规范劳动人事管理，引入竞争机制，激活内部的用工管理，真正做到能者上、平者让、庸者下的人才选拔体制。实现人尽其才，才尽其用。切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。（二）设置并实施相关内部控制措施1.实施不相容职务分离控制措施例如出纳人员只能负责现金、银行存款的收付及其记录，不能负责应付账款支付的记录。应收账款会计负责收入和应收款项记录，不能负责应收款项和客户的核对工作。企业财务专用章由银行出纳保管，企业法人印章由主管会计负责保管，平时存放在保险柜内，办理资金结算业务时需由财务部领导签字。网上银行业务必须经制单人和复核人二人操作，制单人通过网银系统提交业务时应认真填写客户业务编号、付款日期，正确选择收、付款账号，在填写汇划金额时应注意大小写校验，用途应填写规范，同时该汇款业务用途符合公司和银行相关财务结算制度。复核人应认真审核委托人提交的电子付款指令，严格审核该电子付款指令中收款人开户行名称、地址是否准确、详细，账号、金额及用途是否正确，审核无误则复核或授权通过，有误则退回委托人修改或拒绝复核、授权。制单人、复核人应注意保管好自身的ID、登录密码，不得向其他人透漏，同时做好对电子钥匙的保管。2.实施授权审批控制措施企业应制定各部门人员岗位职责和权限。例如，企业企划管理部是公司物资和服务采购的综合管理部门。党群工作部负责物资采购招标工作全过程的监督及检查工作。供应部负责编制物资采购计划，组织各种原辅材料、燃料、五金工具、零星物资、劳保用品、消防器材等生产经营性物资的采购，并按时上报企划管理部。生产技术部负责产品生产加工和生产设备维护、生产废弃物处理（主要包括金加工废铁、包装废纸箱、热处理车间炉渣等）等，具体生产数量、品种、规格需要经企划管理部审批。企业财务部制定日常经营支出和费用报销审批制度，根据支出金额大小分级审批，明确审批权限，依次有财务负责人、总经理、董事会审批。3.会计系统控制企业财务部应当按照国家会计法要求，配备会计专职人员。一般应配备出纳会计、往来款项会计、成本核算会计、总账报表会计等。总账负责会计凭证的审核、总账管理、会计报表的编制、税务申报工作。负责对成本会计、银行及现金出纳会计、往来款会计的审核工作，审核付款凭据是否齐全，业务是否合规、合理，支出金额是否超出预算或合同、单据是否合法完整，对符合规定的票据签字确认。负责对公司的经营情况、财务状况进行全面分析、撰写经营及财务分析报告。负责公司会计电算化管理、报表的报送、会计档案的管理工作。配合税务、财政、审计、注册会计师事务所等有关部门对公司的审计、税务和财务检查。企业财务部在符合公司实际情况下，制订完善的财会审计制度和相应的实施细则，制定公司的年度财务收支计划、筹融资计划，参与制定公司的经营计划。组织实施成本、费用计划、控制、核算、分析与考核。及时提供财务分析报告和财务管理建议书，为生产经营决策提供依据和参考。企业应咨询管理软件（储如：用友、金蝶、易注、鼎捷等）公司，根据自身情况，定制一套可以把采购、生产、销售、财务等经营活动相链接的管理软件，分配一定的人员，定期对其培训，把现代化的管理软件用于企业经营，达到事半功倍的效果。4.财产保护控制（1）建立存货管理制度，加强对存货的入库、领用、日常、盘存等管理入库管理。企业应设置专门存放物品的仓库，配备专职的仓库管理员。生产部门根据生产计划制定采购计划单，供应部门今年采购计划单和供应商签订采购合同，仓库根据已审批的采购计划单或采购合同收货。供货单位送货到厂经门卫检查后通知仓库人员，如钢材、化工原料等重量较大的由仓库人员和司机共同到磅房过磅，过磅后停放在仓库人员指定位置，并通知生产技术部门取样质检，质检合格后，仓库人员确认无误方可卸车。如果质检结果不合格，通知采购员处理。确认退货的由采购员处理；确认卸车的，卸车后由仓库人员和供货单位共同过磅，供货单位持磅单定期进行结算，仓库人员凭磅单和质检单记账并保存好原始单据备查。原料磅单一式四份，磅房一份，仓库一份，客户一份，供应部一份，除完皮后，仓库管理员到磅房取磅单并依据磅单进行下账。供货单位与仓库对账无误后开具发票，经成本会计核对无误后填写入库单，供货单位持入库单和发票结账。领用管理。一般由领料人填写领料单，经主管领导签字后，到仓库领料。领料单内容须填写完整，不准涂改，否则仓库保管员有权拒绝办理出库手续。领料人在物料出库时发现问题，未及时当场处理的，该物料视为合格。仓库管理员对所有出库物品及时入账并保存好原始单据备查。定期盘存，月盘存。主要查核是否账实相符及呆滞物料增减情况，发现问题及时调整。年终盘存。仓管部门会同财务部门总盘存上报公司总经理，经总经理会议批准后对调整实际库存和账簿。（2）建立健全并实施固定资产管理制度各车间、部门负责本单位各项固定资产使用、维护和日常管理。财务部负责全部固定资产价值形态物资的评估和管理。建立固定资产台账和卡片，财务部根据设备验收单进行账务处理，办理固定资产入账手续。企业应制定并执行固定资产盘点制度，做到账实相符。每年年末要对固定资产进行盘点，财务部主管会计编制固定资产盘点计划，由部门经理进行审核后，报总经理审批，通过后下发执行。财务部根据审批通过的盘点计划，出具盘点表，召开盘点工作会议，安排盘点具体工作，清查方法：先以物对卡片，后以卡对固定资产账，看账、卡、物是否相符。固定资产使用部门按照盘点表对固定资产实施盘点，财务部、企划部、生产部门参与并监督盘点。盘点结束后，财务部负责编制盘点报告，并对存在盘盈盘亏情况的，由使用部门查明原因，提交分析报告，由部门负责人审核确认。拟订盘盈盘亏处理建议，由部门经理审核确认，上报总经理依次对盘点报告进行审阅，若存在盘亏盘盈情况，交由总经理办公会审议，盘盈盘亏金额超过20万元，总经理办公会审议通过后交由董事会审议。财务部分管会计根据批准的盘盈盘亏处理方法进行相应账务处理。（三）建立内部沟通机制企业应建立适用自身的内部信息传递方式，采用召开各部门都参加的联席办公会议、各部门之间书面总结报告、利用企业微信群在线沟通等形式，还应在企业内部明确可以公开传递的内容、保密要求、传递范围以及哪些层次的管理人员可以接触内部信息等。例如：企业销售人员应及时和应收账款会计及时沟通，了解客户的货款回收情况、账龄情况，以便销售人员对应收账款进行催收，必要时采用诉讼程序，减少企业的应收账款损失风险。销售部门及时向总经理沟通报告企业产品市场销售情况。主要品种的销售量、销售单价