物资管理软件

凯云物资管理系统（海外工程版）使用手册凯云物资管理系统操作手册目录一、简介及安装1.1概述………………51.2主要特点…………51.3安装指南…………5二、登录退出及安全设定2.1登录………………92.2退出………………102.3安全设定…………102.4数据服务器设置…………………10三、基本操作3.1隐藏功能区………113.2配置按钮…………11四、入库管理4.1新建普通入库……114.2新建盘盈入库……154.3新建领料退库……164.4新建调拨退库……164.5入库单管理………174.6入库明细…………194.7物资合同…………19五、库存管理5.1库存物资…………235.2库存明细…………23六、出库管理6.1新建领料出库………246.2新建调拨出库………276.3新建退货出库………286.4新建盘亏出库………296.5领料单管理…………296.6调拨单管理…………306.7调拨明细……………316.8领料明细……………32七、设备台账7.1一级分类……………337.2二级分类……………337.3台账目录……………347.3设备合同……………36八、统计报表8.1收发存月报…………398.2收支明细账…………428.3报表模板管理………43九、物资分类9.1一级分类……………459.2二级分类……………469.3三级分类……………469.4明细分类……………47十、系统管理10.1部门管理…………4910.2职位管理…………5010.3人员管理…………5210.4角色管理…………5410.5功能体系…………5510.6权限管理…………5710.7数据字典…………5810.8汇率管理…………60一、简介及安装1.1概述凯云物资管理系统（海外工程版）是凯云创智软件技术公司根据海外物资管理特点有针对性开发的一款物资管理软件。针对海外物资管理特殊性做出了多项有创造性的改动，在新形势下能够更好的满足企业海外物资管理的新要求。1.2主要特点

界面直观，简单易用

包含物资内容丰富，维护便利

安全系数高，有库存最低预警功能

针对海外物资管理研制1.3安装指南双击安装程序会弹出点击【下一步】，系统会弹出点击【浏览】可选择软件安装地址，选择好安装地址之后点击【下一步】系统弹出此处可变更软件名，点击【下一步】此处可选择是否创建桌面快捷方式及创建快速运行栏快捷方（建议创建）。点击【下一步】系统会弹出点击【安装】系统弹出软件安装进程（可点击【取消】以结束安装软）件安装完毕后弹出对话框点击【完成】即成功安装该软件。二、登录退出及安全设定2.1登录双击快捷图标弹出登录界面正确输入用户名及密码后（可勾选记住用户名及记住密码以方便下次登录）点击登录即可进入到凯云物资管理系统。2.2退出单击软件右上方即可退出。2.3安全设定登录后主界面右上处有【重新登录】及【修改密码】选项。单击【重新登录】即回到登录界面可重新登录该系统。单击【修改密码】即进入密码修改界面。正确输入后点击【确定】即可修改。2.4数据服务器设置正确输入服务器名称及其他信息后点击【测试连接】若显示则可正常使用，点击【保存设置】系统则会记忆该设置。备注：该处由安装人员调试后若数据库没有发生改变请勿操作该项，以免造成使用故障。三、基本操作3.1隐藏功能区单击（下左图）所示红色区域即可实现功能区的隐藏或显示。3.2配置按钮单击（上右图）所示红色区域可以选择功能按钮的显示或者隐藏，功能按钮共七个分别为【入库管理】、【库存管理】、【出库管理】、【设备台账】、【统计报表】、【物资分类】、【系统管理】。四、入库管理4.1新建普通入库4.1.1建单在功能区单击【入库管理】（箭头1）后会显示出入库管理的子选项，单击【新建普通入库】（箭头2）会显示普通入库单据填写信息时填写栏尾部有的应选择下拉输入（可点击添加新的部门名称，作为的下拉选项）。正确填写基本信息后，入库明细单中物资名称的输入应点击黑色箭头，进行下拉选择输入。备注：【物资类别】填写后此处才可进行下拉输入。系统会出现如下菜单图单击标题可使物资按其顺序排列。每一标题下对应空白处可进行搜索输入。如物资名称选择有误，可在选中有误物资条目后，点击【删除】以清空该条目。单击每个标题栏右上方（下图椭圆区域）可显示更多信息以方便进行筛选查找。选择好物资之后在对应标题栏下输入数量及单价，总额及总金额会自动生成。如输入单价非人民币，总额中显示为外币总额；总金额则会根据汇率（在系统管理中有详细解释）折算成人民币显示。界面底部可拖动以便显示更多入库单明细的内容和功能，例如该物资需要输入备注时。4.1.2功能介绍新建普通入库的底部有七个功能按钮1）保存：在输入基本信息后暂时不能入库但需要保存该入库单的情况下点击保存按钮。保存后即可点击关闭该单。需要时双击找到该单。2）验收入库并关闭：该单所显示物资已验收入库并且关闭该单界面。3）验收入库并新建：该单所显示物资已验收入库并且需要另外填写一份普通入库单。4）撤销入库：对于已验收入库的入库单在该物资被动用之前如发现问题可点击该按钮撤销其入库。5）验收入库并生成领料单：该单所显示物资需入库且即将出库可点击此按钮完成入库并生成领料单。系统会在【出库管理-出库单管理中】生成领料单方便进行操作。6）打印预览：

