机关档案管理制度及技术研发中心档案管理制度

PAGE1-电器有限公司质量第一—顾客至上—诚实守信—持续改进一、《综合档案室工作职责》二、《文件材料归档制度》三、《档案库房管理制度》四、《档案保密制度》五、《档案保管制度》六、《档案查（借）阅制度》七、《档案利用制度》八、《档案的统计、鉴定和移交制度》综合档案室工作职责1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。3、负责规划、协调全镇档案工作，并负责对镇属各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管本镇各类档案及有关资料。

5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；6、严格执行国家《保密法》和机关保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。7、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为机关各项工作服务，为社会服务。8、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，将予以处理；对保护档案有功者，将给予表扬、奖励。9、负责组织机关专兼职档案人员的业务学习与培训。10、开展档案学术研究和交流活动。11、完成领导交办的其他任务。文件材料归档制度根据《档案法》和市、区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：一、机关文件材料归档范围是：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、机关文件材料不归档范围：1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；三、档案归档时间：1．本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向档案室移交。2．机关文书档案应在第二年的六月底以前整理结束，然后归档。四、立卷归档要求：本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。档案库房管理制度1、库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施。2、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。3、非库房管理人员严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案资料。4、做好库房的温湿度记录，及时采取措施控制和调节温湿度。5、经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。档案保密制度1、档案工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。2、凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。3、需要复印密件档案材料，应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。4、密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。5、发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。档案保管制度1、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。2、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。3、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。4、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。5、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。6、根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。7、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。档案查（借）阅制度1、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案，须经分管领导批准，以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。2、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，必须由组织出面查阅。3、本机关工作人员因工作需要查阅档案，要填写《档案查询单》，须经办公室领导批准，并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案，须经分管领导批准。4、查阅档案须经办公室领导批准，并不得离开阅档室，不得擅自将档案带出机关。查（借）阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。5、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理制度与保管制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。档案利用制度1、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如需查阅其他部门的业务档案，须经分管领导同意，方能查阅。2、查阅档案，必须讲明利用目的，办理登记手续，方能阅档。3、外单位人员查阅本机关档案，须持单位介绍信，办理查阅手续，方可查阅。本机关档案一律不外借。4、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况，酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回，必须办理续借手续。5、查阅有密级的档案，需经分管领导同意后方可阅档。6、调阅档案者应做到：注意保密，保护档案，不得转借、不得外借，如需摘抄、复印，应经办公室主任批准（定密档案，需分管领导批准）。档案上不得涂改、划线、增删和撕页，并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。7、做好档案利用反馈工作，利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》，交档案部门存档。档案的统计、鉴定和移交制度1、档案室对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确统计。2、档案室应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关实际情况，定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。3、鉴定工作可采取定期或不定期方式，能过鉴定需要销毁的档案文件，必须逐卷逐件登记造册、列出清单，并写出鉴定报告，提交鉴定小组鉴定，由鉴定小组负责人签字后方可销毁。4、档案销毁要严格执行保密制度，必须指派两人以上负责，送至国家定点保密造纸厂实施监销，监销人员要在销毁清册上签名。5、按上级有关规定，凡属向地方档案馆移交的档案，应严格按要求移交。在移交时，双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。合资电器有限公司技术研发中心档案管理制度编辑日期：技术研发中心档案管理制度一、适用范围

本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求，规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。

本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。二、档案管理岗位责任制1、分管领导(技术研发中心)职责1.1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和公司关于档案工作各项规章制度。1.2、加强对公司档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，列入议事日程，督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。1.3、关心档案工作和档案(室)的建设与发展，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与公司各项工作协调发展。2、档案员职责2.1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，贯彻公司档案管理制度。2.2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷和归档,同时负责进行指导和监督。2.3、负责维护档案的完整、准确与安全，并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。2.4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。3、技术研发项目（小组）分管领导职责3.1、技术研发项目确定后，负责配备兼职档案管理人员，用于技术研发执行过程中，各类档案的收集、整理与立卷工作。3.2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。3.3、组织项目小组人员学习档案法规，执行公司档案工作的规章制度。3.4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。3.5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。3.6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。4、技术研发项目兼职档案人员职责4.1、根据项目不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，同时便于日常应用,坚持日常整理。4.2、负责项目文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。4.3、需要归档的项目案卷，做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4.4、保管好项目应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。4.5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导和督促检查，按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。4.6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。4.7、按公司档案室的要求，对项目档案归挡时再次整理，并编制检索工具。三、档案文件材料收集与归档制度收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的，与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。1、项目研发中心文件材料1.1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。1.2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。1.3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。1.4、向公司请示工作形成的文书。1.5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。1.6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。1.7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。1.8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。1.9、电报与重要的研发工作日记。3、上级文件材料3.1、有关单位与本公司针对技术研发共同进行工作、联合召开会议等共同署名的文件材料。3.2、有关单位与本公司针对技术研发而签订的合同、合约与协议。3.3、有关单位与本公司涉及技术研发形成的重要来往文书。3.4、有关单位针对技术研发下达的方针、政策性文件。4、下级文件材料4.1、技术研发项目执行过程中年/季度工作总结、重要的专题工作总结。4.2、重要的调查/检查报告、典型材料、重要的请示等文件。4.3、重要的技术/工艺原图、蓝图及文字材料等。四、归档份数文字类档案一式两份，其中:正文与原签发稿件各一份作为存档使用，一份用于文件的汇编。五、归档方法和时间1、凡技术研发过程各研发项目形成的各类文件，由各项目专职人员负责收集，交由综合档案室归档。2、一项工作完成时(包括一个项目/一个会议/一个问题的解决等)，由各项目专职人员负责收集，交由综合档案室归档。3、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时,应即时交档案员归档。4、每年一月底前,由技术研发中心负责人负责对全年形成的各类文件，进行全面、彻底的归档检查，把上年度应归档的全部文件材料移交公司档案室。六、归档要求1、应归档的文件材料应由各项目负责人或兼职档案员收集。2、正文与底稿(签发稿),主件或附件、请示与批复均一起归档。3、归档文件材料检查注意事项与要求：检查应盖公章/检查应有（责任）签字/文件的标题、内容/文件签.收.发日期等。4、归档的文件材料应是原稿/原件，不得使用复制件替存。5、归档的照片、录音/录像材料要有文字说明。6、凡是归档的文件材料,必须经过初步整理，把同一个具体问题的文件材料,集中在一起，按文件的先后顺序,排列形成好完整的文挡。六、档案鉴定1、技术研发项目完成后形成的各类档案,归挡前的鉴定工作由技术研发中心配合公司档案室共同进行。2、经确定“存毁”的档案,由技术研发中心与公司档案室负责人共同签字记录,现场予以“存毁”。3、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。七、档案借阅管理档案的借阅,应遵守以下规定:1、公司各相关部门借阅技术研发中心档案，按照公司制定的档案借阅管理标准办理借阅手续。2、外单位来人查阅技术研发中心档案，需公司总经理签发意见，否则不得抄录或借出。3、机密、绝密档案借阅一律需公司总经理签发。4、现场查阅各门类档案,严禁查阅人在档案文件材料上划道/