该处可选择按钮为【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，设置完毕后点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。备注：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。7）取消：该单不予使用并且需要关闭该单时点击此按钮。备注：点击可退出该界面。4.2新建盘盈入库点击功能区【入库管理】在子选项中选择【新建盘盈入库】该处具体操作请参考【新建普通入库】（4.1）4.3新建领料入库点击功能区【入库管理】在子选项中选择【新建领料退库】该处具体操作请参考【新建普通入库】（4.1）4.4新建调拨退库点击功能区【入库管理】在子选项中选择【新建调拨退库】该出具体操作请参考【新建普通入库】（4.1）4.5入库单管理点击功能区【入库管理】在子选项中选择【入库单管理】4.5.1该界面所显示入库单为在下图时间段之内完成或者保存的。起止时间可自行修改，正确输入起止时间后点击【查询】即可显示改时间段内入库单信息。4.5.2标题栏操作（该软件所有标题栏操作均可参考该处）a标题栏中每一个标题都可拖至上部空白区域也可拖回原处，以方便进行区分查看。标题栏亦可横向拖动以改变排列顺序。b可在标题栏中单击该标题（红色矩形区域）可使入库单按其顺序排列，单击椭圆区域按钮可显示更多选项（下图所示）可按查找类型单击即可。c标题栏选项下方有对应搜索框输入所查找的入库单信息即可实现快速查找。d可拖动【入库单管理】界面底部滚轴以显示更多标题栏标题。4.5.3可选功能选中未验收的入库单后双击即可查看并修改该入库单信息，也可在选中后点击【修改】进行查看和修改其信息。对于未填写发票字号但需要补办的入库单可在选择该单后点击补填发票。（若正式验收则不可补填发票）对于验收状态为未验收（即未入库）的单据如果需要删除可在选中后单击删除。对于验收状态为已验收的单据，双击打开或选定后单击【修改】在该物资被动用之前可进行【撤销入库】操作。4.6入库明细点击功能区【入库管理】在子选项中选择【入库明细】该处可查询入库详细记录，该处详细操作方式请参考【入库单管理】（4.5）4.7物资合同点击功能区【入库管理】在子选项中选择【物资合同】标题中【录入单位】指登录ID所属的部门。其它标题为合同主要内容。【新建】点击该按钮在弹出的对话框中填写合同的基本信息，点击【保存】即可实现该操作。点击取消则不予保存并关闭该页面。保存后为方便选择打印该界面并不关闭如需关闭可点。点击【打印】会弹出如下对话框在该界面可选择【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。备注：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。【修改】双击需修改的条目或选中条目后点击【修改】在新弹出对话框内修改所需要的信息，点击【保存】即可。【删除】选中所需修改的条目点击【删除】即可实现该操作。五、库存管理5.1库存物资点击功能区【库存管理】在子选项中选择【库存物资】用于查询相同规格物资的库存总数量及其金额。该处详细标题栏操作请参考【入库单管理-标题栏操作】（4.5.2）备注：若该处【库存数量】为红色则该物资数量小于其最低库存量。最低库存量于【物资分类-明细物资】处设置（参见9.4备注）5.2库存明细点击功能区【库存管理】在子选项中选择【库存明细】用于查询库存详细信息及每次入库的具体操作及信息。该处详细操做请参考【入库单管理】（4.5）六、出库管理6.1新建领料出库6.1.1建单单击功能区【出库管理】后显示出库管理子选项，单击【新建领料出库】主界面会弹出领料出库单据。正确填写单据基本信息后，点击会弹符合该单【物资类别】的库存物资（下图所示）该单包含物资的基本信息。点击该方框变为点击。则说明成功选择该物资（如下图）【全选】为选择全部当前物资。【反选】为选择勾选项之外的物资且原勾选项被取消选择。【清除选择】取消所有已勾选项。【取消】不予选择且关闭该对话框。单击上图所示红色矩形区域，可改变出库数量。出库数量改变后会自动生成新的金额和总金额。金额为单价数量之积可能是外币显示，若金额为外币系统则会根据录入汇率（系统管理中有详细解释）自动折算成人民币来显示总金额。如在录入物资时有误可在选中该条目后点击就行删除操作。6.1.2功能1）保存：在录入基本信息之后暂时不出库但需要保存单据时点击该选项。单据会自动保存在中。2）审核出库并关闭：单据填写无误物资出库且需要关闭该页面单击该选项以完成出库单并关闭该界面。3）审核出库并新建：单据填写无误物资出库且需要重新填写新的出库单时单击该选项以完成该出库单并新建该界面。4）撤销出库：对于已将物资审核出库的出库单在该物资未被动用之前可点击该按钮撤销其出库。5）打印预览：该界面可选择【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，设置完毕后点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。备注：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。6）取消：单据显示物资不出库且需要关闭该界面时单击取消或者关闭该界面。6.2新建调拨出库点击功能区【出库管理】在子选项中选择【新建调拨出库】可拉动底部在标题栏最后填写【管理费率】管理费会根据总金额与管理费率自动生成，【合计】中显示的数额为【总金额】，【总计】中显示为与【总金额】与【管理费】之和。该处详细操作请参考新建领料出库（6.1）6.3新建退货出库点击功能区【出库管理】在子选项中选择【新建退货出库】该操作请参考新建领料出库（6.1）6.4新建盘亏出库点击功能区【出库管理】在子选项中选择【新建盘亏出库】该操作请参考新建领料出库（6.1）6.5领料单管理点击功能区【出库管理】在子选项中选择【领料单管理】该处信息包含【领料出库】、【盘亏出库】和【退货出库】。该界面所显示单据为之间产生的。可重新输入起止时间点击【查询】即可。【修改】审核状态为未审核的单据可在选定单据后点击【修改】操作。【删除】审核状态为未审核的单据可在选定单据后点击【删除】操作。备注：已审核的出库单在该物资产生领料退库之前可进行【撤销出库】操作。该处其他具体操作请参考【入库单管理】（4.5）6.6调拨单管理点击功能区【出库管理】在子选项中选择【调拨单管理】该处仅包含调拨出库。该界面所显示单据为之间产生的。可重新输入起止时间点击【查询】即可。【修改】审核状态为未审核的单据可在选定单据后点击【修改】操作。【删除】审核状态为未审核的单据可在选定单据后点击【删除】操作。备注：已审核的出库单在该物资产生领料退库之前可进行【撤销出库】操作。该处其他具体操作请参考【入库单管理】（4.5）6.7调拨明细点击功能区【出库管理】在子选项中选择【调拨明细】可用于查询调拨出库和调拨退库的详细信息。具体操作请参考入库单管理（4.5）6.8领料明细点击功能区【出库管理】在子选项中选择【领料明细】可用于查询领料出库和领料退库的详细信息。具体操作请参考入库管理（4.5）七、设备台账7.1一级分类该处用于设备一级分类名称的维护，单击功能区【设备管理】在子菜单中选择【一级分类】如需增加一及分类名称可在【一级分类名称】输入所需添加的分类名称。点击【新建】即可添加（其编码会自动生成）。如需修改已有一级分类名称可在点击其对应的【修改】重新输入其一级分类名称点击【保存】即可。如需删除一级分类名称点击其对应的【删除】即可。若删除该一级分类其名下二级分类及设备台账都将删除。标题栏操作请参考入【库单管理中-标题栏操作】（4.5.2）7.2二级分类该处用于设备二级分类名称的维护，单击功能区【设备管理】在子菜单中选择【二级分类】备注：【一级分类名称】需下拉输入。具体操作请参考【设备一级分类】（7.1）7.3台账目录单击功能区【设备台帐】，在子选项区选择【台账目录】。如需新建设备台账可点击在弹出的表格中详细填写设备台账维护。填写完毕后如需保存点击即可，如不需保存点击或即可。如需修改设备信息可在选定需修改设备后点击在弹出的设备详情中进行修改，修改完毕后点击即可。如需删除设备信息可在选择该设备后点击后确认即可。点击可查看最新设备台账。该界面底部滚轴可拖动以显示更多设备信息。7.4设备合同点击功能区【设备台账】在子菜单中选择【设备合同】标题中【录入单位】指登录ID所属的部门。其他标题为合同主要内容。【新建】点击该按钮在弹出的对话框中填写合同的基本信息，点击【保存】即可实现该操作。点击取消则不予保存并关闭该页面。点击【打印】会弹出如下对话框在该界面可选择【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。备注：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。【修改】双击需修改的条目或选中条目后点击【修改】在新弹出对话框内修改所需要的信息，点击【保存】即可。【删除】选中所需修改的条目点击【删除】即可实现该操作。八、统计报表8.1收发存月报8.1.1单击功能区【统计报表】，在子选项区选择收【发存余月报】。【生成报表】正确填写上图红色矩形区域内基本信息点击【生成报表】该界面下部分会生成新的报表。【重置】点击重置信息框中基本信息回到原始状态可重新填写，已生成报表并不变动。【修改】点击需要修改的报表对应的【修改】选项，在信息栏内可改动其基本信息点击【生成报表】实现报表信息修改。【重新生成】报表基本信息不变但需要重新生成可点击该选项即可实现该操作。【查看】点击该按钮可以查看报表信息。在该界面可选择【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。注意：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。【删除】选择需删除报表对应的【删除】确认操作即可实现对该报表的删除操作。8.2收支明细账单击功能区【统计报表】，在子选项区选择收【收支明细账】正确在处输入需要生成账单的年份和物资，点击【查询】账单即会显示该年份该物资的收支明细账单。单位和存货量可手动填写。【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【打印】在弹出的对话框按自身要求进行设置，点击【打印】即可。【导出】可将该报表转换为Excel格式并导出，点击红色区域可选择导出地址及文件名，点击【开始转换】即可实现操作。注意：若不点击上图红色区域选择导出地址，仅输入文件名并开始转换系统则会在软件主文件夹下保存导出文件。建议手动选择导出地址方便查找。8.3报表模板管理单击功能区【统计报表】，在子选项区选择收【报表模版管理】可在左侧【报表模版】框中选择模版【页面设置】可对该单据的页面进行设置以满足个体需求。点击【保存】即可实现操作。【打印预览】浏览打印效果并在处按自己要求进行打印设置。【恢复初始模版】点击该按钮可使表表模版恢复到初始状态。备注：报表模版如修改则具体使用该报表时自动弹出修改过的模版供使用。报表模版尽量不要改动以免造成使用不便。九、物资分类9.1一级分类点击功能区【物资分类】在子选项区选择【一级分类】即弹出下界面9.1.1新建一级分类在矩形区域内输入、填写点击即可生成新的一级分类，系统会自动产。9.1.2标题栏操作请参考【入库单管理-标题栏操作】4.5.29.1.3一级分类名称的修改及删除。a点击所需修改的一级分类名称对应的，此时可改动一级分类名称，点击保存即可实现名称修改。b一级分类名称如需删除，可点击其对应的【删除】以实现删除。删除后该一级分类下的二级分类名称、三级分类名称及明细分类会自动删除。9.2二级分类点击功能区【物资分类】在子选项区选择【二级分类】具体操作请参考【一级分类】（9.1）备注：新建二级分类时需下拉输入【一级分类名称】。9.3三级分类点击功能区【物资分类】在子选项区选择【三级分类】具体操作请参考【一级分类】（9.1）备注：新建三级分类是需先下拉输入一级、二级分类名称9.4分类明细点击功能区【物资分类】在子选项区选择【明细分类】【新建】：新建分类明细时应点击界面左上角在弹出的对话框中正确填写需要添加的信息点击该对话框底部即可。【修改】：点击需要修改的条目对应的【修改】，在弹出对话框中进行修改，点击【确定】即可。备注：此处可填写【最低库存量】若库存物资数量小于该数值则在【库存管理-库存物资】中该物资以红色显示其库存数量。十、系统管理10.1部门管理该处用于完善入库管理中【供货单位】、【退料单位】以及出库管理中【用料单位】、【调入单位】、【供应商】的下拉内容。点击功能区系统管理在子选项中选择部门管理，则会自动弹出部门管理界面1）新增下级在选择确定部门后点击【新增下级】在此部门下，增加此部门下一级别部门录入框，输入相应的部门信息（【上级部门编号】会自动生成）确认信息无误后点击【保存】即可实现添加，点击【关闭】则关闭该界面且不保存新增部门。【启用】标题下若为则该部门为下拉输入时显示的选项，若为则为不显示。2）新增同级该处详细操作同上（即新增下级）备注：该界面部门可修改，点击部门需要修改信息后删除原信息后输入新信息并点击【保存】即可。该处部门不能被删除，若不需要可使其不予启用。10.2职位管理点击功能区【系统管理】在子菜单中选择【职位管理】【新增】在界面列上方信息维护栏中，选择部门、职位、设置启用或停用状态、填写备注信息，点击【新增】按钮，增加新的职位信息。点击【取消】按钮，系统取消此次操作。如果在职位下拉列表框中没有可选择的职位信息，请点击职位下拉列表框后方的按钮，在弹出的对话框中录入职位信息，点击“新增”按钮，即可在职位下拉列表框中增加此条职位信息。点击“取消”按钮，系统取消此次操作。【修改】选择要修改的职位信息，在列表操作栏中，点击【修改】按钮，系统会将此条信息内容，提取到界面列表栏上方信息维护栏中，修改完毕后，点击【保存】按钮，系统保存修改后信息。点击【取消】按钮，系统取消此次操作。【职位设置】选择要进行职位设置的信息，在列表操作栏中，点击“职位设置”按钮，在弹出的职位角色设置界面在左侧角色栏中选择此职位下的角色信息，点击界面中间的按钮，添加此职位角色信息。或直接点击界面中间的按钮，选择全部角色。如需移除此职位下的某一角色信息，可点击界面中间的或按钮，逐一或全部移除此职位下的角色信息。设置完成后，点击“保存”按钮，保存职位角色设置信息。点击“取消”按钮，系统取消此次操作。【删除】选择需删除的职位信息，在职位列表操作栏中，点击【删除】按钮，在系统弹出的删除确认框中，点击【Yes】按钮，系统删除此条职位信息，且无法还原。点击【No】按钮，系统取消此次操作。10.3人员管理用于人员信息的管理。点击功能区【系统管理】在子选项中选择【人员管理】弹出如下界面。【新增】点击【新增】按钮，在人员信息维护界面中，录入相应的人员信息。如需上传头像，可点击【本地图片】按钮，选择需要上传头像图片后，点击【上传】按钮，上传照片。信息维护完毕后，点击“保存”按钮，保存此人员信息。点击“取消”按钮，系统取消此次操作。【修改】点击【修改】按钮，在人员信息维护界面中，修改相应的人员信息，信息维护完毕后，点击【保存】按钮，保存此人员信息。点击【取消】按钮，系统取消此次操作。【密码重置】点击【密码重置】按钮后，此人员登录密码重置为原始密码。【删除】选择需删除的人员信息，点击【删除】按钮，在系统弹出的删除确认框中，点击【Yes】按钮，系统删除此条人员信息，且无法还原。点击【No】按钮，系统取消此次操作。备注：原始密码为【登录名+01】,如登录名为“a1234”则原始密码为“a123401”。10.4角色管理单击【系统管理】在子选项中选择【角色管理】弹出其界面【新增】点击【新增】在界面列表栏上方信息维护栏中，录入角色名称、排序号、设置启用或停用状态、填写备注信息，点击【新增】按钮，增加新的角色信息。点击【取消】按钮，系统取消此次操作。【修改】选择要修改的角色信息，在列表操作栏中，点击【修改】按钮，系统会将此条信息内容，提取到界面列表栏上方信息维护栏中，修改完毕后，点击【保存】按钮，系统保存修改后信息。点击【取消】按钮，系统取消此次操作10.5功能体系功能区点击【系统管理】在子菜单中选择功能体系1）【新增同级】选中一个功能条目，点击【新增同级】则会出现正确输入其【功能名称】点击【保存】，其便作为选中功能条目的同级功能出现在功能体系中。2）【新增下级】选中一个功能名称条目，点击【新增下级】则会出现正确输入其【功能名称】点击【保存】，其便作为选中功能条目的下级功能出现在功能体系中。3）【上移】、【下移】选中一个功能条目后点击该按钮可使选中功能条目的排序向上或向下移动。点击【保存】即实现功能条目位置的移动。4）【升级】、【降级】选中一个功能条目后点击该按钮可使此功能节点升级或降级为此功能节点上一级或下一级功能节点。点击【保存】即实现功能节点胡变化。5）【删除】选中需要删除的功能条目后，点击【删除】并确认后即实现删除功能。删除该功能条目后其下级功能条目相应删除。6）【导出】点击【导出】按钮，选择文件保存路径，录入文件名，功能体系以Excel文件保存到本地电脑中。10.6权限管理给登录人员操作软件设定权限。每个登录人员基本信息中都有自己的职位，在【职位管理-职位设置】中可对职位赋予或删